Art. 1. - Doel.
In dit reglement worden de werkingsregels van het stuurcomité van FORMAFORM nader bepaald, evenals de regels, nadere regels en perken van de delegaties die het stuurcomité kan verlenen aan het leidende personeelslid overeenkomstig artikel 6 van het Samenwerkingsakkoord, gesloten op 10 maart 2022 tussen de Franse Gemeenschapscommissie en het Waalse Gewest tot oprichting van FORMAFORM, multipartnercentrum voor de ontwikkeling van de competenties van beroepsbeoefenaars op het gebied van oriëntatie, opleiding, sociaal-professionele inschakeling en validatie van competenties.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titel
4 JULI 2022. - Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van FORMAFORM
Titre
4 JUILLET 2022. - Règlement d'ordre intérieur du Comité directeur de FORMAFORM
Documentinformatie
Numac: 2022A33157
Datum: 2022-07-04
Info du document
Numac: 2022A33157
Date: 2022-07-04
Tekst (5)
Texte (5)
Art. 1. - Objet
Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement du Comité directeur de FORMAFORM, ainsi que les règles, modalités et limites des délégations que le Comité directeur peut accorder au/à la Dirigeant.e conformément à l'article 6 de l'Accord de coopération conclu le 10 mars 2022 entre la Commission communautaire française et la Région wallonne créant FORMAFORM, Centre multi-partenarial de développement des compétences des professionnels de l'orientation, de la formation, de l'insertion socioprofessionnelle et de la validation des compétences.
Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement du Comité directeur de FORMAFORM, ainsi que les règles, modalités et limites des délégations que le Comité directeur peut accorder au/à la Dirigeant.e conformément à l'article 6 de l'Accord de coopération conclu le 10 mars 2022 entre la Commission communautaire française et la Région wallonne créant FORMAFORM, Centre multi-partenarial de développement des compétences des professionnels de l'orientation, de la formation, de l'insertion socioprofessionnelle et de la validation des compétences.
Art. 2. - Werking van het stuurcomité
Plaats van de vergaderingen
Het stuurcomité vergadert op de administratieve zetel van FORMAFORM, gelegen Avenue Albert Einstein, N° 2a - Parc Einstein -Gebouw New Tech Center - 2e verdieping - 1348 Louvain-la-Neuve.
Het stuurcomité kan op een andere plaats vergaderen, vastgesteld door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid.
Wanneer vereist door de toestand, kan het stuurcomité vergaderen op afstand, met name via visioconferentie, volgens de nadere regels bepaald door het leidend personeelslid in overleg met het Voorzitterschap, om ervoor te zorgen dat lid in staat is de vergadering bij te wonen.
Periodiciteit, oproeping en agenda van de vergaderingen
Periodiciteit
Het stuurcomité vergadert minstens vier maal per jaar. Het stelt voor elk jaar de datum en het uur van de gewone vergaderingen vast.
Het leidend personeelslid stelt datum en uur van de andere vergaderingen met instemming van het Voorzitterschap vast.
Het Voorzitterschap kan, in overleg met het leidend personeelslid, beslissen om één van de vergaderingen van het Directiecomité te schrappen.
Oproeping
Het stuurcomité wordt telkens opgeroepen als het Voorzitterschap dit nuttig acht of op verzoek:
1° minstens twee leden;
2° van het leidend personeelslid van FORMAFORM;
De verzoeken tot oproeping, uitgaande van bovenbedoelde personen, worden schriftelijk aan Voorzitterschap gericht of tijdens een vergadering van het stuurcomité ingediend. Zij vermelden de punten waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.
De oproepingen voor de vergadering worden door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid ondertekend. Zij bevatten de agenda van de vergadering en worden minstens 7 dagen voor de datum van de vergadering verstuurd. Het versturen van deze oproepingen kan elektronisch gebeuren.
De punten waarvoor het stuurcomité geroepen wordt te beraadslagen, maken het voorwerp uit van een uiteenzettend document, opgesteld door toedoen van het leidend personeelslid. Die stukken worden genummerd en bij de oproeping gevoegd. Zij hebben een vertrouwelijk karakter. Uitzonderlijkerwijs bepaalt de ontwerp-agenda dat de uiteenzettende nota later, en namelijk uiterlijk 48u voor de aanvang van de vergadering, wordt overgemaakt.
Agenda
De agenda van de vergaderingen van het Directiecomité wordt door het Voorzitterschap vastgesteld, op voorstel van het leidend personeelslid.
Het lid dat een punt op de agenda wil zetten, dient daarvoor een schriftelijke aanvraag in bij het leidend personeelslid: laatstgenoemde stelt de datum van de vergadering vast waarop het punt geagendeerd wordt, na instemming van het Voorzitterschap. Het punt dient te worden geagendeerd binnen de termijn van één maand, met uitzondering van de jaarlijkse vakantieperiode.
Een punt moet op de agenda van de volgende vergadering worden opgenomen als het Voorzitterschap, het leidend personeelslid, een commissaris van de Waalse Regering of van de Franse Gemeenschapscomissie of minstens twee leden die wens uitdrukken tijdens de zitting van het stuurcomité.
Voorzitterschap en secretariaat, notulen en aanwezigheidslijst
Voorzitterschap
Het voorzitterschap van het stuurcomité wordt alternerend door elke openbare verstrekker inzake beroepsopleiding bij toerbeurt uitgeoefend, elk jaar in een bepaalde volgorde en in de hierna vastgestelde volgorde: FOREM, vervolgens Bruxelles Formation, vervolgens IFAPME, vervolgens SFPME.
In afwezigheid van het Voorzitterschap worden de opdrachten ervan uitgeoefend volgens de lijst, hierboven vastgesteld.
Het lid dat het voorzitterschap waarneemt, behoudt zijn stemrecht. Met zijn aanwezigheid op de vergadering wordt rekening gehouden.
Secretariaat
Het stuurcomité wijst onder de personeelsleden van FORMAFORM de persoon aan, belast met het secretariaat, die in deze hoedanigheid de vergaderingen van het stuurcomité zal bijwonen. In afwezigheid van de aangewezen persoon wordt het secretariaat waargenomen door een ander personeelslid dat het leidend personeelslid met instemming van het Voorzitterschap aanwijst.
Het Secretariaat stelt de notulen op.
Notulen
De tekst van de notulen wordt aan het Voorzitterschap en aan het leidend personeelslid voorgelegd en vervolgens ter goedkeuring op de agenda van de volgende zitting van het stuurcomité geplaatst.
Elke persoon die aan een vergadering van het Stuurcomité heeft deelgenomen kan, voor de goedkeuring van de notulen van deze vergadering, zijn bemerkingen en rechtzettingen die zij passend acht aan te brengen, overmaken, betreffende met name de wijze waarop zijn woorden zijn weergegeven.
Het stuurcomité beslist over een dergelijk verzoek, dat ofwel op de vergadering, ofwel per schrijven gericht aan het leidend personeelslid, kan worden uitgebracht.
De notulen worden ondertekend door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid na goedkeuring door het stuurcomité en wordt in het archief van FORMAFORM bewaard, evenals het gedeeld dossier van het stuurcomité.
Aanwezigheidslijst
Op elke zitting ondertekenen de leden van het stuurcomité een door het Voorzitterschap voor echt verklaarde aanwezigheidslijst dat eveneens door het secretariaat ondertekend wordt.
Bij organisatie van een elektronische validering, bewaart het secretariaat de antwoorden, ontvangen per elektronisch bericht.
In het geval waarin een vergadering via een visioconferentie georganiseerd wordt, wordt de aanwezigheidslijst door het secretariaat opgesteld en door het volgend stuurcomité bekrachtigd.
Quorum, beraadslagingen en nadere besluitvormingsregels
a) Het stuurcomité beraadslaagt enkel rechtsgeldig bij aanwezigheid van minstens drie van de vier leden.
b) Een lid kan aan ander lid vertegenwoordigen dat hem daarvoor een volmacht heeft gegeven, die op persoonlijke titel wordt verleend. Een lid dat aan de stemming deelneemt kan houder zijn van niet meer dan één volmacht.
c) Wanneer de voorwaarde onder a) niet vervuld is, wordt dit door het Voorzitterschap vastgesteld en wordt de zitting opgeheven, of het Voorzitterschap beslist met instemming van de aanwezige leden dat het stuurcomité verder blijft vergadering en de agenda geheel of gedeeltelijk behandelt zonder evenwel rechtsgeldig te kunnen beraadslagen. In dat geval wordt een elektronische validering binnen de acht dagen volgend op de zitting georganiseerd. De afwezige en niet-vertegenwoordigde leden worden door het secretariaat van het stuurcomité op grond van een tabel van de beslissingen aangesproken. Zij delen per e-mail aan het secretariaat van het stuurcomité mee of ze al dan niet instemmen. Als het quorum van de antwoorden is bereikt, wordt de beslissing aangenomen en wordt ze gelijkgesteld met een beslissing genomen door het stuurcomité. Bij uitblijven van een antwoord wordt de beslissing als een instemming beschouwd.
d) In buitengewone gevallen, als het stuurcomité niet tijdig kan worden verenigd, worden de punten waarvoor een dringende beslissing is vereist, per e-mail door het secretariaat ter beslissing aan de leden van het stuurcomité gericht . Ze nemen een beslissing over het besproken punt en delen deze via e-mail aan het secretariaat van het stuurcomité mee. Als het quorum van de antwoorden is bereikt, wordt de beslissing aangenomen en wordt ze gelijkgesteld met een beslissing genomen door het stuurcomité. Bij uitblijven van een antwoord wordt de beslissing als een instemming beschouwd.
e) De zittingen van het stuurcomité zijn niet openbaar. De personen die de vergaderingen van het stuurcomité in welke hoedanigheid ook bijwonen, dienen het geheime karakter van de beraadslagingen en de stemmingen in acht te nemen.
f) Mits instemming van de Voorzitter kan het leidend personeelslid zich laten bijstaan door personeelsleden van FORMAFORM bij debatten over een geagendeerd punt. Deze personeelsleden verlaten de zitting wanneer het leidend personeelslid acht dat hun aanwezigheid niet meer noodzakelijk is of wanneer het Voorzitterschap dit beslist.
g) De zittingen worden geopend, geschorst en gesloten door het Voorzitterschap.
h) Het Voorzitterschap leidt de debatten. Als het Voorzitterschap de debatten over een punt gesloten verklaard heeft, formuleert zij het voorstel waarover het comité zich moet uitspreken.
i) Als een lid zich rechtstreeks of onrechtstreeks in een toestand van belangenconflict bevindt met betrekking tot een punt opgenomen op de agenda van het stuurcomité, dient het dit mede te delen aan de andere leden van het stuurcomité, voor de beraadslaging. In dat geval kan het lid niet aan het debat of aan de stemming deelnemen en zal het de zaal dienen te verlaten in de tijd waarin beraadslaagd en gestemd wordt. Tijdens diens afwezigheid wordt het lid wel als ter zitting aanwezig beschouwd.
j) De beslissingen van het stuurcomité worden consensusgewijs genomen. In het geval waarin het meer dan twee maal onmogelijk is een meerderheid te vinden, wendt de voorzitter of voorzitster van het stuurcomité zich tot de toezichthoudende ministers, die een consensusbeslissing pogen te bekomen, en doen eventueel een beroep op een externe deskundige, en/of leggen zij het stuurcomité een oriënteringsbeslissing op.
k) Elke negatieve beslissing of elk negatief advies van het Comité dient gemotiveerd te zijn.
Plaats van de vergaderingen
Het stuurcomité vergadert op de administratieve zetel van FORMAFORM, gelegen Avenue Albert Einstein, N° 2a - Parc Einstein -Gebouw New Tech Center - 2e verdieping - 1348 Louvain-la-Neuve.
Het stuurcomité kan op een andere plaats vergaderen, vastgesteld door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid.
Wanneer vereist door de toestand, kan het stuurcomité vergaderen op afstand, met name via visioconferentie, volgens de nadere regels bepaald door het leidend personeelslid in overleg met het Voorzitterschap, om ervoor te zorgen dat lid in staat is de vergadering bij te wonen.
Periodiciteit, oproeping en agenda van de vergaderingen
Periodiciteit
Het stuurcomité vergadert minstens vier maal per jaar. Het stelt voor elk jaar de datum en het uur van de gewone vergaderingen vast.
Het leidend personeelslid stelt datum en uur van de andere vergaderingen met instemming van het Voorzitterschap vast.
Het Voorzitterschap kan, in overleg met het leidend personeelslid, beslissen om één van de vergaderingen van het Directiecomité te schrappen.
Oproeping
Het stuurcomité wordt telkens opgeroepen als het Voorzitterschap dit nuttig acht of op verzoek:
1° minstens twee leden;
2° van het leidend personeelslid van FORMAFORM;
De verzoeken tot oproeping, uitgaande van bovenbedoelde personen, worden schriftelijk aan Voorzitterschap gericht of tijdens een vergadering van het stuurcomité ingediend. Zij vermelden de punten waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.
De oproepingen voor de vergadering worden door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid ondertekend. Zij bevatten de agenda van de vergadering en worden minstens 7 dagen voor de datum van de vergadering verstuurd. Het versturen van deze oproepingen kan elektronisch gebeuren.
De punten waarvoor het stuurcomité geroepen wordt te beraadslagen, maken het voorwerp uit van een uiteenzettend document, opgesteld door toedoen van het leidend personeelslid. Die stukken worden genummerd en bij de oproeping gevoegd. Zij hebben een vertrouwelijk karakter. Uitzonderlijkerwijs bepaalt de ontwerp-agenda dat de uiteenzettende nota later, en namelijk uiterlijk 48u voor de aanvang van de vergadering, wordt overgemaakt.
Agenda
De agenda van de vergaderingen van het Directiecomité wordt door het Voorzitterschap vastgesteld, op voorstel van het leidend personeelslid.
Het lid dat een punt op de agenda wil zetten, dient daarvoor een schriftelijke aanvraag in bij het leidend personeelslid: laatstgenoemde stelt de datum van de vergadering vast waarop het punt geagendeerd wordt, na instemming van het Voorzitterschap. Het punt dient te worden geagendeerd binnen de termijn van één maand, met uitzondering van de jaarlijkse vakantieperiode.
Een punt moet op de agenda van de volgende vergadering worden opgenomen als het Voorzitterschap, het leidend personeelslid, een commissaris van de Waalse Regering of van de Franse Gemeenschapscomissie of minstens twee leden die wens uitdrukken tijdens de zitting van het stuurcomité.
Voorzitterschap en secretariaat, notulen en aanwezigheidslijst
Voorzitterschap
Het voorzitterschap van het stuurcomité wordt alternerend door elke openbare verstrekker inzake beroepsopleiding bij toerbeurt uitgeoefend, elk jaar in een bepaalde volgorde en in de hierna vastgestelde volgorde: FOREM, vervolgens Bruxelles Formation, vervolgens IFAPME, vervolgens SFPME.
In afwezigheid van het Voorzitterschap worden de opdrachten ervan uitgeoefend volgens de lijst, hierboven vastgesteld.
Het lid dat het voorzitterschap waarneemt, behoudt zijn stemrecht. Met zijn aanwezigheid op de vergadering wordt rekening gehouden.
Secretariaat
Het stuurcomité wijst onder de personeelsleden van FORMAFORM de persoon aan, belast met het secretariaat, die in deze hoedanigheid de vergaderingen van het stuurcomité zal bijwonen. In afwezigheid van de aangewezen persoon wordt het secretariaat waargenomen door een ander personeelslid dat het leidend personeelslid met instemming van het Voorzitterschap aanwijst.
Het Secretariaat stelt de notulen op.
Notulen
De tekst van de notulen wordt aan het Voorzitterschap en aan het leidend personeelslid voorgelegd en vervolgens ter goedkeuring op de agenda van de volgende zitting van het stuurcomité geplaatst.
Elke persoon die aan een vergadering van het Stuurcomité heeft deelgenomen kan, voor de goedkeuring van de notulen van deze vergadering, zijn bemerkingen en rechtzettingen die zij passend acht aan te brengen, overmaken, betreffende met name de wijze waarop zijn woorden zijn weergegeven.
Het stuurcomité beslist over een dergelijk verzoek, dat ofwel op de vergadering, ofwel per schrijven gericht aan het leidend personeelslid, kan worden uitgebracht.
De notulen worden ondertekend door het Voorzitterschap en het leidend personeelslid na goedkeuring door het stuurcomité en wordt in het archief van FORMAFORM bewaard, evenals het gedeeld dossier van het stuurcomité.
Aanwezigheidslijst
Op elke zitting ondertekenen de leden van het stuurcomité een door het Voorzitterschap voor echt verklaarde aanwezigheidslijst dat eveneens door het secretariaat ondertekend wordt.
Bij organisatie van een elektronische validering, bewaart het secretariaat de antwoorden, ontvangen per elektronisch bericht.
In het geval waarin een vergadering via een visioconferentie georganiseerd wordt, wordt de aanwezigheidslijst door het secretariaat opgesteld en door het volgend stuurcomité bekrachtigd.
Quorum, beraadslagingen en nadere besluitvormingsregels
a) Het stuurcomité beraadslaagt enkel rechtsgeldig bij aanwezigheid van minstens drie van de vier leden.
b) Een lid kan aan ander lid vertegenwoordigen dat hem daarvoor een volmacht heeft gegeven, die op persoonlijke titel wordt verleend. Een lid dat aan de stemming deelneemt kan houder zijn van niet meer dan één volmacht.
c) Wanneer de voorwaarde onder a) niet vervuld is, wordt dit door het Voorzitterschap vastgesteld en wordt de zitting opgeheven, of het Voorzitterschap beslist met instemming van de aanwezige leden dat het stuurcomité verder blijft vergadering en de agenda geheel of gedeeltelijk behandelt zonder evenwel rechtsgeldig te kunnen beraadslagen. In dat geval wordt een elektronische validering binnen de acht dagen volgend op de zitting georganiseerd. De afwezige en niet-vertegenwoordigde leden worden door het secretariaat van het stuurcomité op grond van een tabel van de beslissingen aangesproken. Zij delen per e-mail aan het secretariaat van het stuurcomité mee of ze al dan niet instemmen. Als het quorum van de antwoorden is bereikt, wordt de beslissing aangenomen en wordt ze gelijkgesteld met een beslissing genomen door het stuurcomité. Bij uitblijven van een antwoord wordt de beslissing als een instemming beschouwd.
d) In buitengewone gevallen, als het stuurcomité niet tijdig kan worden verenigd, worden de punten waarvoor een dringende beslissing is vereist, per e-mail door het secretariaat ter beslissing aan de leden van het stuurcomité gericht . Ze nemen een beslissing over het besproken punt en delen deze via e-mail aan het secretariaat van het stuurcomité mee. Als het quorum van de antwoorden is bereikt, wordt de beslissing aangenomen en wordt ze gelijkgesteld met een beslissing genomen door het stuurcomité. Bij uitblijven van een antwoord wordt de beslissing als een instemming beschouwd.
e) De zittingen van het stuurcomité zijn niet openbaar. De personen die de vergaderingen van het stuurcomité in welke hoedanigheid ook bijwonen, dienen het geheime karakter van de beraadslagingen en de stemmingen in acht te nemen.
f) Mits instemming van de Voorzitter kan het leidend personeelslid zich laten bijstaan door personeelsleden van FORMAFORM bij debatten over een geagendeerd punt. Deze personeelsleden verlaten de zitting wanneer het leidend personeelslid acht dat hun aanwezigheid niet meer noodzakelijk is of wanneer het Voorzitterschap dit beslist.
g) De zittingen worden geopend, geschorst en gesloten door het Voorzitterschap.
h) Het Voorzitterschap leidt de debatten. Als het Voorzitterschap de debatten over een punt gesloten verklaard heeft, formuleert zij het voorstel waarover het comité zich moet uitspreken.
i) Als een lid zich rechtstreeks of onrechtstreeks in een toestand van belangenconflict bevindt met betrekking tot een punt opgenomen op de agenda van het stuurcomité, dient het dit mede te delen aan de andere leden van het stuurcomité, voor de beraadslaging. In dat geval kan het lid niet aan het debat of aan de stemming deelnemen en zal het de zaal dienen te verlaten in de tijd waarin beraadslaagd en gestemd wordt. Tijdens diens afwezigheid wordt het lid wel als ter zitting aanwezig beschouwd.
j) De beslissingen van het stuurcomité worden consensusgewijs genomen. In het geval waarin het meer dan twee maal onmogelijk is een meerderheid te vinden, wendt de voorzitter of voorzitster van het stuurcomité zich tot de toezichthoudende ministers, die een consensusbeslissing pogen te bekomen, en doen eventueel een beroep op een externe deskundige, en/of leggen zij het stuurcomité een oriënteringsbeslissing op.
k) Elke negatieve beslissing of elk negatief advies van het Comité dient gemotiveerd te zijn.
Art. 2. - Fonctionnement du Comité directeur
Lieu des réunions
Le Comité directeur se réunit au siège administratif de FORMAFORM sis à l'Avenue Albert Einstein, N° 2a - Parc Einstein -Bâtiment New Tech Center - 2ème étage - 1348 Louvain-la-Neuve.
Le Comité directeur peut se réunir à un autre endroit, fixé par la Présidence et le/la Dirigeant.e.
Lorsque la situation l'exige, le Comité directeur peut se tenir à distance, notamment par visioconférence, selon les modalités déterminées par le/la Dirigeant.e en concertation avec la Présidence, en vue de garantir que chaque membre est en capacité d'y assister.
Périodicité, convocation et ordre du jour des réunions
Périodicité
Le Comité directeur se réunit au moins quatre fois par an. Il fixe pour chaque année la date et l'heure des séances ordinaires.
Le/La Dirigeant.e fixe la date et l'heure des autres séances avec accord de la Présidence.
La Présidence peut, en concertation avec le/la Dirigeant.e, décider de supprimer une des séances du Comité directeur.
Convocation
Le Comité directeur est convoqué chaque fois que la Présidence le juge utile ou à la demande :
1°. d'au moins deux membres ;
2°. Du/de la Dirigeant.e de FORMAFORM ;
Les demandes de convocation émanant des personnes visées ci-dessus doivent être adressées par écrit à la Présidence ou introduites au cours d'une réunion du Comité directeur. Elles déterminent les points dont l'inscription à l'ordre du jour est sollicitée.
Les convocations aux réunions sont signées par la Présidence et le/la Dirigeant.e. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont expédiées au moins 7 jours avant la date de la séance. L'envoi de ces convocations peut être réalisé électroniquement.
Les points sur lesquels le Comité directeur est appelé à délibérer font l'objet d'un document explicatif établi par les soins de Le/La Dirigeant.e. Ces documents sont numérotés et joints à la convocation. Ils ont un caractère confidentiel. A titre exceptionnel, le projet d'ordre du jour prévoit que la note explicative sera transmise ultérieurement, et au plus tard 48h avant la séance.
Ordre du jour
L'ordre du jour des réunions du Comité directeur est établi par la Présidence sur proposition du/de la Dirigeant.e.
Le membre qui désire voir inscrire un point à l'ordre du jour doit en faire la demande par écrit au/à la Dirigeant.e ; celle-ci fixe la date de la séance à l'ordre du jour de laquelle ce point sera inscrit, en accord avec la Présidence. L'inscription du point doit avoir lieu dans le délai d'un mois, à l'exception de la période des vacances annuelles.
Un point doit être inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante lorsque, en séance, la Présidence, le/la Dirigeant.e, un Commissaire du Gouvernement wallon ou du Collège de la Commission communautaire française ou deux membres au moins en expriment le désir.
Présidence et secrétariat, procès-verbaux et liste de présences
Présidence
La présidence du Comité directeur est assurée alternativement par chaque opérateur public de formation professionnelle tous les ans selon l'ordre établi de la manière suivante : le FOREM puis Bruxelles Formation puis l'IFAPME puis le SFPME.
En l'absence de la Présidence, ses missions sont exercées par le membre suivant de la liste établie ci-dessus.
Le membre assurant la Présidence conserve voix délibérative. Il sera tenu compte de sa présence à la séance.
Secrétariat
Le Comité directeur désigne parmi les membres du personnel de FORMAFORM la personne chargée du secrétariat et qui, à ce titre, assiste aux réunions du Comité directeur. En l'absence de la personne désignée, le secrétariat est assuré par un autre membre du personnel, désigné par le/la Dirigeant.e, avec l'accord de la Présidence.
Le Secrétariat rédige le procès-verbal.
Procès-verbaux
Après avoir été soumis à la Présidence et au/à la Dirigeant.e, le texte du procès-verbal est porté pour approbation à l'ordre du jour de la séance suivante du Comité directeur.
Toute personne ayant participé à une réunion du Comité directeur peut, avant l'approbation du procès-verbal de cette réunion, faire part de ses remarques et des rectifications qu'elle estime opportunes d'y apporter, en ce qui concerne le libellé de ses interventions dans les débats, notamment.
Le Comité directeur statue sur une telle demande qui peut être formulée soit en séance, soit par écrit adressée au/à la Dirigeant.e.
Le procès-verbal est signé par la Présidence et le/la Dirigeant.e après approbation par le Comité directeur et est conservé aux archives de FORMAFORM ainsi que sur le dossier partagé du Comité directeur.
Liste de présences
Les membres du Comité directeur signent à chaque séance une liste de présence qui est certifiée exacte par la Présidence et sur laquelle le Secrétariat appose également sa signature.
Dans le cas où une validation électronique est organisée, le secrétariat conserve les réponses reçues par courrier électronique.
Dans le cas où une réunion est organisée en visioconférence, la liste des présences est rédigée par le Secrétariat et validée par le Comité directeur suivant.
Quorum, délibérations et modalités de prise de décision
a) Le Comité directeur ne peut délibérer valablement qu'en la présence d'au moins trois des quatre membres.
b) Un membre peut en représenter un autre qui lui a délivré procuration, laquelle est donnée à titre personnel. Un membre participant au vote ne peut être porteur de plus d'une procuration.
c) Lorsque la condition prévue en a) n'est pas remplie, la Présidence en fait la constatation et lève la séance, ou décide avec l'accord des membres présents que le Comité directeur continue à siéger traitant tout ou partie de l'ordre du jour sans toutefois pouvoir délibérer valablement. Dans ce cas, une validation électronique est organisée dans les huit jours qui suivent la séance. Les membres absents et non représentés sont sollicités par le secrétariat du Comité directeur sur la base d'un tableau des décisions. Ils communiquent leur accord ou leur désaccord par courriel au secrétariat du Comité directeur. Si le quorum des réponses est atteint, la décision est avalisée et équivaut à une décision prise par le Comité directeur. En cas d'absence de réponse, la décision est considérée comme un accord.
d) Dans des cas exceptionnels, à défaut de pouvoir réunir le Comité directeur dans les délais, les points nécessitant une décision urgente sont soumis par courriel par le secrétariat pour décision aux membres du Comité directeur. Ils prennent une décision sur le point soulevé et la communiquent par courriel au secrétariat du Comité directeur. Si le quorum des réponses est atteint, la décision est avalisée et équivaut à une décision prise par le Comité directeur. En cas d'absence de réponse, la décision est considérée comme un accord.
e) Les séances du Comité directeur ne sont pas publiques. Les personnes qui assistent à quelque titre que ce soit aux réunions du Comité directeur sont tenues de respecter le secret des délibérations et des votes.
f) Moyennant accord du Président, le/la Dirigeant.e peut se faire assister par des agents de FORMAFORM lors des débats sur un point porté à l'ordre du jour. Ces agents quittent la séance lorsque le/la Dirigeant.e estime que leur présence n'est plus nécessaire ou lorsque la Présidence le décide.
g) Les séances sont ouvertes, suspendues et closes par la Présidence.
h) La Présidence dirige les débats. Lorsque la Présidence a déclaré clos les débats sur un point, elle formule la proposition sur laquelle le Comité directeur est invité à se prononcer.
i) Si un membre se trouve, directement ou indirectement, en situation de conflit d'intérêt par rapport à un point inscrit à l'ordre du jour du Comité directeur, il doit le communiquer aux autres membres du Comité directeur avant la délibération. Dans ce cas, le membre ne peut participer ni au débat ni au vote et devra quitter la salle le temps que la délibération intervienne et que le vote soit effectué. En son absence, le membre est tout de même considéré comme étant présent à la séance.
j) Les décisions du Comité directeur sont prises par consensus. Dans le cas où il n'est pas possible d'obtenir une majorité à plus de 2 reprises, le/la Président.e du Comité en réfère aux Ministres de tutelle, qui tentent d'obtenir une décision en consensus, en faisant éventuellement appel à un expert externe, et/ou imposent une orientation de décision au Comité directeur.
k) Toute décision ou avis négatif du Comité doit être motivé.
Lieu des réunions
Le Comité directeur se réunit au siège administratif de FORMAFORM sis à l'Avenue Albert Einstein, N° 2a - Parc Einstein -Bâtiment New Tech Center - 2ème étage - 1348 Louvain-la-Neuve.
Le Comité directeur peut se réunir à un autre endroit, fixé par la Présidence et le/la Dirigeant.e.
Lorsque la situation l'exige, le Comité directeur peut se tenir à distance, notamment par visioconférence, selon les modalités déterminées par le/la Dirigeant.e en concertation avec la Présidence, en vue de garantir que chaque membre est en capacité d'y assister.
Périodicité, convocation et ordre du jour des réunions
Périodicité
Le Comité directeur se réunit au moins quatre fois par an. Il fixe pour chaque année la date et l'heure des séances ordinaires.
Le/La Dirigeant.e fixe la date et l'heure des autres séances avec accord de la Présidence.
La Présidence peut, en concertation avec le/la Dirigeant.e, décider de supprimer une des séances du Comité directeur.
Convocation
Le Comité directeur est convoqué chaque fois que la Présidence le juge utile ou à la demande :
1°. d'au moins deux membres ;
2°. Du/de la Dirigeant.e de FORMAFORM ;
Les demandes de convocation émanant des personnes visées ci-dessus doivent être adressées par écrit à la Présidence ou introduites au cours d'une réunion du Comité directeur. Elles déterminent les points dont l'inscription à l'ordre du jour est sollicitée.
Les convocations aux réunions sont signées par la Présidence et le/la Dirigeant.e. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont expédiées au moins 7 jours avant la date de la séance. L'envoi de ces convocations peut être réalisé électroniquement.
Les points sur lesquels le Comité directeur est appelé à délibérer font l'objet d'un document explicatif établi par les soins de Le/La Dirigeant.e. Ces documents sont numérotés et joints à la convocation. Ils ont un caractère confidentiel. A titre exceptionnel, le projet d'ordre du jour prévoit que la note explicative sera transmise ultérieurement, et au plus tard 48h avant la séance.
Ordre du jour
L'ordre du jour des réunions du Comité directeur est établi par la Présidence sur proposition du/de la Dirigeant.e.
Le membre qui désire voir inscrire un point à l'ordre du jour doit en faire la demande par écrit au/à la Dirigeant.e ; celle-ci fixe la date de la séance à l'ordre du jour de laquelle ce point sera inscrit, en accord avec la Présidence. L'inscription du point doit avoir lieu dans le délai d'un mois, à l'exception de la période des vacances annuelles.
Un point doit être inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante lorsque, en séance, la Présidence, le/la Dirigeant.e, un Commissaire du Gouvernement wallon ou du Collège de la Commission communautaire française ou deux membres au moins en expriment le désir.
Présidence et secrétariat, procès-verbaux et liste de présences
Présidence
La présidence du Comité directeur est assurée alternativement par chaque opérateur public de formation professionnelle tous les ans selon l'ordre établi de la manière suivante : le FOREM puis Bruxelles Formation puis l'IFAPME puis le SFPME.
En l'absence de la Présidence, ses missions sont exercées par le membre suivant de la liste établie ci-dessus.
Le membre assurant la Présidence conserve voix délibérative. Il sera tenu compte de sa présence à la séance.
Secrétariat
Le Comité directeur désigne parmi les membres du personnel de FORMAFORM la personne chargée du secrétariat et qui, à ce titre, assiste aux réunions du Comité directeur. En l'absence de la personne désignée, le secrétariat est assuré par un autre membre du personnel, désigné par le/la Dirigeant.e, avec l'accord de la Présidence.
Le Secrétariat rédige le procès-verbal.
Procès-verbaux
Après avoir été soumis à la Présidence et au/à la Dirigeant.e, le texte du procès-verbal est porté pour approbation à l'ordre du jour de la séance suivante du Comité directeur.
Toute personne ayant participé à une réunion du Comité directeur peut, avant l'approbation du procès-verbal de cette réunion, faire part de ses remarques et des rectifications qu'elle estime opportunes d'y apporter, en ce qui concerne le libellé de ses interventions dans les débats, notamment.
Le Comité directeur statue sur une telle demande qui peut être formulée soit en séance, soit par écrit adressée au/à la Dirigeant.e.
Le procès-verbal est signé par la Présidence et le/la Dirigeant.e après approbation par le Comité directeur et est conservé aux archives de FORMAFORM ainsi que sur le dossier partagé du Comité directeur.
Liste de présences
Les membres du Comité directeur signent à chaque séance une liste de présence qui est certifiée exacte par la Présidence et sur laquelle le Secrétariat appose également sa signature.
Dans le cas où une validation électronique est organisée, le secrétariat conserve les réponses reçues par courrier électronique.
Dans le cas où une réunion est organisée en visioconférence, la liste des présences est rédigée par le Secrétariat et validée par le Comité directeur suivant.
Quorum, délibérations et modalités de prise de décision
a) Le Comité directeur ne peut délibérer valablement qu'en la présence d'au moins trois des quatre membres.
b) Un membre peut en représenter un autre qui lui a délivré procuration, laquelle est donnée à titre personnel. Un membre participant au vote ne peut être porteur de plus d'une procuration.
c) Lorsque la condition prévue en a) n'est pas remplie, la Présidence en fait la constatation et lève la séance, ou décide avec l'accord des membres présents que le Comité directeur continue à siéger traitant tout ou partie de l'ordre du jour sans toutefois pouvoir délibérer valablement. Dans ce cas, une validation électronique est organisée dans les huit jours qui suivent la séance. Les membres absents et non représentés sont sollicités par le secrétariat du Comité directeur sur la base d'un tableau des décisions. Ils communiquent leur accord ou leur désaccord par courriel au secrétariat du Comité directeur. Si le quorum des réponses est atteint, la décision est avalisée et équivaut à une décision prise par le Comité directeur. En cas d'absence de réponse, la décision est considérée comme un accord.
d) Dans des cas exceptionnels, à défaut de pouvoir réunir le Comité directeur dans les délais, les points nécessitant une décision urgente sont soumis par courriel par le secrétariat pour décision aux membres du Comité directeur. Ils prennent une décision sur le point soulevé et la communiquent par courriel au secrétariat du Comité directeur. Si le quorum des réponses est atteint, la décision est avalisée et équivaut à une décision prise par le Comité directeur. En cas d'absence de réponse, la décision est considérée comme un accord.
e) Les séances du Comité directeur ne sont pas publiques. Les personnes qui assistent à quelque titre que ce soit aux réunions du Comité directeur sont tenues de respecter le secret des délibérations et des votes.
f) Moyennant accord du Président, le/la Dirigeant.e peut se faire assister par des agents de FORMAFORM lors des débats sur un point porté à l'ordre du jour. Ces agents quittent la séance lorsque le/la Dirigeant.e estime que leur présence n'est plus nécessaire ou lorsque la Présidence le décide.
g) Les séances sont ouvertes, suspendues et closes par la Présidence.
h) La Présidence dirige les débats. Lorsque la Présidence a déclaré clos les débats sur un point, elle formule la proposition sur laquelle le Comité directeur est invité à se prononcer.
i) Si un membre se trouve, directement ou indirectement, en situation de conflit d'intérêt par rapport à un point inscrit à l'ordre du jour du Comité directeur, il doit le communiquer aux autres membres du Comité directeur avant la délibération. Dans ce cas, le membre ne peut participer ni au débat ni au vote et devra quitter la salle le temps que la délibération intervienne et que le vote soit effectué. En son absence, le membre est tout de même considéré comme étant présent à la séance.
j) Les décisions du Comité directeur sont prises par consensus. Dans le cas où il n'est pas possible d'obtenir une majorité à plus de 2 reprises, le/la Président.e du Comité en réfère aux Ministres de tutelle, qui tentent d'obtenir une décision en consensus, en faisant éventuellement appel à un expert externe, et/ou imposent une orientation de décision au Comité directeur.
k) Toute décision ou avis négatif du Comité doit être motivé.
Art. 3. - Delegatie aan het leidend personeelslid van FORMAFORM
De opdrachten van het leidend personeelslid van FORMAFORM staan omschreven in afdeling 4, artikelen 10 en 11, van het samenwerkingsakkoord. Het leidend personeelslid voert de beslissingen van het stuurcomité uit, neemt iedere andere opdracht op zich die het in delegatie krijgt en brengt daarvan verslag uit.
Het leidend personeelslid van FORMAFORM neemt het dagelijks bestuur van FORMAFORM op zich, met inbegrip van iedere handeling ten opzichte van de banken, zonder beperking (daaronder inbegrepen voor de bankproducten zoals beleggingen, kredieten, voorafbetaalde kredietkaarten enz).
Het leidend personeelslid krijgt van het stuurcomité delegatie binnen de hierna vermelde perken. Het stuurcomité kan, binnen de grenzen van de voorwaarden die het vaststelt, het leidend personeelslid machtigen om een deel van de aan hem verleende bevoegdheden te delegeren, alsmede om bepaalde documenten en correspondentie te ondertekenen.
De delegaties worden vastgesteld op het niveau van de vastleggingen. Onder de 30.000 euro btw niet meegerekend, worden ze aan het leidend personeelslid opgedragen. Boven de 30.000 euro btw niet meegerekend is het stuurcomité verantwoordelijke voor de vastleggingen.
Iedere betaalbaarstelling wordt ter ondertekening voorgelegd aan, zowel het leidend personeelslid als aan de schatbewaarder of hun gemachtigden.
De delegaties van bevoegdheden en handtekening aan het leidend personeelslid van FORMAFORM worden toegekend met inachtneming van volgende perken en voorwaarden:
- de delegaties zijn te allen tijde herroepbaar, na er de redenen van uiteen te hebben gezet aan de houder van de delegaties;
- de delegaties kunnen slechts worden uitgeoefend binnen de perken van de beschikbare begrotingsmiddelen;
- de delegatiehouder is ertoe verplicht te handelen met inachtneming van de vastgelegde procedures, met name inzake overheidsopdrachten.
De opdrachten van het leidend personeelslid van FORMAFORM staan omschreven in afdeling 4, artikelen 10 en 11, van het samenwerkingsakkoord. Het leidend personeelslid voert de beslissingen van het stuurcomité uit, neemt iedere andere opdracht op zich die het in delegatie krijgt en brengt daarvan verslag uit.
Het leidend personeelslid van FORMAFORM neemt het dagelijks bestuur van FORMAFORM op zich, met inbegrip van iedere handeling ten opzichte van de banken, zonder beperking (daaronder inbegrepen voor de bankproducten zoals beleggingen, kredieten, voorafbetaalde kredietkaarten enz).
Het leidend personeelslid krijgt van het stuurcomité delegatie binnen de hierna vermelde perken. Het stuurcomité kan, binnen de grenzen van de voorwaarden die het vaststelt, het leidend personeelslid machtigen om een deel van de aan hem verleende bevoegdheden te delegeren, alsmede om bepaalde documenten en correspondentie te ondertekenen.
De delegaties worden vastgesteld op het niveau van de vastleggingen. Onder de 30.000 euro btw niet meegerekend, worden ze aan het leidend personeelslid opgedragen. Boven de 30.000 euro btw niet meegerekend is het stuurcomité verantwoordelijke voor de vastleggingen.
Iedere betaalbaarstelling wordt ter ondertekening voorgelegd aan, zowel het leidend personeelslid als aan de schatbewaarder of hun gemachtigden.
De delegaties van bevoegdheden en handtekening aan het leidend personeelslid van FORMAFORM worden toegekend met inachtneming van volgende perken en voorwaarden:
- de delegaties zijn te allen tijde herroepbaar, na er de redenen van uiteen te hebben gezet aan de houder van de delegaties;
- de delegaties kunnen slechts worden uitgeoefend binnen de perken van de beschikbare begrotingsmiddelen;
- de delegatiehouder is ertoe verplicht te handelen met inachtneming van de vastgelegde procedures, met name inzake overheidsopdrachten.
Art. 3. - Délégation au/à la Dirigeant.e de FORMAFORM
Les missions du/de la Dirigeant.e de FORMAFORM sont définies à la section 4, articles 10 et 11 de l'accord de coopération. Il/elle exécute les décisions du Comité directeur, assume toute autre mission qui lui est déléguée et lui en rend compte.
Le/la Dirigeant.e de FORMAFORM assume la gestion journalière de FORMAFORM, incluant tout acte vis-à-vis des banques, sans limitation (y compris pour les produits bancaires tels que placements, crédits, cartes de crédit prépayées, etc).
Il lui délègue la qualité d'ordonnateur dans les limites fixées ci-après. Il peut, dans les limites des conditions qu'il détermine, autoriser le/la Dirigeant.e à déléguer une partie des pouvoirs qui lui sont conférés ainsi que la signature de certaines pièces et correspondances.
Les délégations sont établies au niveau des engagements. En dessous de 30.000 HT.V.A., elles sont conférées au/à la dirigeant.e. Au-dessus de 30.000 HT.V.A., c'est le comité directeur qui est responsable des engagements.
Toute mise en paiement est soumise à la double signature du/de la Dirigeant.e et du trésorier ou leurs délégués.
Les délégations de pouvoir et de signature au/à la Dirigeant.e de FORMAFORM sont octroyées dans le respect des limites et conditions suivantes :
- les délégations accordées sont révocables à tout moment, après en avoir expliqué les motifs au délégataire ;
- les délégations ne peuvent être exercées que dans les limites des budgets disponibles ;
- le délégataire est tenu d'agir dans le respect des procédures prévues, notamment en matière de marchés publics.
Les missions du/de la Dirigeant.e de FORMAFORM sont définies à la section 4, articles 10 et 11 de l'accord de coopération. Il/elle exécute les décisions du Comité directeur, assume toute autre mission qui lui est déléguée et lui en rend compte.
Le/la Dirigeant.e de FORMAFORM assume la gestion journalière de FORMAFORM, incluant tout acte vis-à-vis des banques, sans limitation (y compris pour les produits bancaires tels que placements, crédits, cartes de crédit prépayées, etc).
Il lui délègue la qualité d'ordonnateur dans les limites fixées ci-après. Il peut, dans les limites des conditions qu'il détermine, autoriser le/la Dirigeant.e à déléguer une partie des pouvoirs qui lui sont conférés ainsi que la signature de certaines pièces et correspondances.
Les délégations sont établies au niveau des engagements. En dessous de 30.000 HT.V.A., elles sont conférées au/à la dirigeant.e. Au-dessus de 30.000 HT.V.A., c'est le comité directeur qui est responsable des engagements.
Toute mise en paiement est soumise à la double signature du/de la Dirigeant.e et du trésorier ou leurs délégués.
Les délégations de pouvoir et de signature au/à la Dirigeant.e de FORMAFORM sont octroyées dans le respect des limites et conditions suivantes :
- les délégations accordées sont révocables à tout moment, après en avoir expliqué les motifs au délégataire ;
- les délégations ne peuvent être exercées que dans les limites des budgets disponibles ;
- le délégataire est tenu d'agir dans le respect des procédures prévues, notamment en matière de marchés publics.
Art. 4. - Wijzigingen
Het stuurcomité kan wijzigingsvoorstellen voor het huishoudelijk reglement aan de executieven voorleggen.
Het stuurcomité kan wijzigingsvoorstellen voor het huishoudelijk reglement aan de executieven voorleggen.
Art. 4. - Modifications
Le Comité directeur peut proposer aux exécutifs des modifications du ROI.
Le Comité directeur peut proposer aux exécutifs des modifications du ROI.
Art. 5. - Inwerkingtreding en publicatie
Dit huishoudelijk reglement wordt aangenomen op de zitting van het stuurcomité van 4 juli 2022 en wordt door de Executieven aangenomen bij samenwerkingsakkoord tot uitvoering en treedt in werking de dag na bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad. .
Dit huishoudelijk reglement wordt aangenomen op de zitting van het stuurcomité van 4 juli 2022 en wordt door de Executieven aangenomen bij samenwerkingsakkoord tot uitvoering en treedt in werking de dag na bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad. .
Art. 5. - Entrée en vigueur et publication
Le présent règlement d'ordre intérieur est adopté en la séance du Comité directeur du 4 juillet 2022 et est approuvé par les Exécutifs par accord de coopération d'exécution et entre en vigueur le jour suivant sa publication au Moniteur belge.
Le présent règlement d'ordre intérieur est adopté en la séance du Comité directeur du 4 juillet 2022 et est approuvé par les Exécutifs par accord de coopération d'exécution et entre en vigueur le jour suivant sa publication au Moniteur belge.