25 AUGUSTUS 2022. - Ministerieel besluit tot nadere invulling van de regels voor de indeling van de verrichtingen in de financiële administratie, de boekhoudkundige waarderings- en rubriceringsregels, de financiële rapportering aan de Vlaamse overheid en de boekhoudkundige organisatie van de woonmaatschappijen(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 07-11-2022 en tekstbijwerking tot 11-03-2024)
HOOFDSTUK 1. - Algemeen
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art. 2
HOOFDSTUK 3. - De indeling van de verrichtingen in de financiële administratie van de woonmaatschappijen
Afdeling 1. - De verrichtingen die met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van Economisch Recht in de boekhouding van de woonmaatschappijen opgenomen moeten worden
Art. 3
Afdeling 2. - Aparte registratie van bepaalde activiteiten in de financiële administratie van de woonmaatschappij
Art. 4-8
HOOFDSTUK 4. - De aanvullende waarderings- en rubriceringsregels
Art. 9-12
HOOFDSTUK 5. - De boekhoudkundige organisatie van de woonmaatschappijen
Afdeling 1. - De relatie tussen de organisatie van de financiële administratie en de indeling van de verrichtingen met toepassing van artikel 3 tot en met 8
Art. 13-15
Afdeling 2. - Het boekjaar van de woonmaatschappij
Art. 16
Afdeling 3. - Het debiteurenreglement van de woonmaatschappij
Art. 17
HOOFDSTUK 6. - De financiële rapportering van de woonmaatschappijen
Art. 18-19
HOOFDSTUK 7. - Overgangsbepaling
Art. 20
BIJLAGEN.
Art. N1-N2
HOOFDSTUK 1. - Algemeen
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° agentschap: het agentschap, vermeld in artikel 1.2, eerste lid, 9°, van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021;
2° algemene boekhouding: een elektronische of papieren administratie waarin alle verrichtingen in een boekhouding worden opgenomen met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht en de uitvoeringsbesluiten ervan, die al dan niet op gecentraliseerde wijze geregistreerd worden op grootboekrekeningen, en waaruit de wettelijke jaarrekeningrapportering rechtstreeks en zonder aanpassingen voortvloeit;
3° boekhouding: een elektronische of papieren administratie, al dan niet verder opgedeeld in een algemene boekhouding en een of meer subadministraties van de boekhouding, waarin alle verrichtingen in een boekhouding worden opgenomen met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht en de uitvoeringsbesluiten ervan, die geregistreerd worden op grootboekrekeningen, in voorkomend aangevuld met registraties op analytische rekeningen van een kostprijsadministratie of op een andere wijze die voldoet aan de voorwaarden, vermeld in boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht, voor de registratie van verrichtingen, zoals de individuele registratie van elke verrichting en de onuitwisbaarheid van geregistreerde informatie, en waaruit de wettelijke jaarrekeningrapportering rechtstreeks en zonder aanpassingen voortvloeit;
4° extracomptabele financiële administratie: een papieren of elektronische administratie die geen deel uitmaakt van de boekhoudkundige administraties, vermeld in punt 2° tot en met 3° en die in het kader van dit besluit gebruikt wordt voor de volgende doeleinden:
a) creatie van gegevens die, aanvullend op de gegevens van de boekhoudkundige administraties, vereist zijn om de financiële rapportering aan de VMSW, vermeld in artikel 18, op te maken;
b) creatie van bewijsstukken voor de registratie van verrichtingen in de boekhoudkundige administraties van de woonmaatschappij die met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht en de uitvoeringsbesluiten ervan in de boekhouding van de woonmaatschappij geregistreerd moeten worden;
5° financiële administratie: het geheel van de boekhoudkundige administraties, in voorkomend geval aangevuld met een of meer extracomptabele financiële administraties;
6° huurlasten: de huurlasten, vermeld in artikel 1, § 1, van bijlage 27, die bij het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 is gevoegd;
7° sociale huuractiviteit: de opdracht, vermeld in artikel 4.40, 1°, van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, samen met de opdrachten, vermeld in artikel 4.40, 2° en 3°, van de voormelde codex, voor zover die activiteiten betrekking hebben op sociale huurwoningen;
8° sociale koopactiviteit: de opdracht, vermeld in artikel 4.40, 1°, van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, samen met de opdrachten, vermeld in artikel 4.40, 2° en 3° van de voormelde codex, voor zover die activiteiten betrekking hebben op sociale koopwoningen en kavels;
9° sociale doorverhuuractiviteit: de opdrachten, vermeld in artikel 4.40, 4° tot en met 6°, van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
10° VMSW: de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, vermeld in artikel 4.7 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
11° wettelijke jaarrekeningrapportering: de statutaire jaarrekening die voor vennootschappen conform artikel 3:1, 3:2 en 3:3 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen jaarlijks door het bestuursorgaan van een vennootschap of vereniging wordt opgemaakt;
12° werken in onroerende staat: het bouwen, het verbouwen, het afwerken, het inrichten, het herstellen, het onderhouden, het reinigen en het afbreken, volledig of gedeeltelijk, van een uit zijn aard onroerend goed, en ook de handelingen die erin bestaan een roerend goed te leveren en het meteen op zodanige wijze aan te brengen aan een onroerend goed dat het onroerend uit zijn aard wordt;
13° woonmaatschappijen: de vennootschappen, vermeld in artikel 4.36 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art.2. Dit besluit is van toepassing op de woonmaatschappijen.
HOOFDSTUK 3. - De indeling van de verrichtingen in de financiële administratie van de woonmaatschappijen
Afdeling 1. - De verrichtingen die met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van Economisch Recht in de boekhouding van de woonmaatschappijen opgenomen moeten worden
Art.3. Elke woonmaatschappij voert een boekhouding conform het koninklijk besluit van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het Wetboek van Economisch Recht en conform artikel III.82, III.83, III.84, III.86, III.87, III.88, III.89, III.90, III.92 van het Wetboek van economisch recht en de uitvoeringsbesluiten ervan.
Met het oog op de financiële rapportering, vermeld in artikel 18 van dit besluit, registreren de woonmaatschappijen de verrichtingen die met toepassing van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht en de uitvoeringsbesluiten ervan in de boekhouding van een onderneming opgenomen moeten worden, in hun boekhouding volgens een bijkomende indeling van het rekeningenstelsel die is opgenomen in bijlage 2, die bij dit besluit is gevoegd.
Het rekeningenstelsel, vermeld in het tweede lid, is een verdere indeling in het kader van de specifieke activiteiten van de woonmaatschappijen en de regelgeving die die activiteiten beheerst, van de minimumafdeling van het algemeen rekeningenstelsel (MAR), opgenomen in bijlage 1, die bij het koninklijk besluit van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het wetboek van Economisch recht is gevoegd.
Afdeling 2. - Aparte registratie van bepaalde activiteiten in de financiële administratie van de woonmaatschappij
Art.4.§ 1. De woonmaatschappij voorziet in [1 haar financiële administratie een onderscheiden registratie van de toewijzing van de werkings- en onderhoudskosten aan]1 de volgende activiteiten:
1° de sociale huuractiviteit;
2° de sociale koopactiviteit;
3° de kredietbemiddeling van de bijzondere sociale leningen;
4° de sociale doorverhuuractiviteit;
5° de activiteit betreffende het [1 aanbod van geconventioneerde huurwoningen, vermeld in artikel 4.42 en 5.52/1]1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
6° de activiteit betreffende de overige verrichtingen inzake leveringen van diensten of goederen die geen betrekking hebben op leveringen waarvoor het Vlaamse Gewest aan de woonmaatschappij een bijzonder of uitsluitend recht heeft verleend.
7° de activiteit betreffende het aanbod van betaalbare studentenkamers.
[1 Het agentschap stelt een lijst vast met de verrichtingen die deel uitmaken van de werkings- en onderhoudskosten.]1
In het eerste lid, 3°, wordt verstaan onder kredietbemiddeling van de bijzondere sociale leningen: de activiteit, vermeld in artikel 4.44 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
§ 2. De verhuring of de verkoop van niet-residentiële ruimten zoals garages en winkelruimten aan andere huurders of kopers dan sociale huurders of kopers van de woonmaatschappij worden beschouwd als verrichtingen als vermeld in paragraaf 1, eerste lid, 6°.
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
Art.5.De woonmaatschappij voorziet in een onderscheiden registratie in de financiële administratie van de woonmaatschappij van de verrichtingen betreffende de activiteiten, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 5° en [1, 6° en 7°]1. De voormelde onderscheiden registratie wordt, met behoud van de toepassing van het tweede lid, gerealiseerd door deze minimaal toe te passen op de volgende verrichtingen:
1° de huuropbrengsten;
2° de opbrengsten van de forfaitaire voorschotten betreffende de huurlasten;
3° in voorkomend geval, de meer- en minderopbrengsten ingevolge de resultaten van de jaarlijkse afrekening van de huurlasten die worden terugbetaald aan of gevorderd van de huurders;
4° de opbrengsten uit apart van de huurlasten gefactureerde onderhouds- en herstellingswerkzaamheden die ten laste van de huurder zijn;
5° de vorderingen en schulden ten aanzien van de huurders en verhuurders, en ook de waardeverminderingen, terugnemingen van waardeverminderingen, minderwaarden en meerwaarden die gerealiseerd worden op die vorderingen en schulden;
6° de verrichtingen betreffende de aanschaffingswaarde van terreinen die worden geboekt als vaste activa in de rubriek III.A " Terreinen en gebouwen ", alsook de daarmee samenhangende waardeverminderingen [1 , subsidies]1 en herwaarderingsmeerwaarden;
7° de verrichtingen betreffende de aanschaffingswaarde van gebouwen die worden geboekt als vaste activa in de rubriek III.A " Terreinen en gebouwen ", en ook de afschrijvingen [1 en subsidies]1 die daarmee samenhangen;
8° de verrichtingen betreffende de aanschaffingswaarde van gronden en gebouwen die worden geboekt in de rubriek VI. A.5 " Onroerende goederen bestemd voor de verkoop ", en ook de daarmee samenhangende voorraadwijzigingen, verkoopopbrengsten, subsidies en schulden en vorderingen betreffende de aanschaffing en verkoop van die goederen;
9° de kosten voor extern uitgevoerd groot en gewoon onderhoud en herstel;
10° de onroerende voorheffing;
11° de verrichtingen betreffende de externe financiering van de verrichtingen, waaronder de kapitaalopnames en -aflossingen, interestkosten en andere financiële kosten voor die financieringen;
12° de toewijzing van een vergoeding voor het gebruik van de terreinen door [1 de activiteiten, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 5° en 7°]1, als het terrein door de woonmaatschappij voorheen is verworven met het oog op gebruik in het kader van de sociale woningbouw.
Het onderscheid, vermeld in het eerste lid, wordt in voorkomend geval aangevuld met andere verrichtingen als een extra onderscheid vereist is om op basis van de geregistreerde gegevens in de financiële administratie een correct beeld te krijgen van de activiteiten, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid,[1 5°, 6° en 7°]1.
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
Art.6.[1 De werkings- en onderhoudskosten die betrekking hebben op de sociale huuractiviteit, worden in de financiële administratie van de woonmaatschappijen met toepassing van het volgende onderscheid geregistreerd:]1:
1° verrichtingen inzake de kosten van de algemene werking van de woonmaatschappij, inclusief de afschrijvingen en het externe onderhoud van de gebouwen die op permanente basis gebruikt worden voor de huisvesting van de administratieve diensten van de woonmaatschappij;
2° verrichtingen inzake de kosten van de werking van de regie van de woonmaatschappij, inclusief de afschrijvingen en het externe onderhoud van de technische en andere gebouwen waarvan de regie van de woonmaatschappij op permanente basis gebruikmaakt;
3° verrichtingen inzake de kosten van het door externen geleverde onderhoud en herstel van de woningen die door de woonmaatschappij verhuurd worden.
In de financiële administratie van de woonmaatschappij wordt over de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden minimaal de volgende informatie geregistreerd:
1° het bedrag voor de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden ten laste van de woonmaatschappij als verhuurder;
2° het bedrag voor de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden ten laste van de huurder.
Voor het onderscheid tussen de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden ten laste van de woonmaatschappij en ten laste van de huurder voldoen de woonmaatschappijen aan de gestelde voorwaarde als ze in hun financiële administratie de volgende gegevens opnemen:
1° de kostendekkende facturatie aan de huurder van de vergoedingen die apart van de huurprijs en huurlasten worden aangerekend voor de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden, en recuperaties van huurschade, en de aparte registratie van de opbrengst van die facturatie in de boekhouding op het moment dat die vergoedingen aan de woonmaatschappij verschuldigd zijn;
2° de aparte registratie in de boekhouding van de huurlasten die betrekking hebben op de vergoeding voor onderhoudswerkzaamheden ten laste van de huurder, vermeld in artikel 1, § 1, van bijlage 27, die bij het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 gevoegd is.
De onderhouds- en herstellingswerkzaamheden die ten laste zijn van de woonmaatschappij, worden bepaald door het verschil tussen:
1° enerzijds het totale bedrag van de onderhouds- en herstellingskosten van de verhuurde woningen als som van:
a) het totale bedrag van de kosten van de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden aan verhuurde woningen die door externen zijn uitgevoerd, vermeld in het eerste lid, 3° ;
b) het totale bedrag van de werkingskosten van de regie, vermeld in het eerste lid, 2° ;
2° anderzijds het totale bedrag van de vergoedingen voor de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden ten laste van de huurder, en de recuperatie van huurschade, vermeld in het eerste en derde lid, in voorkomend geval verminderd met de verliezen door waardeverminderingen en minderwaarden die gerealiseerd worden op die opbrengsten.
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 3, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
Art.7. Bij de toewijzing van de verrichtingen aan de activiteiten, vermeld in artikel 4, 5 en 6, kunnen de woonmaatschappijen de volgende technieken gebruiken:
1° de rechtstreekse toewijzing aan de categorie in kwestie;
2° een objectief gemotiveerde verdeelsleutel;
3° elke andere toewijzingsregel als die objectief gemotiveerd kan worden.
De woonmaatschappijen bepalen zelf op welke wijze ze de toewijzing van de verrichtingen, vermeld in het eerste lid, registreren in hun financiële administratie. Ze kunnen daarbij conform artikel 13 en 14 een of meer extracomptabele administraties, de boekhoudkundige administratie of een combinatie van die administraties gebruiken.
Art.8.[1 Voor de sociale doorverhuuractiviteit staat de woonmaatschappij in voor een onderscheiden en uniforme registratie van de verrichtingen in haar financiële administratie onder de activa en passiva van de balans, en de kosten en opbrengsten van de resultatenrekening, zodat die activa, passiva, kosten en opbrengsten afzonderlijk gerapporteerd en bewezen kunnen worden in functie van de instructies, vermeld in artikel 13, derde lid.
De financiële administratie, vermeld in het eerste lid, wordt op pandniveau gevoerd voor de rekeningen die daarvoor zijn aangeduid in het rekeningenstelsel, vermeld in bijlage 2, die bij dit besluit is gevoegd.]1
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 4, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
HOOFDSTUK 4. - De aanvullende waarderings- en rubriceringsregels
Art.9. De woonmaatschappijen voeren hun boekhouding met inachtneming van de aanvullende waarderings- en rubriceringsregels, vermeld in dit hoofdstuk, die concrete invulling geven aan de gemeenrechtelijke waarderings- en rubriceringregels, vermeld in het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot een aantal belangrijke en vaak voorkomende verrichtingen van de woonmaatschappijen. De woonmaatschappijen nemen de aanvullende waarderings- en rubriceringsregels op in de set van waarderingsregels die conform artikel 3:6 tot en met 3:12 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen door hun bestuursorgaan goedgekeurd worden.
Art.10. De aanvullende waarderings- en rubriceringsregels die van toepassing zijn op de woonmaatschappijen, hebben betrekking op de volgende vermogensbestanddelen:
1° de terreinen en gebouwen van de woonmaatschappijen;
2° de vorderingen en schulden tussen enerzijds de woonmaatschappijen, en anderzijds hun huurders en verhuurders;
3° de rekeningen-courant van de woonmaatschappijen bij de VMSW;
4° de projectsubsidies van de woonmaatschappijen;
5° de voorzieningen voor grote onderhouds- en herstellingswerken van de woonmaatschappijen;
6° de leningen die aan de woonmaatschappijen toegekend worden;
7° de huurwaarborgen die de huurders stellen ten gunste van de woonmaatschappijen.
Art.11. § 1. De woonmaatschappij neemt na goedkeuring door haar bestuursorgaan in haar waarderingsregels de verdeelsleutels op die ze hanteert voor de toewijzing van haar kosten, waaronder de toewijzing van de werkings- en onderhoudskosten, vermeld in artikel 4, § 1, van dit besluit, aan haar verschillende activiteiten. De woonmaatschappij waarborgt de continuïteit van de toepassing van die verdeelsleutels door die waarderingsregels consistent over de boekjaren heen toe te passen. Alleen in gemotiveerde, uitzonderlijke omstandigheden of als dit besluit of het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen wijzigt, kunnen die waarderingsregels aangepast worden door de woonmaatschappij.
§ 2. Bij de toewijzing van de personeelskosten als onderdeel van de toewijzing van de werkings- en onderhoudskosten aan de sociale doorverhuuractiviteit hanteert de woonmaatschappij de volgende verdeelsleutel: rechtstreekse toewijzing van de personeelskosten aan de sociale doorverhuuractiviteit.
In afwijking van het eerste lid worden personeelskosten die niet rechtstreeks aan de sociale doorverhuuractiviteit kunnen worden toegewezen, toegewezen op basis van het aantal woningen van de sociale doorverhuuractiviteit in verhouding tot het totale aantal woningen dat door de woonmaatschappij beheerd wordt.
Art.12. De aanvullende waarderings- en rubriceringsregels zijn opgenomen in bijlage 1, die bij dit besluit is gevoegd.
HOOFDSTUK 5. - De boekhoudkundige organisatie van de woonmaatschappijen
Afdeling 1. - De relatie tussen de organisatie van de financiële administratie en de indeling van de verrichtingen met toepassing van artikel 3 tot en met 8
Art.13.De woonmaatschappijen maken het onderscheid in hun financiële administratie, vermeld in artikel 3 tot en met 8, door gebruik te maken van een of meer boekhoudkundige administraties, in voorkomend geval aangevuld met een of meer extracomptabele financiële administraties.
De woonmaatschappijen bepalen zelf op welke wijze ze hun financiële administratie organiseren door gebruik te maken van een combinatie van de instrumenten, vermeld in het eerste lid, rekening houdend met de bepalingen van boek III, titel 3, hoofdstuk 2, van het Wetboek van economisch recht.
Voor de verrichtingen betreffende de sociale doorverhuuractiviteit staat de woonmaatschappij in voor een uniforme registratie en terbeschikkingstelling van gegevens op basis van een door het agentschap ter beschikking gesteld formulier[1 en conform instructies van het agentschap]1, met het oog op het administratieve beheer en de externe rapportering van de relevante gegevens.
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 5, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
Art.14. De informatie die geregistreerd wordt in een extracomptabele administratie, vormt een transparant en consistent geheel met de informatie die geregistreerd is in de boekhoudkundige administraties. De authenticiteit van de informatie in de extracomptabele administraties wordt op dezelfde wijze gegarandeerd als die in de boekhoudkundige administratie.
De elektronische administratie van de VMSW, vermeld in artikel 18, § 1, tweede lid, is een extracomptabele administratie van de woonmaatschappij voor de toepassing van dit besluit bij de toewijzing van de werkings- en onderhoudskosten aan de activiteiten, vermeld in artikel 4.
De woonmaatschappijen registreren in het bijzonder alle verrichtingen die betrekking hebben op huurders van hun woningen of andere onroerende goederen in de debiteurensoftware die gebruikt wordt voor de administratieve organisatie van hun huuractiviteit. Alle verrichtingen die in de voormelde debiteurensoftware worden geregistreerd, worden individueel of in de vorm van een samenvatting overgenomen in de boekhoudkundige administratie van de woonmaatschappij. De debiteurensoftware en de boekhoudkundige administratie worden minstens op maandbasis met elkaar in overeenstemming gebracht.
Art.15. De woonmaatschappijen organiseren een extracomptabele administratie voor de werken in onroerende staat die door het eigen personeel uitgevoerd worden.
De extracomptabele administratie, vermeld in het eerste lid, wordt gevoerd met werkbonnen die per interventie worden opgesteld en die het mogelijk maken om de kosten en de aard van elke interventie te bepalen.
De werkbonnen, vermeld in het tweede lid, bevatten minimaal de volgende gegevens:
1° de woninggroep waar de interventie plaatsvindt;
2° de vermelding of de kosten van de interventie gedragen worden door de huurder of door de verhuurder;
3° de duur van de interventie, uitgedrukt in aantal vte-werkuren;
4° in voorkomend geval, de verbruikte voorraadgoederen waarvan de prijs voldoende hoog is om als apart deel van de kostprijs van de interventie opgenomen te worden.
Het staat de woonmaatschappij vrij om de gegevens, vermeld in het derde lid, al dan niet over te nemen in een boekhoudkundige administratie in de vorm van interne facturatie en bijkomende detailleringen in de grootboekrekeningen van de woonmaatschappij.
Afdeling 2. - Het boekjaar van de woonmaatschappij
Art.16. Het boekjaar van de woonmaatschappij loopt van 1 januari tot en met 31 december.
De woonmaatschappijen sluiten hun boekjaar af op het einde van elk kalenderjaar. In voorkomend geval sluiten de woonmaatschappijen hun boekhouding daarnaast af op andere tijdstippen als dat zo is vastgesteld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dat laatste kan zich onder meer voordoen in geval van fusies, overnames, splitsingen of vereffeningen van woonmaatschappijen.
Afdeling 3. - Het debiteurenreglement van de woonmaatschappij
Art.17. De woonmaatschappij heeft een debiteurenreglement die haar raad van bestuur heeft goedgekeurd waarin minimaal het volgende is opgenomen:
1° de procedure die de woonmaatschappij hanteert in haar relaties met haar klanten, inzonderheid haar huurders, en waarin onder meer de regels over de inning van uitstaande vorderingen en de betaling van uitstaande schulden ten aanzien van huurders opgenomen zijn;
2° de documenten op basis waarvan een vordering dubieus wordt verklaard, waardeverminderingen worden geboekt op dubieus verklaarde vorderingen en dubieus verklaarde vorderingen worden afgeboekt wegens oninbaarheid, waarbij rekening wordt gehouden met artikel 16, van bijlage 1, die bij dit besluit is gevoegd;
3° de leidraad die de woonmaatschappij hanteert om te bepalen of door de woonmaatschappij uitgevoerde werkzaamheden inzake onderhoud en herstel ten laste zijn van de huurder in de vorm van een aparte aanrekening, ten laste zijn van de woonmaatschappij dan wel onder de huurlasten vallen;
4° de regels over de volgorde van toewijzing van ontvangen betalingen aan vorderingen op huurders.
HOOFDSTUK 6. - De financiële rapportering van de woonmaatschappijen
Art.18.§ 1. De woonmaatschappijen dienen jaarlijks bij [2 het agentschap]2 een financiële rapportering in. Die financiële rapportering bestaat uit de volgende onderdelen:
1° de statutaire jaarrekening betreffende het afgesloten boekjaar die de algemene vergadering van de woonmaatschappij heeft goedgekeurd;
2° de proef- en saldibalans van het afgesloten boekjaar van het softwarepakket waarmee de boekhouding van de woonmaatschappij gevoerd wordt;
3° een rapport onder een balans en een resultatenrekening van het afgesloten kalenderjaar conform het genormaliseerde rekeningenstelsel, vermeld in bijlage 2, die bij dit besluit is gevoegd;
4° het jaarverslag van de woonmaatschappij, vermeld in artikel 3:4 tot en met 3:6 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
5° een saldobevestiging die is ondertekend door twee personen die bevoegd zijn om de woonmaatschappij te verbinden, waarvan het specimen bij de VMSW berust, wat betreft de saldi van de leningen en rekeningen-courant van de woonmaatschappij bij de VMSW, die voorafgaandelijk zijn meegedeeld door de VMSW;
6° het verslag van de commissaris van de woonmaatschappij, vermeld in artikel 3:74 en 3:75 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, eventueel aangevuld met een managementletter van de commissie aan het bestuursorgaan van de woonmaatschappij;
7° in voorkomend geval, de jaarbrochure of het jaarboek waarin de woonmaatschappij, aanvullend op het jaarverslag, vermeld in punt 4°, rapporteert over de toestand van de woonmaatschappij, over de activiteiten van het voorbije boekjaar, en over de gebeurtenissen die daarop een invloed hadden;
8° de samenstelling van de huuropbrengsten en de ermee samenhangende opbrengsten en de evolutie van de vorderingen en schulden ten aanzien van de huurders van de woonmaatschappij[2, voor de boekjaren die het agentschap bepaalt]2;
9° de onderhoudskosten ten laste van de woonmaatschappij, wat de sociale huuractiviteit betreft, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
10° de werkingskosten die betrekking hebben op de sociale huuractiviteit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
11° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de sociale huuractiviteit, opgesplitst in arbeiders en bedienden;
12° de werkingskosten die betrekking hebben op de sociale koopactiviteit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
13° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de sociale koopactiviteit, opgesplitst in arbeiders en bedienden;
14° de werkingskosten die betrekking hebben op de activiteit waarbij bijzondere sociale leningen worden toegekend, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
15° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de activiteit waarbij bijzondere sociale leningen worden toegekend, opgesplitst in arbeiders en bedienden;
16° de werkingskosten die betrekking hebben op de sociale doorverhuuractiviteit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
17° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de sociale doorverhuuractiviteit, opgedeeld in arbeiders en bedienden;
18° de werkingskosten die betrekking hebben op de activiteit, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 5°, van dit besluit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
19° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de activiteit, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 5°, van dit besluit, opgesplitst in arbeiders en bedienden;
20° de werkingskosten die betrekking hebben op de activiteit, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 6°, van dit besluit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;
21° het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de activiteit, vermeld in artikel 5, § 1, eerste lid, 6°, van dit besluit, opgesplitst in arbeiders en bedienden;
[2 21° /1 de werkingskosten die betrekking hebben op de activiteit, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 7°, van dit besluit, opgedeeld in personeelskosten en andere kosten;]2
[2 21° /2 het gemiddelde aantal vte dat betrekking heeft op de activiteit, vermeld in artikel 4, § 1, eerste lid, 7°, van dit besluit, opgesplitst in arbeiders en bedienden;]2
22° de verrichtingen, vermeld in artikel 5 van dit besluit, betreffende de boekjaren waarvoor [2 het agentschap]2dat bepaalt;
23° [2 ...]2;
24° de financiële planning, vermeld in artikel 4.37 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, die is opgesteld conform dat artikel.
[2 25° de waarderingsregels, vermeld in artikel 11 van dit besluit;]2
[2 26° het jaarverslag, vermeld in artikel 4.46/7 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.]2
De rapportering over de onderdelen, vermeld in het eerste lid, 3°, 8° tot en met 22°, gebeurt via een elektronische administratie op de manier die de [2 het agentschap]2 vaststelt en die het [2 het agentschap]2 voorafgaand meedeelt aan de woonmaatschappijen via het overleg, vermeld in artikel 4.38 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.
[2 Het jaarverslag, vermeld in het eerste lid, 26°, omvat naast de gegevens, vermeld in artikel 4.46/7 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, de volgende elementen:
1° de gegevens, vermeld in artikel 4.46/1, § 2, en de gegevens, vermeld in artikel 4.46/3, 2°, van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
2° een verantwoording over de evolutie van de herinvesteringsverplichting, vermeld in artikel 4.4/2 en 4.4/6 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, conform het model dat het agentschap ter beschikking stelt;
3° het volledige bezoldigingspakket van de directeur, vermeld in artikel 4.141 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021;
4° gegevens over de opdrachten, vermeld in artikel 4.40, 4°, 5° en 6°, van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, conform het model dat het agentschap ter beschikking stelt.]2
[2 Het agentschap]2 voorziet voor de rapportering over het onderdeel, vermeld in het eerste lid, 3°, vanaf het boekjaar 2022 voor de woonmaatschappijen in de mogelijkheid tot indiening en automatische verwerking van een bestand dat de gerapporteerde gegevens bevat in de vorm van het genormaliseerde rekeningenstelsel, vermeld in bijlage 2, die bij dit besluit is gevoegd. De bestandsindeling wordt vooraf door [2 het agentschap]2 vastgelegd.
[2 De woonmaatschappijen bezorgen de rapporteringen over de onderdelen, vermeld in het eerste lid, 1°, 2°, 4° tot en met 8°, en 22° tot en met 26°, via een bestand aan het agentschap. Het agentschap brengt de woonmaatschappijen jaarlijks op de hoogte van de bestandsformaten waarin de bestanden bij het agentschap ingediend kunnen worden, en van de procedures voor de indiening. Het agentschap legt de inhoud van de rapporten over de onderdelen, vermeld in het eerste lid, 8° en 22°, vast.]2.
§ 2. De woonmaatschappij die een subsidie ontvangt als vermeld in artikel 4.160/3, van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, bezorgt jaarlijks uiterlijk op 30 juni en voor de eerste keer uiterlijk op 30 juni van het jaar dat volgt op het jaar waarin de woonmaatschappij opgericht is, de volgende stukken aan het agentschap:
1° een gedetailleerde afrekening van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de werking sociale doorverhuuractiviteit van de woonmaatschappij;
2° een gedetailleerde afrekening van de personeelskosten over de gesubsidieerde periode. De woonmaatschappij houdt de individuele jaarrekening en de loonfiches van de tewerkgestelde personeelsleden ter beschikking voor controle door het agentschap:
3° een gedetailleerd overzicht, in overeenstemming met de boekhouding, van de waardeverminderingen en terugnemingen daarvan op huurvorderingen, de minder- en meerwaarden op de realisatie van huurvorderingen, en de minderopbrengsten van de gemiste huurgelden als gevolg van de leegstand van de woningen.
§ 3. [2 ...]2.
----------
(1)<MB 2023-03-09/12, art. 18, 002; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
(2)<MB 2024-02-23/05, art. 6, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
Art.19.§ 1. [1 De woonmaatschappijen bezorgen de financiële rapporteringen, vermeld in artikel 18, § 1, eerste lid, met uitzondering van de rapporteringen over de onderdelen, vermeld in artikel 18, § 1, eerste lid, 8°, 22° en 24°, jaarlijks uiterlijk op 30 juni aan het agentschap.]1.
§ 2. [1 ...]1.
§ 3.[1 Het agentschap]1 stuurt de woonmaatschappij een ontvangstbevestiging over de rapporten die ze heeft ingediend, binnen dertig dagen na de dag waarop [1 het agentschap]1 die rapporten heeft ontvangen.
De bestanden over de rapportering over het onderdeel, vermeld in artikel 18, § 1, eerste lid, 3°, bevatten een functie op het vlak van interne consistentie waarmee de gelijkheid van actief en passief en de gelijkheid van kosten en opbrengsten nagegaan wordt. Een bestand dat niet voldoet aan de voormelde eis van interne consistentie, kan niet als een geldig ingediende rapportering beschouwd worden. [1 Het agentschap]1brengt de woonmaatschappij daarvan op de hoogte binnen tien werkdagen na de dag waarop ze de bestanden heeft ontvangen.
[1 ...]1.
[1 ...]1.
----------
(1)<MB 2024-02-23/05, art. 7, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2024>
HOOFDSTUK 7. - Overgangsbepaling
Art.20. Bijlage 2, die bij dit besluit is gevoegd, zoals van kracht vanaf de datum van de inwerkingtreding van dit besluit, is van toepassing op de sociale huisvestingsmaatschappijen die op 19 september 2021 erkend zijn conform de erkenningsvoorwaarden die op die datum gelden.
BIJLAGEN.
Art. N1.(Beeld niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 07-11-2022, p. 81247)
Art. N2.(Beeld niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 07-11-2022, p. 81267)