10 JANUARI 2002. - Koninklijk besluit betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen. (NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 12-01-2002 en tekstbijwerking tot 26-08-2022)
HOOFDSTUK I. - Definities.
Art. 1
HOOFDSTUK Ibis. [1 - Gegevensbescherming.]1
Art. 1/1
HOOFDSTUK II. - Het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder.
Art. 2-8
HOOFDSTUK III. - Het toezicht op de boekhouding van de notarissen.
Afdeling 1. [1 - Toezicht door deskundigen.]1
Art. 9-19
Afdeling 1bis. [1 - Toezicht door de Nationale Kamer.]1
Afdeling 1bis. [1 Overeenkomstig artikel 33, zesde lid, van de wet op het notarisambt wordt op verzoek van de Nationale Kamer, de volgende boekhoudinformatie afgeleverd:
Afdeling 2. - Organisatie van de controle.
Art. 20-31
HOOFDSTUK IV. - Professionele vennootschappen van notarissen.
Art. 32
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen.
Art. 33-36
HOOFDSTUK I. - Definities.
Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder :
- " de wet op het notarisambt " : de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt [1 ...]1;
- " het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935 " : het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935 tot samenschakeling van de wetten betreffende de inrichting en de werking van de Deposito- en Consignatiekas en tot aanbrenging van wijzigingen daarin krachtens de wet van 31 juli 1934;
- " de overdrager " : de notaris-titularis of de geassocieerde notaris-titularis die ophoudt zijn ambt uit te oefenen als gevolg van de aanvaarding van zijn ontslag, van zijn afzetting, het bereiken van de leeftijdsgrens of vernietiging van zijn benoeming of de rechtverkrijgenden van de overleden notaris-titularis;
- " de overnemer " : de notaris die in opvolging van de overdrager benoemd wordt;
[1 - "de Nationale Kamer": de Nationale Kamer van notarissen bedoeld in artikel 90 en volgende van de wet op het notarisambt;
- "het directiecomité": het directiecomité van de Nationale Kamer als bedoeld in artikel 92 van de wet op het notarisambt;
- "de kamer van notarissen": de kamer van notarissen als bedoeld in artikel 76 en volgende van de wet op het notarisambt;
- "reglement organisatie en toezicht boekhouding": het reglement van de Nationale Kamer van 26 oktober 2017, gewijzigd op 25 oktober 2018, 24 januari 2019 en 21 april 2022, betreffende de organisatie van en het toezicht op de boekhouding van de notarissen, goedgekeurd bij koninklijk besluit van 3 juni 2022 houdende goedkeuring van het reglement betreffende de organisatie van en het toezicht op de boekhouding van de notarissen vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen, en de latere wijzigingen ervan;
- "de commissie van toezicht": de commissie van toezicht als bedoeld in artikel 32 en volgende van het reglement organisatie en toezicht boekhouding;
- "rubriekrekening": de rekening bedoeld in artikel 34, § 2, derde lid, en 34bis van de wet op het notarisambt;
- "professionele rekening": de kantoorrekeningen, derdenrekeningen en rubriekrekeningen van de notaris geopend met het oog op de uitoefening van het ambt, bij een kredietinstelling bedoeld in de wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op kredietinstellingen en beursvennootschappen of aangehouden bij de Deposito- en Consignatiekas.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
HOOFDSTUK Ibis. [1 - Gegevensbescherming.]1
----------
(1)
Art. 1/1. [1 § 1. De Nationale Kamer is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de zin van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) uitgevoerd op grond van haar toezichtsopdracht bedoeld in artikel 33, vijfde tot achtste lid, van de wet op het notarisambt.
De categorieën van persoonsgegevens die door de Nationale Kamer worden verwerkt zijn:
1° de financiële gegevens betreffende de boekhouding van het kantoor, die de notaris, zijn cliënt en de overige personen opgenomen in de boekhouding betreffen en, hieronder begrepen:
- de gegevens betreffende de boekingen in de dagboeken;
- de gegevens betreffende de signaletiekgegevens van de dagboeken;
- de gegevens betreffende het boekhoudplan;
- de gegevens betreffende de boekjaren;
2° andere financiële en identificatiegegevens betreffende de cliënt van de notaris, met inbegrip van zijn naam en voornaam en in voorkomend geval zijn BTW-nummer, zijn bankrekeningnummer, die gecodeerd zijn om de vertrouwelijkheid ervan te garanderen;
3° andere financiële en identificatiegegevens van de overige personen opgenomen in de boekhouding, met inbegrip van hun naam en voornaam en in voorkomend geval hun BTW-nummer, hun bankrekeningnummer, die gecodeerd zijn om de vertrouwelijkheid ervan te garanderen;
4° de identificatie- en contactgegevens van de notaris;
5° de gegevens verzameld bij de instanties opgesomd in artikel 19/1 wanneer voornoemde categorieën van gegevens niet voldoende zijn voor de verwezenlijking van de nagestreefde doelstelling.
De kamer van notarissen heeft een recht van toegang tot de categorieën van persoonsgegevens vermeld in het tweede lid, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van haar wettelijke opdracht, overeenkomstig artikel 33, zevende lid, van de wet op het notarisambt zodat deze haar wettelijke opdracht kan uitoefenen.
§ 2. De Nationale Kamer is de bestemmeling van de identificatie- en contactgegevens van de deskundigen, opgenomen in de lijst van deskundigen als bedoeld in artikel 12, is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en bewaart de gegevens zolang de deskundigen aangewezen kunnen worden overeenkomstig artikel 14.
§ 3. De deskundige die het toezicht bedoeld in artikel 15 uitvoert, handelt op instructie van de Nationale Kamer of de kamer van notarissen.
De deskundige wordt aangewezen door de commissie van toezicht van de kamer van notarissen overeenkomstig artikel 14, eerste lid.
De kamer van notarissen waarvan de commissie van toezicht deel uitmaakt overeenkomstig artikel 32 van het reglement organisatie en toezicht boekhouding is de bestemmeling van de identificatie- en contactgegevens van de deskundigen, opgenomen in de lijst van deskundigen als bedoeld in artikel 12, en de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking op grond van de opdracht die aan de kamer van notarissen is toegekend door artikel 76, eerste lid, 5°, van de wet op het notarisambt en bewaart de gegevens zolang de deskundigen aangewezen kunnen worden overeenkomstig artikel 14.
De commissie van toezicht is de bestemmeling van de identificatie- en contactgegevens van de deskundigen, opgenomen in de lijst van deskundigen als bedoeld in artikel 12 en bewaart de gegevens zolang de deskundigen aangewezen kunnen worden overeenkomstig artikel 14.]1
----------
(1)<Ingevoegd bij KB 2022-05-18/22, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
HOOFDSTUK II. - Het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder.
Art.2.[1 ...]1
[1 Het is elke notaris]1 verboden om in het kader van de uitoefening van zijn beroep van notaris een professionele rekening te openen bij een kredietinstelling, indien die niet vooraf verzaakt heeft aan het principe van eenheid van rekeningen alsmede aan de wettelijke en conventionele compensatie, dit zowel tussen de privé- en professionele rekeningen van de notaris als tussen zijn verschillende professionele rekeningen.
[1 Deze verzaking is een onherroepelijke verbintenis, die wordt opgemaakt volgens het model opgesteld door het directiecomité.
Dit model is beschikbaar op www.notaris.be.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 3, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.3.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 4, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.4.De instelling bedoeld in artikel [1 34, § 3, van de wet op het notarisambt]1 wordt door de notaris aangeduid, tenzij alle gerechtigden het eens zijn over de keuze van een andere instelling.
Het beheer van de [1 rubriekrekening]1 berust uitsluitend bij de notaris.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 5, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.5.[1 Artikel 34, § 5, van de wet op het notarisambt is van overeenkomstige toepassing op effecten en geldswaardige papieren.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 6, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.6.De effecten en geldswaardige papieren aan toonder bedoeld in artikel 34bis van de wet op het notarisambt moeten uiterlijk bij het verstrijken van de in dat artikel voorziene termijn in open bewaarneming worden gegeven op naam van de notaris en onder een afzonderlijke rubriek, voor rekening van de gerechtigde(n).
De open bewaarneming gebeurt bij een instelling bedoeld in artikel [1 34, § 3, van de wet op het notarisambt]1.
De instelling wordt door de notaris aangeduid, tenzij alle gerechtigden het eens zijn over de keuze van een andere instelling.
Het beheer van deze open bewaarneming berust uitsluitend bij de notaris.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 7, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.7.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 8, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.8.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 9, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
HOOFDSTUK III. - Het toezicht op de boekhouding van de notarissen.
Afdeling 1. [1 - Toezicht door deskundigen.]1
----------
(1)
Art.9.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 11, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.10.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 11, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.11.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 11, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.12.[1 De Nationale Kamer maakt de lijst op van deskundigen die met het toezicht op de boekhouding kunnen worden belast.]1
Deze lijst wordt [1 ...]1 naar elke commissie van toezicht verzonden.
De Nationale Kamer [1 ...]1 kan op elk ogenblik wijzigingen aan die lijst aanbrengen.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 13, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.13.Kunnen slechts op de lijst bedoeld in artikel 12 van dit besluit voorkomen, de deskundigen die door de Nationale Kamer [1 ...]1 op eigen initiatief of op voordracht van één of meer commissies van toezicht aangewezen worden en die lid zijn :
- hetzij van het Instituut der bedrijfsrevisoren;
- hetzij van [1 het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants die zijn ingeschreven in het openbaar register van het Instituut met de hoedanigheid van gecertificeerd accountant overeenkomstig artikel 4 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur]1.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 14, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.14.[1 Zonder afbreuk te doen aan artikel 13, is de betrokken commissie van toezicht bevoegd om een deskundige uit voormelde lijst aan te wijzen voor de uitvoering van een toezicht op de boekhouding.
De deskundige die zich in een positie bevindt die zijn onafhankelijkheid in het gedrang brengt wordt niet aangewezen. Iedere deskundige die weet dat er een reden van wraking tegen hem bestaat of kan bestaan moet zich van de uitvoering van een toezicht onthouden. De deskundige ziet erop toe dat hij na zijn aanwijzing niet in een dergelijke positie komt.
De deskundige noch een persoon met wie de deskundige een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten of met wie hij beroepshalve in samenwerkingsverband staat, mogen een taak of opdracht vervullen of vervuld hebben voor de notaris wiens boekhouding gecontroleerd wordt, tijdens het burgerlijk jaar waarin het toezicht moet plaatsvinden of het burgerlijk jaar dat eraan voorafgaat.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 15, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.15.De deskundige heeft tot taak :
1° de financiële toestand van het kantoor te controleren;
2° de naleving na te gaan van de gangbare regels inzake het voeren van de boekhouding en van de wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake;
3° na te gaan of de voorgelegde balansen overeenstemmen met de verrichtingen die in de boekhouding voorkomen;
4° overeenkomstig artikel 21 van dit besluit te onderzoeken in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden.
[1 De deskundige die gelast is met het toezicht dient de voorzitter van de Nationale Kamer te verwittigen evenals de voorzitter van de betrokken kamer van notarissen van elk gebrek aan conformiteit met de principes bepaald in het reglement organisatie en toezicht boekhouding die hij zou vaststellen in een softwareprogramma.]1
[1 ...]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 16, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.16.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 17, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.17.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 17, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.18.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 17, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.19.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 18, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Afdeling 1bis. [1 - Toezicht door de Nationale Kamer.]1
----------
(1)
Afdeling 1bis. [1 Overeenkomstig artikel 33, zesde lid, van de wet op het notarisambt wordt op verzoek van de Nationale Kamer, de volgende boekhoudinformatie afgeleverd:
- een overzicht van de verrichtingen op de professionele rekeningen en dit door de kredietinstelling bedoeld in de wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op kredietinstellingen en beursvennootschappen en door de Deposito- en Consignatiekas;
- een overzicht van de achterstallen met betrekking tot de aangiftes en betalingen en dit door de sociale inningsinstellingen;
- een overzicht van de achterstallige premies en dit door de maatschappijen die de beroepsaansprakelijkheid van de notarissen verzekeren;
- een overzicht van de achterstallige betalingen door de bevoegde overheid uit hoofde van alle belastingen en taksen verschuldigd als gevolg van de beroepsactiviteit, inzonderheid door de gewestelijke belastingdiensten.]1
----------
(1)
Afdeling 2. - Organisatie van de controle.
§ 1. Periodiciteit.
Art.20.[1 Jaarlijks, volgens een door de commissie van toezicht vastgestelde kalender, wordt de boekhouding op het kantoor gecontroleerd door een deskundige, eventueel met bijstand van een lid van de commissie van toezicht volgens artikel 36 van het reglement organisatie en toezicht boekhouding.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 20, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.21.Met het oog op de bescherming van de belangen van de cliënten van de notaris en van derden onderzoekt de deskundige [1 met bijstand van een lid van de commissie van toezicht volgens artikel 36 van het reglement organisatie en toezicht boekhouding]1 minstens éénmaal om de drie jaar, tijdens de jaarlijkse controle, in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden. Hij beoordeelt tevens de overeenstemming van de boekhoudkundige stukken met deze toestand.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 21, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.22.[1 Een controle van de boekhouding van de overdrager door een deskundige gebeurt wanneer volgens artikel 55, § 3, c), van de wet op het notarisambt het bedrag van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor moet worden bepaald.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 22, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.23.[1 § 1. Wanneer een notaris-titularis vervangen wordt, wordt een controle van de boekhouding uitgevoerd door een deskundige. Dit toezicht gebeurt binnen de zestig dagen volgend op de eedaflegging van de overnemer of op het ogenblik van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van de afschaffing van een kantoor.
§ 2. Elke betaling gedaan door of voor rekening van de overnemer en die betrekking heeft op de vergoeding bedoeld in artikel 55, § 3, c), van de wet op het notarisambt, moet gedaan worden op een bijzondere rekening op naam van de overdrager geopend bij een kredietinstelling ingeschreven op een van de lijsten bedoeld in de artikelen 14 en 312 van de wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op kredietinstellingen en beursvennootschappen. Deze vergoeding blijft geblokkeerd op deze rekening.
De instelling kan het tegoed van die rekening slechts gedeeltelijk of volledig ter beschikking stellen van de titularis ervan na voorlegging van een geschreven toestemming om de gelden geheel of gedeeltelijk vrij te geven, afgeleverd door de kamer van notarissen van het rechtsgebied waarin het kantoor gevestigd is.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 23, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.24.[1 De controle gebeurt aan de hand van enerzijds boekhoudkundige stukken en documenten en anderzijds alle bijkomende inlichtingen en documenten die de deskundige onontbeerlijk acht voor de uitoefening van zijn opdracht, met inbegrip van de boekhouding van de participatie- en managementvennootschap en alle aan de notarisvennootschap gelieerde vennootschappen.
Bij de uitoefening van hun bevoegdheden dienen de deskundigen er voor te zorgen dat de middelen die zij aanwenden passend en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun opdracht.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 24, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.25.[1 Bij de controle vult de deskundige, binnen de perken van zijn taak, het controleformulier en de overige documenten in die door het directiecomité worden opgesteld en hem worden overgemaakt.]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 25, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.26.Indien de deskundige vaststelt dat de financiële toestand of de boekhouding van een notaris niet aan de wettelijke of reglementaire verplichtingen voldoet, [1 of in geval van weigering of gebrek aan medewerking door een notaris aan een boekhoudcontrole,]1 stelt hij de syndicus van de kamer van notarissen en de voorzitter van de commissie van toezicht hiervan onverwijld op de hoogte.
[1 ...]1
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 26, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.27.Na elke controle stelt de deskundige een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. Hij zendt het binnen acht dagen over aan de voorzitter van de commissie van toezicht. Een kopie van dit verslag wordt tegelijkertijd gezonden aan de notaris wiens boekhouding gecontroleerd werd en, in voorkomend geval, aan de leden van de commissie van toezicht die overeenkomstig artikel [1 36 van het reglement organisatie en toezicht boekhouding]1 aangewezen werden.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 27, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.28.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 28, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.29.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 29, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.30.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 30, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.31.De deskundigen [1 ...]1 zijn tot het beroepsgeheim gehouden [1 en de discretieplicht]1.
----------
(1)<KB 2022-05-18/22, art. 31, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
HOOFDSTUK IV. - Professionele vennootschappen van notarissen.
Art.32. Alle voorgaande bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing op de professionele vennootschappen zoals geregeld in artikel 50 van de wet op het notarisambt.
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen.
Art.33.
<Opgeheven bij KB 2022-05-18/22, art. 32, 003; Inwerkingtreding : 05-09-2022>
Art.34. Het koninklijk besluit van 14 december 1935 betreffende de organisatie en de controle van de boekhouding van notarissen en het ministerieel besluit van 14 december 1935 tot vaststelling van het model der vragenlijst die door de verificateuren van de notariskantoren moet ingevuld worden, worden opgeheven.
Art.35. Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.
Art. 36. Onze Minister van Justitie en Onze Minister van Financiën zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.