29 SEPTEMBER 2023. - Besluit van de secretaris-generaal tot subdelegatie van bepaalde bevoegdheden aan personeelsleden van het Departement Financiën en Begroting en tot vaststelling van het organogram
HOOFDSTUK 1. - Subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking aan personeelsleden van het Departement Financiën en Begroting
Afdeling 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-12
Afdeling 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 13
Afdeling 3. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 14-16
Afdeling 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 17
Afdeling 5. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art. 18-19
Afdeling 6. - Vertegenwoordiging in het kader van de woonmaatschappijen
Art. 20
Afdeling 7. - Delegatie inzake de beslissing tot tussenkomen in prejudiciële procedures voor het Europees Hof van Justitie
Art. 21
HOOFDSTUK 2. - Indeling van het Department Financiën en Begroting in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram
Art. 22-26
HOOFDSTUK 3. - Opheffingsbepalingen en inwerkingtreding
Art. 27-28
2011202765 2011202766 2011202767 2014201681 2015202326 2016035032 2016035818 2018014722
HOOFDSTUK 1. - Subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking aan personeelsleden van het Departement Financiën en Begroting
Afdeling 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° briefwisseling: de briefwisseling van gewone of elektronische aard die verband houdt met de opdracht van het personeelslid;
2° secretaris-generaal: de secretaris-generaal van het Departement Financiën en Begroting;
3° subentiteit: elke subentiteit van het Departement Financiën en Begroting, vermeld in hoofdstuk 2.
Art.2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden inzake de aangelegenheden die tot de taken van de betrokken subentiteit behoren en dit binnen de perken van de beschikbare kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken subentiteit ressorteren.
Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot de volgende zaken:
1° de beslissingen die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de in dit besluit bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten en het uitvaardigen van besluiten.
Art.3. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van de subentiteit die onder zijn hiërarchisch gezag staan, tot op het meest functionele niveau.
Een afschrift van het besluit tot subdelegatie wordt zo snel mogelijk en uiterlijk bij de aanvang van de subdelegatie op elektronische wijze aan de secretaris-generaal bezorgd.
Art.4. De bij dit besluit verleende delegaties worden ook verleend aan het personeelslid dat belast is met de waarneming van de functie van het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit, of dat hem vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering.
In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, in geval van ondertekening van documenten boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule :
" Voor de [graad van de titularis]... [naam van de subentiteit], afwezig ".
Art.5. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit duidt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering het personeelslid aan dat hem vervangt en deelt een afschrift van het besluit tot subdelegatie zo snel mogelijk en uiterlijk bij de aanvang van de subdelegatie mee aan de secretaris-generaal.
Art.6. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit, alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden worden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.7. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden. Daaronder wordt ook verstaan de controle op de volledigheid en juistheid van de boekhoudkundige documenten.
Art.8. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit is ten aanzien van de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit wordt gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Daarom wordt, naast de maatregelen opgenomen in artikel 9, voorzien in een controle door de secretaris-generaal op de door de leiding van een subentiteit schriftelijk verstrekte subdelegaties.
Art.9. De secretaris-generaal kan, na overleg met de personeelsleden belast met de leiding van een subentiteit, nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid verstrekt moet worden.
De secretaris-generaal kan bovendien op ieder ogenblik aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.10. De secretaris-generaal heeft het recht om bij beslissing de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
Art.11. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.12. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
Afdeling 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.13. § 1. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Met betrekking tot de aangelegenheden die niet aan het personeelslid, vermeld in het eerste lid, zijn gedelegeerd en waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister of de secretaris-generaal berust, heeft de delegatie, vermeld in het eerste lid, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister of de secretaris-generaal.
§ 2. De delegatie, zoals voorzien in paragraaf 1, geldt onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Afdeling 3. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art.14. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om binnen de algemene richtlijnen vastgesteld op het directiecomité en binnen de aan de subentiteit toegewezen beschikbare middelen de beslissingen te nemen in verband met de interne organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van de subentiteit, met inbegrip van het procesmanagement.
Art.15. Het personeelslid dat verantwoordelijk is voor het Human Resources beleid heeft delegatie tot ondertekening van arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur van de personeelsleden die bij het Departement Financiën en Begroting werken.
Art.16. Onverminderd andersluidende bepalingen, heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om:
1° aan zijn personeelsleden toestemming te geven tot cumulatie van beroepsactiviteiten;
2° bij de aanvang van de proeftijd de inhoud van het programma en de evaluatiecriteria van de proeftijd te bepalen;
3° aan zijn personeelsleden de verloven en dienstvrijstellingen toe te staan en toe te kennen, rekening houdende met de noodzaak aan continuïteit op het niveau van het Departement Financiën en Begroting.
Afdeling 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.17. § 1. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om overheidsopdrachten van beperkte waarde te plaatsen die tot stand komen met aanvaarde factuur als vermeld in artikel 92 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
§ 2. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie in het kader van de algemene werking van zijn afdeling en in uitvoering van de beslissingen die hierover door de secretaris-generaal worden genomen om bestellingen te plaatsen boven de beperkte waarde, vermeld in paragraaf 1, als de bestelling voldoet aan de volgende voorwaarden:
1° de bestelling gebeurt op grond van een bestellingsopdracht die bestaat uit continue prestaties, zoals vaste uitgaven, exploitatie en recurrent onderhoud;
2° de bestelling is beperkt tot de bedragen, vermeld in artikel 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen.
Afdeling 5. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art.18. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling van de subentiteit, met andere diensten van de Vlaamse overheid en met derden, behoudens andere ministers dan de hiërarchische bevoegde Vlaamse minister.
Onverminderd het eerste lid worden de volgende categorieën van briefwisseling, alvorens aan de bestemmeling te worden verzonden, ter ondertekening aan de secretaris-generaal voorgelegd:
1° briefwisseling van beleidsmatige aard zijnde met impact op meerdere instellingen of regelgeving tot gevolg, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
2° andere briefwisseling dan de briefwisseling, vermeld in punt 1°, die het niveau van individuele transacties overstijgt, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
3° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke materiële vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers die niet louter de uitvoering betreffen van reglementering en waarin interpreteerbare standpunten ingenomen worden;
4° briefwisseling met het Rekenhof.
Art.19. De secretaris-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken om:
1° bijkomende categorieën van briefwisseling voorafgaand ter ondertekening voor te leggen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde transacties en dossiers voorafgaand ter ondertekening voor te leggen;
3° de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
De instructies, vermeld in het eerste lid, worden gepubliceerd via een digitaal communicatiekanaal van het Departement Financiën en Begroting.
Afdeling 6. - Vertegenwoordiging in het kader van de woonmaatschappijen
Art.20. Het personeelslid belast met de leiding van de Afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties wordt gemachtigd om:
1° een persoon aan te wijzen die het Vlaams Gewest als aandeelhouder vertegenwoordigt op de gewone algemene vergaderingen van de woonmaatschappijen;
2° binnen de grenzen van de begroting, betalingen te verrichten ter volstorting van de door het Vlaamse Gewest verworven aandelen in de woonmaatschappijen;
3° een persoon aan te wijzen die het Vlaams Gewest of de Vlaamse Gemeenschap als aandeelhouder vertegenwoordigt op de gewone algemene vergaderingen van de Vlaamse openbare instellingen die een vennootschap vormen;
4° een persoon aan te wijzen die het Vlaams Gewest als aandeelhouder vertegenwoordigt op de buitengewone of bijzondere algemene vergaderingen van de woonmaatschappijen, binnen de beperkingen zoals gesteld in artikel 8, § 2, van het ministerieel besluit van 18 juli 2023 tot delegatie van sommige bevoegdheden inzake financiën en begroting aan de secretaris-generaal van het Departement Financiën en Begroting.
De machtiging, vermeld in het eerste lid, 4°, geldt niet voor buitengewone of bijzondere algemene vergaderingen waarin zal worden gestemd over een van de volgende zaken:
1° beslissingen die een budgettaire weerslag op het Vlaams Gewest hebben van meer dan duizend euro;
2° de stopzetting, ontbinding of fusie van de betreffende woonmaatschappij.
Afdeling 7. - Delegatie inzake de beslissing tot tussenkomen in prejudiciële procedures voor het Europees Hof van Justitie
Art.21. Het personeelslid belast met de leiding van de Afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties wordt gemachtigd om rechtsgedingen te voeren als tussenkomende partij voor het Europees Hof van Justitie als het rechtsgeding betrekking heeft op een aangelegenheid die tot de uitsluitende bevoegdheid behoort van het Departement Financiën en Begroting.
Overeenkomstig artikel 16, § 1, eerste lid, 2°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van de beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen, worden de rechtsgedingen, vermeld in het eerste lid, gevoerd namens de Vlaamse Regering.
De delegatie, vermeld in het eerste lid, omvat het nemen van de beslissingen over het verrichten van alle noodzakelijke proceshandelingen.
HOOFDSTUK 2. - Indeling van het Department Financiën en Begroting in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram
Art.22. Het Departement Financiën en Begroting bestaat uit subentiteiten. Naast het secretariaat van de secretaris-generaal, de klachtendienst en diverse diensten tot ondersteuning van de inspectie van financiën en de kabinetten, zijn er drie afdelingen:
1° de Afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties, afgekort BOBFO;
2° de Afdeling Dienstencentrum Boekhouding, afgekort DCB;
3° de Afdeling HR, Informatiebeheer, Kennisdeling en Communicatie, afgekort HIKC.
Art.23. De Afdeling BOBFO staat in voor de volgende taken:
1° beleidsondersteuning inzake financiën, begroting en fiscaliteit, met inbegrip van beleidssimulaties en de coördinerende rol vermeld in hoofdstuk 8/1 Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019;
2° regelgeving en juridische ondersteuning inzake financiën, begroting en personenbelasting;
3° werkzaamheden inzake de meerjarenraming, de begrotingsopmaak en begrotingsaanpassing, met inbegrip van de rapportering over de begrotingsgegevens;
4° de monitoring van de begrotingsuitvoering, de uitvoeringsrapporten en de coördinatie en opmaak van de geconsolideerde rekening, vermeld in artikel 44 Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019;
5° de coördinatie van de beleids- en begrotingstoelichtingen, met inbegrip van de rapportering over de begrotingsgegevens bij de begrotingsuitvoering;
6° financiële operaties;
7° opvolging en ondersteuning van grote projecten en programma's als vermeld in het decreet van 22 maart 2019 houdende een kader voor grote projecten en programma's;
8° het centraal beheren van de begrotingsgegevens, de applicaties en de bijhorende rapporteringsoplossingen.
Art.24. De Afdeling DCB staat in voor de volgende taken:
1° boekhouding van de Vlaamse ministeries en rechtspersonen;
2° het verzorgen van de rekening van de Vlaamse Gemeenschap, vermeld in artikel 46, eerste lid Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019, met uitzondering van de taken van de afdeling BOBFO, vermeld in artikel 23;
3° het verzorgen van de rekeningen, vermeld in artikel 48 eerste lid Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019, van de Vlaamse rechtspersonen die aangesloten zijn bij het dienstencentrum, met uitzondering van de taken van de afdeling BOBFO, vermeld in artikel 23;
4° opmaak en het beheer van de boekhoudhandleiding;
5° voorbereiding van adviezen van de Vlaamse adviescommissie voor Boekhoudkundige Normen;
6° controle op de boekhouding;
7° ondersteuning inzake single audit.
Art.25. De Afdeling HIKC staat in voor de volgende taken:
1° informatiebeheer;
2° ICT coördinatie voor het Departement Financiën en Begroting;
3° kennisdeling en communicatie;
4° personeelsbeleid (HR) en vorming;
5° facility.
Art.26. Het organogram van het Departement Financiën en Begroting is vastgesteld in de bijlage, gevoegd bij dit besluit.
HOOFDSTUK 3. - Opheffingsbepalingen en inwerkingtreding
Art.27. De volgende regelingen worden opgeheven:
1° het besluit van de secretaris-generaal voor de subentiteit stafdiensten van het departement Financiën en Begroting van 31 maart 2011 tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van de subentiteit stafdiensten van het departement Financiën en Begroting;
2° het besluit van het afdelingshoofd van 31 maart 2011 voor de subentiteit Managementondersteunende Diensten van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van deze subentiteit;
3° het besluit van het afdelingshoofd van 31 maart 2011 voor de subentiteit afdeling Informatica van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van deze subentiteit;
4° het besluit van het afdelingshoofd Financieel Management van 31 maart 2011 voor de subentiteit Financieel Management van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van de subentiteit Financieel Management van het departement Financiën en Begroting;
5° het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 27 februari 2014 tot subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking aan personeelsleden van het departement Financiën en Begroting en tot werking van het operationeel comité inzake kas- en schuldbeheer van de Vlaamse Gemeenschap;
6° het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 22 januari 2015 tot opheffing van het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake de afdeling Activa Transferts, in uitvoering van het delegatiebesluit van 1 mei 2014 van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking aan personeelsleden van het departement Financiën en Begroting en tot werking van het operationeel comité inzake kas- en schuldbeheer van de Vlaamse Gemeenschap;
7° het besluit van het afdelingshoofd van 18 maart 2015 voor subentiteit afdeling BASIL van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van deze subentiteit;
8° het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 24 december 2015 tot indeling van het departement Financiën en Begroting in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram, gewijzigd bij het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 22 oktober 2018, en de bijlage bij het besluit;
9° het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 12 mei 2016 tot subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking aan personeelsleden van het departement Financiën en Begroting en tot werking van het operationeel comité inzake kas- en schuldbeheer van de Vlaamse Gemeenschap, gewijzigd bij het besluit van de secretaris-generaal van het departement Financiën en Begroting van 22 oktober 2018;
10° het besluit van het afdelingshoofd van 22 oktober 2018 voor subentiteit afdeling BASIL van het departement Financiën en Begroting tot subdelegatie van sommige bevoegdheden aan de diensthoofden van deze subentiteit.
Art. 28. Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2023.
(Beeld niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 25-10-2023, p. 99912)