Artikels:
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Cultuur van het Departement Cultuur, Jeugd en Media, hierna afdeling te noemen.
Art.2. In dit besluit wordt verstaan onder directeur: het personeelslid, van minstens niveau A2, belast met de leiding van een team van de afdeling.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met in achtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van het team in kwestie behoren.
De delegaties, vermeld in dit besluit, gelden ook voor beslissingen die betrekking hebben op aangelegenheden die tot de taak van verschillende departementen of agentschappen behoren, en dus samen moeten worden genomen.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht, gelden de bepalingen van artikel 12.
Art.7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art.8. § 1. De directeurs hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten voor die opdrachten hun toevertrouwd.
§ 2. Met betrekking tot de niet aan de directeurs gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan berust, heeft de delegatie, vermeld in paragraaf 1, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal, het afdelingshoofd of het andere orgaan.
Onder administratieve beslissingen wordt eveneens verstaan het subsidiebesluit en de subsidieovereenkomst voor zover het besluit of de overeenkomst in overeenstemming zijn met de uit te voeren gemotiveerde beslissing.
§ 3. De directeurs hebben delegatie om schenkingen en legaten te aanvaarden of te weigeren op voorwaarde dat er geen verplichtingen worden opgelegd aan de Vlaamse Gemeenschap met betrekking tot de schenking of het legaat.
§ 4. De directeurs hebben delegatie om:
1° het totale subsidiabele bedrag te verlenen aan organisaties, verenigingen en overheden die ad nominatim vermeld zijn in de begroting en die verband houden met de taken van het team;
2° gereglementeerde subsidies en andere vormen van financiële tussenkomsten met een gereglementeerd karakter te verlenen die verband houden met de taken van het team.
Art.9. De delegatie aan de directeurs geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie, personeelsmanagement
Art.10. De directeurs hebben delegatie om beslissingen te nemen over de dagelijkse organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van hun team binnen de missie en de visie van het departement.
Art.11. De directeurs hebben delegatie om:
1° verlof toe te staan aan het personeel van het eigen team, behoudens de verloven waarvoor het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat ze door de minister worden toegestaan. Voor langdurige verloven die geen recht zijn, is het voorafgaande akkoord van de secretaris-generaal vereist;
2° toe te staan dat het personeel van het eigen team, dat door ziekteverlof niet in staat was om tijdens het lopende kalenderjaar al de jaarlijkse vakantiedagen op te nemen, maximaal dertien bijkomende dagen jaarlijkse vakantiedagen overdraagt naar het volgende kalenderjaar overeenkomstig deel X van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid;
3° regularisatieformulieren goed te keuren over de werktijdregeling van het personeel van het eigen team;
4° staten van verschuldigde sommen betreffende presentiegelden, reis- en verblijfkosten, maaltijdvergoedingen en andere voorgeschoten bedragen goed te keuren als ze betrekking hebben op het personeel van het eigen team; of van externen als ze verband houden met de werking van de advies- en overlegorganen die verbonden zijn aan het team.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Art.12. § 1. De directeurs hebben delegatie om overheidsopdrachten, prijsvragen en raamovereenkomsten te plaatsen tot een bedrag dat de bedragen, vermeld in de volgende tabel, niet bereikt:
| | Openbare of niet-openbare procedure en dynamisch aankoopsysteem | Mededingingsprocedure met onderhandeling, (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, concurrentiegerichte dialoog en innovatiepartnerschap, en procedures sui generis met voorafgaande bekendmaking | Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging |
| Werken | 150.000 | 150.000 | het in artikel 11, eerste lid, 2° vermelde bedrag van het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren |
| Leveringen | 150.000 | 150.000 | het in artikel 11, eerste lid, 2° vermelde bedrag van het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren |
| Diensten | 150.000 | 150.000 | het in artikel 11, eerste lid, 2° vermelde bedrag van het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren |
De directeurs hebben delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 144.000 euro overeenkomsten te sluiten die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd.
§ 2. Als de directeurs voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst delegatie hebben om de gunningsbeslissing te nemen, hebben ze ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, ongeacht de financiële weerslag ervan.
Als de directeurs voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst geen delegatie hebben om de gunningsbeslissing te nemen, hebben ze toch delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van de overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst binnen het wettelijke kader en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
De delegaties, vermeld in deze paragraaf, gelden ook voor overeenkomsten die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie voor rechtsgedingen
Art.13. De directeur van het team Infrastructuur en Buitendiensten heeft delegatie om:
1° advocaten aan te stellen en het bedrag van de erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten goed te keuren en te betalen;
2° rechtsgedingen te voeren, als eiser, verweerder of tussenkomende partij, voor de hoven en rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Rekenhof, met uitzondering van de rechtsgedingen voor het Grondwettelijk Hof en de internationale hoven.
De rechtsgedingen worden gevoerd namens de Vlaamse Regering, ten verzoeke van de bevoegde minister.
Deze delegatie omvat het nemen van de beslissingen over:
a) het instellen van rechtsgedingen;
b) het verrichten van alle noodzakelijke proceshandelingen;
c) het berusten in een vonnis of arrest of het instellen van rechtsmiddelen ertegen, met uitzondering van het instellen van een hoger beroep of een voorziening in cassatie;
d) de afstand van geding;
3° dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen aan te gaan, als het bedrag van de uitgaven die eruit voortvloeien 85.000 euro niet overschrijdt;
4° overeenkomsten tot arbitrage te sluiten, voor zover, als het een in geld waardeerbaar geschil betreft, de waarde van het geschil 500.000 euro in hoofdsom niet overschrijdt;
5° de uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageprocedures, goed te keuren en te betalen.
HOOFDSTUK 6. - Bestuurlijke delegatie
Art.14. De directeurs hebben delegatie om:
1° de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun opdracht, te ondertekenen, met behoud van de toepassing van de bijzondere regeling die geldt voor de antwoorden op brieven aan het Rekenhof over de door het Rekenhof geformuleerde opmerkingen. Onder dagelijkse briefwisseling wordt verstaan de schriftelijke of elektronische communicatie ter uitvoering van beslissingen, genomen door het bevoegde bestuursorgaan of zijn gedelegeerde;
2° de nota's te ondertekenen, exclusief de nota's en de brieven aan de provinciegouverneurs, de Permanente Vertegenwoordiger bij de Europese Commissie, ambassadeurs en leidend ambtenaren. Zijn ook uitgesloten nota's aan de Inspectie van Financiën en aan een of meerdere leden van de verschillende regeringen van het land, met een nieuw of strategisch initiatief. Onder nieuw of strategisch initiatief wordt bijvoorbeeld verstaan: nieuwe regelgeving, voorstel van beslissing bij een subsidieronde, evaluatie van het beleid. De nota's aan de Inspectie van Financiën die alleen kaderen in de procedure voor het agenderen op de Vlaamse Regering en geen nieuw of strategisch initiatief bevatten, zijn niet uitgesloten;
3° gewone en aangetekende zendingen die bestemd zijn voor het team in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Gemeenschap;
4° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken van het team eensluidend te verklaren en af te leveren;
5° subsidie- en beheersovereenkomsten met organisaties, verenigingen en overheden die verband houden met de taken van het team op te volgen en te evalueren;
6° beslissingen te nemen betreffende toezichts-, controle- en inspectietaken die verband houden met de taken van het team.
HOOFDSTUK 7. - Specifieke en aanvullende delegaties
Art.15. § 1. De directeur van het team Cultureel Erfgoed heeft delegatie om:
1° de bewaargeving en de bruiklening van objecten uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap toe te staan;
2° uitvoervergunningen, vermeld in artikel 11 bis van het decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang te verlenen of te weigeren;
3° een fysische ingreep in een beschermd voorwerp toe te staan of te verbieden ter uitvoering van het decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang;
4° de toestemming te verlenen voor het buiten Vlaanderen brengen van topstukken en cultuurgoederen ter uitvoering van het decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang;
5° certificaten af te leveren van niet behoren tot het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang van de Vlaamse Gemeenschap, of de melding dat het roerend goed of de verzameling een topstuk is, ter uitvoering van het decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang;
6° gemeenschapswaarborgen te verlenen die minder dan 1.250.000 euro belopen per natuurlijke persoon, of per rechtspersoon voor de vrijstelling van zekerheid voor tijdelijke invoer van kunstwerken.
7° overeenkomsten met betrekking tot overdracht van auteursrechten af te sluiten.
§ 2. De directeur van het team Infrastructuur en Buitendiensten heeft delegatie om:
1° de bewaargeving en de bruiklening van objecten uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap toe te staan;
2° samenwerkingsovereenkomsten in het kader van Kunst in Opdracht af te sluiten.
§ 3. De directeur van het team Kunsten heeft delegatie voor de toekenning en de grootte van de residentiebeurzen vermeld in artikel 34 van het Kunstendecreet van 23 april 2021.
§ 4. De directeur van het team Sociaal-cultureel en Bovenlokaal heeft delegatie om subsidies voor de internationale reiskosten, vermeld in artikel 6, 7° van het Circusdecreet van 1 maart 2019 toe te kennen. De directeur beslist over de toekenning van de subsidies voor internationale reiskosten uiterlijk zes weken na de uiterste indieningsdatum van het aanvraagdossier.
HOOFDSTUK 8. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.16. § 1. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kan de directeur een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van het departement die onder zijn hiërarchisch gezag staan, tot op het meest functionele niveau.
De directeur zal, alvorens tot de subdelegatie over te gaan, vermeld in het eerste lid, hierover overleg plegen met het afdelingshoofd.
§ 2. De subdelegaties worden vastgelegd in een besluit van de directeur. Het besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Een afschrift van het besluit wordt aan de minister bezorgd.
HOOFDSTUK 9. - Regeling bij vervanging
Art.17. De bij dit besluit verleende delegaties worden ook verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie is belast of dat de directeur vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering.
In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "Voor de directeur, afwezig".
HOOFDSTUK 10. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.18. De directeurs nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.19. De directeurs zijn ten aanzien van het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door de hen is gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.20. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt periodiek verantwoording afgelegd met een rapport dat door de directeurs aan het afdelingshoofd wordt voorgelegd.
Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de periode in kwestie zijn genomen.
De informatie die in het rapport verstrekt wordt, is exact, toereikend en ter zake dienend. Het rapport is niet overmatig, op een degelijke wijze gestructureerd en op een toegankelijke wijze voorgesteld.
Voor alle aangelegenheden wordt informatie op geaggregeerd niveau verstrekt. Daarnaast wordt, voor de aangelegenheden waarvoor dat relevant en aangewezen is, ook informatie op het niveau van afzonderlijke en individuele onderwerpen en dossiers opgenomen.
Art.21. § 1. Het afdelingshoofd kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de directeurs verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Het afdelingshoofd heeft het recht om de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie is opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
HOOFDSTUK 11. - Slotbepalingen
Art.22. Het besluit van het afdelingshoofd van de afdeling Subsidiëren en erkennen van het Departement Cultuur, Jeugd en Media van 17 januari 2022 tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de teamverantwoordelijken van de afdeling wordt opgeheven.
Art. 23. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 oktober 2024.