15 MEI 2022. - Koninklijk besluit betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid
HOOFDSTUK I. - Definitie en organisatie
Art. 1-6
HOOFDSTUK II. - Rapporteringsmodaliteiten
Art. 7
HOOFDSTUK III. - Wijzigingen van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid
Art. 8-10
HOOFDSTUK IV. - Wijzigingen van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst
Art. 11-15
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen en overgangsbepalingen
Art. 16-18
HOOFDSTUK I. - Definitie en organisatie
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op:
1° de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten,
2° het Ministerie van Landsverdediging,
3° de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 2° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat,
4° de Regie der Gebouwen,
5° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,
6° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,
7° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,
8° het Federaal Agentschap van de Schuld,
9° de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 4° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° Diensten: de entiteiten vermeld in artikel 1;
2° Leidinggevende: de administratief verantwoordelijke met het hoogste niveau in een dienst vermeld in artikel 1;
3° Auditcomité van de Federale Overheid: onafhankelijk adviesorgaan opgericht door het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid en gedefinieerd in het artikel 2, § 1 en § 2;
4° Federale Interneauditdienst: dienst opgericht door het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en gedefinieerd in het artikel 6, § 1;
5° Organisatiebeheersing: een geïntegreerd proces bewerkstelligd door alle verantwoordelijken en medewerkers om een redelijke zekerheid te krijgen over:
a) het effectief bereiken van de doelstellingen;
b) het efficiënt beheren van de risico's gerelateerd aan de doelstellingen;
c) de naleving van de regelgeving en de procedures;
d) de effectieve, efficiënte, ethische werking van de diensten en het economisch inzetten van de middelen;
e) de bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude;
f) de naleving van de verplichting tot rekenschap afleggen.
6° Systeem voor organisatiebeheersing: is een geheel van samenwerkende maatregelen, activiteiten en projecten met inbegrip van de structuur, de organisatie, de processen, de procedures en de instrumenten om binnen een dienst de organisatiebeheersing praktisch te implementeren en op te volgen;
7° Maturiteitsniveau : score die de leerstructuur van een dienst bepaalt en aangeeft in welke mate de dienst in staat is om zich voortdurend te verbeteren. De score is het resultaat van een zelfevaluatie per beheersdomein die wordt uitgevoerd aan de hand van een evaluatierooster, opgelegd bij ministerieel besluit, zoals bepaald in artikel 4. Hoe meer een dienst een hoge mate van maturiteit heeft, hoe meer de dienst in staat zal zijn om expliciet en consistent processen in te zetten die worden beheerd, gemeten, gecontroleerd en continu worden verbeterd;
8° Beheersdomein: specifiek organisatorisch thema om tot een performante organisatiebeheersing binnen een dienst te komen, die een volledige component van het COSO raamwerk of een deel van één of meerdere componenten van het COSO raamwerk, zoals gedefinieerd in artikel 3 van het huidig besluit, afdekt;
9° Coördinator organisatiebeheersing: persoon binnen de dienst belast met de coördinatie van de activiteiten betreffende de organisatiebeheersing en van de opzet, de ontwikkeling en het onderhoud van het systeem voor organisatiebeheersing;
10° Risk officer: persoon binnen de dienst belast met de coördinatie van het gedeelte risicobeheer van de organisatiebeheersing;
11° Risicocomité: comité zoals bepaald in het artikel 5, § 3 van het huidig besluit.
Art.3. Elk van de in artikel 1 beoogde diensten verzekert de goede werking van zijn organisatiebeheersing en zijn systeem voor organisatiebeheersing. De leidinggevende is de eindverantwoordelijke van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing en draagt aldus de eindverantwoordelijkheid voor de opzet en de goede werking ervan.
De organisatiebeheersing wordt opgevat en geëvalueerd volgens de zeventien principes van het COSO raamwerk van het Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission van 2013 en verduidelijkt in de hoofdlijnen van het INTOSAI van 2004 inzake normen voor organisatiebeheersing binnen de overheid.
In afwijking van het tweede lid kan een leidinggevende beslissen om een ander raamwerk te gebruiken, voor zover het raamwerk op een lijst met andere raamwerken die alle zeventien COSO principes afdekken, is opgenomen.
De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning houdt deze lijst bij opdat alle diensten, kennis zouden kunnen nemen van de raamwerken waarvan de verenigbaarheid met het COSO raamwerk werd vastgesteld. Elke leidinggevende kan beslissen om een raamwerk opgenomen in deze lijst te gebruiken.
Deze verenigbaarheid van een ander raamwerk met het COSO raamwerk wordt beslist door de Minister bevoegd voor ambtenarenzaken en de Minister bevoegd voor begroting nadat hiervoor advies bij het Auditcomité van de Federale Overheid werd ingewonnen. Het Auditcomité van de federale overheid beschikt over 120 dagen om hieromtrent een advies te formuleren. Bij afwezigheid van een advies binnen dit tijdsbestek wordt voorbijgegaan aan de raadpleging van het Comité.
Art.4. De verschillende beheersdomeinen samen met hun evaluatieroosters worden op basis van een voorstel van de Federale Interne Audit gedefinieerd en opgelegd in een ministerieel besluit opgesteld door de Minister bevoegd voor ambtenarenzaken en de Minister bevoegd voor begroting.
De leidinggevende bepaalt het minimumniveau van de maturiteit voor de verschillende beheersdomeinen. Het minimumniveau van de maturiteit wordt zo bepaald dat het een redelijke zekerheid biedt voor de realisatie van alle doelstellingen waarvoor de leidinggevende verantwoordelijk is, zoals vermeld in artikel 2, 3° en voor het goed bestuur van de organisatie. De leidinggevende deelt het minimumniveau van de maturiteit voor de verschillende beheersdomeinen mee aan de bevoegde minister.
Elke minister ziet erop toe, in overleg met de leidinggevende, dat de organisatiebeheersing, uitgebouwd in elke dienst waarvoor hij of zij bevoegd is, in staat is om waarborgen te bieden zodat er met een redelijke zekerheid kan verwacht worden dat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden.
Elk van de entiteiten vermeld in artikel 1 is verantwoordelijk voor het documenteren van zijn systeem voor organisatiebeheersing. Deze documentatie vermeldt ook de actuele status van de aanbevelingen van de vorige audits.
Art.5. § 1 .Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij tot de goede werking van de organisatiebeheersing. De operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking van de organisatiebeheersing behoort toe aan elke verantwoordelijke, aan elke houder van een managementfunctie en uiteindelijk aan de leidinggevende.
§ 2. De leidinggevende duidt minstens één Coördinator organisatiebeheersing en minstens één Risk officer aan. De leidinggevende kan beslissen om beide rollen of beide functies aan één persoon toe te kennen.
§ 3. De leidinggevende zorgt ervoor dat het risicocomité, een overlegorgaan waar de leidinggevende samen met zijn directiecomité, desgevallend de houders van een managementfunctie of staffunctie, de vertegenwoordigers van de 2de lijnsdefensie en eventueel externe experten, regelmatig bijeenkomt om de risico's van de dienst te bespreken (met inbegrip van de risico's die de correcte werking van het systeem voor organisatiebeheersing in het gedrang zouden kunnen stellen), de risicoappetijt te bepalen, en de risicoanalyse goed te keuren.
Art.6. § 1. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning staat in voor de methodologische ondersteuning bij de uitbouw van de organisatiebeheersing in de diensten.
1) Op verzoek van een dienst, kan zij belast worden met adviesopdrachten;
2) Deze dienst kan op eigen initiatief thematische interdepartementale netwerken opzetten en instaan voor de coördinatie ervan.
§ 2. In het kader van de organisatiebeheersing verzekert de ondersteuningsdienst, bedoeld in § 1, het secretariaat en de technische ondersteuning van een contactnetwerk samengesteld uit Coördinatoren organisatiebeheersing en Risk officers.
HOOFDSTUK II. - Rapporteringsmodaliteiten
Art.7. Elk jaar stelt de leidinggevende een verslag op waarin hij aangeeft in welke mate de algemene doelstellingen van organisatiebeheersing werden bereikt, alsook waarin hij een beschrijving van zijn systeem voor organisatiebeheersing geeft.
Dit verslag bevat minstens de volgende rubrieken:
1° Een beeld van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing conform het gekozen kader bedoeld in artikel 3. Deze rubriek bevat minstens de volgende elementen:
a) Een overzicht van het maturiteitsniveau bepaald door zelfevaluatie, per beheersdomein;
b) Een zelfevaluatie per beheersdomein;
c) De streefdoelen voor de verbetering van de organisatiebeheersing en voor het systeem voor organisatiebeheersing op basis van de zelfevaluatie;
2° Een actieplan waarin wordt aangetoond hoe de diensten hun organisatiebeheersing en hun systeem voor organisatiebeheersing zullen verbeteren;
3° De data waarop het risicocomité, zoals bepaald in artikel 5, § 3 heeft overlegd en een synthese van de conclusies van dat overleg en van de genomen beslissingen.
4° Een erkenning van de verantwoordelijkheid door de leidinggevende voor de goede werking en voor de evaluatie van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing.
Het verslag dat betrekking heeft op het afgelopen jaar wordt overgemaakt aan het Auditcomité van de Federale Overheid tegen 15 maart van het lopende jaar, met afschrift aan de Minister die de dienst onder zijn bevoegdheid heeft.
Deze Minister kan aan het Auditcomité van de Federale Overheid de eventuele aanmerkingen, die hij wenst te formuleren op basis van dit verslag, meedelen. Indien hij van deze mogelijkheid wenst gebruik te maken, maakt hij zijn aanvullende beoordelingselementen over aan het Auditcomité van de Federale Overheid niet later dan de laatste dag van de maand maart.
Het verslag dat betrekking heeft op het afgelopen jaar wordt eveneens tegen 15 maart van het lopende jaar overgemaakt aan de Federale Interneauditdienst. De Federale Interneauditdienst evalueert dit verslag op basis van de gegevens inzake de elementen opgenomen in het verslag, waarover de Federale Interneauditdienst op dit ogenblik beschikt. De resultaten van deze evaluatie worden met de leidinggevende van de desbetreffende dienst besproken, alvorens de Federale Interneauditdienst haar resultaten aan het Auditcomité van de Federale Overheid overmaakt.
HOOFDSTUK III. - Wijzigingen van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid
Art.8. In artikel 1, § 1 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO), gewijzigd bij het koninklijk besluit van 4 mei 2016, wordt het eerste lid vervangen als volgt:
"Dit besluit is van toepassing op:
1° de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten,
2° het Ministerie van Landsverdediging,
3° de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 2° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat,
4° de Regie der Gebouwen,
5° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,
6° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,
7° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,
8° het Federaal Agentschap van de Schuld,
9° de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 4° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat."
Art.9. In de artikelen 1, § 1, tweede lid, 2, § 1, eerste lid en 13, § 1 derde lid van hetzelfde besluit worden de woorden " interne controlesystemen " vervangen door de woorden " systemen voor de organisatiebeheersing ", zoals bepaald in het artikel 2, 4°.
Art.10. In artikel 13, § 1 van hetzelde besluit, worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° In lid 1, worden de woorden "tegen 31 juli van elk jaar" vervangen door de woorden "tegen 30 september van elk jaar."
2° In lid 6, wordt de zin "Het Auditcomité baseert zich bovendien op het jaarverslag van de leidinggevende zoals bepaald in artikel 7 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het interne controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht", vervangen als volgt : "Het Auditcomité baseert zich bovendien op het verslag opgesteld door de leidinggevende en op de evaluatie van dit verslag uitgevoerd door de Federale Interneauditdienst zoals voorzien in de reglementering betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht "
HOOFDSTUK IV. - Wijzigingen van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst
Art.11. Artikel 1 van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst wordt vervangen als volgt:
" Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op:
1° de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten,
2° het Ministerie van Landsverdediging,
3° de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 2° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat,
4° de Regie der Gebouwen,
5° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,
6° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,
7° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,
8° het Federaal Agentschap van de Schuld,
9° de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 4° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat."
Art.12. In artikel 2 van hetzelfde besluit, wordt 5° vervangen door:
" 5° "organisatiebeheersing" of "systeem voor organisatiebeheersing" zoals voorzien in het artikel 2, 3° en 4° van de reglementering betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht";
Art.13. In het artikel 6, § 1, van hetzelfde besluit, worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) eerste lid, de woorden "interne controle" worden vervangen door het woord "organisatiebeheersing";
b) tweede lid, de woorden "interne controle" worden vervangen door het woord "organisatiebeheersing";
c) de eerste paragraaf is aangevuld met het volgende lid:
"Naast deze evaluaties inzake betrouwbaarheid van organisatiebeheersing, risicobeheer en goed bestuur evalueert de Federale Interneauditdienst elk jaar het verslag opgesteld door de leidinggevende voorzien in de reglementering betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. De Federale Interneauditdienst bespreekt de resultaten van dit verslag met de leidinggevende alvorens de resultaten aan het Auditcomité over te maken."
Art.14. In artikel 10 van hetzelfde besluit wordt paragraaf 1 vervangen als volgt:
" § 1. Het specifiek verzoek om een audit uit te voeren, gaat uit van de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan, van de leidinggevende van een dienst of van het Auditcomité.
Het verzoek bepaalt de doelstellingen, de aard en het domein van de opdracht. Een afschrift van elk specifiek verzoek door de minister bevoegd voor een dienst of een onderdeel ervan of door een leidinggevende, wordt bezorgd aan het Auditcomité."
Art.15. Artikel 16 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met de paragrafen 3 en 4, luidende:
" § 3. De interne auditactiviteiten worden uitgevoerd onder de voorwaarden die de bekwaamheid, de onafhankelijkheid en de objectiviteit van de interne auditoren garanderen, zoals vereist in de definitie van de interne audit in artikel 7.
§ 4.De Federale Interneauditdienst houdt een register van belangenconflicten bij, waarmee rekening wordt gehouden voor de samenstelling van het auditteam voor elke auditopdracht Indien er een belangenconflict in het kader van een specifieke auditopdracht door een interne auditor wordt gemeld, treft de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten de nodige maatregelen door een andere interne auditor die zich niet in een toestand van belangenconflict bevindt, toe te wijzen aan de desbetreffende interne audit.
Er is sprake van een belangenconflict wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de interne auditactiviteiten in het gedrang komt om gezinsredenen, affectieve redenen, beroepsredenen, van economisch of financieel belang of om elke andere reden van belangengemeenschap of tegenstelling met de verantwoordelijken van de geëvalueerde processen."
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen en overgangsbepalingen
Art.16. Het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst, wordt opgeheven, met uitzondering van artikel 7 dat in werking blijft tot 31 augustus 2022.
Art.17. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand na afloop van een termijn van tien dagen te rekenen van de dag volgend op de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.
In afwijking van het eerste lid treedt het artikel 7 van dit besluit in werking op 1 september 2022.
Art. 18. De Eerste Minister, de Minister bevoegd voor Ambtenarenzaken en de Minister bevoegd voor Begroting, ieder wat hem betreft, zijn belast met de uitvoering van dit besluit.