10 JANUARI 2024. - Besluit van de directeur van het Vlaams betaalorgaan tot delegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van het Vlaams betaalorgaan
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Delegatie aan alle afdelingshoofden
Art. 8-11
HOOFDSTUK 3. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Digitalisering en Organisatie
Art. 12
HOOFDSTUK 4. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Landbouwsteun en Productkwaliteit
Art. 13
HOOFDSTUK 5. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Ondernemen en Ontwikkelen
Art. 14-16
HOOFDSTUK 6. - Delegatie aan het diensthoofd van de dienst Interne Audit
Art. 17
HOOFDSTUK 7. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 18
HOOFDSTUK 8. - Regeling bij vervanging
Art. 19
HOOFDSTUK 9. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 20-23
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Vlaams betaalorgaan, vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 28 maart 2003 tot oprichting van een Vlaams betaalorgaan.
Art.2. In dit besluit wordt verstaan onder :
1° afdelingshoofd : het personeelslid dat belast is met de leiding van een afdeling van het Vlaams betaalorgaan als vermeld in het besluit van de administrateur-generaal tot indeling van het Agentschap Landbouw en Zeevisserij;
2° directeur van het Vlaams betaalorgaan: het personeelslid dat belast is met de leiding van het Vlaams betaalorgaan;
3° ELFPO: het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling;
4° ELGF: het Europees Landbouwgarantiefonds;
5° Verordening (EU) 2021/2116: Verordening (EU) 2021/2116 van het Europees Parlement en de Raad van 2 december 2021 inzake de financiering, het beheer en de monitoring van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1306/2013.
Art.3. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante Verordeningen, richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, en van het ondernemingsplan.
Art.4. Als in dit besluit de bevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met de gunning van een overheidsopdracht, gelden de bepalingen van artikel 8, 9 en 10.
Art.7. De in dit besluit vermelde bedragen zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie aan alle afdelingshoofden
Art.8. De afdelingshoofden hebben voor het Vlaams betaalorgaan delegatie om overheidsopdrachten, prijsvragen en raamovereenkomsten te plaatsen tot het bedrag, vermeld in artikel 11, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017, per opdracht.
Voor de toepassing van het eerste lid hebben de grensbedragen betrekking op:
1° de geraamde waarde van de opdracht voor:
a) alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht, de keuze van de gunningsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten en de selectiebeslissing;
b) de beslissing tot niet-plaatsing;
2° het goed te keuren offertebedrag voor de gunningsbeslissing.
Art.9. Als het afdelingshoofd voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft die ook delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, ongeacht de financiële weerslag ervan.
Als het afdelingshoofd voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst geen delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft die toch delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van de overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst binnen het wettelijke kader en zonder financiële impact.
Art.10. De afdelingshoofden hebben voor het Vlaams Betaalorgaan delegatie om opdrachten te plaatsen in het kader van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan, tot het bedrag, vermeld in artikel 11, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017, per opdracht.
Voor het plaatsten van opdrachten inzake openbare interventies in het kader van een raamovereenkomst, geldt de delegatie, vermeld in het eerste lid, tot een bedrag van maximaal 550.000 euro per opdracht.
Art.11. De afdelingshoofden hebben delegatie om:
1° de sancties, vermeld in Verordening (EU) 2021/2116, en de uitvoeringsbepalingen ervan, te bepalen;
2° de administratieve sancties toe te passen die zijn vermeld in de verordening (EU) nr. 1306/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 inzake de financiering, het beheer en de monitoring van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot intrekking van Verordeningen (EEG) nr. 352/78, (EG) nr. 165/94, (EG) nr. 2799/98, (EG) nr. 814/2000, (EG) nr. 1290/2005 en (EG) nr. 485/2008 van de Raad en in de gedelegeerde handelingen en de uitvoeringshandelingen ervan, en in de Verordening (EU) nr. 1308/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 tot vaststelling van een gemeenschappelijke ordening van de markten voor landbouwproducten en tot intrekking van de Verordeningen (EEG) nr. 922/72, (EEG) nr. 234/79, (EG) nr. 1037/2001 en (EG) nr. 1234/2007 van de Raad en in de gedelegeerde handelingen en de uitvoeringshandelingen ervan;
3° de administratieve sancties toe te passen die zijn vermeld in verordening (EU) 2021/2116 en in de gedelegeerde en de uitvoeringshandelingen ervan, en de besluiten van de Vlaamse Regering die worden genomen ter uitvoering van de voormelde verordening en het strategisch plan;
4° in voorkomend geval conform de regelgeving te besluiten om een terugvordering niet voor te zetten of conform de regelgeving in gemotiveerde gevallen te besluiten dat een terugvordering niet dient voortgezet te worden.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Digitalisering en Organisatie
Art.12. Het afdelingshoofd van de afdeling Digitalisering en Organisatie heeft delegatie om het beheer en de controle van de uitgaven van het ELGF en het ELFPO te verzekeren. Deze delegatie omvat:
1° de autorisatie van de betalingen;
2° het opstellen van de maandelijkse declaraties voor het ELGF en driemaandelijkse declaraties voor het ELFPO en het indienen ervan via de Vlaamse cel van de Coördinerende Instantie en het Landbouwbureau aan de Europese Commissie;
3° ten onrechte uitbetaalde steun en toebehoren invorderen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Landbouwsteun en Productkwaliteit
Art.13. Het afdelingshoofd van de afdeling Landbouwsteun en Productkwaliteit heeft delegatie om het beheer en de controle van de uitgaven van het ELGF en het ELFPO te verzekeren. Deze delegatie omvat ook:
1° het nemen van beslissingen inzake het beheer van de identificatie- en referentiegegevens van de landbouwers en bedrijven en van beslissingen inzake de rechtstreekse betalingen aan landbouwers;
2° de autorisatie van de betalingen;
3° het nemen van beslissingen tot ambtshalve samenvoeging op het vlak van identificatie in het GBCS als vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 9 februari 2007 houdende bepalingen tot inrichting van een gemeenschappelijke identificatie van landbouwers, exploitaties en landbouwgrond in het kader van het meststoffenbeleid en van het landbouwbeleid, met uitzondering van de beslissingen over een ingediend bezwaar;
4° de beoordeling en de rangschikking van de steunaanvragen voor plattelandsontwikkeling;
5° het nemen van beslissingen om de subsidie voor de aanplant van boslandbouwsystemen te verminderen als vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 21 april 2023 tot vaststelling van de voorschriften voor subsidies voor de aanplant en het onderhoud van boslandbouwsystemen;
6° het nemen van beslissingen inzake het geïntegreerd beheers- en controlesysteem, vermeld in titel IV, hoofdstuk II, van verordening (EU) 2021/2116, voor wat betreft de rechtstreekse betalingen, de agromilieu- en klimaatmaatregelen, agromilieuklimaatmaatregelen, de maatregel de voortzetting van de biologische productiemethode als vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 4 juli 2014 tot het verlenen van hectaresteun voor de biologische productiemethode met toepassing van het Vlaams Programma voor Plattelandsontwikkeling voor de periode 2014-2020 en de maatregel het onderhoud van een boslandbouwsysteem als vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 21 april 2023 tot vaststelling van de voorschriften voor subsidies voor de aanplant en het onderhoud van boslandbouwsystemen.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie aan het afdelingshoofd van de afdeling Ondernemen en Ontwikkelen
Art.14. Het afdelingshoofd van de afdeling Ondernemen en Ontwikkelen heeft delegatie om het beheer en de controle van de uitgaven van het ELGF en het ELFPO te verzekeren. Deze delegatie omvat ook:
1° de beoordeling en de rangschikking van de steunaanvragen voor plattelandsontwikkeling;
2° op het domein van de gemeenschappelijke ordening van de markten voor landbouwproducten:
a) de inning van heffingen;
b) het nemen van beslissingen over de erkenning van begunstigden en van tussenpersonen;
3° de autorisatie van de betalingen.
Art.15. Het afdelingshoofd van de afdeling Ondernemen en Ontwikkelen heeft delegatie om het beheer en de controle te verzekeren van de verrichtingen in verband met de interventiemaatregelen.
Art.16. Het afdelingshoofd van de afdeling Ondernemen en Ontwikkelen heeft delegatie om gestelde zekerheden te aanvaarden, te annuleren, vrij te geven en te verbeuren.
HOOFDSTUK 6. - Delegatie aan het diensthoofd van de dienst Interne Audit
Art.17. In dit artikel wordt verstaan onder diensthoofd: het personeelslid dat belast is met de leiding van de dienst Interne Audit van de afdeling Digitalisering en Organisatie.
Het diensthoofd van de dienst Interne Audit heeft inzake het Vlaams betaalorgaan delegatie om het auditplan voor en de eindrapportering over interne auditonderzoeken te ondertekenen.
HOOFDSTUK 7. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.18. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kunnen de afdelingshoofden na akkoord van de directeur van het Vlaams betaalorgaan een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder delegeren aan personeelsleden die onder hun hiërarchische gezag staan, tot op het meest functionele niveau.
De delegaties worden vastgelegd in een besluit van het afdelingshoofd. Dat besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en een afschrift ervan wordt bezorgd aan het hoofd van het Agentschap Landbouw en Zeevisserij en aan de directeur van het Vlaams betaalorgaan.
HOOFDSTUK 8. - Regeling bij vervanging
Art.19. De bij dit besluit verleende delegaties worden ook verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van het ambt van de titularis is belast of dat hem vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid boven de vermelding van zijn graad en zijn handtekening de formule " Voor (graad van de titularis), afwezig, ".
HOOFDSTUK 9. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.20. De afdelingshoofden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
De afdelingshoofden organiseren het systeem van interne controle en functiescheiding op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.21. Over het gebruik van de bevoegdheden, vermeld in dit besluit, wordt periodiek verantwoording afgelegd aan de directeur van het Vlaams betaalorgaan door middel van rapporteringen.
De directeur van het Vlaams betaalorgaan kan nadere instructies geven over de inhoud en de periodiciteit van die rapporteringen.
De directeur van het Vlaams betaalorgaan kan bovendien op ieder ogenblik verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.22. Het besluit van de directeur van het Vlaams betaalorgaan van 5 mei 2017 tot delegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van het Vlaams betaalorgaan, gewijzigd bij de besluiten van de directeur van 13 november 2017, 30 november 2021 en 13 juli 2023, wordt opgeheven.
Art. 23. Dit besluit heeft uitwerking vanaf 1 januari 2024.