4 MEI 2016. - [Koninklijk besluit betreffende de federale interne audit] <KB2024-10-01/01, art. 1, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024> (NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 12-05-2016 en tekstbijwerking tot 11-10-2024)
TITEL 1. - Draagwijdte van dit besluit en terminologie
Art. 1-2
TITEL 2. - De Federale Interneauditdienst
HOOFDSTUK 1. - Oprichting
Art. 3
Art. 3 TOEKOMSTIG RECHT
Art. 4
Art. 4 TOEKOMSTIG RECHT
Art. 5
HOOFDSTUK 2. - Opdrachten van de Federale Interneauditdienst
Art. 6-10
HOOFDSTUK 3. - Organisatie van de Federale Interneauditdienst
Afdeling 1. - De verantwoordelijke interne audit
Art. 11-13
Afdeling 2. - Mobiliteit naar de Federale Interneauditdienst
Art. 14
Afdeling 3. - Uitoefening van de [1 ...]1 auditactiviteiten
Art. 15-16, 16/1, 17-20
TITEL 3. - Slotbepalingen
HOOFDSTUK 1. - Wijzigings- en opheffingsbepalingen
Art. 21-28
HOOFDSTUK 2. - Inwerkingtreding en overgangsbepaling
Art. 29-30
2016203455 2016203456 2017204773 2018205027 2021033914 2021204002 2021204944 2022041403 2024204811
TITEL 1. - Draagwijdte van dit besluit en terminologie
Artikel 1.[1 Dit besluit is van toepassing op:
1° de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten,
2° het Ministerie van Landsverdediging,
3° de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 2° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat,
4° de Regie der Gebouwen,
5° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,
6° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,
7° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,
8° het Federaal Agentschap van de Schuld,
9° de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 4° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.]1
----------
(1)<KB 2022-05-15/08, art. 11, 003; Inwerkingtreding : 01-07-2022>
Art.2.In dit besluit verstaat men onder :
1° [2 "dienst": een entiteit bedoeld in artikel 1;]2
2° "interne auditor" : personeelslid van de Federale Interneauditdienst, bedoeld in Titel 2, dat interne auditactiviteiten uitvoert;
[2 2°/1 "forensisch auditor": personeelslid van de Federale Interneauditdienst, bedoeld in Titel 2, dat forensische auditactiviteiten uitoefent;
2°/2 "auditor": een intern of forensisch auditor;]2
3° [2 "leidinggevende": de administratief verantwoordelijke met het hoogste niveau in een dienst;]2
4° "auditplan": het document dat de activiteiten omvat van de Federale Interneauditdienst, bedoeld in Titel 2; het bestaat uit een meerjarenplan en een jaarlijks plan die gebaseerd zijn op een risicoanalyse opgemaakt door de verantwoordelijke van de Federale Interneauditdienst;
5° [2 "organisatiebeheersing": het proces bedoeld in artikel 2, 5°, van het koninklijk besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid;]2
[2 5°/1 " systeem voor organisatiebeheersing ": het systeem bedoeld in artikel 2, 6°, van het koninklijk besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid;]2
6° "Auditcomité" : het Auditcomité van de Federale Overheid, opgericht bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO);
[2 7° "integriteitsschending": de schending bedoeld in artikel 2, § 1, 1° en 2°, van de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie;
8° "audituniversum": het geheel van de entiteiten bedoeld in artikel 1.
9° "forensische auditactiviteiten":
1° administratieve onderzoeken naar vermoedelijke integriteitsschendingen gepleegd in het kader van de activiteiten van een dienst;
2° taken die betrekking hebben op integriteitschendingen en die door of krachtens de wet of andere besluiten aan de Federale Interneauditdienst worden toevertrouwd.]2
----------
(1)<KB 2022-05-15/08, art. 12, 003; Inwerkingtreding : 01-07-2022>
(2)<KB 2024-10-01/01, art. 2, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
TITEL 2. - De Federale Interneauditdienst
HOOFDSTUK 1. - Oprichting
Art.3. Bij de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister wordt de Federale Interneauditdienst opgericht.
Art.3 TOEKOMSTIG RECHT. 1 De Federale Interneauditdienst wordt opgericht bij de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
Voor de vervulling van zijn opdrachten kan de Federale Interneauditdienst een beroep doen op de administratieve en logistieke ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
De ministers bevoegd voor ambtenarenzaken en begroting staan in voor de goede werking van de Federale Interneauditdienst.]1 ----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 3, 004; Inwerkingtreding : 01-01-2025>
Art.4. De Eerste Minister staat in voor de goede werking van de Federale Interneauditdienst.
Voor de uitvoering van zijn opdrachten kan de Federale Interneauditdienst een beroep doen op de administratieve en logistieke ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister.
Art.4 TOEKOMSTIG RECHT. 1 ...]1 ----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 4, 004; Inwerkingtreding : 01-01-2025>
Art.5. De Federale Interneauditdienst beschikt over een eigen personeelsenveloppe en -plan.
HOOFDSTUK 2. - Opdrachten van de Federale Interneauditdienst
Art.6.§ 1. [2 De Federale Interneauditdienst evalueert binnen elke dienst de kwaliteit, performantie en volledigheid van de organisatiebeheersing, het risicobeheer en het goed bestuur.
De bevindingen van deze evaluatie en de eventuele aanbevelingen die eruit voortvloeien worden overgemaakt aan de leidinggevende van de dienst en aan de verantwoordelijke van de betrokken geauditeerde dienst.
Het auditrapport wordt bezorgd aan de minister bevoegd voor de dienst of het onderdeel ervan waarop de evaluatie betrekking heeft.
De Federale Interneauditdienst evalueert eveneens elk jaar het verslag opgesteld door de leidinggevende voorzien in de reglementering betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. De Federale Interneauditdienst bespreekt dit verslag met de leidinggevende alvorens het aan het Auditcomité over te maken.]2
§ 2. De Federale Interneauditdienst oefent zijn activiteiten uit onder toezicht van het Auditcomité.
§ 3. De leidinggevende heeft geen beslissingsbevoegdheid over het voorwerp van de interne auditactiviteiten of [2 ...]2.
----------
(1)<KB 2022-05-15/08, art. 13, 003; Inwerkingtreding : 01-07-2022>
(2)<KB 2024-10-01/01, art. 5, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.7.§ 1. [1 Het geheel van alle interne auditactiviteiten van de Federale Interneauditdienst wordt opgevat en uitgevoerd op basis van een onafhankelijke, objectieve, systematische en methodologische aanpak. Ze dragen bij om de dienst een redelijke zekerheid te geven over de graad van beheersing van haar verrichtingen en geven aanbevelingen om deze te verbeteren. Zij dragen bij tot het scheppen van toegevoegde waarde. Zij helpen de diensten of hun onderdelen hun doelstellingen te halen door hun processen van organisatiebeheersing, risicobeheer en goed bestuur te evalueren en door voorstellen te doen om de doelmatigheid ervan te versterken.]1
Zij beogen de activiteiten, processen, procedures en structuren die onder het gezag vallen van de leidinggevende en die bijdragen tot de openbare dienstverlening of die een impact hebben op de overheidsmiddelen, te verbeteren.
§ 2. De interne auditactiviteiten slaan niet op de evaluatie van personen.
§ 3. De Federale Interneauditdienst voert ook [1 forensische auditactiviteiten]1 uit.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 6, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.8.De voorwaarden waaronder de interne auditactiviteiten worden uitgevoerd, hun actiemiddelen en hun kwaliteitsnormen vallen onder de normen die zijn vastgelegd door het Institute of Internal Auditors (IIA).
[1 De forensische auditactiviteiten worden bovendien uitgevoerd in overeenstemming met de voor dit type audit van toepassing zijnde professionele standaarden.]1
De interne auditactiviteiten worden minstens vijfjaarlijks geëvalueerd door een bevoegd en onafhankelijk evaluator of team, bestaande uit personen extern aan de Federale Interneauditdienst.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 7, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.9.§ 1. [1 De prioriteiten van de interne auditactiviteiten worden vastgelegd in een auditplan opgesteld door de verantwoordelijke interne audit en goedgekeurd door het Auditcomité.
Het auditplan wordt opgesteld op basis van een onafhankelijke, objectieve, methodologische en systematische risicoanalyse van het audituniversum. De leidinggevende van elke dienst bezorgt aan de Federale Interneauditdienst de noodzakelijke informatie die hem kan helpen bij de uitvoering van deze risicoanalyse. De risicoanalyse van het audituniversum voorafgaand aan het auditplan alsook het plan zelf worden geactualiseerd volgens een frequentie bepaald door de Federale Interneauditdienst in overleg met het Auditcomité.]1
Het goedgekeurde auditplan wordt aan elke leidinggevende bezorgd.
Het auditplan voorziet eveneens middelen om tegemoet te komen aan specifieke verzoeken bedoeld in artikel 10.
§ 2. Voor processen die verrichtingen omvatten die onderworpen zijn aan een externe controle sluit de verantwoordelijke interne audit protocollen af om de regeling van de coördinatie van de taken en uitwisseling van informatie te formaliseren.
[1 De interne auditactiviteiten worden zo georganiseerd dat de externe controle-instanties zich kunnen beroepen op de besluiten ervan. Hiertoe kan de Federale Interneauditdienst, na gunstig advies van het Auditcomité, protocollen afsluiten met andere controle-instanties.
Voor wat betreft de samenwerking met de Inspectie van Financiën strekt het protocol ertoe de voorwaarden te formaliseren voor het coördineren van de taken en het uitwisselen van informatie voor onder meer de processen met betrekking tot overheidsopdrachten, de toekenning van facultatieve toelagen en de werving van contractuele personeelsleden. Daartoe houdt hij desgevallend rekening met het protocol bedoeld in artikel 12, 5°, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid (ACFO).
Voor wat betreft de samenwerking met het Rekenhof strekt het protocol ertoe om de gebruikte auditmethodologie te delen, informatie uit te wisselen en het principe van single audit na te streven.]1
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 8, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.10.§ 1. [1 Het specifiek verzoek om een audit uit te voeren, gaat uit van de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan, van de leidinggevende van een dienst of van het Auditcomité. [2 Bij een verzoek van de leidinggevende van een dienst om een audit uit te voeren, gaat de leidinggevende in overleg met de Federale Interneauditdienst om na te gaan wie de audit kan uitvoeren. De leidinggevende houdt de verantwoordelijke interne audit op de hoogte van beslissingen om audits door externe partijen te laten uitvoeren.]2
Het verzoek bepaalt de doelstellingen, de aard en het domein van de opdracht. Een afschrift van elk specifiek verzoek door de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan of door een leidinggevende, wordt bezorgd aan het Auditcomité [2 en wordt bezorgd aan de verantwoordelijke interne audit]2.]1
§ 2. [2 De verantwoordelijke interne audit overweegt de specifieke verzoeken geval per geval. De aard van de opdrachten en de werklast die zij meebrengen, moeten verenigbaar zijn met de basisopdrachten van de Federale Interneauditdienst. De verantwoordelijke interne audit zal hiertoe tevens voorafgaand overleggen met de Inspectie van Financiën voor zover het voorwerp van het verzoek betrekking heeft op bevoegdheden die zij uitoefent, onder meer voor wat processen betreft die betrekking hebben op overheidsopdrachten, subsidies en wervingen. Als de verantwoordelijke interne audit een specifiek verzoek aanvaardt, schrijft hij deze in in het auditplan. De wijzigingen met grote impact op het lopende auditplan worden aan het Auditcomité voorgelegd ter goedkeuring.]2
Alle activiteiten die een tussenkomst veronderstellen van de [2 ...]2 auditoren in de besluitvorming en de uitvoering van de [2 organisatiebeheersing]2 worden ambtshalve uitgesloten.
[2 De verantwoordelijke interne audit overweegt geval per geval de verzoeken en redelijke vermoedens in de zin van § 4, 1° tot 5°, en beslist in functie van de potentiële impact ervan en de onderzoekbaarheid of een forensische auditactiviteit moet worden uitgevoerd.
Als de verantwoordelijke interne audit beslist een forensische audit uit te voeren, kent hij er een graad van prioriteit aan toe.]2
§ 3. [2 Als de Inspectie van Financiën overeenkomstig de artikelen 15, tweede lid, 16 en 22 van het koninklijk besluit van 20 mei 2022 betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole belast wordt met een opdracht tot evaluatie van de beheerssystemen, of met een opdracht bedoeld in artikel 34 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat, brengt de Korpschef van de Inspectie van Financiën het Auditcomité en de Federale Interneauditdienst hiervan op de hoogte.]2
[2 § 4. Een forensische auditactiviteit kan worden uitgevoerd naar aanleiding van:
1° de vraag hiertoe door de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan;
2° de vraag hiertoe door de leidinggevende voor zijn dienst of een onderdeel ervan;
3° de vraag hiertoe door het Auditcomité;
4° een verwijzing door een andere instantie die op wettelijke of reglementaire basis toezicht houdt op een dienst;
5° elk redelijk vermoeden, voorkomend uit welke bron dan ook, waaruit blijkt dat in één van de diensten een integriteitsschending wordt of is begaan.]2
----------
(1)<KB 2022-05-15/08, art. 14, 003; Inwerkingtreding : 01-07-2022>
(2)<KB 2024-10-01/01, art. 9, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
HOOFDSTUK 3. - Organisatie van de Federale Interneauditdienst
Afdeling 1. - De verantwoordelijke interne audit
Art.11. De Federale Interneauditdienst wordt geleid door de verantwoordelijke interne audit.
De functie 'verantwoordelijke interne audit' is een beheersfunctie en wordt uitgeoefend in het kader van een mandaat, zijnde een hernieuwbare tijdelijke aanstelling overeenkomstig artikel 10 van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten.
Art.12.De bepalingen van voornoemd besluit van 29 oktober 2001 die van toepassing zijn op de managementfunctie bedoeld in artikel 2, § 1, 1°, van dat besluit, zijn van toepassing op de aanduiding en de uitoefening van de functie van verantwoordelijke interne audit, behoudens voor wat bepaald is in de volgende leden. Voor de toepassing van alle andere reglementaire bepalingen wordt de functie niet gelijkgesteld met deze van voorzitter van een directiecomité of voorzitter [1 , maar wordt wel beschouwd als leidinggevende van de dienst]1.
De functiebeschrijving en het competentieprofiel worden bepaald door de ministers bevoegd inzake interne audit, na advies van het Auditcomité. Indien van dit advies wordt afgeweken, wordt dit gemotiveerd.
De twee externe experten bedoeld in artikel 8, § 1, eerste lid, 4°, van voornoemd besluit, worden aangewezen onder de leden van het Auditcomité. Artikel 8, § 1, derde lid, van hetzelfde besluit is op hen niet van toepassing.
Het resultaat van de procedure bedoeld in artikel 7 van voornoemd besluit wordt meegedeeld aan de ministers bevoegd voor interne audit. De ministers wijzen diegene onder hen aan die het aanvullend onderhoud voert waarvan sprake in artikel 9, § 1, van voornoemd besluit. Hij handelt in overleg met de andere bevoegde ministers.
Op de voordracht van de ministers bevoegd voor interne audit, wordt de verantwoordelijke interne audit door Ons aangesteld voor een periode van zes jaar.
[1 Het strategisch plan]1 wordt bezorgd aan de voorzitter van het Auditcomité en aan de ministers bevoegd voor interne audit.
De tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie van de verantwoordelijke interne audit hebben betrekking op :
1° de verwezenlijking van de doelstellingen die werden vastgelegd in [1 het strategisch plan]1;
2° de uitvoering van het auditplan;
3° de kwaliteit van de [1 ...]1 auditactiviteiten, met verwijzing naar de normen en de evaluatie bedoeld in artikel 8;
4° de wijze waarop de verantwoordelijke interne audit dat kwaliteitsniveau heeft bereikt;
5° de persoonlijke bijdrage van de verantwoordelijke interne audit tot de kwaliteit van de [1 ...]1 auditactiviteiten;
6° de inspanningen die hij heeft geleverd op het vlak van de ontwikkeling van de competenties;
7° de realisatie en de kwaliteit van het geheel van evaluaties, doorgevoerd binnen de Federale Interneauditdienst.
De evaluatie van de verantwoordelijke interne audit wordt uitgevoerd door :
1° de voorzitter van het Auditcomité, als eerste evaluator;
2° de eerste minister, als tweede evaluator. Hij handelt in overleg met de andere ministers bevoegd voor interne audit.
Het evaluatieverslag wordt door elke evaluator ondertekend.
Indien de verantwoordelijke interne audit beroep instelt met toepassing van artikel 19, § 1, van voornoemd besluit, kan de beroepsinstantie de evaluatoren horen.
Met behoud van de toepassing van artikel 25 van voornoemd besluit, is het mandaat van verantwoordelijke interne audit slechts één maal hernieuwbaar.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 10, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.13. Het koninklijk besluit van 11 juli 2001 betreffende de weging van de management- en staffuncties in de federale overheidsdiensten en tot vaststelling van hun wedde is van toepassing op de functie "verantwoordelijke interne audit". In afwijking van artikel 6, § 1, van dat besluit leggen de ministers bevoegd voor interne audit de weging vast van deze functie.
Afdeling 2. - Mobiliteit naar de Federale Interneauditdienst
Art.14.§ 1. [1 Op het ogenblik van integratie van een dienst in het audituniversum, worden de betrekkingen van interne of forensische auditor en verantwoordelijke voor interne of forensische auditactiviteiten voorzien in de personeelsplannen of het organiek kader van de betrokken dienst afgeschaft.]1
§ 2. De houders van de betrekkingen bedoeld in § 1, die federaal statutair ambtenaar zijn en zich kandidaat stellen voor een betrekking van [1 ...]1 auditor bij de Federale Interneauditdienst, bekomen ambtshalve mobiliteit naar de Federale Interneauditdienst.
§ 3. [1 De houders van de betrekkingen bedoeld in § 1, aangeworven bij arbeidsovereenkomst en die zich kandidaat stellen voor een betrekking van auditor bij de Federale Interneauditdienst, blijven louter door de ondertekening van een aanhangsel aan hun arbeidsovereenkomst, genieten van dezelfde arbeidsvoorwaarden bij de Federale Interneauditdienst waarnaar ze worden overgedragen.]1
De overdracht bedoeld in het eerste lid, vormt geen benoeming.
§ 4. De overgedragen personeelsleden blijven onderworpen aan het statuut van het Rijkspersoneel, desgevallend wanneer dit van toepassing is op het overgedragen personeel aangeworven bij arbeidsovereenkomst.
De overgedragen personeelsleden behouden de hoedanigheid, de klasse overeenstemmend met de betrekking waarvoor zij werden aangeworven, de geldelijke en administratieve anciënniteit en de weddenschaal die hen werd toegekend. Zij behouden ook de toelagen, de vergoedingen en de premies waarvan zij genoten overeenkomstig de gemeenschappelijke reglementering die op hen van toepassing was. Zij behouden enkel de voordelen die verbonden zijn aan hun functie in zoverre de voorwaarden voor de toekenning ervan in de Federale Interneauditdienst behouden blijven.
De overgedragen personeelsleden waarop het koninklijk besluit van [1 14 januari 2022]1 betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt van toepassing is, behouden de evaluaties die hen werden toegekend op grond van dat besluit.
§ 5. De houder van een betrekking bedoeld in § 1 die zich geen kandidaat stelt voor een betrekking bij de Federale Interneauditdienst wordt gereaffecteerd in een passende functie die hem voorgesteld wordt door zijn dienst van oorsprong.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 11, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Afdeling 3. - Uitoefening van de [1 ...]1 auditactiviteiten
----------
(1)
Art.15.[1 Voor interne auditactiviteiten die betrekking hebben op transversale en algemene processen die gemeenschappelijk zijn over de diensten heen, worden binnen de Federale Interneauditdienst expertiseteams ingezet en transversale audits uitgevoerd.
De verantwoordelijke interne audit duidt op schriftelijke wijze de auditoren aan voor elke afdeling. De auditoren handelen volgens de schriftelijke richtlijnen van de verantwoordelijke interne audit.]1
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 13, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.16.[1 § 1. De auditoren hebben in uitvoering van de opdrachten van de Federale Interneauditdienst:
1° toegang tot elk document, databestand, communicatie of informatica-apparaat die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst auditactiviteiten kan verrichten;
2° toegang tot elk informatica-apparaat dat eigendom is van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert en de daarop aanwezige data;
3° toegang tot afschriften van elk document, databestand of communicatie die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert of dat is opgeslagen op een informatica-apparaat dat eigendom is van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert;
4° toegang tot alle ruimtes en terreinen die ter beschikking staan van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert;
5° de mogelijkheid om zich te onderhouden met elk personeelslid van een dienst of een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert, tijdens de uren dat het personeelslid in kwestie zijn dienst vervult.
Deze toegangen worden op redelijke, proportionele en doelmatige wijze aangewend.
De uitoefening van deze toegangen gebeurt middels een vraag aan de leidinggevende van de betrokken dienst of diens afgevaardigde. Het verzoek bepaalt de termijnen waarbinnen een antwoord of actie wordt verwacht.
De auditactiviteiten sluiten aan op de controleketen. Zij houden rekening met verificaties en evaluaties die reeds verricht zijn door andere actoren en zijn zelf natrekbaar en controleerbaar.
§ 2. De auditoren dienen de deontologie van het beroep na te leven. De ministers bevoegd voor begroting en ambtenarenzaken kunnen deze deontologische regels aanvullen.
§ 3. De auditactiviteiten worden uitgevoerd onder de voorwaarden die de bekwaamheid, de onafhankelijkheid en de objectiviteit van de auditoren garanderen, zoals vereist in de definitie van audit in artikel 7.
§ 4. De Federale Interneauditdienst houdt een register van belangenconflicten bij, waarmee rekening wordt gehouden voor de samenstelling van het auditteam voor elke auditopdracht. Indien er een belangenconflict in het kader van een specifieke auditopdracht door een auditor wordt gemeld, treft de verantwoordelijke interne audit de nodige maatregelen door een andere auditor die zich niet in een toestand van belangenconflict bevindt, toe te wijzen aan de desbetreffende audit.
Er is sprake van een belangenconflict wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de auditactiviteiten in het gedrang komt om gezinsredenen, affectieve redenen, beroepsredenen, van economisch of financieel belang of om elke andere reden van belangengemeenschap of tegenstelling met de verantwoordelijken van de geëvalueerde processen.]1
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 14, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.16/1. [1 § 1. In de uitoefening van de forensische auditactiviteiten kunnen de forensische auditoren de minister of de leidinggevende schriftelijk vragen om opdracht te geven tot:
1° het ontzeggen van toegang - gedurende een redelijke termijn - tot bepaalde informatica-apparaten en bestanden die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert inzake integriteitsschendingen;
2° het ontzeggen van toegang - gedurende een redelijke termijn - tot ruimtes en terreinen die ter beschikking staan van een dienst of een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert inzake integriteitsschendingen;
§ 2. De in § 1 bedoelde verzoeken worden op redelijke, proportionele en doelmatige wijze gesteld.
§ 3. Bij weigering door de leidinggevende om gevolg te geven aan de verzoeken van de forensische auditoren kan de verantwoordelijke interne audit de minister bevoegd voor de betrokken dienst of dienstonderdeel hierover inlichten.
§ 4. Wanneer tijdens de forensische auditactiviteiten er een reëel en ernstig gevaar is dat relevant bewijsmateriaal onherroepelijk vernietigd, weggemaakt of gemanipuleerd wordt, kan de verantwoordelijke interne audit op schriftelijke en gemotiveerde wijze de forensische auditoren machtigen rechtstreeks de maatregelen te nemen die nodig zijn om het bewijsmateriaal in kwestie veilig te stellen.
In voorkomend geval is elk personeelslid van de betrokken dienst ertoe gehouden onmiddellijk gevolg te geven aan instructies van de forensische auditoren.
De leidinggevende of de minister ontvangt zo snel mogelijk een afschrift van de gemotiveerde machtiging van de verantwoordelijke interne audit en van de genomen maatregelen ter uitvoering hiervan.]1
----------
(1)<Ingevoegd bij KB 2024-10-01/01, art. 15, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.17.De opdracht van de verantwoordelijke interne audit en van de [1 personeelsleden van de Federale Interneauditdienst]1 en hun rechten en plichten worden verduidelijkt in een charter. Dit wordt met eerbiediging van de beroepsnormen en in overleg met de leidinggevenden opgesteld en door het Auditcomité goedgekeurd.
Het charter bepaalt bovendien :
1° de regeling van de samenwerking tussen het management en de Federale Interneauditdienst;
2° de regeling inzake rapportering;
3° de regels van de tegensprekelijke procedure en vertrouwelijkheid.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 16, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.18.[1 De Federale Interneauditdienst gaat na of de aanbevelingen door elke leidinggevende op adequate wijze en op het gepaste niveau in aanmerking worden genomen.
Hiertoe wordt nagegaan of de leidinggevende adequate maatregelen heeft genomen of zich engageert tot het nemen van maatregelen om binnen een welbepaalde termijn de risico's terug te brengen tot een aanvaardbaar peil.
Indien het risico verbonden aan een aanbeveling aanvaard werd, bekomt de Federale Interneauditdienst van de leidinggevende een motivatie waarom geen maatregelen of acties noodzakelijk geacht worden.
In het kader van de opvolging door de Federale Interneauditdienst wordt aan een tussen de dienst en de Federale Interneauditdienst overeen te komen periodiciteit een stand van zaken gegeven van de status van de ondernomen acties die tegemoetkomen aan de geformuleerde aanbevelingen. De Federale Interneauditdienst gaat op basis van de aangeleverde bewijsstukken de juistheid van deze status na.
De Federale Interneauditdienst maakt aan het Auditcomité een stand van zaken over van de actieplannen die door de diensten in uitvoering werden gebracht als gevolg van de auditopdrachten en vestigt de aandacht op de risico's die door de leidinggevende werden aanvaard alsook de motivatie van de leidinggevende voor deze aanvaarding.]1
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 17, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.19.De verantwoordelijke interne audit maakt het opleidingsplan op voor de Federale Interneauditdienst met inbegrip van zijn eigen opleidingsbehoeften. Dit plan moet de [1 auditoren]1 en de verantwoordelijke interne audit in staat stellen het gewenste competentieniveau te behalen en te behouden. De verantwoordelijke interne audit bezorgt het plan aan het Auditcomité.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 18, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
Art.20.Een [1 auditor]1 die deelgenomen heeft aan auditactiviteiten voor een onderdeel van een dienst kan enkel worden benoemd of aangesteld in een betrekking binnen dit onderdeel van de dienst binnen een periode van één jaar na de uitoefening van de [1 auditactiviteiten]1 mits het akkoord van de verantwoordelijke interne audit.
Het vorig lid is van toepassing op de verantwoordelijke interne audit, mits het akkoord van het Auditcomité.
----------
(1)<KB 2024-10-01/01, art. 19, 004; Inwerkingtreding : 21-10-2024>
TITEL 3. - Slotbepalingen
HOOFDSTUK 1. - Wijzigings- en opheffingsbepalingen
Art.21. Artikel 1, eerste lid, 6°, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het interne controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, wordt opgeheven.
Art.22. Artikel 6, § 1, eerste lid, van hetzelfde besluit, wordt aangevuld met de volgende zinnen :
" Deze opdracht omvat de methodologische en technische ondersteuning bij de uitvoering en de harmonisatie van de interne controle binnen de federale overheid. Deze dienst mag zelf geen opdrachten van interne audit uitvoeren. ".
Art.23. In artikel 1 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid (ACFO), worden de volgende wijzigingen aangebracht :
1° het eerste lid, 6°, wordt opgeheven;
2° in paragraaf 2 wordt tussen de bepaling onder 1° en 2°, een 1°/1 ingevoegd, luidende :
" 1°/1 "Federale Interneauditdienst" : de auditdienst bedoeld in titel 2 van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst, ";
3° in paragraaf 2 wordt de bepaling onder 2° aangevuld met de woorden "of elk personeelslid van de Federale Interneauditdienst die interne auditactiviteiten uitoefent,";
4° in paragraaf 2 wordt de bepaling onder 3° aangevuld met de woorden "of de verantwoordelijke interne audit van de Federale Interneauditdienst,".
Art.24. Artikel 11, § 1, eerste lid, van hetzelfde besluit wordt opgeheven.
Art.25. In artikel 12, derde lid, van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht :
a) de bepaling onder 1° wordt aangevuld met de woorden "of door het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst";
b) in de bepaling onder 2° vervallen de woorden "krachtens het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht";
c) in de bepaling onder 4° worden de woorden "het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht" vervangen door de woorden "de interne auditactiviteiten".
Art.26. In artikel 13, § 1, van hetzelfde besluit, worden de volgende wijzigingen aangebracht :
1° in het derde lid, laatste zin, worden tussen de woorden "auditdiensten" en "met" de woorden "en de Federale Interneauditdienst" ingevoegd;
2° in het vijfde lid worden de woorden "bij het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht" vervangen door de woorden "in artikel 1, § 1, eerste lid" en vervallen de woorden "en op de informatie van het netwerk van verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten".
Art.27. De artikelen 20 en 21 van hetzelfde besluit worden opgeheven.
Art.28. Het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, wordt opgeheven.
HOOFDSTUK 2. - Inwerkingtreding en overgangsbepaling
Art.29. § 1. Artikel 7, § 3, treedt in werking op de door Ons bepaalde datum en uiterlijk op 1 januari 2018.
§ 2. Voor de Federale Overheidsdienst Financiën treedt dit besluit in werking op de datum bepaald door Ons en uiterlijk op 1 januari 2018.
Voor de organisaties bedoeld in artikel 1, 2°, 5° en 6°, treedt dit besluit in werking op de data en volgens de nadere regels bepaald door Ons en uiterlijk op 1 januari 2018.
Tot de in het vorig lid bedoelde data blijven de bepalingen van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht van toepassing op de respectievelijke diensten.
Art. 30. De eerste minister en de ministers bevoegd voor begroting en voor ambtenarenzaken zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.