1 OKTOBER 2024. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst
Art. 1-21
Artikel 1. Het opschrift van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst wordt vervangen als volgt : "Koninklijk besluit betreffende de federale interne audit".
Art.2. In artikel 2 van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 15 mei 2022, worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° de bepaling onder 1° wordt vervangen als volgt:
"1° "dienst": een entiteit bedoeld in artikel 1;";
2° na het 2° worden de bepalingen onder 2°/1 en 2°/2 ingevoegd, luidende:
"2°/1 "forensisch auditor": personeelslid van de Federale Interneauditdienst, bedoeld in Titel 2, dat forensische auditactiviteiten uitoefent;
2°/2 "auditor": een intern of forensisch auditor;";
3° de bepaling onder 3° wordt vervangen als volgt:
"3° "leidinggevende": de administratief verantwoordelijke met het hoogste niveau in een dienst;";
4° de bepaling onder 5° wordt vervangen als volgt:
"5° "organisatiebeheersing": het proces bedoeld in artikel 2, 5°, van het koninklijk besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid;";
5° na het 5°, vervangen bij artikel 2, 4°, van dit besluit, wordt een 5°/1 ingevoegd, luidende:
" 5°/1 " systeem voor organisatiebeheersing ": het systeem bedoeld in artikel 2, 6°, van het koninklijk besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid;";
6° het artikel wordt aangevuld met bepalingen onder 7°, 8° en 9°, luidende:
"7° "integriteitsschending": de schending bedoeld in artikel 2, § 1, 1° en 2°, van de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie;
8° "audituniversum": het geheel van de entiteiten bedoeld in artikel 1.
9° "forensische auditactiviteiten":
1° administratieve onderzoeken naar vermoedelijke integriteitsschendingen gepleegd in het kader van de activiteiten van een dienst;
2° taken die betrekking hebben op integriteitschendingen en die door of krachtens de wet of andere besluiten aan de Federale Interneauditdienst worden toevertrouwd.".
Art.3. Artikel 3 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 3. De Federale Interneauditdienst wordt opgericht bij de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
Voor de vervulling van zijn opdrachten kan de Federale Interneauditdienst een beroep doen op de administratieve en logistieke ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
De ministers bevoegd voor ambtenarenzaken en begroting staan in voor de goede werking van de Federale Interneauditdienst.".
Art.4. Artikel 4 van hetzelfde besluit wordt opgeheven.
Art.5. In artikel 6 van hetzelfde besluit, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 15 mei 2022, worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° paragraaf 1 wordt vervangen als volgt:
" § 1. De Federale Interneauditdienst evalueert binnen elke dienst de kwaliteit, performantie en volledigheid van de organisatiebeheersing, het risicobeheer en het goed bestuur.
De bevindingen van deze evaluatie en de eventuele aanbevelingen die eruit voortvloeien worden overgemaakt aan de leidinggevende van de dienst en aan de verantwoordelijke van de betrokken geauditeerde dienst.
Het auditrapport wordt bezorgd aan de minister bevoegd voor de dienst of het onderdeel ervan waarop de evaluatie betrekking heeft.
De Federale Interneauditdienst evalueert eveneens elk jaar het verslag opgesteld door de leidinggevende voorzien in de reglementering betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. De Federale Interneauditdienst bespreekt dit verslag met de leidinggevende alvorens het aan het Auditcomité over te maken.";
2° in paragraaf 3 worden de woorden "of over de verspreiding van de resultaten ervan" opgeheven.
Art.6. In artikel 7 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° in paragraaf 1 wordt het eerste lid als volgt vervangen:
"Het geheel van alle interne auditactiviteiten van de Federale Interneauditdienst wordt opgevat en uitgevoerd op basis van een onafhankelijke, objectieve, systematische en methodologische aanpak. Ze dragen bij om de dienst een redelijke zekerheid te geven over de graad van beheersing van haar verrichtingen en geven aanbevelingen om deze te verbeteren. Zij dragen bij tot het scheppen van toegevoegde waarde. Zij helpen de diensten of hun onderdelen hun doelstellingen te halen door hun processen van organisatiebeheersing, risicobeheer en goed bestuur te evalueren en door voorstellen te doen om de doelmatigheid ervan te versterken.";
2° in paragraaf 3 worden de woorden ""forensic audit"-activiteiten" vervangen door de woorden "forensische auditactiviteiten".
Art.7. In artikel 8 van hetzelfde besluit wordt het tweede lid als volgt vervangen:
"De forensische auditactiviteiten worden bovendien uitgevoerd in overeenstemming met de voor dit type audit van toepassing zijnde professionele standaarden.".
Art.8. In artikel 9 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° in paragraaf 1 worden het eerste en tweede lid vervangen als volgt:
"De prioriteiten van de interne auditactiviteiten worden vastgelegd in een auditplan opgesteld door de verantwoordelijke interne audit en goedgekeurd door het Auditcomité.
Het auditplan wordt opgesteld op basis van een onafhankelijke, objectieve, methodologische en systematische risicoanalyse van het audituniversum. De leidinggevende van elke dienst bezorgt aan de Federale Interneauditdienst de noodzakelijke informatie die hem kan helpen bij de uitvoering van deze risicoanalyse. De risicoanalyse van het audituniversum voorafgaand aan het auditplan alsook het plan zelf worden geactualiseerd volgens een frequentie bepaald door de Federale Interneauditdienst in overleg met het Auditcomité.";
2° paragraaf 2, tweede lid, wordt vervangen door de volgende leden:
"De interne auditactiviteiten worden zo georganiseerd dat de externe controle-instanties zich kunnen beroepen op de besluiten ervan. Hiertoe kan de Federale Interneauditdienst, na gunstig advies van het Auditcomité, protocollen afsluiten met andere controle-instanties.
Voor wat betreft de samenwerking met de Inspectie van Financiën strekt het protocol ertoe de voorwaarden te formaliseren voor het coördineren van de taken en het uitwisselen van informatie voor onder meer de processen met betrekking tot overheidsopdrachten, de toekenning van facultatieve toelagen en de werving van contractuele personeelsleden. Daartoe houdt hij desgevallend rekening met het protocol bedoeld in artikel 12, 5°, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid (ACFO).
Voor wat betreft de samenwerking met het Rekenhof strekt het protocol ertoe om de gebruikte auditmethodologie te delen, informatie uit te wisselen en het principe van single audit na te streven.".
Art.9. In artikel 10 van hetzelfde besluit, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 15 mei 2022, worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° paragraaf 1, eerste lid, wordt aangevuld met volgende zinnen:
"Bij een verzoek van de leidinggevende van een dienst om een audit uit te voeren, gaat de leidinggevende in overleg met de Federale Interneauditdienst om na te gaan wie de audit kan uitvoeren. De leidinggevende houdt de verantwoordelijke interne audit op de hoogte van beslissingen om audits door externe partijen te laten uitvoeren.";
2° het tweede lid van dezelfde paragraaf wordt aangevuld met de woorden " en wordt bezorgd aan de verantwoordelijke interne audit.";
3° paragraaf 2, eerste lid, wordt vervangen als volgt:
" § 2. De verantwoordelijke interne audit overweegt de specifieke verzoeken geval per geval. De aard van de opdrachten en de werklast die zij meebrengen, moeten verenigbaar zijn met de basisopdrachten van de Federale Interneauditdienst. De verantwoordelijke interne audit zal hiertoe tevens voorafgaand overleggen met de Inspectie van Financiën voor zover het voorwerp van het verzoek betrekking heeft op bevoegdheden die zij uitoefent, onder meer voor wat processen betreft die betrekking hebben op overheidsopdrachten, subsidies en wervingen. Als de verantwoordelijke interne audit een specifiek verzoek aanvaardt, schrijft hij deze in in het auditplan. De wijzigingen met grote impact op het lopende auditplan worden aan het Auditcomité voorgelegd ter goedkeuring.";
4° in paragraaf 2, tweede lid, wordt het woord "interne" opgeheven en worden de woorden "interne controle" vervangen door het woord "organisatiebeheersing";
5° de paragraaf wordt aangevuld met de volgende leden:
"De verantwoordelijke interne audit overweegt geval per geval de verzoeken en redelijke vermoedens in de zin van § 4, 1° tot 5°, en beslist in functie van de potentiële impact ervan en de onderzoekbaarheid of een forensische auditactiviteit moet worden uitgevoerd.
Als de verantwoordelijke interne audit beslist een forensische audit uit te voeren, kent hij er een graad van prioriteit aan toe.";
6° paragraaf 3 wordt als volgt vervangen:
" § 3. Als de Inspectie van Financiën overeenkomstig de artikelen 15, tweede lid, 16 en 22 van het koninklijk besluit van 20 mei 2022 betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole belast wordt met een opdracht tot evaluatie van de beheerssystemen, of met een opdracht bedoeld in artikel 34 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat, brengt de Korpschef van de Inspectie van Financiën het Auditcomité en de Federale Interneauditdienst hiervan op de hoogte.";
7° het artikel wordt aangevuld met een paragraaf 4, luidende:
" § 4. Een forensische auditactiviteit kan worden uitgevoerd naar aanleiding van:
1° de vraag hiertoe door de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan;
2° de vraag hiertoe door de leidinggevende voor zijn dienst of een onderdeel ervan;
3° de vraag hiertoe door het Auditcomité;
4° een verwijzing door een andere instantie die op wettelijke of reglementaire basis toezicht houdt op een dienst;
5° elk redelijk vermoeden, voorkomend uit welke bron dan ook, waaruit blijkt dat in één van de diensten een integriteitsschending wordt of is begaan.".
Art.10. In artikel 12 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° het eerste lid wordt aangevuld met de woorden ", maar wordt wel beschouwd als leidinggevende van de dienst";
2° in het zesde lid worden de woorden "De bestuursovereenkomst" vervangen door de woorden "Het strategisch plan";
3° in het zevende lid worden in de bepaling onder 1° de woorden "het managementplan" vervangen door de woorden "het strategisch plan" en wordt in de bepalingen onder 3° en 5° het woord "interne" opgeheven.
Art.11. In artikel 14 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° paragraaf 1 wordt vervangen als volgt:
" § 1. Op het ogenblik van integratie van een dienst in het audituniversum, worden de betrekkingen van interne of forensische auditor en verantwoordelijke voor interne of forensische auditactiviteiten voorzien in de personeelsplannen of het organiek kader van de betrokken dienst afgeschaft.";
2° in paragraaf 2 wordt het woord "interne" opgeheven;
3° paragraaf 3, eerste lid, wordt vervangen als volgt:
§ 3. De houders van de betrekkingen bedoeld in § 1, aangeworven bij arbeidsovereenkomst en die zich kandidaat stellen voor een betrekking van auditor bij de Federale Interneauditdienst, blijven louter door de ondertekening van een aanhangsel aan hun arbeidsovereenkomst, genieten van dezelfde arbeidsvoorwaarden bij de Federale Interneauditdienst waarnaar ze worden overgedragen.";
4° in paragraaf 4, derde lid, worden de woorden "24 september 2013" vervangen door de woorden "14 januari 2022".
Art.12. In het opschrift van titel 2, hoofdstuk 3, afdeling 3, van hetzelfde besluit, wordt het woord "interne" opgeheven.
Art.13. Artikel 15 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 15. Voor interne auditactiviteiten die betrekking hebben op transversale en algemene processen die gemeenschappelijk zijn over de diensten heen, worden binnen de Federale Interneauditdienst expertiseteams ingezet en transversale audits uitgevoerd.
De verantwoordelijke interne audit duidt op schriftelijke wijze de auditoren aan voor elke afdeling. De auditoren handelen volgens de schriftelijke richtlijnen van de verantwoordelijke interne audit.".
Art.14. Artikel 16 van hetzelfde besluit, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 15 mei 2022, wordt als volgt vervangen:
"Art. 16. § 1. De auditoren hebben in uitvoering van de opdrachten van de Federale Interneauditdienst:
1° toegang tot elk document, databestand, communicatie of informatica-apparaat die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst auditactiviteiten kan verrichten;
2° toegang tot elk informatica-apparaat dat eigendom is van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert en de daarop aanwezige data;
3° toegang tot afschriften van elk document, databestand of communicatie die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert of dat is opgeslagen op een informatica-apparaat dat eigendom is van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert;
4° toegang tot alle ruimtes en terreinen die ter beschikking staan van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert;
5° de mogelijkheid om zich te onderhouden met elk personeelslid van een dienst of een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert, tijdens de uren dat het personeelslid in kwestie zijn dienst vervult.
Deze toegangen worden op redelijke, proportionele en doelmatige wijze aangewend.
De uitoefening van deze toegangen gebeurt middels een vraag aan de leidinggevende van de betrokken dienst of diens afgevaardigde. Het verzoek bepaalt de termijnen waarbinnen een antwoord of actie wordt verwacht.
De auditactiviteiten sluiten aan op de controleketen. Zij houden rekening met verificaties en evaluaties die reeds verricht zijn door andere actoren en zijn zelf natrekbaar en controleerbaar.
§ 2. De auditoren dienen de deontologie van het beroep na te leven. De ministers bevoegd voor begroting en ambtenarenzaken kunnen deze deontologische regels aanvullen.
§ 3. De auditactiviteiten worden uitgevoerd onder de voorwaarden die de bekwaamheid, de onafhankelijkheid en de objectiviteit van de auditoren garanderen, zoals vereist in de definitie van audit in artikel 7.
§ 4. De Federale Interneauditdienst houdt een register van belangenconflicten bij, waarmee rekening wordt gehouden voor de samenstelling van het auditteam voor elke auditopdracht. Indien er een belangenconflict in het kader van een specifieke auditopdracht door een auditor wordt gemeld, treft de verantwoordelijke interne audit de nodige maatregelen door een andere auditor die zich niet in een toestand van belangenconflict bevindt, toe te wijzen aan de desbetreffende audit.
Er is sprake van een belangenconflict wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de auditactiviteiten in het gedrang komt om gezinsredenen, affectieve redenen, beroepsredenen, van economisch of financieel belang of om elke andere reden van belangengemeenschap of tegenstelling met de verantwoordelijken van de geëvalueerde processen.".
Art.15. In hetzelfde besluit wordt een artikel 16/1 ingevoegd, luidende:
"Art. 16/1. § 1. In de uitoefening van de forensische auditactiviteiten kunnen de forensische auditoren de minister of de leidinggevende schriftelijk vragen om opdracht te geven tot:
1° het ontzeggen van toegang - gedurende een redelijke termijn - tot bepaalde informatica-apparaten en bestanden die eigendom zijn van een dienst of van een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert inzake integriteitsschendingen;
2° het ontzeggen van toegang - gedurende een redelijke termijn - tot ruimtes en terreinen die ter beschikking staan van een dienst of een instantie waarbinnen door of krachtens de wet of andere besluiten de Federale Interneauditdienst opdrachten uitvoert inzake integriteitsschendingen;
§ 2. De in § 1 bedoelde verzoeken worden op redelijke, proportionele en doelmatige wijze gesteld.
§ 3. Bij weigering door de leidinggevende om gevolg te geven aan de verzoeken van de forensische auditoren kan de verantwoordelijke interne audit de minister bevoegd voor de betrokken dienst of dienstonderdeel hierover inlichten.
§ 4. Wanneer tijdens de forensische auditactiviteiten er een reëel en ernstig gevaar is dat relevant bewijsmateriaal onherroepelijk vernietigd, weggemaakt of gemanipuleerd wordt, kan de verantwoordelijke interne audit op schriftelijke en gemotiveerde wijze de forensische auditoren machtigen rechtstreeks de maatregelen te nemen die nodig zijn om het bewijsmateriaal in kwestie veilig te stellen.
In voorkomend geval is elk personeelslid van de betrokken dienst ertoe gehouden onmiddellijk gevolg te geven aan instructies van de forensische auditoren.
De leidinggevende of de minister ontvangt zo snel mogelijk een afschrift van de gemotiveerde machtiging van de verantwoordelijke interne audit en van de genomen maatregelen ter uitvoering hiervan.".
Art.16. In artikel 17, eerste lid, van hetzelfde besluit worden de woorden "interne auditoren" vervangen door de woorden "personeelsleden van de Federale Interneauditdienst".
Art.17. Artikel 18 van hetzelfde besluit wordt als volgt vervangen:
"Art. 18. De Federale Interneauditdienst gaat na of de aanbevelingen door elke leidinggevende op adequate wijze en op het gepaste niveau in aanmerking worden genomen.
Hiertoe wordt nagegaan of de leidinggevende adequate maatregelen heeft genomen of zich engageert tot het nemen van maatregelen om binnen een welbepaalde termijn de risico's terug te brengen tot een aanvaardbaar peil.
Indien het risico verbonden aan een aanbeveling aanvaard werd, bekomt de Federale Interneauditdienst van de leidinggevende een motivatie waarom geen maatregelen of acties noodzakelijk geacht worden.
In het kader van de opvolging door de Federale Interneauditdienst wordt aan een tussen de dienst en de Federale Interneauditdienst overeen te komen periodiciteit een stand van zaken gegeven van de status van de ondernomen acties die tegemoetkomen aan de geformuleerde aanbevelingen. De Federale Interneauditdienst gaat op basis van de aangeleverde bewijsstukken de juistheid van deze status na.
De Federale Interneauditdienst maakt aan het Auditcomité een stand van zaken over van de actieplannen die door de diensten in uitvoering werden gebracht als gevolg van de auditopdrachten en vestigt de aandacht op de risico's die door de leidinggevende werden aanvaard alsook de motivatie van de leidinggevende voor deze aanvaarding.".
Art.18. In artikel 19 van hetzelfde besluit worden de woorden "interne auditors" vervangen door het woord "auditoren".
Art.19. In artikel 20, eerste lid, van hetzelfde besluit worden de woorden "interne auditor" vervangen door het woord "auditor" en de woorden "interne auditactiviteiten" door het woord "auditactiviteiten".
Art.20. De artikelen 3 en 4 treden in werking op 1 januari 2025.
Art. 21. De eerste minister en de ministers bevoegd voor ambtenarenzaken en begroting, zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.