13 MAART 2024. - Besluit van de waarnemend administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden van de organisatiemanager en interne business officer aan de organisatieadviseur en projectleiders van pilootprojecten van Toerisme Vlaanderen
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art. 8-9
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor overheidsopdrachten en concessies
Art. 10-11
HOOFDSTUK 4. - Regeling bij vervanging
Art. 12-13
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 14-17
HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen
Art. 18
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op Toerisme Vlaanderen, een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, hierna het agentschap te noemen.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering die bevoegd zijn voor het beleidsdomein Kanselarij, Bestuur, Buitenlandse Zaken en Justitie waartoe het agentschap behoort;
2° administrateur-generaal: het (waarnemend) hoofd van het agentschap;
3° organisatiemanager: het personeelslid belast met de leiding over de aan de organisatiemanager toegewezen hubs binnen het agentschap;
4° interne business officer: het personeelslid belast met de leiding over de aan de interne business officer toegewezen hubs;
5° manager: organisatiemanager en interne business officer;
6° organisatieadviseur: het personeelslid dat de functie van organisatieadviseur uitoefent;
7° hub coach: het personeelslid dat belast is met de leiding over de aan de hub coach toegewezen hub en zelf een manager als direct leidinggevende heeft;
8° pilootproject: een project van Toerisme Vlaanderen tot herbestemming of herwaardering van een bepaalde site in Vlaanderen, die op datum van dit besluit zijn:
a) de Cycling hub in Oudenaarde;
b) het kasteel Vilain XIIII in Leut;
c) de Graventoren en getijdenmolen in Rupelmonde;
d) het kasteel van Poeke in Aalter;
e) het Rubenskasteel in Zemst;
f) de Sint-Godelieveabdij en het Minderbroeders Kapucijnenklooster in Brugge;
g) de Commanderij in Sint-Pieters-Voeren; en
h) de Smaakhaven in Antwerpen.
9° projectleider: het personeelslid dat belast is met de leiding over een pilootproject.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met in achtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die behoren tot de taken van de organisatieadviseur en projectleider.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken; en
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht of het afsluiten van een overeenkomst die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd, gelden de bepalingen van artikel 10 en 11 van dit besluit.
Art.7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art.8. § 1. De organisatieadviseur en projectleider hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten voor die opdrachten hun toevertrouwd.
§ 2. De delegatie, vermeld in paragraaf 1, is beperkt tot 8.500 euro.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de organisatieadviseur en projectleider gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de manager, de hub coach of een ander orgaan berust, heeft de delegatie, vermeld in paragraaf 1, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de manager of het andere orgaan.
Art.9. § 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 hierboven treden de organisatieadviseur en projectleider, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus en van het systeem van de interne controle, op als inhoudelijk ordonnateur.
§ 2. De delegatie aan de organisatieadviseur en projectleider geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor overheidsopdrachten en concessies
Art.10. § 1. De organisatieadviseur en projectleider hebben delegatie om overheidsopdrachten en concessies te plaatsen tot een bedrag van 8.500 euro.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft de delegatie betrekking op:
1° alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot opstart van de opdracht, de keuze van de plaatsingsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten;
2° de beslissing tot niet-plaatsing;
3° het goed te keuren offerte- of opdrachtbedrag of de goed te keuren concessiewaarde voor de gunningsbeslissing.
§ 2. De organisatieadviseur en projectleider hebben delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro, opdrachten (bestellingen) te plaatsen in het kader van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan.
§ 3. Als de organisatieadviseur en projectleider voor een bepaalde overheidsopdracht of concessie delegatie hebben om de gunningsbeslissing te nemen, hebben zij ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, ongeacht het bedrag van de uitgave.
Art.11. De organisatieadviseur en projectleider hebben delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro overeenkomsten te sluiten die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd.
HOOFDSTUK 4. - Regeling bij vervanging
Art.12. § 1. De bij dit besluit verleende delegaties aan de organisatieadviseur en projectleider worden tevens verleend aan het personeelslid die de organisatieadviseur en projectleider bij tijdelijke afwezigheid of verhindering vervangt.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven of in zijn handtekening de formule "Voor de organisatieadviseur/projectleider, afwezig".
Art.13. Elke vervangingsregeling wordt voorafgaand:
1° vastgesteld per e-mail van de manager, organisatieadviseur of projectleider, gericht aan de organisatieadviseur of projectleider of het personeelslid aan wie delegatie wordt verleend met minstens opgave van de aanvangs- en einddatum van de delegatieperiode; de e-mail wordt bewaard in het persoonlijk archief van de delegatiegever en -ontvanger;
2° intern aan het personeel via een algemene communicatie bekendgemaakt.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.14. De organisatieadviseur en projectleider nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.15. De organisatieadviseur en projectleider zijn ten aanzien van hun respectieve hub coach verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid is gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.16. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties leggen de organisatieadviseur en projectleider periodiek verantwoording af aan hun respectieve hub coach.
§ 2. De verantwoording gebeurt aan de hand van rapportering die de nodige informatie bevat over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de periode in kwestie zijn genomen.
§ 3. De verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. De rapportering is niet overmatig, op een degelijke wijze gestructureerd en op een toegankelijke wijze voorgesteld.
§ 4. Voor alle aangelegenheden wordt informatie op geaggregeerd niveau verstrekt. Daarnaast wordt, voor de aangelegenheden waarvoor dat relevant en aangewezen is, ook informatie op het niveau van afzonderlijke en individuele onderwerpen en dossiers opgenomen.
§ 5. De hub coach stelt, in overleg met de organisatieadviseur en projectleider, vast met welke periodiciteit de rapportering gebeurt.
§ 6. De hub coach kan aan de organisatieadviseur en projectleider nadere instructies geven over de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in de rapportering verstrekt moet worden, een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen en de vorm waarin de rapportering moet gebeuren.
Art.17. § 1. De hub coach kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de organisatieadviseur en projectleider verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. De administrateur-generaal en de manager heeft het recht om de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie is opgeheven, genomen door de administrateur-generaal of de manager.
HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen
Art. 18. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin dit besluit wordt ondertekend.