10 MAART 2024. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Art. 1-35
BIJLAGEN.
Art. N1-N3
Artikel 1. In het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° in de artikelen 23, § 2 en 32, § 2, eerste lid, 3° en § 3, eerste lid, 1°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, van de Franstalige versie, worden de woorden "le subside" vervangen door de woorden "la subvention";
2° in artikel 31, § 1, 1°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, en in bijlage 2 van de Franstalige versie wordt het woord "subsides" vervangen door het woord "subventions";
3° in de artikelen 35, lid 1, 6° en 37, 4°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, van de Franstalige versie worden de woorden "coût non-subsidiable" vervangen door de woorden "coût non-subventionnable";
4° in de artikelen 35, lid 1, 6°, 37, 4°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, en in bijlage 4 van de Franstalige versie worden de woorden "coûts non-subsidiables" vervangen door de woorden "coûts non-subventionnables";
5° in bijlage 2 van de Franstalige versie worden de woorden "subsides reçus" vervangen door de woorden "subventions reçues";
6° in bijlage 4 van de Franstalige versie wordt het woord "subsidiée" vervangen door het woord "subventionnée".
Art.2. In artikel 1 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) de bepaling onder 3° wordt vervangen als volgt:
"3° "partner": een representatieve vereniging van de civiele maatschappij, een instelling van openbaar nut of een publieke autoriteit, aan een erkende organisatie gebonden door een partnerschapsovereenkomst of een memorandum of understanding;";
b) de bepaling onder 18° wordt geschrapt;
c) het artikel wordt aangevuld met de bepalingen onder 24° tot 25°, luidende:
"24° "financiële controle": de controle door de administratie of een daartoe gemachtigde derde, op de financiële aspecten van de programma's, met name de inhoud van de financiële verslagen en de financiële overzichten of uitgavenlijsten. Zij ziet ook toe op de regelmatigheid van de bewijsstukken, de juistheid en volledigheid ervan, alsmede op de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten, binnen de grenzen die zijn vastgesteld in de wettelijke kaders voor de toepassing ervan;
25° "samenwerking": relatie tussen twee of meer organisaties, ongeacht hun geografische locatie, die bijdraagt aan het bereiken van één of meer doelstellingen binnen een programma. De organisatie die samenwerkt met een erkende organisatie, en waaraan een deel van het budget ter beschikking wordt gesteld in het kader van het vijfjarenprogramma, is verbonden aan de erkende organisatie door een samenwerkingsovereenkomst of een memorandum of understanding.".
Art.3. Artikel 2 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 2. § 1. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, zoals beoogd in artikel 26, § 1, tweede lid, 5° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont.
De beheerscapaciteit wordt getoetst op basis van de volgende criteria, gegroepeerd in acht domeinen, die worden beschreven in bijlage 1:
1° het financiële beheer: de kwaliteit van de beheersinstrumenten, de capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen;
2° het strategische beheer: het proces van de ontwikkeling van de strategie, het proces van strategische planning, de opvolging en de sturing van de strategie;
3° integriteit: het formaliseren van een integriteitsbeleid, het uitvoeren van het integriteitsbeleid;
4° het resultaatgerichte beheer: de kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer, de beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces, de capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren;
5° het partnerschapsbeleid: de beschrijving van het partnerschapsbeleid, de formalisering van de partnerschappen;
6° het rekening houden met de transversale thema's: de thema's gender en milieu;
7° het risicobeheer: de dekking van het risicobeheer van de organisatie, de risicobeheersing;
8° transparantie: de formalisering van een transparantiestrategie voor toegankelijke, actuele en betrouwbare informatie.
De beheerscapaciteit wordt bepaald door een beheersscore die wordt berekend op basis van de in bijlage 1 vermelde domeinen en criteria. De beheersscore is het rekenkundig gemiddelde van de scores per domein en criterium.
§ 2. Het niveau van complexiteit van de organisatie wordt bepaald op basis van de volgende parameters, die worden beschreven in bijlage 2:
1° de grootte van de organisatie;
2° de geografische spreiding;
3° de thematische spreiding;
4° de diversiteit van de partners;
5° de spreiding van de opdrachtgevers;
6° het aantal medewerkers.
De complexiteitsscore is het rekenkundig gemiddelde van de scores voor elke parameter. Elke parameter wordt door de administratie geijkt op basis van de gegevens in de aanvragen tot erkenning van de aanvragende organisaties.
§ 3. Er is een lineaire relatie tussen het complexiteitsniveau van een organisatie en haar beheerscapaciteit.
Een organisatie toont aan dat haar beheerscapaciteit toereikend is aan haar niveau van complexiteit op basis van een ijking die door de Minister wordt goedgekeurd tijdens het tweede trimester van het jaar volgend op de indiening van de erkenningsaanvraag op basis van een voorstel geformuleerd door het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.
§ 4. Op het gebied van financieel beheer wordt het vermogen om aan financiële verplichtingen te voldoen met name geïllustreerd door een liquiditeitsratio groter dan of gelijk aan 0,85 en een solvabiliteitsratio groter dan 0. Wanneer een van deze twee ratio's niet wordt bereikt en de organisatie niet aantoont dat deze situatie beantwoordt aan een weloverwogen en gecontroleerde strategie, dan wordt geoordeeld dat de capaciteiten voor financieel beheer onvoldoende zijn en dat de organisatie geen effectief controlesysteem van de organisatie heeft in de zin van artikel 26, § 1, 5° van de wet.
De liquiditeitsratio wordt berekend op basis van de verhouding tussen enerzijds vorderingen op ten hoogste één jaar, geldbeleggingen en liquide middelen, alsmede overlopende posten aan de actiefzijde, en anderzijds schulden op korte termijn en overlopende posten aan de passiefzijde. De ratio wordt berekend op basis van een rekenkundig gemiddelde van de 5 meest recente boekjaren op het moment van de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing.
De solvabiliteitsratio wordt berekend op basis van de verhouding tussen het eigen vermogen van de organisatie en het totaal van de passiva. De ratio wordt berekend op basis van een rekenkundig gemiddelde van de 5 meest recente boekjaren op het moment van de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing.".
Art.4. In artikel 3 van hetzelfde besluit worden paragraaf 3 en 4 vervangen als volgt:
" § 3. Beschikt over een aantoonbaar maatschappelijk draagvlak in België zoals beoogd in artikel 26, § 2, 5° van de wet, de organisatie die beantwoordt aan ten minste vijf van de volgende indicatoren:
1° tijdens de drie jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie samenwerkingsovereenkomsten gesloten inzake internationale en ontwikkelingsvraagstukken met ten minste vijf instellingen, autoriteiten of verenigingen in België, ter ondersteuning van de uitvoering van haar strategisch plan als bedoeld in artikel 5, 1° ;
2° op het moment van de vraag tot erkenning en sinds ten minste drie jaar is de organisatie actief lid van ten minste twee nationale netwerken die gespecialiseerd zijn in thema's die verband houden met internationale en ontwikkelingsvraagstukken;
3° op het moment van de vraag tot erkenning, omvatten haar beslissingsorganen minstens twee erkende organisaties van de civiele maatschappij in de zin van artikel 26, § 2 van de wet of representatieve werknemersorganisaties die erkend zijn door de wet van 29 mei 1952 betreffende de Nationale Arbeidsraad en door de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités;
4° tijdens de vijf jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie regelmatig personen gehad die vrijwillig hun tijd hebben besteed aan het uitvoeren van haar activiteiten en het uitvoeren van haar missie;
5° tijdens de vijf jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie regelmatig beroep gedaan op de hulp en steun van individuele personen voor haar activiteiten;
6° tijdens de vijf jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie jaarlijks gemiddeld ten minste 14.000 euro fondsen verzameld in België;
7° op het moment van de vraag tot erkenning, is de organisatie ondertekenaar van de Ethische Code van Ethische Fondsenwerving vzw;
8° Tijdens de vijf jaar voorafgaand aan de vraag tot erkenning, heeft de organisatie gemiddeld minstens 3% van haar totale uitgaven besteed in België aan het versterken van kennis, aan het veranderen van waarden en gedrag, en het sensibiliseren van burgers, openbare instellingen en overheden en bedrijven over internationale en ontwikkelingsvraagstukken.
Wanneer een organisatie structureel verankerd is in een grotere institutionele organisatie naar Belgisch recht, kan het maatschappelijke draagvlak aangetoond worden op het niveau van deze grotere institutionele organisatie.
§ 4. Is autonoom, zoals beoogd in artikel 26, § 2, 6° van de wet, de organisatie waarvan geen enkel lid van de raad van bestuur of het directieorgaan lid is van :
1° het personeel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;
2° het personeel of de raad van bestuur van Enabel
3° het personeel of de raad van bestuur van de Belgische investeringsmaatschappij voor ontwikkelingslanden;
4° de beleidscel van de minister."
Art.5. In artikel 5 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in de bepaling onder 1°, a), worden de woorden "haar personeelsbeleid" vervangen door de woorden "de beschrijving van de wijze waarop haar menselijke middelen worden gemobiliseerd in het kader van de uitvoering van het strategisch plan";
b) de bepaling onder 1°, a), wordt aangevuld met de volgende zin:
"Wanneer een organisatie structureel verankerd is in een grotere institutionele organisatie naar Belgisch recht, kan verwezen worden naar documenten of informatiebronnen van deze grotere institutionele organisatie.";
c) het artikel wordt aangevuld met de bepaling onder 4°, luidende:
"4° Elk document dat nuttig is als informatiebron tijdens de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 26, § 1, tweede lid, 4° van de wet.".
Art.6. Artikel 8 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een lid, luidende:
"Wanneer de organisatie die een erkenning aanvraagt een organisatie is die structureel verankerd is in een grotere institutionele organisatie, kunnen de in paragraaf 1 bedoelde documenten en informatiebronnen die van deze grotere institutionele organisatie zijn.".
Art.7. In artikel 9 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in paragraaf 3, lid 3, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, worden de woorden "op basis van een externe expertise." vervangen door de woorden "met de steun van een externe expertise.";
b) paragraaf 3/1 en 3/2 worden ingevoegd, luidende:
" § 3/1. Bij de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2, kan rekening worden gehouden met het verkrijgen van andere certificaten of kwaliteitslabels door de betrokken organisatie met het oog op het verlenen van een vrijstelling van een deel van de toetsing, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1° Voor elk domein waarvoor een vrijstelling wordt aangevraagd, wordt aangetoond dat er een gelijkwaardigheid bestaat tussen de verwachtingen van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2 en die van het certificaat of kwaliteitslabel dat de organisatie heeft verkregen en wenst te valoriseren;
2° Wanneer de geldigheidsduur van het certificaat of kwaliteitslabel minder dan of gelijk is aan 3 jaar, is het minder dan twee jaar geleden verkregen op het ogenblik van de vraag tot erkenning.
De kwaliteitscertificaten of -labels die een organisatie mogelijk kan valoriseren bij de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, behoren tot de volgende lijst:
1° ECHO-certificaat "ACP-partnerschap" of "programmatisch partnerschap" voor de cycli 2021-2027 en 2028-2035;
2° ISO 9000 en ISO 9001 "Quality Management" certificering;
3° certificaat "Recognised by EFQM", of gelijkwaardig, 3 sterren of meer;
4° of een ander gelijkwaardig certificaat.
Wanneer een vrijstelling wordt verleend, heeft deze alleen betrekking op het beheersdomein waarvoor de gelijkwaardigheid is aangetoond.
Er kan geen vrijstelling worden verkregen op het domein van het financieel beheer, en dit moet altijd worden onderworpen aan de in artikel 2 bedoelde toetsing.
De organisatie die is vrijgesteld van toetsing voor één of meer beheersdomeinen verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de toekenning van het certificaat of het kwaliteitslabel dat de vrijstelling rechtvaardigt, gedurende de gehele geldigheidsduur van de erkenning te verlengen. In geval van niet-vernieuwing van het certificaat of kwaliteitslabel is de organisatie onderworpen aan een toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 10, § 1.
De minister bepaalt de timing voor de indiening van de aanvragen tot vrijstelling, alsook de procedures voor het motiveren en het verkrijgen ervan, op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.
§ 3/2. Bij de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2, kan rekening worden gehouden met het feit dat de betrokken organisatie een door de Dienst Bijzondere Evaluatie afgegeven certificering verkrijgt overeenkomstig artikel 2/1, 2° van het koninklijk besluit van 25 februari 2010 houdende de oprichting van een dienst Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking binnen de 8 jaar voorafgaand aan de erkenningsaanvraag.
De organisatie die in het bezit is van deze certificering kan een vrijstelling krijgen van de toetsing op het gebied van resultaatgericht beheer, op voorwaarde dat de conclusies van de certificering worden bijgewerkt tijdens een institutionele dialoog zoals bedoeld in artikel 11. In voorkomend geval wordt dit discussiepunt behandeld in een institutionele dialoog die plaatsvindt in het jaar van de indiening van de vraag tot erkenning of uiterlijk in de eerste helft van het jaar na de indiening van de vraag tot erkenning.
De minister bepaalt de criteria en modaliteiten om na te gaan of een organisatie in de institutionele dialoog rekening heeft gehouden met de conclusies van de certificering, op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.";
c) het artikel wordt aangevuld met de paragrafen 6 en 7, luidende:
" § 6. Wanneer twee of meer organisaties van de civiele maatschappij fuseren, erft de gefuseerde organisatie automatisch de erkenning als organisatie van de civiele maatschappij, op voorwaarde dat aan elk van de fuserende organisaties een dergelijke erkenning overeenkomstig artikel 9, § 5, is verleend. Indien één of meer van de fuserende organisaties niet als organisatie van de civiele maatschappij zijn erkend, kan de gefuseerde organisatie onderworpen worden aan een hertoetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 10, § 1;
§ 7. In het geval van een fusie van organisaties die als organisatie van de civiele maatschappij erkend zijn, in de loop van het programma, erft de gefuseerde organisatie de rechten en plichten van de fuserende organisaties overeenkomstig artikel 13:1, § 2 Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dit omvat de verplichtingen die voortvloeien uit de toekenning van een subsidie voor de uitvoering van een programma. Indien nodig wordt het subsidiebesluit aangepast om te verwijzen naar de organisatie die uit de fusie is ontstaan.
In afwijking van artikel 20, § 1, mag een organisatie die uit een fusie ontstaan is, en die erkend is als organisatie van de civiele maatschappij, meer dan één programma hebben indien deze op het tijdstip van de fusie al worden uitgevoerd, tot het einde van de programmeringscyclus waarop die programma's betrekking hebben.".
Art.8. Artikel 13 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 13. Elk GSK omvat de volgende elementen:
1° een gedetailleerde contextanalyse, met focus op de rol van de partners van de erkende organisaties, een identificatie van de cruciale risico's, en met aandacht voor de transversale thema's, bedoeld in artikel 11, § 2 van de wet;
2° de voorstelling van de strategische doelen van de erkende organisaties in het land of binnen het thema van het GSK, en de verantwoording van hun ontwikkelingsrelevantie;
3° voor elk weerhouden strategisch doel, de identificatie en de voorstelling van de verschillende benaderingen van de betrokken organisaties;
4° voor elk weerhouden strategisch doel, de identificatie van de erkende organisaties die, indien relevant, samen, in synergie en complementariteit, alsook met hun partners, bijdragen tot de realisatie ervan;
In de partnerlanden zoeken de deelnemende erkende organisaties naar synergieën en complementariteiten met de gouvernementele samenwerking.
In de landen gedekt door een GSK, en waar erkende organisaties optreden in het kader van de Belgische financiering van humanitaire hulp, zoeken de deelnemende geaccrediteerde organisaties naar synergieën en complementariteiten met deze interventies, met het oog op een nexus-benadering tussen humanitaire hulp en ontwikkelingssamenwerking.
5° het formuleren van de leervragen die het leerproces vormgeven gedurende de gehele duur van het GSK;
6° Een beschrijving van de manier waarop het GSK is opgesteld, en in het bijzonder de elementen die de deelname van de erkende organisaties en hun partners aantonen.".
De minister keurt de modaliteiten voor het opstellen van GSK's goed op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.".
Art.9. In artikel 14 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° in paragraaf 1 worden de woorden "voor 1 maart van het jaar voorafgaand aan zijn inwerkingtreding" vervangen door de woorden "voor 15 december van het tweede jaar voorafgaand aan zijn inwerkingtreding";
2° in paragraaf 2 worden de woorden "binnen zes weken" vervangen door de woorden "binnen acht weken";
3° in paragraaf 2, in de bepaling onder 4° wordt het woord "lokale" geschrapt.
4° In paragraaf 2 wordt de bepaling onder 5° vervangen als volgt: "5° de opportuniteit van de leervragen.".
Art.10. In artikel 15 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° in paragraaf 1 wordt het woord "lokale" geschrapt;
2° paragraaf 3, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt vervangen als volgt:
" § 3. De administratie organiseert een strategische dialoog met de bij een GSK betrokken organisaties, met als doel de evolutie van de strategische doelen te observeren en de toegevoegde waarde van de onder dit GSK erkende organisaties door te lichten. De strategische dialoog is ten minste gericht op de opvolging van de evolutie van het GSK en van collectieve leerprocessen met betrekking tot de operationalisering ervan binnen de lopende programma's, over de nexus-benadering tussen humanitaire hulp en ontwikkelingssamenwerking, indien van toepassing, alsook over het verbetertraject zoals voorzien in artikel 14, § 4, derde lid indien van toepassing.
De strategische dialoog wordt minstens in 3 van de 5 jaren georganiseerd alsook op verzoek van de referente organisatie of van de administratie, en hoogstens 5 keer tijdens de geldigheidsduur van het GSK.
De erkende organisatie die werkt in een land dat onder een GSK valt in het kader van de Belgische financiering van humanitaire hulp, wordt uitgenodigd voor de strategische dialoog.
Om deze dialoog te voeden, wisselen de administratie en de referente organisatie, de specifieke aandachtspunten uit die ze wensen te bespreken.
De referente organisatie legt een document voor dat alle voor dit doel nuttige informatie samenvat.
De organisatie waarbij een GSK een deel van het programma betreft, moet deelnemen aan de strategische dialoog die verband houdt met dit GSK. Behoudens overmacht past dit deel van het programma van een organisatie die niet deelneemt aan twee opeenvolgende strategische dialogen, niet meer in het kader van het GSK en draagt zijn budget niet meer bij aan de in artikel 27, § 2, derde lid, 8° van de wet bedoelde concentratie.".
Art.11. In artikel 18 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° paragraaf 4, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt vervangen als volgt:
" § 4. Een programma is relevant, coherent, doeltreffend, duurzaam, en genereert impact, zoals gedefinieerd door het Comité voor Ontwikkelingssamenwerking van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling. Het omvat kwalitatieve synergieën en trekt lessen uit eerdere interventies en, indien van toepassing, collectieve lessen.";
2° paragraaf 5 wordt aangevuld met de bepaling onder 6°, luidende:
"6° een evaluatieplan overeenkomstig artikel 44.".
Art.12. In artikel 20 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° de paragrafen 4 en 5 worden vervangen als volgt:
" § 4. De aanvraag bevat eveneens de rol van de partners in het programma en de lijst van de partners per land die gekend zijn op het ogenblik van de aanvraag.
§ 5. De aanvraag bevat ook de lijst van de organisaties, erkend of niet erkend, gekend op het moment van de aanvraag, en waarmee een samenwerking tot stand is gekomen in het kader van het programma.";
2° Het artikel wordt aangevuld met een paragraaf 6, luidende:
" § 6. De minister keurt de modaliteiten voor het opstellen van de programma's goed op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.".
Art.13. Artikel 22 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 22. § 1. De subsidieaanvraag van een programma wordt uiterlijk op 15 juni van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van de programmeringscyclus, via aangetekende zending of langs elektronische weg ingediend bij de administratie.
De gegroepeerde subsidieaanvraag wordt uiterlijk op 15 september van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van de programmeringscyclus, via aangetekende zending of langs elektronische weg ingediend bij de administratie.
§ 2. De administratie deelt haar voorlopig advies, met een budget onder voorbehoud, uiterlijk op 1 november van het jaar voorafgaand aan het aanvangsjaar van het programma met de aanvragende organisatie of organisaties.
Deze dienen hun opmerkingen aan de administratie in uiterlijk op 21 november van hetzelfde jaar.
Het definitief advies integreert deze opmerkingen of duidt deze aan als punten van onenigheid. De administratie deelt haar definitief advies over het programma, met een budget onder voorbehoud, uiterlijk mee op 15 december van het jaar voorafgaand aan de start van het programma aan de aanvragende organisatie(s).
§ 3. De minister neemt zijn beslissing ten laatste op 15 februari van het aanvangsjaar van het programma op basis van een advies van de administratie dat hem tegen 15 januari volgend op de ontvangst van de vraag tot subsidiëring wordt overgemaakt. Dit advies is gebaseerd op de kwaliteit van het programmavoorstel, volgens de criteria bepaald in artikel 18, § 4, alsook op de bijdrage ervan aan de doelstellingen van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking. Het advies bevat ook alle relevante informatie die van invloed kan zijn op de uitvoering van het programma of het correcte gebruik van de subsidie.".
Art.14. Artikel 28 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een paragraaf 4, luidende:
" § 4. Voor een organisatie van de civiele maatschappij die voor het eerst een erkenning heeft verkregen vóór de start van een nieuwe programmeringscyclus, en indien deze niet het resultaat is van de fusie of groepering van verschillende eerder erkende organisaties, is de subsidie geplafonneerd op gemiddeld 1 miljoen euro per jaar voor deze nieuwe programmeringscyclus.".
Art.15. In artikel 29 van hetzelfde besluit wordt paragraaf 4, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, vervangen als volgt:
" § 4. De subsidiëring van de beheerskosten is beperkt tot een maximum van 10% van de totale directe kosten van het goedgekeurde budget. De beheerskosten zijn niet forfaitair en dienen gemotiveerd te worden.
Wanneer een programma door verscheidene aanvragers wordt ingediend, wordt dit maximum verhoogd met de kosten voor coördinatie van het programma. Het bedrag van de kosten voor coördinatie is gelijk aan het hoogste bedrag van ofwel 110.000 euro per jaar ofwel het bedrag dat voortvloeit uit de toepassing van het percentage van de coördinatiekosten (PCK), dat niet hoger mag zijn dan 4,5%.
PCK = 3* vAO-3
Waarin AO staat voor het aantal erkende organisaties die een aanvraag voor een programma hebben ingediend.
Wanneer een programma wordt ingediend door een nieuwe erkende organisatie die het resultaat is van de fusie of de groepering van verschillende eerder erkende organisaties die in de vorige programmeringscyclus gescheiden waren, wordt het maximum van de beheerskosten verhoogd met de coördinatiekosten van het programma zoals berekend in lid 2, voor de duur van de programmeringscyclus na de fusie of groepering.
Een bedrag van ten minste 1% van de directe kosten die niet zijn inbegrepen in de berekening van het normale plafond van de beheerskosten, is bestemd voor de kosten van de uitvoering van het evaluatieplan en audit van de interventie.".
Art.16. In artikel 30 van hetzelfde besluit wordt paragraaf 2, opgeheven bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, hersteld als volgt:
" § 2. De organisatie zorgt voor transparantie over de herkomst van de eigen bijdrage aan de administratie. Wanneer de eigen bijdrage afkomstig is van publieke bronnen, informeert de organisatie deze publieke donoren over het doel van hun financiering als onderdeel van de eigen bijdrage van een Belgisch niet-gouvernementeel samenwerkingsprogramma.".
Art.17. In artikel 32, § 3, tweede lid van hetzelfde besluit wordt het woord "lokale" opgeheven.
Art.18. Artikel 34 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een paragraaf 5, luidende:
" § 5. Wanneer in het kader van de in artikel 49 bedoelde financiële controle wordt vastgesteld dat de gesubsidieerde organisatie een fout heeft gemaakt bij het in rekening brengen van de uitgaven tussen de algemene budgetrubrieken, kan het bedrag van de uitgaven niettemin geheel of gedeeltelijk ten laste van de subsidie worden gebracht overeenkomstig de artikelen 35 en 37, aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
1° er is aangetoond hoe de fout tot stand is gekomen;
2° er is aangetoond dat het corrigeren van de rekenkundige fout er niet toe zou leiden dat de in paragraaf 3 vastgestelde grenswaarden worden overschreden. Anders kan het bedrag van de uitgaven ten laste van de subsidie worden gebracht tot de in paragraaf 3 vastgestelde grenzen. Het bedrag boven deze limieten mag niet ten laste van de subsidie worden gebracht;
3° er is aangetoond dat in het interne controlesysteem van de gesubsidieerde organisatie corrigerende maatregelen zijn genomen om herhaling van de rekenkundige fout te voorkomen.".
Art.19. In hoofdstuk 5, afdeling 3, onderafdeling 1 van hetzelfde besluit, wordt een artikel 34/1 ingevoegd, luidende:
"Art. 34/1. § 1. De interventie wordt uitgevoerd overeenkomstig het goedgekeurde programma.
§ 2. Verzoeken tot aanpassing van de interventiestrategie kunnen te allen tijde worden ingediend, tot 120 dagen voor het einde van het programma.
§ 3. De goedkeuring van de aanpassingen van de interventiestrategie door de directeur van de directie die binnen de administratie bevoegd is voor de niet-gouvernementele samenwerking zijn enkel vereist indien de voorgestelde wijzigingen betrekking hebben op:
1° wijziging aangebracht in de formulering van de outcome of in de formulering van een indicator van de outcome, of in de formulering van de doelwaarden op drie jaar en vijf jaar;
2° wijziging van het interventiegebied;
3° wijziging van de lijst van partners, wanneer deze wijziging significante gevolgen heeft voor de strategie en de veranderingstheorie;
4° wijziging aangebracht in de lijst van organisaties waarmee samenwerkingsverbanden zijn aangegaan, die betrokken zijn bij de uitvoering van het programma en die op basis van een samenwerkingsovereenkomst een deel van het budget ter beschikking krijgen, wanneer deze wijziging significante gevolgen heeft voor de strategie en de veranderingstheorie;
5° significante verandering in de veranderingstheorie;
6° opening van een lokaal kantoor van de organisatie in een land waar het oorspronkelijk niet gepland was, of de verplaatsing van een lokaal kantoor in een land waar er geen of geen duidelijk verband was met de interventie.
§ 4. Elke wijziging die van invloed is op één of meer van de in paragraaf 3 bedoelde elementen, wordt goedgekeurd door de directeur van de directie die binnen de administratie bevoegd is voor de niet-gouvernementele samenwerking, die binnen 60 dagen na het verzoek een besluit neemt. Indien een antwoord binnen die termijn uitblijft, wordt de aanpassing beschouwd als aanvaard.
§ 5. Voor wijzigingen in de interventiestrategie die van enige andere aard zijn, is geen voorafgaande goedkeuring van de administratie vereist.
Wijzigingen in de lijst van partners of organisaties waarmee samenwerkingsverbanden zijn aangegaan en die op basis van een samenwerkingsovereenkomst een deel van het budget ter beschikking krijgen, die geen significante gevolgen hebben voor de strategie en verandertheorie, behoeven geen voorafgaande goedkeuring van de administratie. Indien nodig moeten deze wijzigingen enkel aan de administratie worden meegedeeld en moeten de desbetreffende overeenkomsten worden meegedeeld overeenkomstig artikel 36.".
Art.20. In artikel 35 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in lid 1, in de bepaling onder 1°, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt het woord "gedigitaliseerd" tussen de woorden "bevestigd door een" en "bewijsstuk" ingevoegd;
b) in lid 1, de bepaling onder 2°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt aangevuld met de volgende zin:
"De uitgaven komen ten laste van de subsidie voor een bepaald jaar van het programma op basis van een bewijsstuk van dat jaar of van het jaar van de periode van verbruik, uitvoering of gebruik van de betrokken dienst.";
c) in lid 2, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt het woord "externe" geschrapt.
Art.21. In hetzelfde besluit wordt een artikel 35/1 ingevoegd, luidende:
"Art. 35/1. § 1. Wanneer uit het financieel rapport ingediend door een organisatie overeenkomstig artikel 47 of 48 een niet-besteed saldo van de schijf van de subsidie blijkt, kan dit saldo worden aangewend tot het einde van de uitvoering van het programma, onverminderd artikel 32, § 3, 2°.
§ 2. Wanneer uit het financieel rapport ingediend door een organisatie overeenkomstig artikel 47 of 48 blijkt dat de uitgaven het bedrag van de schijf van de subsidie overstijgen, kan het teveel aan uitgaven worden gecompenseerd door middel van latere schijven van de subsidie, zonder dat het totaalbedrag dat toegekend werd door het subsidiebesluit, wordt overschreden.
§ 3. Wanneer in het kader van de in artikel 49 bedoelde financiële controle wordt vastgesteld dat een uitgave niet voldoet aan de cumulatieve voorwaarden om ten laste van de subsidie als directe kosten gezet worden overeenkomstig artikel 35, wordt het bedrag van die uitgave vervolgens toegevoegd aan het niet-bestede saldo van de subsidie voor de volgende jaren van het programma, dat kan worden gemobiliseerd tot het einde van de uitvoering van het programma.".
Art.22. Artikel 36 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met lid 2, luidende:
"De partnerschapsovereenkomsten of memorandums of understanding zoals beoogd in artikel 35, eerste lid, 5° moeten de volgende elementen bevatten:
1° de beschrijving van de gemeenschappelijke doelstelling;
2° de beschrijving van de wederzijdse verantwoordelijkheden en verbintenissen van beide partijen, inclusief:
a) de bijdrage en rol van elke partij ten opzichte van de outcome en de resultaten;
b) de taakverdeling onder de partijen;
c) de rechten en plichten van elke partij;
d) de bijdragen van de partner voor de activiteiten van de in België erkende organisatie;
e) een reflectie en de verbintenissen met betrekking tot stereotypen en voorstellingen van begunstigden en partners, voor eventuele communicatie die voortkomt uit het partnerschap;
f) de gemeenschappelijke visie inzake onderlinge capaciteitsversterking;
3° de bedragen van de financiering en van het aandeel van de subsidie dat is toegekend aan de partner, evenals een vermelding dat de financiële relaties van start gaan op de datum van de goedkeuring van het programma door de minister;
4° de modaliteiten volgens dewelke de partner de overname en de duurzaamheid van de gezamenlijk opgestarte activiteiten plant, indien van toepassing;
5° een bepaling om de overdracht van de eigendomsrechten van de verworven goederen aan de partner te regelen, uiterlijk op het einde van de financieringsperiode;
6° de doelstellingen en praktische modaliteiten voor de aanwerving van het personeel dat wordt ingezet voor dit partnerschap, voor beide partijen;
7° Een bepaling die vastlegt dat de Belgische administratie, of een derde daartoe gemachtigd, te allen tijde een controle kan uitvoeren van het gebruik van de toegekende subsidie, zowel op de zetel van de erkende organisatie als op de zetel van de partner, krachtens de artikelen 35, 5° en 50 van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking;
8° de identificatie van de eventueel geplande lokale audits;
9° de nodige bepalingen inzake integriteit, conform punt 5 van het integriteitscharter, zoals bedoeld in artikel 15/1 van de wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking en vastgesteld als nationale referentie bij koninklijk besluit van 28 februari 2023.
In voorkomend geval, wanneer één of meerdere van deze elementen niet in de partnerschapsovereenkomsten of memorandums of understanding kunnen worden opgenomen of niet van toepassing zijn, zal de organisatie de redenen hiervoor verstrekken in het kader van de toetsing van het domein van het partnerschapsbeleid, zoals bepaald in artikel 2, 5°.
Art.23. In artikel 37 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in de bepaling onder 1° wordt het woord "boekhoudkundig" geschrapt;
b) in de bepaling onder 1° wordt het woord "gedigitaliseerd" tussen de woorden "bevestigd door een" en "bewijsstuk" ingevoegd;
c) de bepaling onder 2°, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt aangevuld met de volgende zin:
"De uitgaven komen ten laste van de subsidie voor een bepaald jaar van het programma op basis van een bewijsstuk van dat jaar of van het jaar van de periode van verbruik, uitvoering of gebruik van de betrokken dienst.".
Art.24. In hetzelfde besluit wordt een artikel 37/1 ingevoegd, luidende:
"Art. 37/1. Wanneer in het kader van de in artikel 49 bedoelde financiële controle wordt vastgesteld dat de uitgaven niet voldoen aan de cumulatieve voorwaarden om ten laste van de subsidie als administratiekosten gezet te worden overeenkomstig artikel 37, wordt het bedrag van die uitgaven vervolgens toegevoegd aan het niet-bestede saldo van de subsidie voor de volgende jaren van het programma, dat kan worden gemobiliseerd tot het einde van de uitvoering van het programma.".
Art.25. Artikel 44 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 44. § 1. De gesubsidieerde organisatie organiseert evaluaties om haar interventies op te volgen, er lessen uit te trekken en er rekenschap over af te leggen, op basis van een evaluatieplan. Dit kunnen externe, interne of gemengde evaluaties zijn.
Het evaluatieplan beschrijft hoe de gesubsidieerde organisatie zal leren en rekenschap zal afleggen. Het beschrijft ook hoe de voorgestelde evaluaties zijn gebaseerd op het systeem van monitoring, evaluatie, verantwoording en leren van de gesubsidieerde organisatie. Het geeft de verbanden en complementariteit aan tussen monitoring en evaluatie, waarbij met name de keuze wordt gemotiveerd van de te evalueren outcomes en die waarvoor monitoring relevante informatie zal opleveren door toe te lichten wat de leer- en verantwoordingsdoelstellingen zijn. In voorkomend geval wordt ook gespecificeerd hoe de evaluatie deel kan uitmaken van synergiën en complementariteit, of kan bijdragen tot collectief leren buiten de gesubsidieerde organisatie, in het bijzonder met andere organisaties van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking.
Het bevat ten minste de volgende elementen:
1° de thema's, sectoren, landen of outcomes die zullen worden geëvalueerd;
2° de scope van de evaluatie;
3° de doelstellingen en de aanpak die voor elke evaluatie zijn gekozen;
4° de timing van elke evaluatie;
5° het voor elke evaluatie uitgetrokken budget;
6° de evaluatiecriteria die zijn gekozen uit de door de OESO DAC bepaalde criteria.
De minister keurt de procedures voor de uitwerking, beoordeling en uitvoering van evaluatieplannen goed op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.
§ 2. Verzoeken tot aanpassing van het evaluatieplan kunnen worden ingediend tot 120 dagen voor het einde van het programma. De goedkeuring van de aanpassingen van het evaluatieplan door de directeur van de bevoegde directie binnen de administratie van de niet-gouvernementele samenwerking is enkel vereist wanneer de voorgestelde wijzigingen betrekking hebben op de elementen opgesomd in paragraaf 1, lid 3, 1° tot en met 3°. De administratie beslist binnen 60 dagen na het verzoek. Indien binnen deze termijn geen antwoord is ontvangen, wordt de aanpassing geacht te zijn aanvaard.
§ 3. Het evaluatierapport van de door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking gesubsidieerde interventie en haar management response worden door de gesubsidieerde organisatie publiek gemaakt, tenzij de evaluator of de raad van bestuur van de organisatie beslissen om het geheel of delen van het rapport of van de management response als vertrouwelijk te beschouwen. In dit geval wordt door de gesubsidieerde organisatie publiek gemaakt dat het geheel of sommige delen van het rapport of van de management response vertrouwelijk zijn en de reden waarom dit het geval is. De publicatie gebeurt minimaal via de website van de gesubsidieerde organisatie en binnen drie maanden na ontvangst van het eindrapport.
De administratie kan vragen dat de lessen die uit de evaluaties getrokken werden, geïntegreerd worden in de lopende interventies.
§ 4. De gesubsidieerde organisatie legt de evaluatierapporten voor betreffende haar interventies, samen met hun management response, binnen 30 dagen na de goedkeuring van deze response door de organen van de organisatie of binnen drie maanden na ontvangst van de definitieve versie van het evaluatierapport, aan de administratie. Wanneer aan het einde van het programma een evaluatie wordt georganiseerd overeenkomstig de in artikel 35, lid 2, toegestane afwijking, worden de evaluatierapporten, vergezeld van hun management response, uiterlijk op 30 juni van het jaar na de einddatum van het programma aan de administratie toegezonden."
Art.26. In artikel 45 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in paragraaf 1, eerste lid, 1° en 2° worden de woorden "30 april" vervangen door de woorden "30 juni";
b) in paragraaf 1, eerste lid, wordt de bepaling onder 3° vervangen als volgt:
"3° door het voorleggen aan de administratie, voor 30 juni van elk jaar, van de geleerde lessen, die per outcome op basis van de uitvoering van het programma kunnen getrokken worden. Indien van toepassing, zullen deze lessen worden gedeeld met de leden van het gemeenschappelijke strategische kader waarbinnen de betrokken outcome plaatsvindt.";
c) paragraaf 2 wordt vervangen als volgt:
" § 2. Een moreel eindrapport wordt uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op de einddatum van het programma ingediend bij de administratie. Het bevat de in paragraaf 1 genoemde elementen en bestrijkt de gehele looptijd van het programma.
Het omvat de bevestiging door de gesubsidieerde organisatie dat alle rapporten en management responses op evaluaties die in het kader van het programma worden georganiseerd, worden gepubliceerd via de website van de gesubsidieerde organisatie, en toont aan dat ze daadwerkelijk toegankelijk zijn voor het publiek in overeenstemming met artikel 44, § 3.".
Art.27. In artikel 47 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) in paragraaf 1 wordt de bepaling onder 2° aangevuld als volgt:
"Dit omvat ook verificatie en bevestiging dat de totale bedragen die aan de subsidie in rekening worden gebracht, geen niet-subsidieerbare kosten omvatten. Deze verificaties worden uitgevoerd op basis van een steekproef van bewijsstukken van de uitgaven die zijn aangemerkt als de uitgaven die het grootste risico lopen, en, in voorkomend geval, de uitgaven in de ontwikkelingslanden;";
b) in paragraaf 1 wordt de bepaling onder 4° vervangen als volgt:
"4° het totale bedrag van de bijkomende opbrengsten voor het boekjaar en de bevestiging van hun behandeling overeenkomstig artikel 31;";
c) in paragraaf 1 wordt de bepaling onder 5° aangevuld met de woorden:
"alsmede de bevestiging van de naleving van de regels inzake de oorsprong en de samenstelling van de eigen inbreng, overeenkomstig artikel 30;";
d) in paragraaf 1 wordt de bepaling onder 7°, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, aangevuld als volgt:
"De lijst van uitgaven wordt geordend naar soort uitgaven, op een wijze die in overeenstemming is met de structurering van het voorlopige budget zoals beschreven in bijlage 5.";
e) in paragraaf 1, worden de woorden "Commissaris van de rekeningen" telkens vervangen door de woorden "bedrijfsrevisor die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.";
f) paragraaf 1 wordt aangevuld met de bepalingen onder 8° tot 13°, luidende:
"8° een kopie van de opdrachtbrief van de Commissaris van de rekeningen die door de gesubsidieerde organisatie wordt aangesteld onder de leden van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, overeenkomstig artikel 26, § 1, 4° van de wet;
9° een kopie van de opdrachtbrief tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden norm 4400 ISRS, waarin de opdrachten worden omschreven die zijn overeengekomen tussen de gesubsidieerde organisatie en de bedrijfsrevisor die wordt benoemd onder de leden van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. Ze betreffen minstens de bijkomende opdrachten in verband met artikel 47, § 1, 2° tot 5°, de verificatie of de uitgaven ten laste van de subsidie geen niet-subsidieerbare uitgaven omvatten zoals gedefinieerd in bijlage 4, alsook eventuele bijkomende opdrachten uitgevoerd op vraag van de gesubsidieerde organisatie;
10° een kopie van het rapport tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden norm ISRS 4400, na de door de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren gevalideerde structurering;
11° een kopie van de bevestigingsbrief die de gesubsidieerde organisatie aan de Commissaris van de rekeningen stuurt in het kader van zijn wettelijke opdracht om de jaarrekening van de organisatie te controleren;
12° in voorkomend geval, een kopie van de schriftelijke mededeling van de Commissaris van de rekeningen die deze aan de bestuursorganen van de gesubsidieerde organisatie toezendt met betrekking tot de belangrijke elementen die tijdens de controle werden geïdentificeerd, die niet in zijn controleverklaring waren opgenomen of die betrekking hadden op de zwakke punten van de interne controle;
13° in voorkomend geval, de lijst van bronnen die de eigen inbreng voor het verantwoorde jaar vormen, overeenkomstig artikel 30, § 1, alsook elk element waaruit blijkt dat de organisatie heeft gezorgd voor transparantie over het doel van de bijdragen van eventuele publieke donoren die aan de oorsprong ervan liggen, overeenkomstig artikel 30, § 2.";
g) het artikel wordt aangevuld met een paragraaf 4, luidende:
" § 4. De inhoud van het financieel verantwoordingsrapport mag niet worden verbeterd, met uitzondering van de verdeling van de totale jaarlijkse uitgaven tussen enerzijds de subsidie en anderzijds de eigen bijdrage, mits vooraf toestemming van de administratie is verkregen.".
Art.28. In artikel 49 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
1° paragraaf 1, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt vervangen als volgt:
" § 1. De administratie kan een financiële controle uitvoeren, of een derde daartoe machtigen.
De organisatie geeft bovendien toegang tot alle bewijsstukken die nuttig geacht worden door de entiteit die de financiële controle uitvoert.";
2° paragraaf 2 wordt vervangen als volgt:
" § 2. De administratie kan te allen tijde en op eigen initiatief opdracht geven tot een audit of een externe evaluatie van het gebruik van de subsidie. De gesubsidieerde organisatie maakt de toegang tot alle relevante middelen voor dit doel mogelijk, hetzij in het land waar de gesubsidieerde activiteiten plaatsvinden, hetzij op het hoofdkantoor van de organisatie.";
3° in paragraaf 3, worden de woorden "finale" en "binnen een termijn van 30 dagen na haar reactie" opgeheven.".
Art.29. Artikel 50 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt:
"Art. 50. De verantwoordingsstukken die de uitgaven ten laste van de subsidie staven, worden bewaard en ter beschikking van de administratie gehouden gedurende zeven jaar overeenkomstig artikel III.86 van het Wetboek van economisch recht van 28 februari 2013.
De minister bepaalt de aard en de vorm van de te bewaren verantwoordingsstukken zoals vermeld in artikel 47 op basis van een voorstel van het NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3.".
Art.30. In artikel 52, § 4 van hetzelfde besluit worden de woorden " § 3" vervangen door de woorden " § 4".
Art.31. Artikel 53 van hetzelfde besluit, vervangen bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021, wordt aangevuld met een paragraaf 3, luidende:
" § 3. In afwijking van de artikelen 35, 1° en 37, 1°, kan een gesubsidieerde organisatie een bewijsstuk voorleggen dat niet gedigitaliseerd is, op gemotiveerde basis, met instemming van de administratie.".
Art.32. In hetzelfde besluit wordt de bijlage 1 vervangen door de bijlage 1 gevoegd bij dit besluit.
Art.33. In bijlage 2 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht:
a) de bepaling onder 5° wordt vervangen als volgt:
"5° de spreiding van de opdrachtgevers:
Het rekenkundig gemiddelde voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, van de ratio tussen het totale bedrag van de subsidies gekregen van de Belgische federale overheden en het totale bedrag van de subsidies die van een andere overheidsinstantie zijn ontvangen. Als de organisaties op het moment van het indienen van hun aanvraag tot erkenning echter niet erkend zijn of geen subsidie genieten voor een vijfjarig programma van de federale staat, en als ze tegelijkertijd geen overheidssubsidies ontvangen van gemiddeld meer dan 50.000 euro per jaar over de afgelopen 4 jaar, worden ze beoordeeld in de laagste complexiteitscategorie voor deze parameter.";
b) de bepaling onder 6° wordt vervangen als volgt:
"6° het aantal medewerkers:
Ratio tussen de omzet bedoeld in 1° en het volume van de totale tewerkstelling van de organisatie op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2.
Art.34. In hetzelfde besluit wordt de bijlage 3 vervangen door de bijlage 2 gevoegd bij dit besluit.
Art.35.De minister bevoegd voor Ontwikkelingssamenwerking is belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGEN.
Art. N1.
Bijlage 1. - Beschrijving van de domeinen en criteria gebruikt voor de analyse van de beheerscapaciteit van een organisatie
1° Financieel beheer
Het financieel beheer strekt ertoe de financiële gezondheid van de organisatie te garanderen door ervoor te zorgen dat haar financiële structuur in evenwicht is, dat ze haar verschillende financiële verplichtingen zal kunnen nakomen en dat ze over beheersmiddelen beschikt die zijn aangepast aan haar noden.
Criteria:
a) Kwaliteit van de beheersinstrumenten: de organisatie produceert een betrouwbare boekhouding;
b) Capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen: de organisatie beschikt over de financiële middelen om haar verplichtingen op korte en lange termijn na te komen.
2° Strategisch beheer
Het strategisch beheer van een organisatie strekt ertoe ervoor te zorgen dat de organisatie een efficiënte strategie uitwerkt en tot stand brengt om haar missie te vervullen.
Criteria:
a) Proces van de ontwikkeling van de strategie: de strategie is uitgedacht om de missie van de organisatie te vervullen;
b) Proces van strategische planning: de strategie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt;
c) Opvolging en sturing van de strategie: de strategie wordt opgevolgd, geëvalueerd en aangepast om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
3° Integriteit:
Integriteitsbeheer heeft als doel de organisatie in staat te stellen de risico's op integriteitsschendingen te verkleinen en zo nodig adequaat te reageren.
Criteria:
a) Formalisering van een integriteitsbeleid: op basis van het integriteitscharter, zoals bedoeld in artikel 15/1 van de wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking en vastgesteld als nationale referentie bij koninklijk besluit van 28 februari 2023, heeft de organisatie een integriteitsbeleid ontwikkeld dat een preventieve en een corrigerende component omvat en dat rekening houdt met zowel morele als financiële integriteitsrisico's;
b) Implementatie van het integriteitsbeleid: de organisatie beschikt over de codes, procedures en middelen (menselijk en financieel) die nodig zijn om het geformuleerde integriteitsbeleid te operationaliseren.
4° Resultaatgericht beheer:
Het resultaatgericht beheer heeft als doel de strategie te beheren en tot stand te brengen door zich toe te spitsen op de gewenste resultaten (outcome), om ervoor te zorgen dat ze worden gerealiseerd.
Criteria:
a) Kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer: een geformaliseerd beleid van resultaatgericht beheer bestaat en beschrijft de doelstellingen en de praktijken die de resultaten van de organisatie verbeteren;
b) Beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces: de organisatie heeft een strategie opgezet voor de monitoring en de evaluatie van haar acties, om de resultaten ervan te optimaliseren;
c) Capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren: de organisatie beschikt over de menselijke, technische en financiële middelen om het beleid voor resultaatgericht beheer tot stand te brengen.
5° Partnerschapsbeleid
Het partnerschapsbeleid heeft als doel te zorgen dat een organisatie in staat is om relaties met partners in stand te houden op basis van wederzijds vertrouwen en leren.
Criteria:
Partnerschapsbeleid: de opmaak, formalisering en instandhouding van partnerschappen zijn gebaseerd op gelijkwaardigheid en leren, alsmede op het definiëren en uitvoeren van een gemeenschappelijke agenda;
6° Rekening houden met de transversale thema's
Rekening houden met de transversale thema's beoogt te garanderen dat de organisatie over een beleid beschikt om gender en milieu op te nemen als transversale thema's, en dat ze over de nodige middelen en expertise beschikt om dit beleid in de praktijk om te zetten.
Criteria:
a) Thema gender: de organisatie beschikt over een genderbeleid, en de nodige menselijke, technische en financiële middelen om dit beleid uit te voeren;
b) Thema milieu: de organisatie beschikt over een milieubeleid, en de nodige menselijke, technische en financiële middelen om dit beleid uit te voeren
7° Risicobeheer
Het risicobeheer strekt ertoe de risico's die een organisatie loopt binnen haar interne werking te identificeren en te evalueren, en de nodige corrigerende maatregelen te treffen om haar doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te bereiken.
Criteria:
a) Dekking van het risicobeheer: de organisatie heeft een benadering ontwikkeld voor de identificatie en de evaluatie van de risico's waaraan ze blootgesteld is op het vlak van haar interne werking;
b) Risicobeheersing: de organisatie heeft een beleid en concrete maatregelen tot stand gebracht om de voornaamste risico's te beheersen waarmee ze wordt geconfronteerd.
8° Transparantie
De toepassing van het transparantiebeginsel draagt bij aan het scheppen van een klimaat van vertrouwen tussen de organisatie en haar stakeholders (medewerkst.ers, partners, publieke en private donoren). De organisatie is transparant omdat zij toegankelijke, actuele en betrouwbare informatie publiceert over haar resultaten en financiën.
Criteria:
a) Formalisering van een transparantiestrategie: de organisatie produceert betrouwbare informatie en communiceert deze efficiënt naar de juiste ontvangers;
b) Toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie: de organisatie is in staat om de toegankelijkheid, actualiteitswaarde en betrouwbaarheid van de geproduceerde informatie voor haar verschillende belanghebbenden aan te tonen.".
Art. N2. Bijlage 2. bij het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Art. N3. Bijlage 3 - Informatiebronnen voor de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing
1° Voor het financieel beheer:
a) verslagen van de commissaris van de rekeningen;
b) jaarrekeningen en, indien van toepassing, de balans van de volledige algemene rekeningen;
c) document waarin het systeem van interne controle van de organisatie wordt beschreven;
2° Voor het strategisch beheer:
a) strategisch plan zoals begrepen in artikel 5, 1° ;
b) document waarin het proces voor het ontwerpen en opvolgen van de strategie wordt beschreven;
c) statuten;
3° Voor de integriteit
a) een ethische code;
b) een procedure voor het melden en behandelen van klachten, gekoppeld aan het vertrouwelijke contactpunt;
c) document dat illustreert hoe de organisatie de verschillende punten van het integriteitscharter implementeert;
4° Voor het resultaatgericht beheer:
a) document waarin het beleid voor resultaatgericht beheer van de organisatie wordt uiteengezet;
b) document met de programmatie van de evaluaties (kalender, evaluatieplanning, budget);
c) referentietermen van de evaluaties;
d) management responses op de evaluatieverslagen of document met informatie over de kennisname van de conclusies en aanbevelingen van de evaluaties door ten minste één bestuursinstantie;
e) bewijs van opleiding van het personeel inzake evaluatie;
f) steekproef van evaluaties;
5° Voor het partnerschapsbeleid:
a) het of de standaardmodel(-len) van partnerschapovereenkomst of memorandum of understanding van de organisatie;
b) document met de lijst van partners;
c) document waarin het partnerschapsbeleid van de organisatie wordt beschreven, inclusief de betrokkenheid van partners bij de ontwikkeling van een gemeenschappelijke agenda;
6° Voor het rekening houden met de transversale thema's:
a) gendercharter of -beleid;
b) milieucharter of -beleid;
7° Voor het risicobeheer:
a) boordtabel voor de identificatie en de opvolging van de risico's (of gelijkwaardig instrument);
8° Voor transparantie:
a) document waarin een crisiscommunicatieprocedure wordt geformaliseerd;
b) document met een beschrijving van de transparantiestrategie van de organisatie, inclusief enkele voorbeelden van wat er is gepubliceerd en via welke kanalen.".