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Titel
7 SEPTEMBER 2022. - Ministerieel besluit betreffende het gebruik van beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster door sommige diensten van de federale uitvoerende macht met het oog op de evaluatie van de maturiteit van hun systeem voor organisatiebeheersing
Titre
7 SEPTEMBRE 2022. - Arrêté ministériel contenant l'utilisation des domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective par certains services du pouvoir exécutif fédéral pour l'évaluation de la maturité de leur système de maîtrise de l'organisation
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HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied
CHAPITRE Ier. - Champ d'application
Artikel 1. Dit ministerieel besluit is van toepassing op de diensten van de Federale Staat bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 15/05/2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid.
Article 1er. Le présent arrêté ministériel s'applique aux services de l'Etat fédéral visés à l'article 1er de l'arrêté royal du 15/05/2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.
HOOFDSTUK II. - Doel van de beheersdomeinen en van hun evaluatierooster
CHAPITRE II. - Finalité des domaines de gestion et de leur grille d'évaluation
Art. 2. In toepassing van artikel 4 van het voormelde koninklijk besluit van 15/05/2022 definieert en verplicht dit besluit vijftien beheersdomeinen, hun respectievelijke evaluatieroosters en de vijf maturiteitsniveaus. Deze beheersdomeinen, hun respectievelijke evaluatieroosters en de vijf maturiteitsniveaus zijn opgenomen als bijlage bij dit besluit.
Art. 2. En application de l'article 4 de l'arrêté royal précité du 15/05/2022, le présent arrêté définit et impose quinze domaines de gestion, leurs grilles d'évaluation respectives, et les cinq niveaux de maturité. Ces domaines de gestion, leurs grilles d'évaluation respectives et les cinq niveaux de maturité sont repris en annexe au présent arrêté.
Art. 3. De evaluatieroosters hebben een drieledig doel:
1° Ze stellen de organisaties in staat om hun maturiteit in de verschillende beheersdomeinen te meten om het globale maturiteitsniveau van de organisatie te evalueren. Met dit zelfevaluatierooster kunnen de sterke en zwakke punten van het systeem voor organisatiebeheersing van de organisaties in kaart gebracht worden. Op basis daarvan kunnen ze de te prioriteren en te ondernemen verbeteringsacties vaststellen;
2° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster dienen als basis voor de eerste rubriek van de jaarlijkse rapportering aan het Auditcomité van de Federale Overheid, zoals voorzien in artikel 7 van het voormelde koninklijk besluit van 15/05/2022,
3° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster kunnen ook als basis dienen voor de audits.
1° Ze stellen de organisaties in staat om hun maturiteit in de verschillende beheersdomeinen te meten om het globale maturiteitsniveau van de organisatie te evalueren. Met dit zelfevaluatierooster kunnen de sterke en zwakke punten van het systeem voor organisatiebeheersing van de organisaties in kaart gebracht worden. Op basis daarvan kunnen ze de te prioriteren en te ondernemen verbeteringsacties vaststellen;
2° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster dienen als basis voor de eerste rubriek van de jaarlijkse rapportering aan het Auditcomité van de Federale Overheid, zoals voorzien in artikel 7 van het voormelde koninklijk besluit van 15/05/2022,
3° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster kunnen ook als basis dienen voor de audits.
Art. 3. L'objectif des grilles d'évaluation est triple :
1° Elles permettent aux organisations de mesurer leur maturité dans les différents domaines de gestion afin d'évaluer le niveau de maturité global de l'organisation. Cette grille d'auto-évaluation permet d'identifier les forces et les faiblesses du système de maîtrise de l'organisation des organisations qui peuvent alors sur cette base établir les actions d'amélioration à prioriser et à entreprendre ;
2° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective servent de base pour la première rubrique du rapportage annuel au Comité d'audit de l'Administration fédérale comme prévu à l'article 7 de l'arrêté royal précité du 15/05/2022 ;
3° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective peuvent également servir de base pour les audits.
1° Elles permettent aux organisations de mesurer leur maturité dans les différents domaines de gestion afin d'évaluer le niveau de maturité global de l'organisation. Cette grille d'auto-évaluation permet d'identifier les forces et les faiblesses du système de maîtrise de l'organisation des organisations qui peuvent alors sur cette base établir les actions d'amélioration à prioriser et à entreprendre ;
2° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective servent de base pour la première rubrique du rapportage annuel au Comité d'audit de l'Administration fédérale comme prévu à l'article 7 de l'arrêté royal précité du 15/05/2022 ;
3° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective peuvent également servir de base pour les audits.
Art. 4. De diensten die, overeenkomstig artikel 3, § 3, geen gebruik maken van het COSO-werkkader, moeten toch de modaliteiten van dit besluit in acht nemen.
Art. 4. Les services qui, conformément à l'article 3 § 3, n'utilisent pas le cadre de travail COSO doivent tout de même respecter les modalités du présent arrêté.
HOOFDSTUK III. - De beheersdomeinen
CHAPITRE III. - Les domaines de gestion
Art. 5. De beheersdomeinen, gedefinieerd in overeenstemming met de principes van het COSO-werkkader van het "Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission" (COSO Intosai 2004 en COSO 2013), zijn de volgende :
- Doelstellingenmanagement
- Risicomanagement
- Procesmanagement
- Indicatoren
- Belanghebbendenmanagement
- Organisatiestructuur
- Organisatiecultuur
- Integriteit
- Business Continuity Management
- ICT
- Projectbeheer
- Communicatie en informatiebeheer
- Facilitymanagement
- Human Resources Management
- Financieel management
- Doelstellingenmanagement
- Risicomanagement
- Procesmanagement
- Indicatoren
- Belanghebbendenmanagement
- Organisatiestructuur
- Organisatiecultuur
- Integriteit
- Business Continuity Management
- ICT
- Projectbeheer
- Communicatie en informatiebeheer
- Facilitymanagement
- Human Resources Management
- Financieel management
Art. 5. Les domaines de gestion, définis conformément aux principes du cadre de travail COSO du " Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission " (COSO Intosai 2004 et COSO 2013), sont les suivants :
- Gestion des objectifs
- Gestion des risques
- Gestion des processus
- Indicateurs
- Gestion des parties prenantes
- Structure de l'organisation
- Culture de l'organisation
- Intégrité
- Business Continuity Management
- ICT
- Gestion de projet
- Communication et gestion de l'information
- Facility management
- Gestion des ressources humaines
- Gestion financière
- Gestion des objectifs
- Gestion des risques
- Gestion des processus
- Indicateurs
- Gestion des parties prenantes
- Structure de l'organisation
- Culture de l'organisation
- Intégrité
- Business Continuity Management
- ICT
- Gestion de projet
- Communication et gestion de l'information
- Facility management
- Gestion des ressources humaines
- Gestion financière
HOOFDSTUK IV. - Structuur van de evaluatieroosters
CHAPITRE IV. - Structure des grilles d'évaluation
Art. 6. Elk beheersdomein omvat zijn eigen evaluatierooster, verdeeld in vijf maturiteitsniveaus en elk maturiteitsniveau omvat op zijn beurt een reeks vragen. De verschillende vragen moeten beantwoord worden om het maturiteitsniveau waarop de organisatie zich bevindt vast te stellen.
Art. 6. Chaque domaine de gestion comprend sa propre grille d'évaluation, divisée en cinq niveaux de maturité, et chaque niveau de maturité comporte à son tour une série de questions. Il convient de répondre aux différentes questions pour définir le niveau de maturité auquel se trouve l'organisation.
Art. 7. Elk beheersdomein is verdeeld in vijf maturiteitsniveaus aan de hand waarvan de dienst zich kan positioneren op de maturiteitsschaal en een continue verbetering kan waarborgen.
De niveaus zijn de volgende:
- Basisniveau: De organisatie voldoet aan de basis componenten binnen elk domein, zodat de wetgeving ter zake gerespecteerd wordt. Men past een minimum aan organisatiebeheersing toe per domein, maar vooral op individuele of ad-hoc basis. Er is nog geen gestructureerde, systematische aanpak van organisatiebeheersing. Er is een poging tot formalisering van sommige processen en procedures;
- Gestructureerd: De componenten binnen elk domein worden op gestructureerde wijze in kaart gebracht en ontwikkeld op basis van prioriteiten. De processen en procedures worden geformaliseerd;
- Gedefinieerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten binnen dit domein zijn duidelijk gedefinieerd, gestandaardiseerd, gedocumenteerd en vastgelegd. Ze worden gecommuniceerd en toegepast doorheen de volledige organisatie;
- Beheerst: De organisatie beheerst de processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein in voldoende mate. Deze worden proactief opgevolgd en gemonitord via indicatoren. Er wordt over gerapporteerd. De organisatie kent een adequate en doeltreffende organisatiebeheersing.;
- Geoptimaliseerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein worden geëvalueerd (via structurele analyses, indicatoren...) en zo nodig bijgestuurd ter optimalisatie.
Overeenkomstig artikel 4, tweede lid van het koninklijk besluit van 15/05/2022 bepaalt de leidinggevende het minimale maturiteitsniveau voor de verschillende beheersdomeinen, zoals bepaald in dit ministerieel besluit.
De niveaus zijn de volgende:
- Basisniveau: De organisatie voldoet aan de basis componenten binnen elk domein, zodat de wetgeving ter zake gerespecteerd wordt. Men past een minimum aan organisatiebeheersing toe per domein, maar vooral op individuele of ad-hoc basis. Er is nog geen gestructureerde, systematische aanpak van organisatiebeheersing. Er is een poging tot formalisering van sommige processen en procedures;
- Gestructureerd: De componenten binnen elk domein worden op gestructureerde wijze in kaart gebracht en ontwikkeld op basis van prioriteiten. De processen en procedures worden geformaliseerd;
- Gedefinieerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten binnen dit domein zijn duidelijk gedefinieerd, gestandaardiseerd, gedocumenteerd en vastgelegd. Ze worden gecommuniceerd en toegepast doorheen de volledige organisatie;
- Beheerst: De organisatie beheerst de processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein in voldoende mate. Deze worden proactief opgevolgd en gemonitord via indicatoren. Er wordt over gerapporteerd. De organisatie kent een adequate en doeltreffende organisatiebeheersing.;
- Geoptimaliseerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein worden geëvalueerd (via structurele analyses, indicatoren...) en zo nodig bijgestuurd ter optimalisatie.
Overeenkomstig artikel 4, tweede lid van het koninklijk besluit van 15/05/2022 bepaalt de leidinggevende het minimale maturiteitsniveau voor de verschillende beheersdomeinen, zoals bepaald in dit ministerieel besluit.
Art. 7. Chaque domaine de gestion est divisé en cinq niveaux de maturité qui permettent de positionner le service sur l'échelle de maturité et d'assurer une amélioration continue.
Les niveaux sont les suivants :
- Basique : L'organisation satisfait aux composantes de base dans chaque domaine et respecte dès lors la législation en la matière. Présence d'un minimum de gestion de l'organisation par domaine, mais la gestion est principalement individuelle ou ad hoc. Absence de stratégie structurée et systématique pour la gestion de l'organisation. Tentative de formalisation de certains processus et procédures ;
- Structuré : Les composantes au sein de chaque domaine sont répertoriées et développées de manière structurée, en fonction des priorités. Les processus et procédures sont formalisés ;
- Défini : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités dans ce domaine sont clairement définis, standardisés, documentés et déterminés. Ils sont communiqués et appliqués dans l'ensemble de l'organisation ;
- Maîtrisé : L'organisation maîtrise suffisamment les processus, les mesures de gestion, les composantes et les activités par domaine. Ils font l'objet d'un suivi et d'un monitoring proactifs au moyen d'indicateurs. Des rapports sont établis. L'organisation connaît une gestion adéquate et efficace ;
- Optimalisé : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités sont évalués par domaine (à la lumière d'analyses structurelles, d'indicateurs, etc.) et, si nécessaire, adaptés en vue d'une optimalisation.
Conformément à l'article 4, alinéa 2 de l'arrêté royal du 15/05/2022, le dirigeant détermine le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion, comme stipulé dans le présent arrêté ministériel.
Les niveaux sont les suivants :
- Basique : L'organisation satisfait aux composantes de base dans chaque domaine et respecte dès lors la législation en la matière. Présence d'un minimum de gestion de l'organisation par domaine, mais la gestion est principalement individuelle ou ad hoc. Absence de stratégie structurée et systématique pour la gestion de l'organisation. Tentative de formalisation de certains processus et procédures ;
- Structuré : Les composantes au sein de chaque domaine sont répertoriées et développées de manière structurée, en fonction des priorités. Les processus et procédures sont formalisés ;
- Défini : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités dans ce domaine sont clairement définis, standardisés, documentés et déterminés. Ils sont communiqués et appliqués dans l'ensemble de l'organisation ;
- Maîtrisé : L'organisation maîtrise suffisamment les processus, les mesures de gestion, les composantes et les activités par domaine. Ils font l'objet d'un suivi et d'un monitoring proactifs au moyen d'indicateurs. Des rapports sont établis. L'organisation connaît une gestion adéquate et efficace ;
- Optimalisé : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités sont évalués par domaine (à la lumière d'analyses structurelles, d'indicateurs, etc.) et, si nécessaire, adaptés en vue d'une optimalisation.
Conformément à l'article 4, alinéa 2 de l'arrêté royal du 15/05/2022, le dirigeant détermine le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion, comme stipulé dans le présent arrêté ministériel.
Art. 8. Overeenkomstig artikel 7, eerste lid, 1° van het koninklijk besluit van 15/05/2022 bevat het door de leidinggevende opgestelde jaarverslag een beeld van de organisatiebeheersing en het systeem voor organisatiebeheersing op basis van een zelfevaluatie uitgevoerd op basis van de evaluatieroosters, zoals bepaald in dit ministerieel besluit.
Art. 8. Conformément à l'article 7, alinéa 1er, 1° de l'arrêté royal du 15/05/2022, le rapport annuel rédigé par le dirigeant comprend une image de la maîtrise de l'organisation et du système pour la maîtrise de l'organisation sur la base d'une auto-évaluation réalisée sur base des grilles d'évaluation, comme stipulé dans le présent arrêté ministériel.
Art. 9. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand na afloop van een termijn van tien dagen te rekenen van de dag volgend op de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.
Art. 9. Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit un délai de dix jours à compter du jour suivant sa publication au Moniteur belge.
BIJLAGE.
ANNEXE.
Art. N. (Beeld niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 20-09-2022, p. 68000)
Art. N. (Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 20-09-2022, p. 68021)