20 MAART 2023. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat
TITEL 1. - Algemene bepalingen
HOOFDSTUK 1. - Terminologie
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art. 2
HOOFDSTUK 3. - Algemeen
Art. 3-4
TITEL II. - De actoren
HOOFDSTUK 1. - De ordonnateur
Art. 5-10
Afdeling 1. - Algemene verrichtingen
Art. 11
Afdeling 2. - Vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de betaalbaarstelling
Art. 12-18
HOOFDSTUK 2. - De leidinggevende van de dienst
Art. 19-22
HOOFDSTUK 3. - De financieel verantwoordelijke van de dienst
Art. 23-25
HOOFDSTUK 4. - De boekhouder
Art. 26-29
HOOFDSTUK 5. - De controleur van de vastleggingen
Art. 30-35
HOOFDSTUK 6. - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige
Afdeling 1. - De rekenplichtige
Art. 36-38
Afdeling 2. - De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen
Art. 39
HOOFDSTUK 7. - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
Art. 40-45
TITEL III. - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen
HOOFDSTUK 1. - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen
Art. 46
HOOFDSTUK 2. - De organisatie van de begrotingsverrichtingen
Afdeling 1. - Ontvangstverrichtingen
Art. 47-55
Afdeling 2. - Uitgaveverrichtingen
Art. 56-67
HOOFDSTUK 3. - De functiescheiding
Art. 68-71
TITEL IV. - Overgangs- en slotbepalingen
Art. 72
TITEL 1. - Algemene bepalingen
HOOFDSTUK 1. - Terminologie
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° de Wet: de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat;
2° verantwoordelijk en verantwoordelijkheid:
Voor de actoren opgenomen in dit besluit is voor de personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen, wier toestand statutair geregeld is, de wet van 10 februari 2003 betreffende de dienaangaand aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen van toepassing. Voor de niet statutair geregelde personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen is, in deze, de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten van toepassing;
3° dienst(en): de diensten van de federale staat zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° tot 4° van de Wet;
4° het algemeen bestuur: de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet;
5° de instellingen: de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° tot 4° van de Wet;
6° de financieel verantwoordelijke van een dienst: het gaat ofwel om de persoon die is aangesteld als functioneel directeur van een stafdienst Begroting en Beheerscontrole overeenkomstig het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, ofwel om de persoon die, binnen een dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet die op dat ogenblik geen functioneel directeur van een stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft, verantwoordelijk is voor het begrotings-, het financiële en het boekhoudkundige beheer;
7° de leidinggevende van de dienst: de hoogste administratief verantwoordelijke van een dienst;
8° een prestatie: zowel de uitvoering van een werk, de levering van een goed of dienst;
9° de Minister van Begroting : de Minister tot wiens bevoegdheid de Begroting behoort;
10° de boekhouder : een persoon die de boekhouding verzorgt voor een of meerdere diensten/instellingen;
11° de inning : het verkrijgen, zonder enige invordering, van verschuldigde gelden met betrekking tot een vastgesteld recht;
12° de invordering: het proces van het nemen van de invorderingsmaatregelen waarover de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering beschikt wanneer de belastingsschuldige zijn schuld niet betaalt op de voorziene vervaldatum;
13° (de) organisatiebeheersing: het geïntegreerd proces in de zin van het koninklijk besluit van 15 mei 2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid;
14° het beginsel van goed financieel beheer: hier onder wordt verstaan dat alle uitgaven conform de beginselen van zuinigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid worden aangewend binnen de budgettair vastgelegde grenzen, alsook dat alle ontvangsten volgens deze principes worden gerealiseerd. Hierbij is het nodig om toe te zien dat de verwerking in de boekhouden van alle ontvangsten en uitgaven zonder uitstel op een juiste, getrouwe, volledige, en naar tijdsorde ingeschreven manier gebeurt.
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art.2. Dit besluit is van toepassing op de diensten.
Hoofdstuk 5. van Titel II, die betrekking heeft op de controle op de vastlegging van de uitgaven, is enkel van toepassing op de diensten van het algemeen bestuur.
HOOFDSTUK 3. - Algemeen
Art.3. § 1. De boekhouding moet worden gevoerd op basis van de beginselen van het goed financieel beheer.
De begroting en de boekhouding worden opgesteld, uitgevoerd en er wordt rekening en verantwoording afgelegd met inachtneming van het transparantiebeginsel.
§ 2. Onverminderd de wet- en regelgeving betreffende de melding van onwettigheden of onregelmatigheden en veronderstelde integriteitsschendingen in de federale administratieve overheden, indien een in Titel II van dit besluit vermelde actor onregelmatigheden of onwettigheden in de boekhoudings- en begrotingsverrichtingen vermoedt of vaststelt, alsook met betrekking tot de uitvoering van een goed financieel beheer in dit kader, informeert hij onmiddellijk, schriftelijk, de financieel verantwoordelijke van de dienst en, zo deze laatste erbij betrokken is, informeert hij op een identieke wijze de voorzitter van het directiecomité of de leidinggevende van de dienst en, zo deze laatste erbij betrokken is, informeert hij op een identieke wijze de primaire ordonnateur.
§ 3. Elke in dit besluit opgenomen actor dient de verantwoordingsstukken, die als basis hebben gediend voor een boekhoudkundige verrichting, ter beschikking te stellen van de boekhouder ofwel, met het schriftelijk akkoord van de financieel verantwoordelijke van de dienst of van een door hem aangewezen persoon, zelf te bewaren met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens.
Art.4. Onderhavig besluit is van toepassing op de hierin opgenomen actoren, onverminderd de eventuele taken en verantwoordelijkheden van andere actoren, zoals de interne en externe auditoren en de revisoren, die niet in dit besluit zijn opgenomen.
TITEL II. - De actoren
HOOFDSTUK 1. - De ordonnateur
Art.5. § 1. De Minister is de primaire ordonnateur voor de diensten vermeld in artikel 2, eerste lid, 1°, 2° en 3 a) van de Wet, die onder zijn hiërarchisch gezag staan.
§ 2. Voor de instellingen bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° is de primaire ordonnateur het orgaan met een gelijkwaardige bevoegdheid als de in § 1 bedoelde Minister of de Minister zelf.
Art.6. De primaire ordonnateur kan de hem toegewezen bevoegdheden delegeren aan een secundaire ordonnateur.
De functie van secundaire ordonnateur kan worden uitgeoefend door de leidinggevende van de dienst.
In de instellingen bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b en 4° is de leidinggevende van de dienst de secundaire ordonnateur.
De secundaire ordonnateur kan de hem toegewezen bevoegdheden delegeren of subdelegeren.
Een ordonnateur kan, zo nodig, optreden in naam en/of voor rekening van een derde, voor dewelke de federale Staat gemachtigd is op te treden op basis van een overeenkomst of verdrag.
Art.7. § 1. Elk delegatie- of subdelegatiebesluit wordt opgesteld door middel van een ministerieel besluit voor de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1°, 2°, 3° a) en 4° van de Wet of op basis van een beslissing genomen door het beheersorgaan van de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b) van de Wet en gelijkgestelde diensten.
De lijst van de houders van deze delegaties en subdelegaties en elke wijziging eraan worden onverwijld meegedeeld aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en aan het Rekenhof.
Het besluit of de beslissing bepaalt voor elke delegatie of subdelegatie minimaal:
- haar toepassingsgebied;
- haar aard;
- haar grenzen;
- haar verantwoordingsaflegging.
Met toepassingsgebied worden de personeelsleden, functies, besturen, diensten en directies bedoeld die onderworpen zijn aan het delegatie- of subdelegatiebesluit.
Onder aard wordt verstaan het voorwerp van de in termen van volmachten en handtekening verleende delegatie.
Onder grenzen wordt verstaan de opsomming van de drempels die per uitgaven- of ontvangstencategorie dienen te worden gerespecteerd, evenals de termijnen waarbinnen verbintenissen mogen worden afgesloten.
Onder verantwoordingsaflegging wordt verstaan aan wie, onder welke vorm, en met welke frequentie er informatie, gegevens, inlichtingen en toelichtingen dienen gegeven te worden.
§ 2. De gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs mogen enkel handelen binnen de grenzen vastgesteld door de delegatie- of subdelegatiebesluiten.
Art.8. In elke beleidscel kan de functionele Minister of Staatssecretaris een gedelegeerde ordonnateur aanstellen onder de leden ervan.
Art.9. De onverenigbaarheden tussen de verschillende functies moeten in acht worden genomen in het kader van de bevoegdheidsdelegaties aan de secundaire, de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.
Art.10. Wanneer een secundaire, gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van oordeel is dat een beslissing die hem wordt opgelegd ingaat tegen de wettelijke of reglementaire bepalingen, of als hijzelf noch de diensten die van hem afhangen over de nodige informatie beschikken om deze beslissing uit te voeren, stuurt hij deze terug naar de delegerende autoriteit aangevuld met de redenen van onmogelijkheid van uitvoering.
Afdeling 1. - Algemene verrichtingen
Art.11. Elke ordonnateur is, binnen de grenzen van zijn, al dan niet ge(sub)delegeerde, bevoegdheid, minstens verantwoordelijk voor de volgende taken:
§ 1. Algemene taken:
1° de implementatie en het optimaliseren van de interne controle/organisatiebeheersing binnen de dienst(en) die onder zijn bevoegdheid vallen en het nemen en uitvoeren van de nodige maatregelen die een goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst verzekeren;
2° het nemen van de nodige maatregelen, die niet specifiek in dit besluit zijn opgenomen, om een adequate functiescheiding binnen zijn dienst te realiseren, dit zonder afbreuk te doen aan de bepalingen opgenomen in dit besluit;
3° het adequaat toezicht op de verrichtingen die hij delegeert en het nemen van de nodige maatregelen opdat deze verrichtingen correct en tijdig worden uitgevoerd;
4° de opvolging van de aangegane juridische verbintenissen en hun boekhoudkundige en budgettaire gevolgen;
5° het ter beschikking stellen van alle verantwoordingsstukken en bescheiden aan de boekhouder opdat deze de hem toegewezen registraties in de desbetreffende boekhoudingen zou kunnen verrichten en vervolgens de betreffende stukken en bescheiden zou kunnen bewaren;
6° de globale verantwoordelijkheid in vermogensrechtelijke zaken, met inbegrip van de fysieke inventaris.
§ 2. Ontvangstverrichtingen:
1° de aanmaak van de schuldvorderingen, facturen en de ermee verbonden creditnota's die de dienst uitgeeft;
2° het vaststellen van de rechten inzake ontvangsten en de volledigheid en juistheid van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten, overeenkomstig de hem beschikbare gegevens en de geldende wet- en regelgeving;
3° het zonder uitstel nemen van de nodige maatregelen om nog niet geregistreerde vastgestelde rechten inzake ontvangsten, waarvan hij kennis heeft, te registreren in het boekhoudsysteem van zijn dienst;
4° het beheer van de ontvangsten volgens de principes van goed financieel beheer en overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen;
5° het verrichten van een adequate ex ante controle op de regelmatigheid, de conformiteit met de wettelijke en reglementaire bepalingen, de volledigheid en de kwaliteit van de hem voorgelegde dossiers en verrichtingen in het kader van het vaststellen van de rechten inzake ontvangsten en de boekhoudkundige elementen in dit kader;
6° het inbaar en/of invorderbaar stellen van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten.
§ 3. Uitgavenverrichtingen:
1° a) het sluiten van een overheidsopdracht, een concessieovereenkomst en elke andere juridische verbintenis waardoor de federale Staat of een derde voor wie de federale staat gemachtigd is op te treden, wordt verbonden;
b) elke verrichting en in het kader van de uitvoering van overheidsopdrachten, concessieovereenkomsten en elke andere juridische verbintenis die een uitgave kan impliceren of ermee verband houdt;
2° het beheer van de uitgaven volgens de principes van goed financieel beheer en overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen;
3° het (laten) verrichten van de feitelijke vaststellingen van de prestatie in kwantiteit en kwaliteit en het (laten) nagaan of de prestatie in overeenstemming is met de juridische verbintenis en de in het bestek voorziene leveringsformaliteiten;
4° het opvolgen van de ontvangst van werken en van de leveringen van goederen en diensten;
5° voor de diensten van het algemeen bestuur het verrichten van een adequate ex ante controle op de regelmatigheid, de conformiteit met de wettelijke en reglementaire bepalingen, de volledigheid, de kwaliteit en de opportuniteit van de hem voorgelegde dossiers en verrichtingen in het kader van de voorbereiding van de boekhoudkundige en juridische vastlegging.
Afdeling 2. - Vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de betaalbaarstelling
Art.12. De ordonnateur is belast met de controle op en de aanvaarding van de schuldvordering uit hoofde van de aangegane juridische verbintenissen en de geregistreerde ontvangen prestatie(s)/levering(en) dienaangaande.
Art.13. De ordonnateur stelt het onbetwist verschuldigd gedeelte van de schuld vast.
Art.14. Wanneer het bedrag van de door de ordonnateur vastgestelde schuld niet in overeenstemming is met de door de schuldeiser opgemaakte vordering, stelt de ordonnateur het onbetwistbaar verschuldigd gedeelte vast en deelt hij dit, met de nodige toelichting, mee aan de schuldeiser.
Art.15. De ordonnateur moet elke schuld vereffenen waarvan de voorwaarden van het vastgesteld recht, zoals bepaald in artikel 8 van de Wet, vervuld zijn.
Art.16. Een vastgesteld recht in uitgave kan slechts betaalbaar worden gesteld indien het door de ordonnateur is vrijgegeven.
Art.17. De ordonnateur stelt de schuld - vastgesteld recht inzake uitgave - betaalbaar, en maakt deze over aan de bevoegde rekenplichtige.
Art.18. De ordonnateur blokkeert de betaalbaarstelling in de gevallen waarin er tegen de betaling een specifieke procedure de betaling verhindert of wanneer er onduidelijkheid bestaat aan wie de betaling, geheel of gedeeltelijk, dient te gebeuren, of wanneer er onvoldoende vereffeningskredieten zijn.
Hij neemt de nodige stappen om de vrijgave van de geblokkeerde betaalbaarstellingen te bespoedigen.
HOOFDSTUK 2. - De leidinggevende van de dienst
Art.19. De leidinggevende van de dienst is:
- de secundaire ordonnateur, voor zover de primaire ordonnateur de hem toegewezen bevoegdheden heeft gedelegeerd overeenkomstig artikel 6 van dit besluit;
- verantwoordelijk voor de leiding over en de coördinatie van de taken tussen de financieel verantwoordelijke van de dienst en de verschillende ordonnateurs van de dienst;
- verantwoordelijk voor de uitbouw en het realiseren van een op elkaar afgestemde adequate interne controle/organisatiebeheersing door de ordonnateurs en de financieel verantwoordelijke van de dienst.
Art.20. De leidinggevende van elke dienst van het algemeen bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor het ter beschikking stellen aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning van alle boekhoudkundige verrichtingen en gegevens in de algemene en budgettaire boekhouding.
Art.21. De leidinggevende van elke instelling staat in voor de opmaak van de algemene rekening van de dienst.
Art.22. De leidinggevende van de dienst en de financieel verantwoordelijke van de dienst maken de algemene rekening van de dienst over aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, voor de in de Wet vastgestelde datum van overzending van de rekeningen en bezorgt deze de nodige boekhoudkundige gegevens zodat hij de vereiste reconciliaties en consolidaties kan uitvoeren.
Deze rekening wordt ondertekend door de leidinggevende van de dienst en de financieel verantwoordelijke van de dienst en wordt voorzien van de vermelding:
"Wij, ondergetekenden, verklaren dat de boekhoudkundige en budgettaire rekeningen juist, betrouwbaar, volledig en regelmatig zijn, dat de geldende administratieve, begrotings- en boekhoudregels nageleefd werden en dat ze een getrouw beeld geven van de dienst/instelling."
HOOFDSTUK 3. - De financieel verantwoordelijke van de dienst
Art.23. De financieel verantwoordelijke van de dienst treedt op als het hoofd van de boekhouder(s) en:
- draagt de eindverantwoordelijkheden betreffende de correcte uitvoering van de taken van de boekhouders van zijn dienst(en);
Hierbij wordt echter geen afbreuk gedaan aan de aansprakelijkheid die rust op de boekhouders aangesteld overeenkomstig de wet van 10 februari 2003 betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen.
- staat in voor de implementatie en het optimaliseren van het proces van de interne controle/organisatiebeheersing binnen de diensten die onder zijn bevoegdheid vallen en van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire processen van de dienst en het nemen en uitvoeren van de nodige maatregelen die een goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst verzekeren.
Art.24. § 1. De financieel verantwoordelijke van de dienst maakt een voorstel van begroting op voor zijn dienst, dit in overleg met de leidinggevende van de dienst en de aangestelde ordonnateurs van de dienst en overeenkomstig de richtlijnen van de Minister van Begroting.
Hij rapporteert regelmatig aan de leidinggevende van de dienst en/of aan het beheersorgaan over de uitvoering van de begroting en de toestand van de rekeningen.
§ 2. Hij staat in voor de betrouwbaarheid van de verslaggeving. In dit kader staat hij in voor:
- de financiële, boekhoudkundige en budgettaire verslaggeving, zodat de periodieke verslagen in overeenstemming zijn met de geldende boekhoudreglementering;
- de regelmatige opvolging en controle van de financiële stromen binnen zijn dienst;
- de opmaak en het uitvoeren van procedures voor de reconciliatie van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire transacties en de opvolging ervan;
- het rapporteren aan het directiecomité, de Raad van Bestuur of het beheersorgaan van zijn dienst, over de maatregelen genomen op basis van het jaarverslag voorzien in de regelgeving betreffende de interne controle/organisatiebeheersing, van de toelichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning bedoeld in artikel 44 van dit besluit en van de rapporten van de interne en externe auditors;
- het nazicht en het verbeteren van anomalieën in de door de boekhouder opgemaakte rekeningen opdat deze rekeningen met de nodige toelichting van de financieel verantwoordelijke van de dienst aan het directiecomité, de Raad van Bestuur of het beheersorgaan van de dienst zouden kunnen voorgelegd worden.
Art.25. § 1. De financieel verantwoordelijke van de dienst houdt toezicht op het zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde verwerken van de financiële, boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen.
§ 2. Indien hij binnen zijn dienst of bij de verrichtingen van de personen die tot zijn dienst behoren onregelmatigheden - zijnde handelingen die afwijken van de in § 1 van dit artikel vermelde verrichtingen en/of die een goed financieel beheer schaden of kunnen schaden - vaststelt, neemt hij onmiddellijk de nodige correctieve maatregelen om deze onregelmatigheden te herstellen en deze in de toekomst te vermijden.
§ 3. Wanneer hij kennis krijgt van onregelmatigheden - zijnde handelingen die afwijken van de in § 1 van dit artikel vermelde verrichtingen en/of die een goed financieel beheer schaden of kunnen schaden - binnen andere diensten dan die vermeld onder § 2, maar deel uitmakend van de dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet, neemt hij onmiddellijk contact op met de bevoegde ordonnateur om de onregelmatigheden te laten corrigeren en geeft hij aanbevelingen om deze in de toekomst te vermijden.
De bevoegde ordonnateur informeert zonder uitstel de financieel verantwoordelijke van de dienst over de uitgevoerde correctieboekingen en de genomen maatregelen om ervoor te zorgen dat de onregelmatigheden zich in de toekomst niet meer voordoen.
Indien de financieel verantwoordelijke van de dienst niet geïnformeerd wordt over de in het vorige lid uitgevoerde correctieboekingen en maatregelen zal hij de leidinggevende van de dienst hiervan op de hoogte brengen opdat de nodige maatregelen alsnog worden ondernomen. Bij ontstentenis van maatregelen brengt de financieel verantwoordelijke van de dienst deze informatie onder de aandacht van de Minister van Begroting.
§ 4. Zodra de financieel verantwoordelijke van de diensten, in het bijzonder zij die gebruik maken van een door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) aangeboden boekhoudsysteem, door de FOD BOSA of door een derde in kennis wordt gesteld van in zijn dienst(en) vastgestelde boekhoudkundige onregelmatigheden, geeft hij de betrokken personen passende instructies om deze fouten te corrigeren en neemt hij de nodige maatregelen om deze in de toekomst te vermijden.
§ 5. De financieel verantwoordelijke van een dienst maakt de nodige verslagen met betrekking tot de algemene en budgettaire boekhouding en de desbetreffende verrichtingen over aan de Minister van Begroting en aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning overeenkomstig de door deze laatsten vastgestelde modaliteiten.
HOOFDSTUK 4. - De boekhouder
Art.26. De boekhouder maakt functioneel deel uit van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole van een dienst van het algemeen bestuur of van de financiële dienst van een instelling of van een dienst van het algemeen bestuur die geen stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft, en voert zijn taken uit onder de functionele verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst.
In de gevallen waarin de diensten het voeren van hun boekhouding externaliseren ligt de verantwoordelijkheid voor de verrichtingen bij de financieel verantwoordelijke van de dienst.
De boekhoudkundige verrichtingen
Art.27. De boekhouder:
- voert zijn boekhoudingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de boekhoudkundige verwerking en rapportering van gegevens, in het bijzonder deze opgenomen in de Wet, en de eraan verbonden andere uitvoeringsbesluiten;
- Hij kan zich aanvullend beroepen op de adviezen van de Commissie voor de openbare comptabiliteit, of de boekhoudkundige richtlijnen van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder deze van de Federale accountant;
- is verantwoordelijk voor, en zorgt er voor, dat de boekhoudkundige rekeningen van zijn dienst zonder uitstel, juist, getrouw, volledig, en naar tijdsorde zijn gevoerd met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbelboekhouden en dat zij een juist en getrouw beeld geven van het vermogen en de financiële toestand van de dienst;
- registreert alle verantwoordingsstukken die hem worden voorgelegd en die betrekking hebben op verrichtingen, in de algemene en budgettaire boekhouding, met uitzondering van die stukken waarvan de registratie specifiek aan andere actoren werd toegewezen;
- staat in voor het uitvoeren van de periodieke afsluitingen van de rekeningen en de opmaak van de rapporteringen in dit kader;
- stelt de verschillende fiscale fiches, -lijsten en andere documenten op of laat die door de diensten van de PersoPoint of diensten die gelijkwaardige handelingen uitvoeren opstellen en maakt deze over of laat deze door de hiervoor vermelde diensten overmaken aan de bevoegde personen of diensten;
- voert, voor het opmaken van de rekening van uitvoering van de begroting, de reconciliatie uit tussen de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding voor zijn dienst. De diensten van het algemeen bestuur kunnen zich laten bijstaan door de dienst Federale accountant van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning;
- voert, voor zijn dienst, onder de verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst, de reconciliatie van de boekhouding met de fysieke inventaris uit overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen.
Art.28. § 1. De boekhouder van de diensten bedoeld in artikel 2 van de Wet, maakt de algemene rekening van zijn dienst op.
§ 2. De boekhouder van een dienst bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet maakt alle nodige elementen over aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning opdat deze laatste enerzijds zijn taken met betrekking tot de consolidaties en de opmaak van de algemene rekening van het algemeen bestuur zou kunnen uitvoeren en anderzijds de jaarrekening van de federale staat zou kunnen opmaken, zodat de Minister van Begroting vervolgens uitvoering zou kunnen geven aan de artikelen 72 en 110 van de Wet.
Art.29. De boekhouder coördineert en houdt toezicht op de bewaring van alle verantwoordingsstukken die als basis hebben gediend voor de boekhoudkundige verrichtingen.
De bewaring moet gebeuren op een drager die zowel de onveranderlijkheid als de toegankelijkheid en leesbaarheid van de gegevens verzekert gedurende de volledige bewaartermijn en, in dit kader, ook de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgt.
HOOFDSTUK 5. - De controleur van de vastleggingen
Art.30. De controleurs van de vastleggingen behoren tot de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
Ze worden aangesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 9, tweede lid, van de programmawet van 22 december 2008.
Art.31. De controleur van de vastleggingen weigert zijn visum tot vastlegging en tot vereffening wanneer:
1°. het vastleggings- en/of vereffeningskrediet onvoldoende is, behalve indien de Ministerraad de vastlegging en/of de vereffening heeft toegestaan overeenkomstig de procedure voorzien door artikel 70 van de Wet;
2°. de uitgave niet wordt aangerekend op de correcte basisallocatie van de begroting;
3°. de aanrekening niet adequaat wordt uitgevoerd in de algemene boekhouding overeenkomstig het koninklijk besluit van 10 november 2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie;
4° er een onregelmatigheid inzake een overheidsopdracht wordt vastgesteld;
5°. de adviezen en akkoorden nodig voor de boekhoudkundige en/of juridische vastlegging niet werden verkregen.
Art.32. In het begin van elk boekjaar keurt de controleur van de vastleggingen de boekhoudkundige vastlegging goed van de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen voor de recurrente verbintenissen.
Art.33. De praktische modaliteiten voor het verkrijgen, wijzigen of afschaffen van het visum van de controleur van de vastleggingen worden vastgesteld door de Minister van Begroting.
Art.34. Wanneer de controleur van de vastleggingen de vereffeningen viseert, gaat hij na of de uitgave het bedrag van de vooraf aangegane boekhoudkundige vastlegging,waarop zij betrekking heeft, niet overschrijdt.
Als de vereffening niet het voorwerp uitmaakt van een voorafgaande boekhoudkundige vastlegging overeenkomstig artikel 24 van de Wet gaat de controleur van de vastleggingen eveneens na of deze uitgave verricht kon worden in overeenstemming met deze bepaling en wordt er een gelijktijdige visum tot vastlegging en tot vereffening geboekt.
Art.35. Worden regelmatig meegedeeld aan de controleurs van de vastleggingen:
1°. de opmerkingen van het Rekenhof en de antwoorden op deze opmerkingen;
2° de wijzigingen aan de aanrekeningen die hij heeft uitgevoerd;
3°. de herverdelingsbulletins in toepassing van artikel 52 van de Wet;
4°. de verhogingen van het vastleggings- en het vereffeningsplafond van de begrotingsfondsen bedoeld in artikel 62 van de Wet.
HOOFDSTUK 6. - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige
Afdeling 1. - De rekenplichtige
Art.36. De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen dienen de wettelijke en reglementaire bepalingen op te volgen, in het bijzonder deze opgenomen in het koninklijk besluit genomen in uitvoering van artikel 37 van de Wet.
Art.37. Zij voeren de in hun benoemingsbesluit vermelde handelingen uit met betrekking tot de in hun schrifturen opgenomen vastgestelde rechten.
Art.38. Elke betaling van een dienst van het algemeen bestuur dient te gebeuren door tussenkomst van een aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige.
Afdeling 2. - De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen
Art.39. De betalingen van de diensten van het algemeen bestuur dienen te gebeuren door de centraliserende rekenplichtige en dit in overeenstemming met artikel 68 van dit besluit, met uitzondering van de betalingen die kaderen binnen de opdracht van de specifiek aangestelde rekenplichtige.
De betalingen bij de instellingen kunnen enkel gebeuren door een daartoe bevoegde persoon, voor zover hij beschikt over de nodige machtiging(en) van het beheersorgaan of de leidinggevende van de dienst.
HOOFDSTUK 7. - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
Art.40. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning staat in voor het onderhoud en het beheer van de boekhoudsystemen die hij aan de diensten ter beschikking stelt.
Art.41. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning houdt er toezicht op dat de jaarrekening en de rekening van de uitvoering van de begroting tijdig worden overgemaakt door de leidinggevende van elke dienst zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° -4° van de Wet en dat de leidinggevenden van de diensten van het algemeen bestuur hem alle nodige boekhoudkundige gegevens, om de jaarrekening te kunnen opmaken, ter beschikking stellen.
Art.42. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning dient de wettelijke en reglementaire bepalingen bedoeld in artikel 27 van dit besluit na te leven.
De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning is verantwoordeljk voor de consolidatie enerzijds voor het algemeen bestuur in de zin van artikel 72 van de Wet en anderzijds voor de federale Staat in de zin van artikel 110 van de Wet en maakt deze zonder uitstel over aan de Minister van Begroting die ze op zijn beurt overmaakt aan de bevoegde instanties overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Art.43. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning kan steekproeven uitvoeren op de boekingen en de gegevens van de diensten van het algemeen bestuur, die gebruik maken van het boekhoudsysteem die hij beheert, met als doel de kwaliteit van de gegevens na te gaan.
Bij het vaststellen van vergissingen licht hij zonder uitstel de financieel verantwoordelijke van de betrokken dienst en de leidinggevende van de dienst in.
Art.44. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning maakt jaarlijks een door de leidinggevende van de dienst en de Federale accountant ondertekende bevestigingsbrief over aan het Rekenhof. Deze heeft betrekking op de consolidatie van de algemene rekening van het algemeen bestuur en de jaarrekening van de federale Staat.
De rekeningen moeten een juist en getrouw beeld te geven van de budgettaire-, balans-, operationele- en financiële toestand van het algemeen bestuur of van de federale Staat of van de betrokken instelling, en in voorkomend geval vergezeld te zijn van een toelichting.
Art.45. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning biedt ondersteuning aan de verschillende diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet wat betreft het gebruik van het boekhoudsysteem dat binnen deze Federale Overheidsdienst en in het bijzonder in de dienst Federale Accountant en Procurement beheerd en gecentraliseerd wordt.
Deze ondersteuning kan met akkoord van de Minister van Begroting uitgebreid worden tot andere diensten bedoeld in artikel 2 van de Wet.
TITEL III. - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen
HOOFDSTUK 1. - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen
Art.46. § 1. Vóór de consolidatie wordt er een reconciliatie verricht tussen:
1° de algemene rekeningen en de begrotingsrekeningen in de algemene boekhouding;
2° de begrotingsrekeningen van de algemene boekhouding en de begrotingsartikelen van de budgettaire boekhouding.
§ 2. De geconsolideerde jaarrekening van de federale staat is samengesteld uit:
- de rekeningen van het algemeen bestuur, die op hun beurt zijn samengesteld uit de rekeningen van de diensten waaruit hij bestaat;
- de rekeningen van elke administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie;
- de rekeningen van elke administratieve openbare instelling;
- de rekeningen van elk staatsbedrijf;
- de rekeningen van de gelijkgestelde instellingen.
De rekeningen van diensten die door het Instituut voor de Nationale Rekeningen niet bij de centrale overheid zijn ingedeeld, d.w.z. code S1311, blijven bij de consolidatie buiten beschouwing.
§ 3. Overeenkomstig de boekhoudkundige praktijken, regelgeving en normen dient de toelichting bij de jaarrekening alle noodzakelijke gegevens te bevatten om, een derde, een juist en getrouw beeld te geven van de jaarrekening van de dienst/instelling of van de federale Staat.
§ 4. Alle informatie betreffende gebeurtenissen die plaatshebben na het afsluiten van de rekeningen maar die het juiste en getrouwe beeld van de jaarrekening beïnvloedt, dient ook in de toelichting bij de jaarrekening te worden opgenomen.
De toelichting bij de jaarrekening bevat minstens een toelichting van de consolidatieregels en -methodes en een staat van de deelnemingen, overeenkomstig het koninklijk besluit van 29 april 2012 tot vaststelling van de aanvullende regels van voorstelling van de jaarrekening van de diensten van de federale Staat.
§ 5. Elke dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet moet instaan voor de jaarrekening van zijn dienst en de rekening van uitvoering van begroting van zijn dienst.
HOOFDSTUK 2. - De organisatie van de begrotingsverrichtingen
Afdeling 1. - Ontvangstverrichtingen
Art.47. Elke ontvangst omvat een voorwerp, de vaststelling van een recht, de comptabilisering van het recht, het inbaar en invorderbaar stellen, de inning en zo nodig de invordering.
Art.48. Het voorwerp van een ontvangst kan ontstaan uit een wet of uit een handeling waarbij de ordonnateur ten aanzien van een derde een boekhoudkundige vordering creëert ten gunste van de betrokken dienst.
Art.49. De vaststelling van een recht inzake ontvangsten is de handeling waarbij de ordonnateur vastelt dat de voorwaarden van artikel 8 van de Wet voldaan zijn.
Art.50. De ordonnateur zorgt ervoor dat de door hem vastgestelde rechten in de boekhouding worden opgenomen.
Art.51. Het inbaar en invorderbaar stellen van de ontvangsten is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige, door de uitgifte van een innings- en/of invorderingsbevel opdraagt de door hem vastgestelde rechten te innen en/of in te vorderen.
Art.52. De rekenplichtige geeft uitvoering aan het door de ordonnateur uitgegeven innings- en/of invorderingsbevel voor de door deze laatste vastgestelde rechten.
Art.53. In de instellingen voert de boekhouder de handelingen inzake het inbaar en invorderbaar stellen van de ontvangsten uit.
Art.54. Voor de invordering van een vastgesteld recht die worden overgemaakt aan de Algemene Administratie van Inning en Invordering van de FOD Financiën, kan de bevoegde ambtenaar van deze administratie, of zijn gemachtigde onbeperkt uitstel van de invordering verlenen conform de heersende wettelijke - en reglementaire bepalingen:
1° In dit verband wordt een verzoek om uitstel ingediend, met bewijskrachtige gestaafde elementen betreffende de situatie van de aanvrager, op grond waarvan de bovengenoemde bevoegde ambtenaar een beslissing neemt overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;
2° schuldvorderingen waarvoor alle invorderingsmaatregelen door de betrokken dienst werden genomen, maar die overeenkomstig de protocolovereenkomst met de algemene administratie van inning en invordering van de FOD Financiën niet aan hen mogen overgemaakt worden.
Art.55. Met het oog op de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen sluit de primaire ordonnateur of zijn gedelegeerde een protocolovereenkomst af met de bevoegde ambtenaar van de federale overheidsdienst financiën belast met de inning en de invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen of zijn gedelegeerde.
Hierbij bepaalt deze laatste de voorwaarden inzake invordering, van de aan hem overgemaakte schuldvorderingen, de wijze van aanrekening van de betalingen en de eventuele vrijstelling van nalatiheidsintresten zo die mogelijkheid voorzien is in de betreffende wet en/of regelgeving.
Desgevallend en als de toestand van de schuldenaar dit wettigt, kan de ordonnateur, op basis van de nodige verantwoordingsstukken met hem een dading aangaan.
Afdeling 2. - Uitgaveverrichtingen
Art.56. Elke uitgave is het voorwerp van een boekhoudkundige vastlegging, het aangaan van een juridische verbintenis, een ontvangst van een prestatie, een ontvangst van een verantwoordingsstuk, een vereffening, het betaalbaar stellen en een betaling.
Art.57. De boekhoudkundige vastlegging bestaat uit de boeking, in de desbetreffende boekhoudingen, ten laste van het vastleggingskrediet van de aangewezen basisallocatie of van de begrotingsrekening, van de bedragen die nodig zijn voor latere of gelijktijdige vereffeningen, met het oog op een nieuwe juridische verbintenis of op basis van een reeds genomen recurrente juridische verbintenis of, voor de instellingen, van de nodige bedragen om de ontstane of aangegane verplichtingen na te komen.
Art.58. Vóór elke registratie van een boekhoudkundige vastlegging dient de bevoegde ordonnateur zich te vergewissen van de volgende punten en dient hij er zich akkoord mee te verklaren:
1° de beschikbaarheid van de kredieten;
2° de conformiteit van de uitgave met de wettelijke en reglementaire bepalingen;
3° de juistheid van de budgettaire aanrekening in de boekhoudingen.
Dit gebeurt steeds in samenspraak met de financieel verantwoordelijke van de dienst.
Art.59. De verrichting van de boekhoudkundige vastlegging is niet van toepassing voor de instellingen.
Art.60. In het kader van dit besluit wordt onder het aangaan van een juridische verbintenis verstaan de handeling waarbij de ordonnateur een rechtsbetrekking tussen zijn dienst en een derde doet ontstaan of constateert die tot een recht ten laste van de begroting leidt of kan leiden.
Art.61. Bij de juridische verbintenis vergewist de ordonnateur zich ervan dat er een boekhoudkundige vastlegging aan vooraf gegaan is overeenkomstig artikel 24 van de Wet.
Art.62. Er wordt een uiterste uitvoeringsdatum bepaald voor de verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, evenals voor de overeenkomstige boekhoudkundige vastleggingen. Deze uiterste uitvoeringsdatum is niet van toepassing op de personeelsuitgaven.
Art.63. Het ontvangen van een prestatie is de handeling waarbij de ordonnateur naziet of laat nazien op kwantitatief en kwalitatief vlak, als de prestaties overeenkomen met de aangegane juridische verbintenis, na de nodige controles voorzien in artikel 11, § 3 van dit besluit, om de gegevens betreffende de ontvangst te registreren in de boekhouding.
Art.64. Het ontvangen van een verantwoordingsstuk is de handeling waarbij een verantwoordingsstuk met betrekking tot een aangegane juridische verbintenis wordt ontvangen door de dienst.
Elk ontvangen verantwoordingsstuk (schriftelijk of elektronisch) wordt bij ontvangst voorzien van een ontvangstdatum waarna het zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde door de boekhouder in de boekhouding wordt geregistreerd.
Art.65. De vereffening van een uitgave is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur het bestaan nagaat van een ten gunste van derden vastgesteld recht dat in de algemene boekhouding is geboekt en, voor zover er een budgettaire impact is, op het vereffeningskrediet van de overeenstemmende basisallocatie, voor de diensten van het algemeen bestuur, of van de overeenstemmende begrotingsrekening, voor de instellingen, ten belope van het bedrag van het vastgestelde recht wordt aangerekend.
Art.66. Het betaalbaar stellen van de uitgaven is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige of, voor de instellingen, de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen opdraagt het bedrag van de door hem vereffende uitgave te betalen.
Art.67. De betaling van de uitgaven wordt door de rekenplichtige of, voor de instellingen, door de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen verricht.
HOOFDSTUK 3. - De functiescheiding
Art.68. De functies van ordonnateur, de financieel verantwoordelijke van de dienst met zijn boekhouder(s), (centraliserend) rekenplichtige en de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.
Art.69. De functie van leidinggevende van de dienst is onverenigbaar met de functies van financieel verantwoordelijke van de dienst, van boekhouder en van (centraliserend) rekenplichtige.
De functie van controleur van de vastleggingen is onverenigbaar met alle andere functies opgenomen in dit besluit.
Art.70. De functiescheiding moet permanent zijn en de diensten dienen zich in dit kader te organiseren.
Waar, wegens de omvang van de dienst, de functies niet kunnen uitgevoerd worden door minstens drie afzonderlijke personen, worden interne controle/organisatiebeheersing maatregelen ingesteld om te vermijden dat de financiële risico's geconcentreerd worden bij één van deze personen.
Art.71. Bij afwezigheid of verhindering van korte duur van een actor wordt door de leidinggevende van de dienst of zijn gedelegeerde een waarnemende actor aangeduid.
Bij afwezigheid of verhindering van lange duur van een actor, zijnde voor een periode van minstens drie maanden, of indien een actor onverwacht in de onmogelijkheid verkeert zijn functie uit te oefenen, stelt de primaire ordonnateur of de leidinggevende van de dienst, een plaatsvervangende actor aan.
TITEL IV. - Overgangs- en slotbepalingen
Art. 72. De minister bevoegd voor Begroting wordt belast met de uitvoering van dit besluit.