27 OKTOBER 2023. - Besluit van de Vlaamse Regering over de oproep tot subsidieaanvragen voor het beheer van de Waarderingstool in het Vlaamse beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Art. 1-17
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° projecthouder: het consortium dat na de projectoproep, vermeld in artikel 7, geselecteerd wordt om het beheer van de Waarderingstool WVG op zich te nemen voor de looptijd van het project, en dat kan bestaan uit een verzameling van organisaties die actief zijn in de sector van zorg en welzijn;
2° uitgavendecreet: het decreet van 21 oktober 2022;
3° waarderingstool WVG: een onafhankelijk gemodereerd platform waar een persoon met zorg- en ondersteuningsnood en diens omgeving zijn/haar ervaring en/of waardering voor een zorgvoorziening en -aanbieder kan uiten. De tool beoogt daarbij betrouwbare ervaringen en waarderingen te verzamelen en deze ter beschikking te stellen richting het breder publiek.
Art.2. Een subsidie van 862.000 euro (achthonderdtweeënzestigduizend euro) wordt toegekend vanuit begrotingsartikel GB0-1GCF2BA-WT (Beleidsontwikkeling en ondersteuning), basisallocatie 1GD127 aan de projecthouder, voor het beheer van de Waarderingstool WVG.
De projecthouder wordt vertegenwoordigd door een rechtspersoon die als administratief aanspreekpunt optreedt ten opzichte van de subsidiërende overheid.
Art.3. De subsidie, vermeld in artikel 2, heeft betrekking op de periode van 26 maanden die van start gaat gedurende het vierde kwartaal van 2023.
Art.4. De subsidie, vermeld in artikel 2, is de financiële ondersteuning voor de realisatie van de volgende opdrachten van de projecthouder, in de periode vermeld in artikel 3:
1° De co-creatie van de waarderingstool WVG, met inbegrip van doorvoeren inhoudelijke verbeteringen en functionaliteiten en opvolging van IT- onderhoud, IT ontwikkeling en hosting;
2° De implementatie van de Waarderingstool WVG ondersteunen;
3° Het operationaliseren van de redactie van waarderingen;
4° Gegevens en resultaten van kwaliteit van zorg en gebruikerservaringen verzamelen;
5° Gegevens en resultaten van kwaliteit van zorg en gebruikerservaringen ontsluiten op maat van verschillende doelgroepen en het brede publiek;
6° Voorzien in regelmatige (beleids-)rapportering;
7° De uitvoering van operationele opdrachten;
8° Het informeren, verbinden van de betrokken sectoren en belanghebbenden, met inbegrip van afstemmen met gebruikers en voorzieningen.
Art.5. Door de realisatie van de opdrachten, vermeld in artikel 4, wordt bijgedragen tot de volgende beleidsdoelstellingen:
1° Een onafhankelijk gemodereerd platform vormen waar de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood en diens nabije omgeving op een gebruikersvriendelijke en respectvolle manier zijn ervaring of waardering voor een zorgvoorziening en -aanbieder kan uiten;
2° Betrouwbare ervaringen en waarderingen verzamelen en ter beschikking stellen van het breder publiek;
3° Personen met een zorg- en ondersteuningsnood en hun omgeving een publieke stem geven in de ervaring en waardering van hun zorgvoorziening en -aanbieder.
Art.6. Met het oog op het bewaken van de strategische richting van het project wordt een projectstuurgroep opgericht. Dit forum is de plaats waar de projecthouder zal rapporteren over de vooruitgang van het project. De stuurgroep heeft het mandaat om strategische beslissingen te valideren, is het escalatiepunt voor de projecthouder, lost mee knelpunten op, keurt tussentijdse resultaten goed, valideert het eindverslag en stuurt bij wanneer nodig.
De samenstelling van de stuurgroep bestaat minstens uit:
1° vertegenwoordiging van de subsidiërende overheid, die minstens uit volgende leden bestaan uit:
a) Departement Zorg (sector residentiële ouderenzorg)
b) Agentschap Opgroeien (sector jeugdhulp en kinderopvang)
c) Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (sector personen met een handicap;
2° vertegenwoordiging van het kabinet van de betrokken minister;
3° de projecthouder.
De vertegenwoordiging van het Departement Zorg is de voorzitter van deze stuurgroep.
De nominatieve lijst van deelnemers aan de stuurgroep wordt opgemaakt na de aanduiding van de projecthouder. Ook de praktische organisatie en verslaggeving wordt bepaald na de aanduiding van de projecthouder. De projectstuurgroep komt regelmatig samen.
Beslissingen worden in consensus genomen. Bij gebrek aan consensus beslist de vertegenwoordiging van het kabinet van de betrokken minister.
Art.7. § 1. De projecthouder, vermeld in artikel 1, 2°, wordt geselecteerd na een oproep tot subsidieaanvragen, die wordt bekendgemaakt op de website van het Departement Zorg.
De oproep, vermeld in het eerste lid, vermeldt minstens:
1° de selectieprocedure, met inbegrip van de ontvankelijkheidscriteria, de beoordelingscriteria en de timing voor het indienen van de voorstellen;
2° de openbaarmaking van de geselecteerde opdrachten;
3° de grootte van het krediet dat beschikbaar is om de oproep tot subsidieaanvragen te financieren.
§ 2. De ontvankelijkheidsvereisten zijn:
1° het dossier is ingediend binnen de indieningstermijn die in de oproep vermeld is;
2° het dossier is ingediend op de wijze vermeld in de oproep;
3° het dossier bevat alle gegevens, die vermeld zijn in de oproep en bevat minimaal de volgende gegevens:
A) De verbintenis van elke organisatie die deel uitmaakt van de projecthouder dat ze de opdrachten (zie hoger) zullen opnemen voor een periode van 26 maanden (2023 - 2026);
B) Een projectplan dat volgende onderdelen bevat:
a. De manier waarop de operationele werking van de redactie van de waarderingen wordt voorzien;
b. Een kalender met de timing van het project, waaronder duiding van onder meer een stappenplan en voorziene mijlpalen voor de uitrol van het project (cfr. pilootfase 2023 - 2026);
c. Een begroting over de verdeling van de middelen binnen het voorziene subsidiebedrag;
d. De inhoudelijke motivatie en relevante eerdere ervaring voor het uitvoeren van dit project;
e. De wijze waarop samenwerking en partnerschap zal worden aangegaan met de andere partners binnen de projecthouder zelf, belanghebbenden en de subsidiërende overheid.
C) Het projectvoorstel bevat de datum van indiening en handtekening van de verantwoordelijke en aanspreekpersoon van de projecthouder.
Het Departement Zorg onderzoekt of voldaan is aan de ontvankelijkheidsvereisten, vermeld in het eerste lid. Als de aanvraag niet ontvankelijk is, brengt het Departement Zorg de aanvrager daarvan op de hoogte, binnen een termijn van 5 kalenderdagen na ontvangst van de subsidieaanvraag.
§ 3. Het Departement Zorg beoordeelt de ontvankelijke subsidieaanvragen op grond van de volgende beoordelingscriteria:
1° de mate waarin de samenstelling van het consortium voldoet aan artikel 8 van dit besluit;
2° de mate waarin de subsidieaanvrager voldoet aan artikel 9 en 10 van dit besluit;
3° de mate waarin de subsidieaanvrager de opdrachten, vermeld in artikel 4, kan opnemen.
De beoordelingscriteria kunnen nader worden gepreciseerd in de projectoproep.
De oproep vermeldt bij elk beoordelingscriterium, vermeld in het eerste lid, het gewicht dat hieraan wordt gegeven in het puntentotaal.
§ 4. De subsidiërende overheid maakt een beoordelingsverslag op, waarbij toegelicht wordt hoe de kandidaat projecthouders scoren op elk van de beoordelingscriteria en waaruit de meest geschikte kandidaat blijkt.
De Vlaamse Regering kent de subsidie toe, op basis van het beoordelingsverslag, aan de projecthouder die het meest kwalitatieve projectdossier inleverde en aldus het best voldoet aan de beoordelingscriteria.
Art.8. De samenstelling van de projecthouder streeft zoveel als mogelijk volgende vereisten na:
1° Een gebalanceerde vertegenwoordiging van de volgende vier betrokken sectoren, zijnde:
a) Residentiële ouderenzorg;
b) Personen met een handicap;
c) Jeugdhulp;
d) Kinderopvang;
2° Een gebalanceerde, pluralistische en diverse vertegenwoordiging van enerzijds zorgvoorzieningen, aanbieders van zorg en ondersteuning en anderzijds zorggebruikers, personen met een zorg- en ondersteuningsnood en hun omgeving (b.v. mantelzorgers).
Art.9. De subsidieaanvrager organiseert zich op een manier die een efficiënt, onderbouwd en transparant beslissingsproces mogelijk maakt.
Art.10. De subsidieaanvrager maakt een projectplan op met volgende onderdelen:
1° De wijze waarop de operationele werking van de redactie van de waarderingen wordt voorzien;
2° Een kalender met de timing van het project, waaronder duiding van onder meer een stappenplan en voorziene mijlpalen voor de uitrol van het project;
3° Een begroting over de verdeling van de middelen binnen het voorziene subsidiebedrag;
4° De inhoudelijke motivatie en relevante eerdere ervaring voor het uitvoeren van dit project;
5° De wijze waarop samenwerking en partnerschap zal worden aangegaan met de andere partners binnen de projecthouder zelf, belanghebbenden en de subsidiërende overheid;
Art.11. Activiteiten waarvoor met toepassing van andere regelingen vanwege de Vlaamse Gemeenschap of andere overheden subsidies worden ontvangen, komen niet in aanmerking voor de toekenning van de subsidie op grond van dit besluit als dit ertoe leidt dat dezelfde uitgaven voor die activiteiten dubbel worden gesubsidieerd.
Art.12. Voor de aanwending van de subsidie, vermeld in artikel 2, worden alleen de volgende bewezen kosten aanvaard:
1° diensten en diverse goederen;
2° personeelskosten;
3° andere bedrijfskosten;
Kosten van reizen naar en verblijven in het buitenland, reis- en verblijfskosten van buitenlandse deskundigen en leningskosten worden niet vergoed, behalve als het Departement Zorg daarvoor op voorhand toestemming verleent.
Art.13. De subsidie, vermeld in artikel 2, wordt als volgt uitbetaald:
1° een voorschot van 60 procent na ondertekening van het toekenningsbesluit, vermeld in artikel 7, § 4, tweede lid, van dit besluit;
2° een tweede schijf van 35% na 1 maart 2025 en op voorwaarde dat alle voortgangsrapporten zijn ingediend;
3° het saldo van 5% wordt uitbetaald na ontvangst en goedkeuring van het eindverslag van het project, zoals bepaald in artikel 15.
Het aantal schijven, de omvang ervan en de frequentie van uitbetaling kunnen wijzigen afhankelijk van de geleverde prestaties en aangetoonde kosten en wordt beslist door de secretaris-generaal van het Departement Zorg.
Als uit de voortgangscontrole of evaluatie door het Departement Zorg blijkt dat de financiële verantwoording of de uitvoering van de activiteiten onvoldoende is of als het subsidiebedrag te hoog blijkt, wordt door het Departement Zorg een deel van de subsidie niet uitbetaald.
Als blijkt dat het Departement Zorg te veel subsidies heeft betaald, wordt het te veel betaalde bedrag teruggevorderd.
Art.14. § 1. De projecthouder dient periodiek en minstens 2 keer per jaar, een functioneel en financieel voortgangsrapport in van de subsidie, vermeld in artikel 2, waarbij wordt aangetoond in welke mate de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend, gerealiseerd zijn.
§ 2. De functionele vooruitgangsrapportage, vermeld in paragraaf 1, moet worden ingediend op elektronische wijze.
De functionele vooruitgangsrapportage bevat de nodige gegevens om het Departement Zorg te laten evalueren in hoeverre de opdrachten, vermeld in artikel 4, werden gerealiseerd.
§ 3. Het financieel voortgangsrapport omvat minstens per medewerker de naam, de functie, de gemiddelde project-tijdsbesteding over de voorbije periode en over heel het werkingsjaar, de gemiddelde tewerkstellingstijd.
Het Departement Zorg kan de vorm van het voortgangsrapport nader bepalen.
§ 4. De Zorginspectie van het Departement Zorg vermeld in artikel 4, § 2, derde lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 mei 2023 over het Departement Zorg, heeft de mogelijkheid om ter plaatse controles uit te voeren op de financiële stukken.
Art.15. De projecthouder dient na afloop van het project een functioneel en financieel eindverslag in. Het eindverslag wordt uiterlijk tegen 31 mei 2026 bezorgd aan het Departement Zorg.
Het Departement Zorg kan beslissen om de resultaten van het project en het inhoudelijke deel van het eindverslag op haar website (www.vlaanderen.be/departement-zorg) te publiceren.
Art.16. § 1. Iedere mediacampagne over de activiteiten vermeld in dit besluit, wordt minimaal veertien dagen vooraf gemeld aan het Departement Zorg.
§ 2. Beleidsinformatie op basis van activiteiten die gefinancierd worden in het kader van dit besluit, mogen alleen openbaar gemaakt worden of gepubliceerd worden nadat ze bezorgd zijn aan het Departement Zorg.
§ 3. De steun van de Vlaamse overheid moet vermeld worden bij publicaties, presentaties en andere mededelingen over de activiteiten, vermeld in dit besluit. Die vermelding gebeurt door het aanbrengen van het logo van de Vlaamse overheid met "Vlaanderen is zorgzaam en gezond samenleven" erbij.
§ 4. Die publicaties, presentaties en mededelingen worden elektronisch bezorgd aan het Departement Zorg.
Art. 17. De Vlaamse minister bevoegd voor Welzijn, Volksgezondheid en Gezin is belast met de uitvoering van dit besluit.