16 MEI 2024. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de nadere regels voor de samenstelling en de werking van het beheerscomité van de DABS
HOOFDSTUK 1. - Samenstelling
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Werking
Art. 2-7
HOOFDSTUK 3. - Slotbepalingen
Art. 8-10
HOOFDSTUK 1. - Samenstelling
Artikel 1. § 1. De leden van het beheerscomité van de DABS, hierna "beheerscomité" genoemd, bedoeld in artikel 74 van het oud Burgerlijk Wetboek, worden benoemd door de Minister van Justitie.
§ 2. De verenigingen van steden en gemeenten en de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken dragen hun respectievelijke vertegenwoordigers voor.
§ 3. Voor elk effectief lid wordt een plaatsvervangend lid aangewezen, volgens de procedure bedoeld in de paragrafen 1 en 2.
Bij afwezigheid dient het vaste lid zijn plaatsvervanger tijdig te verwittigen. Het plaatsvervangend lid vervangt het verhinderde lid.
§ 4. De leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar.
Na het verstrijken van de periode van 4 jaar blijven de leden van het beheerscomité in functie totdat ze worden vervangen of totdat hun mandaat wordt hernieuwd.
§ 5. De leden van het beheerscomité worden zo gekozen dat een gelijke verdeling over de Nederlandse en de Franse taalrol gegarandeerd wordt.
De verenigingen van steden en gemeenten dragen minstens één vertegenwoordiger voor uit elk van de drie verenigingen van de ambtenaren van de burgerlijke stand genoemd in artikel 4, § 1 van het koninklijk besluit van 29 mei 2016 tot herinrichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand.
De verenigingen van steden en gemeenten dragen minstens één vertegenwoordiger voor uit het Duitse taalgebied.
§ 6. Wanneer een vast lid om enige reden zijn mandaat niet kan voltooien, wordt het lid, dat hem vervangt, vast lid en wordt een nieuw plaatsvervangend lid benoemd voor de verdere duur van het mandaat.
§ 7. Het beheerscomité wijst in zijn midden een voorzitter en een ondervoorzitter aan uit de door de verenigingen van steden en gemeenten voorgedragen vertegenwoordigers, die tot verschillende taalrollen behoren.
HOOFDSTUK 2. - Werking
Art.2. § 1. Het beheerscomité vergadert ten minste 2 keer per jaar, na bijeenroeping door haar voorzitter.
§ 2. De voorzitter roept de leden minstens 15 kalenderdagen vooraf bijeen, en dit ambtshalve of op verzoek. De uitnodiging op verzoek gebeurt op initiatief van de Federale Overheidsdienst Justitie of de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en dit in onderling overleg of op verzoek van tenminste drie van haar leden.
De uitnodiging vermeldt de agenda. De uitnodiging op verzoek vermeldt de punten die de betrokken leden op de agenda plaatsen. De noodzakelijke documenten voor de agendapunten die een beslissing vragen worden tegelijk met de agenda overgemaakt.
§ 3. Het beheerscomité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig is en elk van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken als bedoeld in artikel 73 van het oud Burgerlijk Wetboek vertegenwoordigd is.
Indien het quorum niet wordt bereikt, kan het beheerscomité, na een tweede bijeenroeping, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden, voor zover minstens één vertegenwoordiger van elk van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken als bedoeld in artikel 73 van het oud Burgerlijk Wetboek aanwezig is.
§ 4. De beslissingen worden bij consensus tussen de leden aangenomen.
Indien geen consensus wordt bereikt, worden de beslissingen bij tweederdemeerderheid van stemmen aangenomen.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend.
Art.3. Bij het uitvoeren van haar opdrachten bepaald in artikel 74, § 1 tot § 4, van het oud Burgerlijk Wetboek, neemt het beheerscomité kennis van de adviezen en voorstellen van het overlegcomité en het beperkt overlegcomité, bedoeld in de artikelen 1 en 2 van het koninklijk besluit van 16 mei 2024 tot vaststelling van de taken en van de nadere regels voor de samenstelling en de werking van het overlegcomité van de DABS.
Het beheerscomité motiveert haar beslissing om een advies of voorstel van het overlegcomité of het beperkt overlegcomité niet te volgen.
Art.4. Het beheerscomité kan deskundigen raadplegen die geen lid zijn en hen uitnodigen om deel te nemen aan haar vergaderingen.
Art.5. De voorzitter, de ondervoorzitter en de leden van het beheerscomité mogen geen gegevens bekendmaken waarvan zij in het kader van hun functie kennis hebben genomen.
Art.6. De leden van het beheerscomité en de deskundigen hebben recht op een vergoeding als terugbetaling van de reis- en verblijfskosten, zoals bepaald in het Koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, voor zover zij geen recht hebben op een terugbetaling van deze kosten op een andere wettelijke basis.
Art.7. § 1. Het secretariaat van het beheerscomité wordt waargenomen door de Federale Overheidsdienst Justitie.
Het secretariaat voert de volgende taken uit :
- de agenda van de vergaderingen van het beheerscomité voorbereiden;
- de leden oproepen voor de vergaderingen van het beheerscomité;
- de notulen van de vergaderingen van het beheerscomité opstellen;
- het registreren en opvolgen van alle correspondentie gericht aan het beheerscomité en/of zijn leden, met inbegrip van het ontvangen van de aanvragen tot toegang tot de DABS.
Het secretariaat deelt de relevante informatie mee aan de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Justitie en van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, overeenkomstig de bevoegdheidsverdeling bepaald in artikel 74, §§ 2 en 3 van het oud Burgerlijk Wetboek.
§ 2. De zetel van het beheerscomité is gevestigd bij de Federale Overheidsdienst Justitie.
HOOFDSTUK 3. - Slotbepalingen
Art.8. Het koninklijk besluit van 22 februari 2019 tot vaststelling van de nadere regels voor de samenstelling en de werking van het beheerscomité van de DABS wordt opgeheven.
Art.9. Op 1 januari 2025 treden in werking :
1° de artikelen 28 en 29 van de wet van 13 september 2023 houdende diverse bepalingen inzake modernisering van de burgerlijke stand;
2° dit besluit.
Art. 10. De Minister van Justitie en de Minister van Buitenlandse Zaken zijn, ieder wat zijn bevoegdheid betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.