25 APRIL 2025. - Besluit van de Vlaamse Regering tot het openstellen en het verlenen van steun binnen de oproep City of Things 2025
Art. 1-19
BIJLAGEN.
Art. N1
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° City of Things: de oproep waarvan het opzet en de betekenis wordt verduidelijkt in de handleiding;
2° handleiding: het opzet, de betekenis en de concrete instructies voor City of Things, die zijn opgenomen in de bijlage 1 die bij dit besluit is gevoegd;
3° indiener: de stad, gemeente of Vlaamse Gemeenschapscommissie die de steun aanvraagt;
4° partner: de stad, de gemeente, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de intercommunale, de provincie, de kennisinstelling (onder de kaderregeling O&O&I), de entiteit van de Vlaamse overheid en de VVSG die geen indiener is maar met de indiener samenwerkt;
5° project: het initiatief dat kadert binnen City of Things en waarvoor steun wordt aangevraagd;
6° VLAIO: het agentschap, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 7 oktober 2005 aangaande het Agentschap Innoveren en Ondernemen.
Art.2. Dit besluit bevat een oproep tot indiening van steunaanvragen voor projecten met betrekking tot City of Things.
Art.3. Het opzet van deze oproep en de betekenis van City of Things, smart city en smart region voor Vlaanderen wordt verduidelijkt in de handleiding.
Art.4. Enkel projecten die de transformatie naar smart city en smart region in het Vlaamse Gewest stimuleren komen in aanmerking voor steun.
De ingediende projecten dienen complementair te zijn met de reeds lopende initiatieven, ondersteund door de Vlaamse Regering en additioneel aan het reeds bestaande aanbod van tools, diensten en instrumenten. Dubbele projectsteun is niet toegestaan.
Art.5. Een project wordt goedgekeurd voor een periode van maximaal 36 maanden, en start uiterlijk 6 maanden na de officiële goedkeuring van de steunaanvraag. De kosten die de indiener maakt voor de datum van de indiening van het project komen niet in aanmerking voor steun.
Elke wijziging aan de periode, vermeld in het eerste lid, en aan het project moet schriftelijk goedgekeurd worden door VLAIO.
Art.6. De steun-enveloppe voor deze oproep wordt vastgesteld op maximaal 5.000.000,00 euro (vijf miljoen euro). Dat bedrag wordt voorzien op het Fonds voor Innoveren en Ondernemen voor het begrotingsjaar 2025.
In het eerste lid wordt verstaan onder Fonds Innoveren en Ondernemen: het Fonds Innoveren en Ondernemen, opgericht bij artikel 41, § 1, van het decreet van 21 december 2001 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2002.
Art.7. De steun per project bedraagt maximaal 2.000.000 euro (twee miljoen euro).
Het steunpercentage wordt bepaald op 80% van de aanvaardbare projectkosten, in voorkomend geval beperkt tot maximaal het netto te financieren saldo. De overige 20% is eigen inbreng.
De aanvaardbare kosten worden vermeld in de controlerichtlijnen, die zijn opgenomen in de bijlage 2 die bij dit besluit is gevoegd.
Als personeelsleden, van wie kosten worden ingebracht in het project, in dezelfde periode ook nog werkzaam zijn of zullen zijn op andere financieel gesteunde projecten van om het even welke overheid of op projecten waarvoor kosten zullen worden gefactureerd aan derden, moet een overzicht worden toegevoegd van de tijd die door het personeelslid in die periode aan elk van die andere projecten zal worden besteed. Er kan slechts maximum 100% van het loon over de verschillende projecten heen worden toegewezen. Hetzelfde principe geldt voor de andere kostenrubrieken.
Art.8. Alleen Vlaamse steden en gemeenten en de Vlaamse Gemeenschapscommissie kunnen een aanvraag indienen in City of Things. Andere Vlaamse steden en gemeenten, de Vlaamse Gemeenschapscommissie, intercommunales, provincies, kennisinstellingen, entiteiten van de Vlaamse overheid en de VVSG kunnen optreden als partner.
Ondernemingen kunnen als onderaannemer optreden voor externe kennisinbreng, maar kunnen zelf geen aanvraag indienen of als partner toetreden tot een project.
De indiener moet beschikken over rechtspersoonlijkheid en een inschrijvingsnummer hebben in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
Art.9. Alleen de indiener en de partners komen in aanmerking voor steun.
Art.10. De oproep verloopt in twee fasen. In een eerste fase wordt een co-creatietraject opgezet om projectideeën te distilleren waarvoor een ruim draagvlak bestaat en die een voldoende groot opschalingspotentieel hebben.
Op het einde van de eerste fase kunnen de geïnteresseerden een idee aanmelden. Het aanmeldingsformulier, dat is opgenomen in de bijlage 3 die bij dit besluit is gevoegd, moet uiterlijk op 8 september 2025 om 12 uur 's middags binnen zijn in de mailbox cityofthings@vlaio.be. De datum en het uur van ontvangst op de servers van VLAIO gelden daarbij als bewijs. Bij het indienen van de aanmelding moet er rekening gehouden worden met de bepalingen van de handleiding.
Na de deadline van de eerste fase wordt een shortlist opgemaakt met ideeën die toegelaten worden tot de tweede fase.
In de tweede fase kunnen de ideeën op de shortlist uitgewerkt worden en kan de eigenlijke steunaanvragen ingediend worden. Het aanvraagformulier en het kostenmodel, die zijn opgenomen in respectievelijk bijlage 4 en bijlage 5 die bij dit besluit zijn gevoegd, moeten uiterlijk op 14 november 2025, 23.59 uur, ingediend zijn via het online platform van VLAIO. Bij het indienen van de steunaanvraag moet er rekening gehouden worden met de bepalingen van de handleiding.
Alle documenten zijn vanaf de inwerkingtreding van dit besluit beschikbaar op www.vlaio.be/city-of-things.
Art.11. De criteria voor de beoordeling van de ontvankelijkheid van de ingediende projectvoorstellen zijn opgenomen in de handleiding. Alle ingediende projectvoorstellen worden getoetst aan deze ontvankelijkheidscriteria.
Projecten die niet ontvankelijk zijn, worden uitgesloten van de verdere selectieprocedure.
Art.12. VLAIO bepaalt de samenstelling van de jury en de wijze van jurering.
Art.13. Elke ontvankelijke aanvraag zal beoordeeld worden volgens de criteria opgenomen in de handleiding en krijgt een score op 100. De projecten met een score van 60 of meer worden in dalende volgorde gerangschikt volgens hun totaalscore. Er wordt een subsidie toegekend aan de best scorende projecten tot uitputting van de enveloppe.
Art.14. De steun wordt uitbetaald in drie schijven:
1° 40% na de beslissing tot toekenning van de steun, op voorwaarde dat de indiener:
a) de uitbetaling van de schijf via het online platform aanvraagt;
b) verklaart dat het project is gestart;
c) aan de eventuele voorwaarden opgelegd in de beslissingsbrief voldoet;
2° 30% ten vroegste halfweg het project, op voorwaarde dat de indiener:
a) de uitbetaling van de schijf via het online platform aanvraagt;
b) een kwalitatieve en kwantitatieve stand van zaken indient via het door VLAIO aangeleverde format waarmee aangetoond wordt dat het project inhoudelijk en financieel voor 50% gerealiseerd is;
3° 30% na afloop van het project, op voorwaarde dat de indiener:
a) de uitbetaling van de schijf binnen de 3 maanden na beëindiging van het project via het online platform aanvraagt;
b) de indiener een kwantitatief en kwalitatief eindverslag via het door het VLAIO aangeleverde format indient waaruit blijkt in welke mate de vooropgestelde doelstellingen werden bereikt en een verantwoording ervan;
c) de indiener een ondertekende afrekeningsstaat van alle gerealiseerde ontvangsten en gemaakte kosten indient en de nodige bewijsstukken;
d) de eindresultaten oplevert die kunnen gedeeld worden met andere geïnteresseerde lokale besturen;
e) in de mate dat het saldo is verschuldigd, zoals moet blijken uit een positief inspectieverslag van VLAIO.
Art.15. Onder voorbehoud van de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof is VLAIO belast met de controle op de subsidie. VLAIO kan vanaf de indiening van de subsidieaanvraag op elk moment controleren of de voorwaarden, vermeld in het decreet van 16 maart 2012 betreffende het economisch ondersteuningsbeleid en de uitvoeringsbesluiten daarvan, worden nageleefd. VLAIO maakt hierbij gebruik van de controlerichtlijnen.
Als blijkt dat de uitvoering van het project niet loopt zoals vooropgesteld in dit besluit, kan VLAIO bij wijze van voorlopige maatregel de begunstigde aanvullende voorwaarden opleggen en eventueel de uitbetaling van de subsidie opschorten tot blijkt dat de voorwaarden vervuld zijn.
Bij niet-naleving van de voorwaarden vermeld in dit besluit, vordert VLAIO de subsidie terug of betaalt de subsidie niet uit met toepassing van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof, het decreet van 29 maart 2019 houdende de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën en het koninklijk besluit van 31 mei 1933 betreffende de verklaringen te doen in verband met subsidies, vergoedingen en toelagen van elke aard, die geheel of gedeeltelijk ten laste zijn van de Staat.
Art.16. Bij afronding van de oproep wordt het effect van de geselecteerde projecten in kaart gebracht via volgende indicatoren: de spreiding over de verschillende Smart City domeinen, aantal bereikte partners en het opgeleverde resultaat door de geselecteerde projecten.
Art.17. De begunstigden moeten volgende communicatierichtlijnen naleven https://www.vlaio.be/nl/over-ons/communicatieverplichtingen-partners. Bij niet-naleving van deze richtlijnen kan het budget voorzien voor communicatie geschrapt worden.
Art.18. Dit besluit treedt in werking op de dag van de ondertekening.
Art.19. De Vlaamse minister, bevoegd voor de economie, is belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGEN.
Art. N1. Bijlage 1.
(Beeld niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 20-05-2025, p. 49627)