3 MEI 2024. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van inwendige orde van de raad van beheer van de Koninklijke Muntschouwburg
Art. 1-4
BIJLAGE.
Art. N
Artikel 1. Het reglement van inwendige orde van de raad van beheer van de Koninklijke Muntschouwburg, opgenomen in bijlage bij dit besluit, wordt goedgekeurd.
Art.2. Het koninklijk besluit van 9 april 1965 tot vaststelling van de perken en van de vorm waarin de raad van beheer van de Koninklijke Muntschouwburg sommige van zijn bevoegdheden mag overdragen, wordt opgeheven.
Art.3. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 7 maart 2023
Art.4. De minister bevoegd voor de federale culturele instellingen is belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGE.
Art. N.
Reglement van inwendige orde van de Raad van Beheer van de Koninklijke Muntschouwburg
HOOFDSTUK 1. - Opdrachten van de Raad van Beheer - Directie- Financieel beheer Raad van Beheer
Artikel 1. Conform artikel 3 van de wet van 19 april 1963 tot oprichting van een openbare instelling genaamd Koninklijke Muntschouwburg (hierna " de wet van 19 april 1963 "), wordt het beheer van de Koninklijke Muntschouwburg (hierna "KMS") waargenomen door de Raad van Beheer (hierna "RvB").
De opdrachten van de RvB zijn o.a. :
- de begrotingsontwerpen goedkeuren en de jaarlijkse rekeningen afsluiten;
- de strategie en de grote lijnen van de beheerspolitiek van de KMS goedkeuren, bepaald door de Directeur/trice met betrekking tot de opdrachten van de wet van 1963 en in het kader van de beheersovereenkomst gesloten met de Federale overheid (cf. infra);
- de beheersovereenkomst voorgesteld door de Directeur/trice en de voogdij goedkeuren;
- het personeelsplan voorgesteld door de Directeur/trice goedkeuren;
- de controle van het dagelijks beheer uitgeoefend door de Directeur/trice waarnemen;
- het rekruteringsproces van de Directeur/trice en de Financieel beheerder bepalen en voeren ten einde advies te kunnen verlenen aan de voogdijminister over de kandidaturen die hem werden overgemaakt voor de mandaten van Directeur en Financieel beheerder;
- de oprichting en het maatschappelijk doel goedkeuren van iedere filiaal en de werking ervan volgen.
De Directeur/trice (hierna de " AD ")
Art. 2. De AD is belast met :
1) het besturen van de instelling onder het gezag van de RvB;
2) het ondertekenen van contracten en financiële verrichtingen middels visum van de Financieel beheerder, in naleving van de drempels voorzien in artikel 5 en 6. Indien het visum geweigerd wordt kan de directeur het dossier ter beslissing voorleggen aan de RvB;
3) het ontwerpen van het programma van de voorstellingen en de uitvoeringsmodaliteiten van het programma;
4) het ontwerpen van het personeelsplan;
5) het ontwerpen van de beheersovereenkomst samen met de voogdijoverheid;
6) het waarnemen van het financieel evenwicht van de instelling samen met de Financieel beheerder;
7) het ontwerpen van de strategie en de grote lijnen van de beheerspolitiek van de KMS;
8) het tenuitvoerleggen van de beslissingen die door de RvB genomen zijn;
9) het dagelijks bestuur;
10) het vertegenwoordigen van de instelling in gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen;
11) het vormen en besturen van een Directiecomité (hierna " Dircom ") samengesteld uit ten minste de AD, de Financieel beheerder, de Technisch Directeur/trice, de Directeur/trice Personeel & Organisatie (hierna " D P&O "). Het Dircom kan aangevuld worden door andere directeuren, in principe aangeworven voor de duur van het mandaat van de AD, in naleving van het personeelsplan (cf. infra). De AD licht de RvB in over de samenstelling van zijn Dircom.
De Financieel beheerder (hierna de " FB ")
Art. 3. De FB is verantwoordelijk met de AD, ten aanzien van de RvB, voor het waarnemen van het financieel evenwicht van de instelling.
De FB is verantwoordelijk, ten aanzien van de RvB, voor:
1) Het opstellen van de ontwerpbegrotingen en de ontwerprekeningen;
2) Het aangaan van leningen;
3) Het waarnemen van de correcte financiële uitvoering van alle beslissingen van de RvB;
4) Het waarnemen van het dagelijks financieel beheer.
Hij/Zij viseert alle contracten en financiële verrichtingen en informeert de RvB over de financiële toestand van de instelling op elke vergadering van de RvB en minstens maandelijks.
HOOFDSTUK 2. - Bevoegdheidsdelegaties Aanwerving van het personeel
Art. 4. § 1. Conform artikel 16, § 1 van de wet van 19 april 1963, worden het artistiek, administratief en technisch personeel, alsook de rechtstreekse medewerkers van de AD in dienst genomen door de RvB bij arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Conform artikel 16, § 2 van de wet van 19 april 1963, kan de AD gemachtigd worden door de RvB om de leden van de hierboven genoemde personeelscategorieën bij arbeidsovereenkomst voor een bepaalde tijd in dienst te nemen.
§ 2. De RvB stelt een Personeelsplan vast op voorstel van de AD en, na gunstig advies van de Regeringscommissarissen, die de personeelsleden vermeld die aangeworven zijn voor onbepaalde tijd en de medewerkers van de AD en die de indiensttredingen en uitdiensttredingen per afdeling vermeld.
De RvB draagt aan de AD de verwezenlijking van het Personeelsplan over.
De RvB draagt eveneens aan de AD de aanwerving over van het artistiek, administratief en technisch personeel verbonden aan de producties of aan toestanden van activiteitstoename, in het kader van arbeidsovereenkomsten voor een bepaalde tijd en binnen de grenzen van de goedgekeurde begrotingen en middels visum van de FB.
Binnen de grenzen van de goedgekeurde begrotingen en middels visum van de FB, heeft huidige delegatie eveneens betrekking op het geheel van handelingen verbonden aan het dagelijks bestuur van het personeel, met inbegrip van de ontslagen.
Een lijst van de personen die recentelijk in het kader van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd zijn aangeworven wordt aan de bestuurders meegedeeld op elke vergadering van de RvB ter informatie.
Verbintenissen voor artistieke uitgaven (anders dan personeel)
Art. 5. De RvB draagt, binnen de grenzen van de kredieten ingeschreven in de goedgekeurde begroting en middels visum van de FB, aan de AD het aangaan van verbintenissen over voor artistieke uitgaven tot 500.000 euro, per contract en per tegenprestatie. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de procentuele verandering van het gemiddelde indexcijfer van de consumptieprijzen. In afwachting van de definitieve vaststelling van dit indexcijfer, worden de bedragen aangepast aan de procentuele verandering van het gemiddelde indexcijfer in het voorgaande jaar.
Men verstaat onder artistieke uitgave elke uitgave verbonden aan het productieproces.
Verbintenissen voor functioneringsuitgaven (anders dan personeel) en investeringen
Art. 6. De RvB draagt aan de AD, binnen de grenzen van de kredieten ingeschreven in de goedgekeurde begroting en middels visum van de FB, het aangaan van verbintenissen van uitgaven waarvan de waarde lager is dan de drempel vastgelegd in artikel 11, 3° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hierna " KB plaatsing "), in naleving van de wetgeving overheidsopdrachten over.
Wat betreft verbintenissen voor uitgaven waarvan de waarde gelijk of hoger is dan de drempel vastgelegd in artikel 11, 3° van het KB plaatsing voor de volledige duur van de opdracht, gelden de volgende regels:
a) de RvB keurt, binnen de grenzen van de kredieten ingeschreven in de goedgekeurde begroting en middels visum van de FB, de opstarting van overheidsopdrachten goed op basis van een nota met beschrijving van het voorwerp van de opdracht, de geraamde waarde ervan en de aanbevolen procedure;
b) de RvB draagt aan de AD het opstellen en publiceren van de opdrachtdocumenten over;
c) voor de selectie van deelnemers in overheidsopdrachtenprocedures in twee fases en de gunning van overheidsopdrachten, worden de gemotiveerde selectie- en gunningsbeslissingen aan de RvB meegedeeld ter informatie, behalve indien de geraamde waarde meegedeeld in de nota aan de RvB op het ogenblik van de opstarting overschreden is. In dat laatste geval, maken de gemotiveerde selectie- en gunningsbeslissingen het voorwerp uit van een goedkeuring van de RvB.
Voor het aangaan van verbintenissen van uitgaven waarvan de waarde gelijk of hoger is dan de drempel vastgelegd in artikel 11, 4° van het KB plaatsing op de volledige duur van de opdracht, gelden de regels bechreven in punten a) en b) hierboven. Voor de selectie van kandidaten in overheidsopdrachtenprocedures in twee fases en de gunning van overheidsopdrachten, maken de gemotiveerde selectie- en gunningsbeslissingen systematisch het voorwerp uit van een goedkeuring van de RvB.
Er wordt voor het overige verwezen naar de binnen de KMS geldende aankooppolitiek.
Subdelegaties
Art. 7. De AD mag aan leden van het Dircom bevoegdheden overdragen die aan hem/haar zijn overgedragen door de RvB, conform voorgaande artikelen.
Indien nodig, mogen de leden van het Dircom deze bevoegdheden overdragen aan een of meer ondergeschikte functies die zij individueel aanduiden. In het bijzonder, mag de FB zijn bevoegdheid van financieel visum overdragen aan een persoon van zijn/haar team, binnen te bepalen bedragen.
Deze " subdelegaties " worden bepaald in een document betekend aan de RvB ter goedkeuring.
HOOFDSTUK 3. - Werking van de Raad van Beheer Verkiezing van de Voorzitter en Ondervoorzitter
Art. 8. Conform artikel 6 van de wet van 19 april 1963, kiest de RvB om de twee jaar uit zijn leden een voorzitter en een ondervoorzitter bij afzonderlijke en geheime stemming.
De Voorzitter en de Ondervoorzitter worden voor twee jaar gekozen en zijn herkiesbaar.
Beurtelings behoren de Voorzitter en de Ondervoorzitter respectievelijk tot de ene en de ander taal- en cultuurgemeenschap.
Frequentie en modaliteiten van de vergaderingen
Art. 9. De RvB vergadert op uitnodiging van de Voorzitter en Ondervoorzitter telkens het belang van de instelling zulks vergt.
Op de aanvraag van drie leden moet de raad worden bijeengeroepen.
De RvB vergadert ten minste 7 keer per seizoen (september - juni).
De vergaderingen van de RvB kunnen plaatsvinden via videoconferentie of elk ander electronisch middel die een deelname mogelijk maakt, bij besluit van de Voorzitter of Ondervoorzitter.
Leiding
Art. 10. De vergaderingen van de RvB worden geleid door de Voorzitter of, indien deze niet kan voorzitten, door de Ondervoorzitter.
Voor deze taken, geniet de Voorzitter van een administratieve hulp van een secretaris van de RvB en een bedrijfsjurist.
Uitnodiging en agenda
Art. 11. Aan het eind van elk seizoen wordt een voorlopige vergaderkalender vastgelegd voor de gewone vergaderingen van de RvB van het volgend seizoen. Eventuele wijzigingen in dit schema van geplande gewone vergaderingen worden uiterlijk een week voor de geplande vergaderdatum aan de leden meegedeeld, behalve in uiterst dringende gevallen na goedkeuring van de Voorzitter.
Worden op de RvB uitgenodigd, boven de leden:
- de Regeringscommissarissen en de Regeringscommissaris van Begroting benoemd door de Koning conform artikelen 150 tot 157 van de programmawet van 8 april 2003 en artikel 9 van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut;
en, behalve voor de agendapunten die hen persoonlijk betreffen,
- de AD, de FB, de D P&O;
- de bedrijfsjurist;
- de secretaris.
Indien een punt op de agenda uitleg vergt van een derde/ander personeelslid van de KMS, wordt deze eveneens door de Voorzitter uitgenodigd.
De agenda alsook de basisdocumenten worden aan de leden van de RvB meegedeeld en aan de Regeringscommissarissen en de Regeringscommissaris van begroting minimum 5 werkdagen voor de geplande vergadering. Alle leden van de RvB kunnen aan de Voorzitter vragen om een agendapunt toe te voegen.
Alle documenten worden op een computerondersteuning met gedeelde toegang geplaatst waarvan de link aan de leden van de RvB wordt meegedeeld op het gekende e-mailadres. Er wordt van elke bestuurder verwacht om persoonlijk en tijdig elke wijziging van e-mailadres aan de secretaris te melden.
De documenten, beraadslagingen en beslissingen van de RvB zijn niet openbaar: de leden en personen die hieraan deelnemen zijn onderworpen aan een strikte geheimhouding.
Op de agenda staan de punten die tijdens de vergadering zullen worden besproken. Deze vermeldt of deze ter informatie of ter besluitvorming zijn. De basisdocumenten en de notulen vermelden het voorstel voor een besluit van de RvB of het feit dat zij ter informatie worden voorgelegd.
Quorum
Art. 12. De RvB kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de leden aanwezig is.
Stemming en volmacht
Art. 13. § 1. De RvB beraadslaagt als college.
Enkel de bestuurders nemen deel aan de stemming.
Over punten die ter informatie op de agenda staan, wordt niet gestemd.
§ 2. Alle beslissingen van de RvB worden genomen bij volstrekte meerderheid der uitgebracht stemmen. Indien de volstrekte meerderheid niet bij de eerste stemming wordt verkregen, wordt bij een eerstvolgende vergadering van de raad van beheer tot een nieuwe stemming overgegaan. Bij staking van stemmen in de tweede stembeurt, beslist de voorzitter.
§ 3. Elke bestuurder die verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan door middel van een schriftelijk document of een e-mail gericht aan de Voorzitter en de secretaris van de RvB, een volmacht geven aan een andere bestuurder die hij uitdrukkelijk aanwijst om hem op een bepaalde vergadering te vertegenwoordigen en in zijn plaats te stemmen.
Deze volmacht moet uiterlijk twee uur voor het begin van de vergadering van de RvB bij de secretaris van de RvB toekomen. Zij moet uitdrukkelijk de gevolmachtigde bestuurder vermelden.
Een bestuurder mag niet meer dan één volmacht hebben.
§ 4. Besluiten van de RvB kunnen, in uitzonderlijke gevallen die naar behoren worden gerechtvaardigd door de urgentie en/of het maatschappelijk belang, zonder een eigenlijke vergadering worden genomen met eenparigheid van stemmen, die schriftelijk wordt vastgelegd.
In dat geval zendt de secretaris per e-mail aan alle bestuurders een document met de voorgestelde besluiten, met het verzoek het document binnen de gestelde termijn gedateerd en ondertekend terug te zenden.
Dit document wordt tegelijkertijd ter informatie toegezonden aan de Regeringscommissarissen.
Schriftelijke besluiten worden geacht te zijn aangenomen op de datum van de laatste ondertekening.
Notulen
Art. 14. Van elke vergadering van de RvB worden notulen opgesteld.
De notulen bevatten de formele besluiten en de lijst van punten ter informatie.
Daarnaast bevatten ze een samenvatting van de besprekingen, preciseren ze de genomen besluiten en vermelden ze, in voorkomend geval, het voorbehoud dat de bestuurders en de regeringscommissarissen op verzoek tijdens de vergadering hebben gemaakt.
De notulen worden tijdens de volgende vergadering van de RvB goedgekeurd. De goedgekeurde versie wordt vervolgens in PDF-formaat opgeslagen en digitaal toegankelijk gemaakt.
De volmachten worden gehecht aan de notulen van de vergadering waarvoor ze werden gegeven.
De notulen worden door de voorzitter en de vice-voorzitter ondertekend voor kopie aan derden.
De documenten die aan de RvB vóór en tijdens de vergadering zijn meegedeeld worden als bijlage aan het verslag beschouwd.
Rol van de Voorzitter
Art. 15. De Voorzitter van de RvB is belast met:
- het bijeenroepen van de vergaderingen van de RvB samen met de Ondervoorzitter;
- het vaststellen van de agenda in samenspraak met de AD, FB en de Ondervoorzitter;
- het leiden van de vergaderingen van de RvB;
- het beheren van de doeltreffendheid van de RvB in al zijn aspecten;
- de nodige stappen ondernemen om een klimaat van vertrouwen binnen de RvB te scheppen dat bijdraagt tot open discussie, constructieve kritiek en de ondersteuning van de maatregelen getroffen door de RvB;
- doeltreffende interactie tussen de RvB en de AD en FB stimuleren. De Voorzitter onderhoudt nauwe betrekkingen met de AD en de FB en geeft steun en advies, met inachtneming van de uitvoerende verantwoordelijkheid van de AD en de FB;
- het ondertekenen van de notulen van de vergaderingen samen met de Ondervoorzitter voor afschrift aan derden.
Evaluatie en aanpassing van het RIO
Art. 16. Om de twee jaar, gaat de RvB over tot een evaluatie van zijn eigen werking en het RIO maakt, bij deze gelegenheid, eventueel het voorwerp uit van een aanpassing.
Voorzitter van het Basisoverlegcomité
Art. 17. De Voorzitter van de RvB benoemt uit de bestuurders de Voorzitter van het Basisoverlegcomité ("BOC") ingesteld conform de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het uitvoerend koninklijk besluit van 28 september 1984 en legt deze benoeming voor aan de RvB ter goedkeuring.
De Voorzitter van het BOC is belast met:
- het bijeenroepen van de vergaderingen van het BOC;
- het vaststellen van de agenda in samenspraak met de D P&O; agenda die bijgevuld wordt door de punten die de vakbondsvertegenwoordigers wensen toe te voegen;
- het leiden van de vergaderingen van het BOC;
- het beheren van de doeltreffendheid van het BOC in al zijn aspecten;
- de nodige stappen ondernemen om een klimaat van vertrouwen binnen het BOC te scheppen dat bijdraagt tot open discussie, constructieve kritiek en de ondersteuning van de maatregelen getroffen door het BOC;
- doeltreffende interactie tussen het BOC en het Dircom stimuleren;
- het verslaggeven op elke vergadering van de RvB van de discussiepunten die binnen het BOC aan bod kwamen.
HOOFDSTUK 4. - Comités van de RvB Werkgroepen
Art. 18. Werkgroepen kunnen ingesteld worden door de RvB ten einde technische onderwerpen/specifieke thema's uit te diepen.
Deze werkgroepen zijn samengesteld uit een lid van het Dircom en bestuurders.
De werking ervan is onderworpen aan een door de RvB goedgekeurd reglement.
De werkgroepen hebben geen beslissingsbevoegdheid. Hun doel bestaat er in de werkzaamheden van de RvB voor te bereiden en, in voorkomend geval, nota's voor te stellen waarover de RvB moet beslissen.
Auditcomité
Art. 19. Er wordt een werkgroep ingesteld, het Auditcomité, om de RvB bij te staan bij het vervullen van zijn verantwoordelijkheden voor de rekeningen van de KMS (financiële verslaglegging) en het toezicht op de financiële en boekhoudkundige controles.
Het kan eveneens als een relais optreden tussen het werk van het Rekenhof, de revisors en de KMS.
Aan het Auditcomité wordt hetvolgende voorgelegd ter voorbereiding van de beslissingen van de RvB:
- de wettelijke controle van de jaarrekeningen;
- alle vragen over interne controle of risicobeheer die door de RvB worden toevertrouwd of die door het Auditcomité worden aangekaart.
Het comité is samengesteld uit minimum 3 bestuurders, waaronder een Voorzitter, aangeduid door de RvB.
De FB woont alle vergaderingen bij.
Personeelsleden kunnen uitgenodigd worden, alsook de revisoren en de vertegenwoordigers van het Rekenhof.
De regeringscommissarissen en de Regeringscommissaris van begroting worden op de vergaderingen uitgenodigd.
De werking ervan is onderworpen aan een door de RvB goedgekeurd reglement.
Na elke vergadering geeft het comité mondeling en kort verslag op de RvB van zijn werkzaamheden en, desgevallend, van zijn aanbevelingen.
Remuneratiecomité
Art. 20. Er wordt een werkgroep ingesteld, het Remuneratiecomité, voor het voorbereiden van bepaalde beslissingen met betrekking tot de verloning van de AD en de FB en tot de loonpolitiek in het algemeen (pecuniair statuut) van de personeelsleden die het voorwerp uitmaken van een sociaal overleg en conform de toepasselijke regelgeving.
Het is ten minste samengesteld uit 3 bestuurders waaronder de Voorzitter en de Ondervoorzitter van de RvB.
De D P&O woont alle vergaderingen bij.
De Voorzitter mag andere personeelsleden uitnodigen.
De werking ervan is onderworpen aan een door de RvB goedgekeurd reglement.
Het Remuneratiecomité heeft geen beslissingsbevoegdheid. Het bereidt de werkzaamheden van de RvB voor en, in voorkomend geval, legt aan de RvB nota's voor met het oog op een beslissing.
De verloningsvoorstellen die het Remuneratiecomité formuleert worden ter goedkeuring voorgelegd aan de FB alvorens aan de RvB te worden voorgelegd.
Ad hoc commissies
Art. 21. De RvB kan ad hoc comités instellen om voorstellen op te stellen met het oog op een beslissing over specifieke kwesties waarvoor de RvB verantwoordelijk is
Deze commissies bestaan uit bestuurders en eventueel derden.
Hun werking is onderworpen aan een door de RvB goedgekeurd reglement
De commissies hebben geen beslissingsbevoegdheid. Hun voorstellen worden systematisch ter goedkeuring aan de Raad voorgelegd.
Voorkoming belangenconflicten
Art. 22.Elk lid van de RvB en elke persoon uitgenodigd op een vergadering die bij een onderwerp op de agenda van de RvB een rechtstreeks of onrechtstreeks belang heeft dat strijdig is met dat van de KMS, dient dit aan de Voorzitter te melden en de vergadering te verlaten totdat het onderwerp volledig is behandeld en de beraadslaging zo nodig is afgerond.
Het is de bestuurders niet toegestaan betaalde diensten te leveren ten gunste van de KMS.