12 FEBRUARI 2024. - Besluit van de waarnemend administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de organisatiemanager en interne business officer van Toerisme Vlaanderen
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art. 8-9
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 10-11
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten en concessies
Art. 12-13
HOOFDSTUK 5. - Delegatie voor juridische dienstverlening en vertegenwoordiging
Art. 14
HOOFDSTUK 6. - Bestuurlijke delegatie
Art. 15-17
HOOFDSTUK 7. - Delegatie inzake het Logiesdecreet
Art. 18-19
HOOFDSTUK 8. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 20
HOOFDSTUK 9. - Regeling bij vervanging
Art. 21-23
HOOFDSTUK 10. - Bedrijfscontinuïteitsmanagement
Art. 24
HOOFDSTUK 11. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 25-28
HOOFDSTUK 12. - Slotbepalingen
Art. 29-30
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op Toerisme Vlaanderen, een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, hierna het agentschap te noemen.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering die bevoegd zijn voor het beleidsdomein internationaal Vlaanderen waartoe Toerisme Vlaanderen behoort;
2° administrateur-generaal: het (waarnemend) hoofd van het agentschap;
3° organisatiemanager: het personeelslid belast met de leiding over de aan de organisatiemanager toegewezen hubs binnen het agentschap;
4° interne business officer: het personeelslid belast met de leiding over de aan de interne business officer toegewezen hubs;
5° manager: organisatiemanager en interne business officer;
6° hub: een team van personeelsleden, die rechtstreeks ressorteert onder een manager;
7° Vlaams personeelsstatuut: het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid, zoals gewijzigd bij latere besluiten;
8° binnen- en buitenlandse dienstreis: een dienstreis zoals nader omschreven in het toepasselijke dienstorder van het agentschap;
9° buitenlandkantoor: een kantoor van het agentschap gevestigd buiten het Belgisch grondgebied;
10° Logiesdecreet: het decreet houdende het toeristische logies van 5 februari 2016, zoals gewijzigd bij latere decreten;
11° Logiesbesluit: het besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 5 februari 2016 houdende het toeristische logies van 17 maart 2017, zoals gewijzigd bij latere besluiten.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met in achtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van de betreffende hubs behoren.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot volgende zaken, tenzij het besluit anders bepaalt:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken; en
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht of concessie of het afsluiten van een overeenkomst die niet als een overheidsopdracht of concessie wordt gekwalificeerd, gelden de bepalingen van artikel 12 en 13 van dit besluit.
Art.7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art.8. § 1. De manager heeft delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten voor die opdrachten hun toevertrouwd.
§ 2. De delegatie, vermeld in paragraaf 1, is beperkt tot 30.000 euro, onder voorbehoud van artikel 12, §§ 3 en 4, artikel 13, § 2 en artikel 14, § 2.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de managers gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan berust, heeft de delegatie, vermeld in paragraaf 1, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of het andere orgaan.
Art.9. § 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 hierboven treedt de manager, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus en van het systeem van de interne controle, op als inhoudelijk ordonnateur voor de eigen hubs.
§ 2. De delegatie aan de manager geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie en personeelsmanagement
Art.10. De manager heeft delegatie om beslissingen te nemen over de dagelijkse organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn hubs binnen het afsprakenkader van de missie en visie en de governance van het agentschap.
Art.11. De manager heeft delegatie om:
1° het bepalen van de inhoud van de functiebeschrijving en de evaluatiecriteria van de proeftijd;
2° het toestaan van jaarlijks verlof, omstandigheidsverlof en dienstvrijstelling binnen de grenzen van het arbeidsreglement van het agentschap en de ter zake door de administrateur-generaal gemaakte afspraken;
3° de werktijdregeling, telewerken en ziektecontrole;
4° het goedkeuren van vormingsactiviteiten tot 8.500 euro;
5° het goedkeuren van aanvragen voor binnen- en buitenlandse dienstreizen;
6° het toestaan en goedkeuren van declaraties van binnen- en buitenlandse dienstreizen tot 8.500 euro;
7° het aanduiden van het functioneel, financieel en ecologisch meest verantwoord voertuig bij binnen- en buitenlandse dienstreizen; en
8° het goedkeuren van declaraties voor presentiegelden en reis- en verblijfskosten bij binnen- en buitenlandse zendingen naar buurlanden tot 8.500 euro in zover ze verband houden met de werking van de aan hun entiteit verbonden comités, commissies, advies-, overleg- of beroepsorganen, binnen de in het agentschap gemaakte afspraken en verdelingen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten en concessies
Art.12. § 1. De manager heeft delegatie om overheidsopdrachten en concessies te plaatsen tot een bedrag van 30.000 euro.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft de delegatie betrekking op:
1° alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot opstart van de opdracht of concessie, de keuze van de plaatsingsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten;
2° de beslissing tot niet-plaatsing;
3° het goed te keuren offerte- of opdrachtbedrag of de goed te keuren concessiewaarde voor de gunningsbeslissing.
§ 2. De manager heeft delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 30.000 euro, opdrachten (bestellingen) te plaatsen in het kader van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan.
§ 3. Als de manager voor een overheidsopdracht of concessie delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft de manager ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht of concessie, ongeacht het bedrag van de uitgave.
§ 4. Als de manager voor een bepaalde overheidsopdracht of concessie geen delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft de manager wel delegatie om:
1° beslissingen te nemen over de uitvoering van de overheidsopdracht of concessie binnen het wettelijke kader, ongeachte het bedrag van de uitgave;
2° inkooporders en uitgaven in OraFin inhoudelijk en budgettair goed te keuren, ongeacht het bedrag van de uitgave;
3° gestelde borgtochten vrij te geven, ongeacht het bedrag van de borgtocht.
Art.13. § 1. De manager heeft delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 30.000 euro overeenkomsten te sluiten die niet als een overheidsopdracht of concessie worden gekwalificeerd.
§ 2. Als de manager geen delegatie heeft om een overeenkomst, zoals bedoeld in paragraaf 1, te sluiten, heeft de manager wel delegatie om:
1° beslissingen te nemen over de uitvoering van de overeenkomst binnen het wettelijke kader, ongeachte het bedrag van de uitgave;
2° inkooporders en uitgaven in OraFin inhoudelijk en budgettair goed te keuren, ongeacht het bedrag van de uitgave.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie voor juridische dienstverlening en vertegenwoordiging
Art.14. § 1. De manager heeft delegatie om:
1° opdrachten te geven aan advocaten;
2° het bedrag van de erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten goed te keuren en te betalen, ongeachte het bedrag;
3° dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen aan te gaan, als het bedrag van de uitgaven die eruit voortvloeien 30.000 euro niet bereikt;
4° overeenkomsten tot arbitrage te sluiten, voor zover, als het een in geld waardeerbaar geschil betreft, de waarde van het geschil 30.000 euro in hoofdsom niet overschrijdt;
5° de uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageprocedures, goed te keuren en te betalen, ongeacht het bedrag van de uitgave.
§ 2. In de gevallen van 3° en 4° van paragraaf 1 heeft de manager wel delegatie om, nadat de dading, minnelijke schikking of schulderkenning is aangegaan of de overeenkomst tot arbitrage is gesloten:
1° beslissingen te nemen over de uitvoering van de overeenkomst binnen het wettelijke kader, ongeachte het bedrag van de uitgave;
2° inkooporders en uitgaven in OraFin inhoudelijk en budgettair goed te keuren, ongeacht het bedrag van de uitgave.
HOOFDSTUK 6. - Bestuurlijke delegatie
Art.15. § 1. De manager heeft delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling over de eigen hubs met andere diensten van de Vlaamse overheid en met derden, met uitzondering van de briefwisseling vermeld in paragraaf 2 hieronder.
§ 2. De manager heeft geen delegatie voor de ondertekening van de volgende categorieën van briefwisseling:
1° briefwisseling van beleidsmatige aard;
2° andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt;
3° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van volksvertegenwoordigers;
4° briefwisseling of nota's gericht aan burgemeesters, schepenen, provinciegouverneurs of gedeputeerden van een provincie;
5° antwoorden op brieven van het Rekenhof;
6° adviesvragen voor de Inspectie van Financiën;
7° briefwisseling of nota's gericht aan een Vlaams minister of aan N-functies bij de Vlaamse overheid.
§ 3. In afwijking van paragraaf 2, 4°, heeft de organisatiemanager wel de bevoegdheid om briefwisseling te ondertekenen gericht aan burgemeesters met betrekking tot en uitvoering van het Logiesdecreet, waaronder de briefwisseling bij toepassing van artikel 10, zesde lid, 3° en artikel 14, § 2, eerste lid, 3° van het Logiesdecreet.
Art.16. De administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
1° bijkomende categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen; en
3° de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
Art.17. De manager heeft delegatie om beslissingen te nemen over aanvragen tot toegang tot bestuursdocumenten, zoals geregeld in hoofdstuk 3 van het decreet Bestuursdecreet van 7 december 2018, na het inwinnen van intern juridisch advies.
HOOFDSTUK 7. - Delegatie inzake het Logiesdecreet
Art.18. De organisatiemanager heeft delegatie om:
1° het advies in te winnen over de staat van properheid en onderhoud van het toeristische logies, overeenkomstig artikel 4, 2°, van het Logiesdecreet;
2° een uittreksel uit het strafregister op te vragen overeenkomstig artikel 4, 5°, van het Logiesdecreet;
3° op gemotiveerde wijze een afwijking toe te staan van:
a) een of meer bijkomende openings- en uitbatingsvoorwaarden overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van het Logiesdecreet;
b) een of meer openings- en uitbatingsvoorwaarden overeenkomstig artikel 4, vierde lid, van het Logiesdecreet;
c) een of meer comfortclassificatienormen overeenkomstig artikel 7, § 1, van het Logiesdecreet;
4° een comfortclassificatie bepalen overeenkomstig artikel 8 van het Logiesdecreet;
5° een label `Toerisme voor Allen' toekennen overeenkomstig artikel 9 van het Logiesdecreet;
6° een administratieve geldboete op te leggen overeenkomstig artikel 12, § 2, van het Logiesdecreet en het bedrag van de opgelegde administratieve geldboete te verminderen overeenkomstig artikel 12, § 6, van het Logiesdecreet;
7° de betrokkene te horen vooraleer een administratieve geldboete op te leggen overeenkomstig artikel 12, § 3, van het Logiesdecreet;
8° uitbaters te contacteren overeenkomstig artikel 19, § 1, van het Logiesdecreet.
Art.19. De organisatiemanager heeft delegatie om, in uitvoering van het Logiesbesluit:
1° de beslissing tot toekenning of weigering van de erkenning en van de comfortclassificatie te nemen overeenkomstig artikel 18, zesde lid, en artikel 20 van het Logiesbesluit;
2° overtredingen van de toegekende comfortclassificatie vast te stellen en toeristische logies ambtshalve in een andere comfortclassificatie in te delen overeenkomstig artikel 22 van het Logiesbesluit;
3° toegekende erkenningen te schorsen of in te trekken overeenkomstig artikel 23 van het Logiesbesluit;
4° erkenninghouders in gebreke te stellen en te horen overeenkomstig artikel 24, eerste en derde lid, van het Logiesbesluit.
HOOFDSTUK 8. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.20. § 1. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kan de administrateur-generaal een deel van de aan de manager gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van het agentschap die onder het hiërarchisch gezag van de manager staan, tot op het meest functionele niveau.
§ 2. De subdelegaties worden vastgelegd in een besluit van de administrateur-generaal. Het besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Een afschrift van het besluit wordt aan de minister bezorgd.
HOOFDSTUK 9. - Regeling bij vervanging
Art.21. § 1. De administrateur-generaal laat zich bij tijdelijke afwezigheid of verhindering vervangen door de manager of een ander personeelslid naar keuze van de administrateur-generaal.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst de manager of het ander personeelslid, boven zijn handtekening, de formule "Voor de administrateur-generaal, afwezig".
Art.22. § 1. De bij dit besluit verleende delegaties worden ook verleend aan het personeelslid dat de manager of een ander personeelslid vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven of in zijn handtekening, de formule "Voor de organisatiemanager/interne business officer/functie ander personeelslid, afwezig".
Art.23. Elke vervangingsregeling wordt voorafgaand:
1° vastgesteld per e-mail van de administrateur-generaal of manager, gericht aan de manager of het personeelslid aan wie delegatie wordt verleend met minstens opgave van de aanvangs- en einddatum van de delegatieperiode; de e-mail wordt bewaard in het persoonlijk archief van de delegatiegever en -ontvanger;
2° intern aan het personeel via een algemene communicatie bekendgemaakt.
HOOFDSTUK 10. - Bedrijfscontinuïteitsmanagement
Art.24. Als de administrateur-generaal in het kader van bedrijfscontinuïteitsmanagement in de onmogelijkheid verkeert om zijn rol als crisismanager op te nemen, wordt deze rol bij delegatie opgenomen door een manager.
HOOFDSTUK 11. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.25. De manager neemt de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.26. De manager is ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid is gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.27. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties legt de manager periodiek verantwoording af aan de administrateur-generaal.
§ 2. De verantwoording gebeurt aan de hand van rapportering die de nodige informatie bevat over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de periode in kwestie zijn genomen.
§ 3. De verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. De rapportering is niet overmatig, op een degelijke wijze gestructureerd en op een toegankelijke wijze voorgesteld.
§ 4. Voor alle aangelegenheden wordt informatie op geaggregeerd niveau verstrekt. Daarnaast wordt, voor de aangelegenheden waarvoor dat relevant en aangewezen is, ook informatie op het niveau van afzonderlijke en individuele onderwerpen en dossiers opgenomen.
§ 5. De administrateur-generaal stelt, in overleg met de manager, vast met welke periodiciteit de rapportering gebeurt.
§ 6. De administrateur-generaal kan nadere instructies geven over de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in de rapportering verstrekt moet worden, een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen en de vorm waarin de rapportering moet gebeuren.
Art.28. § 1. De administrateur-generaal kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de manager verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. De administrateur-generaal heeft het recht om de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie is opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
HOOFDSTUK 12. - Slotbepalingen
Art.29. De volgende regelingen worden vervangen en opgeheven:
1° Het besluit van de administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de organisatiemanager en interne business officer van Toerisme Vlaanderen van 23 mei 2022.
Art. 30. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin dit besluit wordt ondertekend.