14 DECEMBER 2023. - Besluit 2023/968 van het College van de Franse Gemeenschapscommissie tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie voor de mandaathouders van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-2
HOOFDSTUK II. - Evaluatiecommissie en secretariaat
Art. 3-4
HOOFDSTUK III. - Aanhangigmaking bij de evaluatiecommissie en oproeping van de leden
Art. 5-9
HOOFDSTUK IV. - Oproeping van de mandaathouders
Art. 10
HOOFDSTUK V. - Zitting en stemming
Art. 11-13
HOOFDSTUK V. - Opheffings- en overgangsbepalingen
Art. 14-15
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
Art. 16
BIJLAGE.
Art. N
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het statuut: het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 13 april 1995 houdende het statuut van de ambtenaren van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;
2° het secretariaat: het secretariaat van de evaluatiecommissie.
Art.2. § 1. De termijnen bestaan uit alle weekdagen, met inbegrip van zaterdagen, zondagen, wettelijke feestdagen en de in artikel 176, § 1, van het statuut bedoelde dagen. Onder `werkdag' verstaat men elke andere dag dan zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen en de in artikel 176, § 1, van het statuut bedoelde dagen.
§ 2. Elke termijn wordt berekend, tenzij anders bepaald:
- Wanneer de kennisgeving gebeurt per ter post aangetekende brief: vanaf de derde werkdag volgend op de verzending van het document en deze dag is inbegrepen in de termijn;
- Wanneer de kennisgeving gebeurt per elektronische zending of per elektronisch aangetekende zending: vanaf de dag volgend op de verzending van de elektronische post of de elektronisch aangetekende post.
HOOFDSTUK II. - Evaluatiecommissie en secretariaat
Art.3. De evaluatiecommissie opgericht bij artikel 16/10 van het statuut heeft haar zetel in de kantoren van de Franse Gemeenschapscommissie, gevestigd in de Paleizenstraat 42 te 1030 Brussel.
Art.4. Het secretariaat vergewist zich ervan dat elke kandidaat die wordt aangesteld om deel uit te maken van de evaluatiecommissie de bij dit huishoudelijke reglement gevoegde deontologische code ondertekent.
Het secretariaat waakt over het correcte verloop van de evaluatieprocedures en hun overeenstemming met de geldende besluiten. Het secretariaat kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor beslissingen van de evaluatiecommissie die indruisen tegen de geldende besluiten.
HOOFDSTUK III. - Aanhangigmaking bij de evaluatiecommissie en oproeping van de leden
Art.5. Na afloop van elke evaluatieperiode nodigt het secretariaat de mandaathouder per elektronisch aangetekende zending naar zijn professioneel e-mailadres of per ter post aangetekende brief uit om binnen een termijn van vijftien dagen het in artikel 86/2, § 1, van het statuut bedoelde activiteitenverslag over te maken.
Vóór het evaluatiegesprek moeten de leden van de evaluatiecommissie beschikken over het activiteitenverslag, dat de mandaathouder per e-mail naar het secretariaat moet sturen.
Het secretariaat bevestigt de ontvangst van het verslag en stuurt het uiterlijk tien dagen voor het evaluatiegesprek per e-mail naar de leden van de evaluatiecommissie.
Art.6. Het secretariaat wint het advies of de adviezen in zoals bepaald in artikel 86/2, § 2, van het statuut. Het secretariaat zendt dat advies/die adviezen ten minste vijf dagen voor het evaluatiegesprek toe aan de leden van de commissie.
Art.7. Het secretariaat roept de evaluatiecommissie per e-mail bijeen.
De oproepingsmail wordt ten minste tien dagen voor de zitting naar de effectieve leden gestuurd.
Art.8. In geval van verhindering brengen de effectieve leden de voorzitter en het secretariaat hiervan op de hoogte zodat voor vervanging kan worden gezorgd en dit, behoudens uitzonderlijke en met redenen omklede omstandigheden, ten minste vijf dagen voor de zitting.
Art.9. De documentatie betreffende elk dossier wordt als bijlage toegevoegd aan de oproepingsmail van de leden.
HOOFDSTUK IV. - Oproeping van de mandaathouders
Art.10. Namens de voorzitter van de evaluatiecommissie nodigt het secretariaat de mandaathouders per elektronisch aangetekende zending of per ter post aangetekende brief uit voor een evaluatiegesprek, en dit ten minste tien dagen voor het gesprek.
Het voegt bij de oproeping het advies/de adviezen overeenkomstig artikel 86/2, § 3, van het statuut, evenals de lijst van de leden van de evaluatiecommissie.
HOOFDSTUK V. - Zitting en stemming
Art.11. De voorzitter opent en sluit de zittingen. Hij leidt de debatten en waakt over het goede verloop van de zitting.
Hij gaat na of de samenstelling van de evaluatiecommissie in overeenstemming is met artikel 16/10 van het statuut.
Geen lid van de evaluatiecommissie mag zetelen wanneer hij zich in een situatie bevindt die ertoe kan leiden dat zijn onpartijdigheid in gevaar wordt gebracht.
In geval van verhindering van de voorzitter worden zijn taken uitgeoefend door het oudste lid.
Art.12. § 1. De evaluatiecommissie kan alleen geldig beraadslagen indien ten minste de meerderheid van de leden aanwezig is.
§ 2. De leden van de evaluatiecommissie zijn gebonden door geheimhouding omtrent de debatten en beraadslagingen en omtrent alle informatie waarvan zij kennis zouden hebben gekregen bij het uitvoeren van hun opdracht.
Elk lid van de evaluatiecommissie, met inbegrip van de voorzitter, is stemgerechtigd.
De evaluatievermelding wordt met meerderheid van stemmen toegekend. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de persoon die zijn functie uitoefent doorslaggevend.
De secretarissen stellen de notulen van de zitting op, houden een aanwezigheidslijst bij en laten de deontologische code als bijlage bij dit besluit ondertekenen door de leden van de evaluatiecommissie vóór de eerste zitting.
Het door de evaluatiecommissie goedgekeurde evaluatieverslag wordt in de notulen opgenomen en ondertekend door de voorzitter en de secretarissen.
Het evaluatierapport wordt per elektronisch aangetekende zending of per ter post aangetekende brief naar de geëvalueerde mandaathouder gestuurd en doorgestuurd naar de dienst `Administration du personnel et des carrières' van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie en naar het College, via het lid van het College belast met Openbaar Ambt.
Art.13. In geval van overmacht kan het evaluatiegesprek van de mandaathouders op digitale wijze worden georganiseerd. Daartoe ontvangt de mandaathouder bij zijn oproeping een link naar het online platform.
Het maken van opnames van de test in elektronische vorm is verboden.
HOOFDSTUK V. - Opheffings- en overgangsbepalingen
Art.14. Het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 1 maart 2012 dat het huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie van de Franse Gemeenschapscommissie vaststelt, wordt opgeheven.
Art.15. Artikel 6 en het laatste lid van artikel 10 van dit besluit zijn niet van toepassing op mandaathouders die in functie zijn op het ogenblik van de inwerkingtreding van dit besluit zolang zij worden geacht een eerste mandaat van vijf jaar uit te oefenen overeenkomstig artikel 21 van besluit 2023/867 van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 7 september 2023 houdende wijziging van verschillende reglementaire bepalingen met betrekking tot de mandaten.
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
Art.16. Het collegelid belast met Openbaar Ambt wordt belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGE.
Art. N.
Deontologische code
De leden van de commissie verbinden zich ertoe:
* te handelen met loyaliteit, integriteit, onafhankelijkheid, toewijding en bekwaamheid;
* zowel de procedure als de kandidaten te respecteren, alsook de waarden van de diensten van de Franse Gemeenschapscommissie;
* hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid te garanderen, die onlosmakelijk verbonden zijn aan het uitoefenen van hun functie;
* voor aanvang van de procedure elke omstandigheid bekend te maken die van invloed kan zijn op hun onafhankelijkheid of die aanleiding kan geven tot een belangenconflict, of die als zodanig kan worden beschouwd;
* vertrouwelijk te handelen, in het bijzonder wat betreft de geheimhouding van ontvangen informatie en beraadslagingen;
* objectiviteit en neutraliteit te tonen, en een eerlijke behandeling te garanderen voor alle kandidaten, zonder enige vorm van partijdigheid of discriminatie.
Indien een lid van de evaluatiecommissie afwijkt van deze deontologische code, kan hij/zij niet langer zetelen.