13 OKTOBER 2010. - Besluit van de voorzitter van de beheerscommissie van het OC-ANB houdende delegatie en toewijzing van bevoegdheden(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 17-11-2010 en tekstbijwerking tot 10-12-2012)
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Delegaties verleend aan de directeur van het OC-ANB
Art. 8-13
HOOFDSTUK 3. - Subdelegaties verleend aan de coördinatoren en andere medewerkers van het OC-ANB
Art. 14-21
HOOFDSTUK 4. - Beheer van de delegaties
Art. 22-23
HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen
Art. 24-25
BIJLAGE.
Art. N
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Voor de toepassing van de besluit wordt verstaan onder :
a) OC-ANB : de werking van het OC-ANB inclusief Inverde (organiseert opleidingen en vormingen in bos-, groen- en natuurbeheer en staat onder meer in voor de permanente vorming binnen het Agentschap voor Natuur en Bos).
b) Directeur : de persoon die door de voorzitter van het OC-ANB door middel van een arbeidsovereenkomst verbonden is en die hierdoor belast is met het dagelijks bestuur van de organisatie.
c) Coördinator : persoon die de verantwoordelijkheid draagt voor de medewerkers die onder zijn/haar verantwoordelijkheid werken zoals bijvoorbeeld Inverde.
Art.2. § 1. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan de persoon die met de waarneming van het ambt van de titularis is belast, die deze titularis vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering, of die op enigerlei wijze voorzien in het toepasselijke personeelsstatuut het ambt van de titularis daadwerkelijk uitoefent.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering van de titularis bedoeld in de vorige paragraaf plaatst de betrokken ambtenaar boven de vermelding van zijn graad en zijn handtekening de formule "voor (de naam van de persoon), afwezig".
§ 3. De delegaties die bij dit besluit worden verleend, kunnen uitsluitend worden uitgeoefend binnen de grenzen van de taakstelling van de delegatiehouder.
§ 4. De delegaties die bij dit besluit worden verleend, worden slechts verleend binnen de perken van de goedgekeurde beleidsnota en begrotingen van het OC-ANB.
§ 5. De delegaties die bij dit besluit worden verleend, worden slechts toegekend binnen de perken van de algemene bevoegdheid van de voorzitter van de beheerscommissie en de beheerscommissie van het OC-ANB die als eindverantwoordelijken bevoegd zijn voor de sturing en voor het geheel van de activiteiten van het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos.
§ 6. De delegaties die bij dit besluit worden verleend, houden geen delegatie in inzake :
- principiële zaken die het OC-ANB als entiteit aanbelangen;
- conflictueuze zaken waarin het OC-ANB als entiteit betrokken is;
- zaken waarbij het imago van het OC-ANB in het gedrang komt;
- het financieel beleid van het OC-ANB;
- strategisch beleid en strategische initiatieven;
§ 7. De bij dit besluit verleende delegaties worden verleend met dien verstande dat zij te allen tijde kunnen worden uitgeoefend door de hiërarchische meerderen van de titularis.
Art.3. Onverminderd de contractuele bevoegdheden van de directeur omvat de delegatie :
a) de beslissingen die moeten genomen worden in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de gedelegeerde aangelegenheden;
b) de beslissingen die voortvloeien uit de reeds genomen beslissing en die van ondergeschikt of aanvullend belang zijn voor de uitoefening van de gedelegeerde aangelegenheden;
c) het goedkeuren van uitgaven die binnen het kader van door de beheerscommissie goedgekeurde beleidsnota en begroting en die verband houden met de gedelegeerde aangelegenheden;
d) het nemen van strategische initiatieven binnen het kader van het door de beheerscommissie goedgekeurde beleidsplan.
Bij twijfel over de toepassing van de delegatie moet er overleg gepleegd worden met de voorzitter van de beheerscommissie.
Art.4. De bij dit besluit verleende delegatie aan de directeur van het OC-ANB kan enkel worden uitgeoefend binnen de grenzen van de taakstelling van het OC-ANB.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegatie wordt slechts toegekend binnen de perken van de algemene bevoegdheid van de voorzitter van de beheerscommissie.
Art.6. De bij dit besluit verleende delegatie wordt verleend met dien verstande dat zij te allen tijde kan worden uitgeoefend door de voorzitter van de beheerscommissie, als hiërarchische meerdere van de directeur van het OC-ANB.
Art.7. Alle bedragen vermeld in onderhavig besluit zijn exclusief btw, tenzij anders bepaald in het betreffende artikel.
HOOFDSTUK 2. - Delegaties verleend aan de directeur van het OC-ANB
Art.8. Maandelijks vindt er een structureel, gepland overleg plaats tussen de voorzitter van de beheerscommissie en de directeur van het OC-ANB. Daarnaast vinden er tussentijdse, informele gesprekken plaats per e-mail of per telefoon naar aanleiding van een dossier, een vraag of dergelijke.
Art.9. De aan de directeur van het OC-ANB verleende delegatie kan in een afzonderlijk document worden gesubdelegeerd aan medewerkers die voor de directeur werken.
Art.10.§ 1. De directeur van het OC-ANB heeft de delegatie om de dagdagelijkse correspondentie te voeren die verband houdt met zijn opdracht, in het bijzonder met betrekking tot de bij dit besluit gedelegeerde aangelegenheden, met uitzondering van de correspondentie met betrekking tot :
- het Rekenhof;
- de Vlaamse Regering, haar Ministers of Kabinetten;
- Parlementen
en met uitzondering van het in ontvangst nemen van dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Gemeenschap en/of het Vlaamse Gewest.
§ 2. de directeur van het OC-ANB heeft delegatie voor :
- het in ontvangst nemen van aangetekende zendingen;
- het goedkeuren van presentiegelden en binnenlandse reisvergoedingen, maaltijd- en dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen;
- het nemen van beslissingen over de aangelegenheden met betrekking tot de arbeidsgeneeskunde voor het personeel dat tot het OC-ANB behoort.
[1 - het organiseren van de activiteiten van het Agentschap voor Natuur en Bos met betrekking tot de personeelsvorming.]1
[1 § 3. Aan de directeur van het OC-ANB wordt de opvolging, de aansturing en de coördinatie toegewezen van het project 'Groen in de Stad', afgekort 'GidS' alsook de coördinatie van de interne communicatie van het Agentschap voor Natuur en Bos.]1
----------
(1)<BVR 2012-10-15/05, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2012>
Art.11. § 1. De directeur van het OC-ANB heeft inzake overheidsopdrachten, binnen het goedgekeurde beleidsplan voor het lopende en de volgende jaren, delegatie voor de keuze van gunningswijze, de goedkeuring van het bestek, het gunnen van overheidsopdrachten en de uitvoering daarvan voor zover :
1° indien het een openbare aanbesteding of een algemene offerteaanvraag voor werken betreft, het bedrag geraamd in het fysisch programma of ondernemingsplan, respectievelijk het budget, niet hoger is dan 500.000 euro; dit bedrag bedraagt voor leveringen 250.000 euro en voor diensten 185.000 euro;
2° indien het een beperkte aanbesteding of een beperkte offerteaanvraag voor werken betreft, het bedrag geraamd in het fysisch programma of ondernemingsplan, respectievelijk het budget, niet hoger is dan 185.000 euro; dit bedrag bedraagt voor leveringen 50.000 euro en voor diensten 30.000 euro;
3° indien het een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor werken betreft, het bedrag geraamd in het fysisch programma of ondernemingsplan, respectievelijk het budget, niet hoger is dan 50.000 euro; dit bedrag bedraagt voor leveringen 30.000 euro en voor diensten 18.500 euro;
4° indien het een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor werken betreft, het bedrag geraamd in het fysisch programma of ondernemingsplan, respectievelijk het budget, niet hoger is dan 25.000 euro; dit bedrag bedraagt voor leveringen 18.500 euro en voor diensten 12.500 euro.
5° indien het een verrekening of een bijakte betreft voor zover het gecumuleerd bedrag in min of in meer afzonderlijk, niet hoger is dan 10 % van het bedrag waartegen de opdracht werd gegund.
§ 2. De delegaties bepaald in § 1 zijn slechts van toepassing in de mate dat :
- voor wat de goedkeuring van de aanbestedingsbescheiden betreft het bedrag van de raming niet hoger is dan het geprogrammeerde bedrag plus maximaal 10 %;
- voor wat de gunning van opdrachten betreft het bedrag van de inschrijving niet hoger is dan het bedrag van de raming plus maximaal 10 % en het bedrag van de inschrijving niet hoger is dan het geprogrammeerde bedrag plus maximaal 15 %.
§ 3. De delegaties bepaald in § 1 zijn van toepassing op gezamenlijke opdrachten overeenkomstig artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, indien het aandeel van het OC-ANB in de gezamenlijke opdracht niet hoger is dan de in § 1 respectievelijk bepaalde bedragen.
§ 4. De delegaties bepaald in § 2 strekken zich niet uit tot :
1° de beslissingen met betrekking tot het niet-toewijzen van de opdracht en het al dan niet heraanbesteden volgens al dan niet dezelfde procedure overeenkomstig artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
2° de beslissingen met betrekking tot de procedure in geval van het verstrijken van de gestanddoeningstermijn, overeenkomstig artikel 118 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;
3° de beslissingen met betrekking tot het wijzigen van het voorwerp van de opdracht overeenkomstig artikel 8 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken;
4° het nemen van maatregelen van ambtswege overeenkomstig de onderscheiden bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden, zoals als bijlage gevoegd bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken.
§ 5. De directeur heeft delegatie om, binnen de perken van de geopende kredieten, opdrachten te gunnen volgens een onderhandelingsprocedure, die niet zijn opgenomen in een goedgekeurd inhoudelijk programma voor zover het bedrag van de opdracht niet hoger is dan
- 30.000 euro voor werken;
- 18.500 euro voor leveringen;
- 7.500 euro voor diensten.
En voor zover het handelt om hoogdringende opdrachten waarbij er een reëel gevaar dreigt voor personen en/of goederen. Een afschrift van de betekening van de gunning wordt binnen de 24 uur meegedeeld aan de voorzitter van de beheerscommissie.
§ 6. De directeur heeft delegatie om inzake overheidsopdrachten binnen het goedgekeurde beleidsplan voor het lopende en de volgende jaren, en die binnen de delegatie van de voorzitter van de beheersommissie vallen, alle documenten te ondertekenen in uitvoering van de gunningsbeslissing en de vastlegging, onverminderd § 4.
Art.12. De directeur van het OC-ANB heeft inzake dossiers waarvoor het OC-ANB subsidies aanvraagt de delegatie deze goed te keuren voor zover het totale projectbudget het bedrag van 600.000 euro niet overschrijdt.
Art.13. Onverminderd artikelen 11 en 12, heeft de directeur delegatie voor het afsluiten van overeenkomsten, behoudens :
- wanneer de jaarlijkse financiële implicatie van de overeenkomst in uitgave groter is dan 18.500 euro;
- wanneer de overeenkomst de toekenning van een zakelijk recht, een huur of een concessie inhoudt, waarvan de totale inkomst over de duurtijd van de overeenkomst groter is dan of gelijk is aan 18.500 euro;
- wanneer de overeenkomst wordt gesloten met een overheid, tenzij deze overheid het Agentschap voor Natuur en Bos is.
HOOFDSTUK 3. - Subdelegaties verleend aan de coördinatoren en andere medewerkers van het OC-ANB
Art.14. Het ondertekenen en wijzigen van personeelscontracten blijft de uitsluitende bevoegdheid van de directeur van het OC-ANB.
Art.15.[1 De volgende personen worden aangeduid als coördinator : Mevr. Veronique De Smedt, Mevr. Petra Detienne, Mevr. Wiske Verhaest en Mevr. Ellen Hutsebaut.
De coördinatoren hebben als taak om :
1° de dagelijkse werking van de door hen gecoördineerde activiteiten te garanderen;
2° de projecten die betrekking hebben op de uitvoering van de door de beheerscommissie goedgekeurde beleidsnota en begroting te coördineren en hierover op regelmatige tijdstippen te rapporteren aan de directeur van het OC-ANB;
3° de facturen na te kijken van projecten en overheidsopdrachten die binnen het kader van de door de beheerscommissie goedgekeurde begroting en beleidsplan worden uitgevoerd.]1
----------
(1)<BVR 2012-10-15/05, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2012>
Art.16. De coördinatoren, genoemd in bijlage, krijgen de delegatie om :
- binnen de dagelijkse werking bestelbonnen goed te keuren tot 2.000 euro. Uitgaven die niet tot de gewone dagelijkse werking behoren worden voorgelegd aan de directeur;
- verlof van meer dan 2 weken van de medewerkers die onder hun takenpakket vallen goed te keuren; dit verlof kan ter informatie worden voorgelegd aan de directeur van het OC-ANB.
Art.17. De medewerkers hebben de taak om de aan hen toegewezen projecten en activiteiten op een kwaliteitsvolle manier af te werken, en de facturatie en betaling van bepaalde uitbestede opdrachten en bestellingen voor te bereiden en na te kijken. Ze krijgen hiertoe de delegatie om :
- vakantieaanvragen tot 2 aaneengesloten weken op eigen verantwoordelijkheid in te plannen en door te geven aan de persoon die de loonsadministratie verricht. Gedetacheerde medewerkers bespreken hun verlofaanvragen voorafgaandelijk met de persoon die hen aanstuurt.
- de dagelijkse briefwisseling die verbonden is aan hun projecten en activiteiten zelf te ondertekenen, met uitzondering van het nemen van strategische of prijsgerelateerde beslissingen. Deze laatste moeten teruggekoppeld worden met de coördinator die eventueel de directeur van het OC-ANB inlicht indien de betreffende beslissing niet binnen de delegatie valt die is bepaald in artikel 14 van dit besluit.
Art.18.[1 De volgende medewerkers worden belast met de boekhouding : Mevr. Linda Michiels en Mevr. Vera Watty.
De medewerkers die belast zijn met de boekhouding krijgen als taak de opgestelde facturen en onkostenformulieren op juistheid na te kijken, en hieraan bestelbonnen of andere documenten toe te voegen ter staving van de uitgaven. De opgemaakte facturen en bestelbonnen tot een bedrag van 2.000 euro worden getekend door de coördinator.]1
----------
(1)<BVR 2012-10-15/05, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2012>
Art.19.[1 Wat de zicht- en termijnrekeningen van het OC-ANB betreft, worden de volgende bevoegdheden verleend :
1° de medewerkers die belast zijn met de boekhouding krijgen de bevoegdheid om :
a) de bankrekeningen te raadplegen;
b) betalingen in het systeem te plaatsen;
c) betalingen als eerste persoon te ondertekenen;
2° de medewerker die verantwoordelijk is voor de financieel-administratieve opvolging van de houtverkopen en gebruiksovereenkomsten, Mevr. Wendy Gordts, krijgt de bevoegdheid om de met deze activiteiten verbonden bankrekeningen te raadplegen;
3° de directeur en de coördinatoren krijgen bevoegdheid op de rekeningen zodat zij gegroepeerde, voorbereide betalingen onder de 20.000 euro inclusief btw kunnen tekenen. De directeur heeft daarenboven de bevoegdheid om facturen vanaf 20.000 euro inclusief btw te betalen, mits het voorafgaandelijk laten goedkeuren van deze betalingen door de voorzitter van de beheerscommissie.]1
----------
(1)<BVR 2012-10-15/05, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2012>
Art.20. Beslissingen over het gebruik van de termijnrekening worden genomen door de directeur en de coördinator die belast is met de financiën en dit binnen de strategische lijnen die werden afgesproken met de voorzitter.
Art.21. § 1. Personen die een delegatie hebben gekregen rapporteren hierover maandelijks aan de directeur of de coördinator. In deze rapportering worden zowel de genomen beslissingen als de betreffende bedragen vermeld.
§ 2. Over het gebruik van de hem verleende delegaties rapporteert de directeur driemaandelijks op een gestructureerde, exacte, toegankelijke, beknopte en ter zake doende wijze aan de beheerscommissie en/of de voorzitter van de beheerscommissie.
§ 3. De in dit artikel bedoelde rapportages behelzen zowel de beslissingen die werden genomen, de beslissingen die niet binnen de gestelde termijn worden genomen als de beslissingen die nog te nemen zijn.
HOOFDSTUK 4. - Beheer van de delegaties
Art.22. Alle in dit besluit verleende delegaties kunnen worden geschorst of ingetrokken. Ook kunnen met betrekking tot het gebruik van de delegaties die zijn verleend, nadere instructies gegeven worden over de toepassing ervan en de rapportering erover. De verleende delegaties kunnen te allen tijde door de directeur of voorzitter van de beheerscommissie zelf worden uitgeoefend.
Art.23. De personen die in gevolge dit besluit titularis zijn van delegaties nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende of bekrachtigde delegaties.
HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen
Art.24. De in dit besluit vermelde delegaties worden regelmatig geëvalueerd en indien nodig herzien.
Art.25. Dit delegatiebesluit treedt in werking op 13 oktober 2010 en vervangt het delegatiebesluit van 26 november 2009.
Brussel, 13 oktober 2010.
M. EVENEPOEL,
Voorzitter beheerscommissie Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos
BIJLAGE.
Art. N. Annexe.
<Opgeheven bij BVR 2012-10-15/05, art. 5, 002; Inwerkingtreding : 20-12-2012>