20 OKTOBER 2023. - Koninklijk besluit betreffende de elementen van de procedures en opvolging van interne meldingen, het doel en de inhoud van de archivering van meldingen en de modaliteiten van openbare raadpleging, vermeld in artikelen 10, § 1, vierde lid, 11, derde lid, 27, § 5, derde lid, en 76, derde lid, van de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie
HOOFDSTUK I. - Definities
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Interne meldingskanalen, elementen van de procedures en opvolging
Afdeling 1. - Algemene principes
Art. 2-6
Afdeling 2. - Interne melding, bevestiging van de ontvangst en ontvankelijkheid
Art. 7-9
Afdeling 3. - De opvolging van de interne melding
Art. 10-13
HOOFDSTUK III. - Archivering van meldingen, doel en inhoud
Art. 14
HOOFDSTUK IV. - Nadere regels van de openbare raadpleging bedoeld in artikel 76 van de wet van 8 december 2022
Art. 15
HOOFDSTUK V. - Overgangs- en slotbepalingen
Art. 16
HOOFDSTUK I. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit en de ter uitvoering ervan genomen maatregelen wordt verstaan onder:
1° "de wet van 8 december 2022": de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van de melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie;
2° "federale overheidsinstanties": de federale overheidsinstanties bedoeld in artikel 6, 1°, van de wet van 8 december 2022;
3° "federale administratieve overheden": de federale administratieve overheden bedoeld in artikel 14, § 1, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 met uitzondering van de geïntegreerde politie;
4° "beleidsorganen": de organen bepaald in het koninklijk besluit van 19 juli 2001 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest;
5° "Federale Audit": de Federale Interne auditdienst opgericht door het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale interne-auditdienst;
6° "FIRM": het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens opgericht door de wet van 12 mei 2019 tot oprichting van een Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens;
7° "informatie over integriteitsschendingen": de informatie over integriteitsschendingen bedoeld in artikel 6, 9°, van de wet van 8 december 2022;
8° "melding of melden": het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over integriteitsschendingen zoals bedoeld in artikel 6, 10°, van de wet van 8 december 2022;
9° "interne melding": de interne melding zoals bedoeld in artikel 6, 12°, van de wet van 8 december 2022;
10° "intern meldingskanaal": de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het ontvangen en opvolgen van een interne melding;
11° "melder": de melder zoals bedoeld in artikel 6, 15°, van de wet van 8 december 2022;
12° "werkgerelateerde context": werkgerelateerde context zoals bedoeld in artikel 6, 17°, van de wet van 8 december 2022;
13° "het personeelslid": het personeelslid zoals bedoeld in artikel 6, 19°, van de wet van 8 december 2022;
14° "de hoogste leidinggevende": de persoon zoals bedoeld in artikel 6, 20°, van de wet van 8 december 2022;
15° represaille: represaille zoals bedoeld in artikel 6, 21°, van de wet van 8 december 2022;
16° "opvolging": de opvolging zoals bedoeld in artikel 6, 22°, van de wet van 8 december 2022;
17° "feedback": de feedback bedoeld in artikel 6, 23°, van de wet van 8 december 2022.
HOOFDSTUK II. - Interne meldingskanalen, elementen van de procedures en opvolging
Afdeling 1. - Algemene principes
Art.2. Overeenkomstig artikel 10, § 1, eerste lid, van de wet van 8 december 2022, beschikt elke federale overheidsinstantie over een intern meldingskanaal waaraan een melder een interne melding kan doen.
Art.3. Het intern meldingskanaal wordt naargelang het geval:
1° intern beheerd, binnen de federale overheidsinstantie zelf, door een daartoe aangewezen persoon of afdeling;
2° extern beheerd,
a) ofwel door een derde,
b) ofwel door de Federale Audit,
aan wie de federale overheidsinstantie de taken heeft toevertrouwd die zijn toegewezen aan het interne meldingskanaal.
Met het oog op de coördinatie van hun werkzaamheden en, in voorkomend geval, de uitwisseling van informatie, informeert de hoogste leidinggevende van de federale overheidsinstantie de Federale Audit, de federale ombudsman en de minister bevoegd voor Ambtenarenzaken van de keuze gemaakt overeenkomstig het eerste lid.
Art.4. Voor het permanent partnerschap tussen de Federale Audit en de federale overheidsinstanties zoals gedefinieerd in artikel 11 van de wet van 8 december 2022, zijn de elementen van procedures voor interne melding en opvolging diegene die in dit hoofdstuk worden beschreven.
Art.5. § 1. Elke federale overheidsinstantie verstrekt jaarlijks informatie over de uitvoering van de wet van 8 december 2022 en dit besluit binnen elke federale overheidsinstantie aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, die jaarlijks verslag uitbrengt aan de Minister bevoegd voor Ambtenarenzaken, die op zijn beurt de representatieve vakorganisaties informeert.
Deze rapportage omvat minstens:
1° het aantal ontvangen meldingen;
2° het aantal ontvankelijk verklaarde meldingen;
3° het aantal meldingen waarnaar een onderzoek is uitgevoerd;
4° een overzicht van het aantal vastgestelde integriteitsschendingen;
5° een beschrijving van de problemen die zijn vastgesteld bij de toepassing van de wet van 8 december 2022 en dit besluit.
§ 2. De minister bevoegd voor Ambtenarenzaken kan de inhoudelijke en formele voorwaarden van de rapportering preciseren en ontwikkelen.
§ 3. Voor de federale overheidsinstanties die deel uitmaken van het permanent partnerschap zoals bedoeld in artikel 4 van dit besluit, stelt de Federale Audit een gezamenlijk rapport op.
De federale overheidsinstanties die geen deel uitmaken van het permanent partnerschap stellen een individueel rapport op.
Art.6. Elke persoon die de taken van een intern meldingskanaal uitvoert hanteert daarbij de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en handelt integer, objectief, vertrouwelijk en professioneel.
Een personeelslid dat taken uitvoert van een intern meldingskanaal kan geen andere taken uitvoeren die aanleiding geven of kunnen geven tot een belangenconflict.
Een personeelslid dat de leiding heeft over de uitvoering van de taken van een intern meldingskanaal heeft de hoogste leidinggevende van de federale overheidsinstantie als evaluator.
Een personeelslid van een intern meldingskanaal heeft de vereiste technische en generieke competenties om de taken van een intern meldingskanaal uit te voeren.
Afdeling 2. - Interne melding, bevestiging van de ontvangst en ontvankelijkheid
Art.7. Het gebruik van de verschillende schriftelijke en mondelinge vormen van een interne melding zoals beschreven in artikel 12, eerste lid, 1°, van de wet van 8 december 2022, wordt gegarandeerd aan elke melder.
Het intern meldingskanaal bevestigt schriftelijk de ontvangst van een interne melding binnen een termijn van zeven dagen te rekenen vanaf de ontvangst van de melding, tenzij de melder uitdrukkelijk om het tegendeel verzoekt of tenzij het bevoegde interne meldingskanaal gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een ontvangstbevestiging van de melding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen.
Art.8. Het intern meldingskanaal beoordeelt de ontvankelijkheid van de interne melding.
De melding bevat minstens de volgende informatie:
1° de naam en de contactgegevens van de melder, tenzij de melder opteert voor de anonieme melding;
2° de datum waarop de melding wordt gedaan;
3° de aard van de arbeidsrelatie tussen de melder en de betrokken federale overheidsinstantie;
4° de naam van de bij de integriteitsschending betrokken federale overheidsinstantie;
5° de beschrijving van de integriteitsschending;
6° de datum waarop of de periode waarin de integriteitsschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zeer waarschijnlijk zal voordoen.
De melder voegt alle informatie toe waartoe hij toegang heeft en die kan bijdragen tot het beoordelen van het redelijk vermoeden van de integriteitsschending.
Onverminderd het tweede en derde lid, is de interne melding ontvankelijk voor zover:
1° zij is gebaseerd op een redelijk vermoeden dat een integriteitsschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zeer waarschijnlijk zal voordoen binnen een federale overheidsinstantie;
2° zij valt binnen de materiële en personele toepassingsgebieden zoals bepaald door de artikelen 2 tot en met 5 van de wet van 8 december 2022.
Art.9. § 1. Uiterlijk binnen vijftien werkdagen na de datum van ontvangst van de melding deelt het interne meldingskanaal schriftelijk aan de melder mee of de melding ontvankelijk is tenzij de melder uitdrukkelijk om het tegendeel verzoekt of tenzij het bevoegde interne meldingskanaal gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een ontvangstbevestiging van de melding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen.
Als de melding onontvankelijk is, wordt de mededeling zoals bedoeld in het eerste lid desgevallend vergezeld van relevante aanbevelingen.
§ 2. Het gebruikte interne meldingskanaal dat niet bevoegd is, stuurt binnen een redelijke termijn en op een veilige manier de ontvangen melding door naar het bevoegde interne meldingskanaal als dit op basis van de beschikbare informatie kan worden bepaald en de melder wordt hierover onverwijld geïnformeerd.
Indien de interne melding ontvankelijk is en ook een of meerdere andere interne meldingskanalen bevoegd zijn, wordt de informatie van de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze aan hen doorgezonden.
§ 3. In geval van herhaaldelijke interne meldingen waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere interne melding, kan het interne meldingskanaal beslissen om de meldingsprocedure onmiddellijk te beëindigen. De melder wordt hierover schriftelijk geïnformeerd met de motivering van zijn beslissing.
Afdeling 3. - De opvolging van de interne melding
Art.10. De voor de opvolging aangewezen persoon of afdeling kan, wanneer het interne meldingskanaal intern wordt beheerd, een derde partij of Federale Audit zijn zoals bedoeld in artikel 3, paragraaf 1, eerste lid, 2°.
Art.11. Bij het uitvoeren van de opvolging :
1° worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur toegepast en worden de rechten van verdediging gerespecteerd;
2° worden alle handelingen en beslissingen behoorlijk en zorgvuldig gedocumenteerd en verantwoord.
Art.12. De feedback bedoeld in artikel 12, eerste lid, 5°, van de wet van 8 december 2022, wordt aan de melder uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging van de interne melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen volgend op de melding.
Een feedback wordt gewaarborgd aan de melder elke drie maanden na de eerste feedback.
Art.13. Elke federale overheidsinstantie bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst, behalve wanneer artikel 3, eerste lid, 2°, b), van dit besluit wordt toegepast, dient de Federale Audit op de hoogte te stellen van elke ontvankelijk verklaarde interne melding.
HOOFDSTUK III. - Archivering van meldingen, doel en inhoud
Art.14. Het meldingskanaal beheert de archivering van elk meldingsdossier waarvan het meldingskanaal kennis heeft.
Archivering wordt namelijk uitgevoerd voor informatieve, democratische, juridische, economische en historische doeleinden.
Een gearchiveerd meldingsdossier bevat minstens documenten en informatie over:
- de ontvangst en de inhoud van een melding;
- de bevestiging van de ontvangst van een melding;
- de registratie van een melding;
- het onderzoek van een melding;
- de feedback.
HOOFDSTUK IV. - Nadere regels van de openbare raadpleging bedoeld in artikel 76 van de wet van 8 december 2022
Art.15. De in de loop van 2025 georganiseerde openbare raadpleging overeenkomstig artikel 76 van de wet van 8 december 2022 heeft tot doel natuurlijke personen, bedrijven en instellingen op een transparante en directe manier te betrekken bij het verbeteren van de kwaliteit en van de afdwingbaarheid van de wet van 8 december 2022.
De openbare raadpleging wordt bij voorkeur digitaal georganiseerd.
De namen van de natuurlijke personen die deelnemen aan de openbare raadpleging worden behandeld in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
De openbare raadpleging wordt opgesteld door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in samenwerking met de Federale Audit en de externe meldingskanalen.
Na afloop van het openbare raadplegingsproces publiceert de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning een verslag op de website.
HOOFDSTUK V. - Overgangs- en slotbepalingen
Art. 16. De ministers zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.