24 AUGUSTUS 2023. - Besluit van de Waalse Regering tot uitvoering van artikel L1533-1 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie, betreffende de aansluitingsmodaliteiten, de werkings- en financieringsregels van de intergemeentelijke bemiddelingsdienst van het Waalse Gewest
Art. 1-8
Artikel 1. Overeenkomstig artikel L1533-1 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie wordt de Waalse intergemeentelijke bemiddelingsdienst toevertrouwd aan de gemeenschappelijke bemiddelaar van de Franse Gemeenschap en het Waals Gewest, hierna "de bemiddelaar" genoemd.
Elke intercommunale sluit zich aan bij de bemiddelaar, tenzij ze een eigen bemiddelaar heeft bij wet of decreet, of in toepassing daarvan. Dit geldt gedeeltelijk als een instelling bij wet of decreet bemiddelingsbevoegdheden heeft gekregen op een specifiek gebied van haar activiteiten.
Art.2. De intercommunale die zich aansluit bij de bemiddelingsdienst, overeenkomstig artikel 1, sluit zich aan bij het huishoudelijk reglement met betrekking tot de behandeling van klachten, aangenomen overeenkomstig het samenwerkingsakkoord, gesloten op 3 februari 2011, tussen de Franse Gemeenschap en het Waalse Gewest houdende oprichting van een gemeenschappelijke ombudsdienst voor de Franse Gemeenschap en het Waalse Gewest, hierna "samenwerkingsakkoord van 3 februari 2011" genoemd.
Art.3. De vergoeding van de dienst wordt bepaald op basis van de werkelijke kosten van de interventies van de bemiddelaar, overeenkomstig artikel 3 van het samenwerkingsakkoord van 3 februari 2011. Om de zes maanden wordt er een afrekening naar de intercommunale gestuurd.
De directe en indirecte kosten voor het opzetten van een eerstelijnsklachtenbehandelingsdienst binnen de intercommunale, los van de tussenkomsten van de bemiddelaar, zijn ten laste van de intercommunale.
Art.4. Zodra de behandeling van een klacht in de eerste lijn wordt afgesloten door de interne dienst van de intercommunale, wordt de eiser uitdrukkelijk op de hoogte gebracht van de afsluiting van zijn klacht en van het standpunt van de intercommunale dienaangaande. Deze kennisgeving geeft duidelijk en zichtbaar aan dat de eiser bij aanhoudende onenigheid contact kan opnemen met de intergemeentelijke bemiddelingsdienst.
De bemiddelaar behandelt rechtstreeks en onafhankelijk individuele klachten van burgers-gebruikers van de intercommunale.
Elk jaar stelt de bemiddelaar een verslag op met een analyse en behandeling van de klachten. Het verslag wordt naar de intercommunale gestuurd, die de enige bewaarder is.
Art.5. De bemiddelaar verschaft de intercommunale alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de eerstelijns klachtendienst, alsook, binnen de grenzen van zijn interne middelen en expertise, de gepaste instrumenten om te voldoen aan de behoeften van de intercommunale op het vlak van opleiding van het personeel in het kader van de activiteit van deze dienst.
De bemiddelaar verbindt zich ertoe de vertegenwoordigers van de intercommunale regelmatig te ontmoeten om de samenwerking te evalueren en eventuele adviezen of aanbevelingen te formuleren die nuttig kunnen zijn voor het goede verloop van de dienstverlening.
De bemiddelaar draagt bij aan de productie van een jaarverslag over de activiteiten van de eerstelijns klachtenbehandelingsdienst van de intercommunale.
Persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de opdrachten van de bemiddelaar zoals omschreven in het samenwerkingsakkoord van 3 februari 2011.
Art.6. De intercommunale verbindt er zich toe om haar bereidheid tot actie op te nemen in de globale problematiek van het beheer van klachten en ontevredenheid van de gebruikers enerzijds en in een aanpak van de kwaliteit van de door de intercommunale geleverde diensten anderzijds.
De intercommunale verstrekt alle informatie die vereist en essentieel is voor de goede uitvoering van de opdrachten van de bemiddelaar, zoals alle informatie met betrekking tot het operationele beheer van eerstelijnsklachten.
Art.7. De persoonlijke gegevens die worden verzameld door de intercommunale en de bemiddelaar worden uitsluitend verzameld om klachten te behandelen. Van klachtindieners worden de volgende gegevens verzameld: achternaam, voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer. De verantwoordelijken voor de verwerking zijn de intercommunales waarnaar wordt verwezen in artikel 1 en de bemiddelaar. De gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om de hierboven beschreven verwerking uit te voeren. Persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonlijke gegevens.
Art. 8. De Minister van Plaatselijke Besturen is belast met de uitvoering van dit besluit.