6 MEI 2022. - Besluit van het afdelingshoofd tot subdelegatie van sommige bevoegdheden over de algemene werking van de afdeling Facilitair Management
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor personeelsmanagement
Art. 7
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Afdeling 4.1. - Bevoegdheid tot plaatsing van overheidsopdrachten
Art. 8
Afdeling 4.2. - Bevoegdheid tot uitvoering van overheidsopdrachten
Art. 9-10
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 11-16
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. § 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Facilitair Management van het agentschap Facilitair Bedrijf.
§ 2. De in § 1 vermelde afdeling Facilitair Management bestaat uit teams en regio's.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering bevoegd voor het agentschap Facilitair Bedrijf;
2° administrateur-generaal: de administrateur-generaal van het agentschap Facilitair Bedrijf;
3° afdelingshoofd: het personeelslid belast door de administrateur-generaal met de leiding van de afdeling Facilitair Management;
4° teamhoofd: het personeelslid belast door het afdelingshoofd met de leiding van een team;
5° regioverantwoordelijke Facilities: het personeelslid belast door het afdelingshoofd met de facilitaire dienstverlening van een gebouw of een groep van gebouwen in een regio.
6° facilitair gebouwverantwoordelijke: het personeelslid belast door het afdelingshoofd met de uitbating van een gebouw of een groep van gebouwen in een regio.
7° coördinator Technisch Beheer: het personeelslid belast door het afdelingshoofd met het technisch beheer van een gebouw of een groep van gebouwen in een regio;
8° technisch beheerder: het personeelslid dat deel uitmaakt van het team Technisch Beheer, onder leiding van de coördinator Technisch Beheer;
9° gemachtigde personeelsleden: de in artikel 5, § 2 van dit besluit genoemde personeelsleden;
10° Wet Overheidsopdrachten: Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
11° KB Plaatsing: Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017;
12° KB Uitvoering: Koninklijk besluit van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013, gewijzigd bij het Koninklijk besluit van 22 juni 2017.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, en ook van de desbetreffende ondernemingsplannen.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van de afdeling behoren.
§ 3. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de aangelegenheden vermeld in paragraaf 2;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.4. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. De budgethouders, vermeld in paragraaf 2, hebben delegatie om, voor de uitvoering van de begroting van de afdeling Facilitair Management en binnen de grenzen van de in deze begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en de daaraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Deze delegatie kan alleen uitgeoefend worden binnen de aan de budgethouder toegekende beslissingsbevoegdheden. Voor overheidsopdrachten moet deze bepaling samen gelezen worden met de verleende delegatie voor overheidsopdrachten in Hoofdstuk 4.
De in het eerste lid bedoelde delegatie geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daarmee verbonden zijn.
§ 2. De volgende personen worden aangesteld in de hoedanigheid van budgethouder:
1° de teamhoofden;
2° de regioverantwoordelijken Facilities;
§ 3. Het adjunct-teamhoofd Financieel Management en de financieel ondersteuners hebben delegatie om de facturen, waarvoor de hierboven vermelde budgethouders een inkooporder goedkeurden, budgettair goed te keuren.
§ 4. Met betrekking tot de niet aan de gemachtigde personeelsleden gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan berust, hebben deze budgethouders delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan de gemachtigde personeelsleden, zoals vermeld in artikel 5, geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor personeelsmanagement
Art.7. Onverminderd andersluidende bepalingen, hebben de eerste evaluatoren delegatie om de verloven en dienstvrijstellingen aan de personeelsleden van de afdeling Facilitair Management toe te staan en toe te kennen en de regularisatieformulieren met betrekking tot de standaardwerktijdregeling te ondertekenen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Afdeling 4.1. - Bevoegdheid tot plaatsing van overheidsopdrachten
Art.8. § 1. De teamhoofden, de regioverantwoordelijken Facilities, de facilitair gebouwverantwoordelijken, de coördinatoren Technisch Beheer en de technisch beheerders van de afdeling Facilitair Management hebben, bij afwezigheid van het afdelingshoofd, delegatie om alle beslissingen te nemen met het oog op het plaatsen van een opdracht bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in gevallen van dwingende spoed, zoals bedoeld in artikel 42, § 1, 1°, b), van de Wet Overheidsopdrachten.
§ 2. De teamhoofden, de regioverantwoordelijken Facilities, de facilitair gebouwverantwoordelijken, de coördinatoren Technisch Beheer en de technisch beheerders hebben, ieder wat hen betreft, delegatie om voor de afdeling Facilitair Management een opdracht te plaatsen binnen een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen van de raamovereenkomst, als het opdrachtbedrag of als dit niet vastligt, de geraamde waarde de volgende grensbedragen niet overschrijdt:
1° 750.000 euro voor werken;
2° 221.000 euro voor leveringen;
3° 221.000 euro voor diensten.
§ 3. De teamhoofden, de regioverantwoordelijken Facilities, de facilitair gebouwverantwoordelijken, de coördinatoren Technisch Beheer en de technisch beheerders hebben, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om voor de afdeling Facilitair Management opdrachten van werken, leveringen en diensten van beperkte waarde te plaatsen, vermeld in artikel 92 van de Wet Overheidsopdrachten.
Afdeling 4.2. - Bevoegdheid tot uitvoering van overheidsopdrachten
Art.9. § 1. De teamhoofden, de regioverantwoordelijken Facilities, en de coördinatoren Technisch Beheer hebben delegatie om, binnen het wettelijk kader en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag, de beslissingen vermeld in § 2 over de uitvoering van een overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst te nemen.
§ 2. De beslissingen over de uitvoering betreffen:
1° wijzigingen aan de opdracht, prijsvraag of raamovereenkomst:
a) aanvullende werken, leveringen of diensten onder de voorwaarden van artikel 38/1 KB Uitvoering;
b) wijziging omwille van onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbestedende overheid onder de voorwaarden van artikel 38/2 KB Uitvoering;
c) Vervanging van de opdrachtnemer onder de voorwaarden van artikel 38/3 van het KB Uitvoering;
d) wijziging volgens de "de minimis-regel" onder de voorwaarden van artikel 38/4 van het KB Uitvoering;
e) niet-wezenlijke wijziging onder de voorwaarden van artikel 38/5 KB Uitvoering;
f) toepassing van de herzieningsclausules in de opdrachtdocumenten en onder de voorwaarden van artikel 38 KB Uitvoering;
g) toepassing van prijsherzieningen volgens de herzieningsclausule in de opdrachtdocumenten en onder de voorwaarden van artikel 38/7;
h) toepassing van heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag onder de voorwaarden van artikel 38/8 KB Uitvoering;
i) herziening van de opdracht in het kader van de artikelen 38/9, 38/10 en 38/11 KB Uitvoering.
2° beslissingen met een mogelijke financiële weerslag:
a) al dan niet toekenning of vordering van een schadevergoeding in het kader van de artikelen 38/9, 38/10, 38/11 en 38/12 KB Uitvoering;
b) al dan niet toekenning of vordering van een inkorting of verlenging van de uitvoeringstermijnen in het kader van de artikelen 38/9, 38/10, 38/11 en 38/12 KB Uitvoering;
c) schorsing op bevel of onderbreking van de opdracht onder de voorwaarden van artikel 38/12 KB Uitvoering;
d) toepassing van sancties onder de voorwaarden van artikelen 45 tot 49, 85 tot 88, 123, 124, 154 en 155;
e) teruggave van boetes en straffen onder de voorwaarden van artikel 50 KB Uitvoering;
f) toepassing van maatregelen van ambtswege (verbreken van de overeenkomst, uitvoering door een derde, uitvoering in eigen beheer) onder de voorwaarden van artikel 47 KB Uitvoering;
g) toepassing van een korting wegens minderwaarde onder de voorwaarden van artikel 71 KB Uitvoering;
h) ambtshalve inhouding van de borgtocht onder de voorwaarden van artikel 30 KB Uitvoering;
i) verlenging van een deel of van het geheel van de opdracht onder de voorwaarden zoals voorzien in de opdrachtdocumenten;
j) niet-verlenging van een deel of van het geheel van de opdracht ingeval de opdrachtdocumenten voorzien in een stilzwijgende verlenging;
k) uitvoering van een voorwaardelijke gedeelte van de opdracht onder de voorwaarden zoals voorzien in de opdrachtdocumenten;
l) het lichten van opties.
3° Alle beslissingen zonder financiële weerslag, andere dan de beslissingen vermeld onder 1° en 2° van paragraaf 3.
Art.10. § 1. De facilitair gebouwverantwoordelijken en de technisch beheerders hebben delegatie om, binnen het wettelijk kader en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag, de beslissingen vermeld in § 2 over de uitvoering van een overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst te nemen.
§ 2. De beslissingen over de uitvoering betreffen:
1° wijzigingen aan de opdracht, prijsvraag of raamovereenkomst:
a) aanvullende werken, leveringen of diensten onder de voorwaarden van artikel 38/1 KB Uitvoering;
b) wijziging omwille van onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbestedende overheid onder de voorwaarden van artikel 38/2 KB Uitvoering;
c) Vervanging van de opdrachtnemer onder de voorwaarden van artikel 38/3 van het KB Uitvoering;
d) wijziging volgens de "de minimis-regel" onder de voorwaarden van artikel 38/4 van het KB Uitvoering;
e) niet-wezenlijke wijziging onder de voorwaarden van artikel 38/5 KB Uitvoering;
f) toepassing van de herzieningsclausules in de opdrachtdocumenten en onder de voorwaarden van artikel 38 KB Uitvoering;
g) toepassing van prijsherzieningen volgensde herzieningsclausule in de opdrachtdocumenten en onder de voorwaarden van artikel 38/7;
h) toepassing van heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag onder de voorwaarden van artikel 38/8 KB Uitvoering;
i) herziening van de opdracht in het kader van de artikelen 38/9, 38/10 en 38/11 KB Uitvoering.
2° beslissingen met een mogelijke financiële weerslag:
a) al dan niet toekenning of vordering van een inkorting of verlenging van de uitvoeringstermijnen in het kader van de artikelen 38/9, 38/10 en 38/11 KB Uitvoering;
b) schorsing op bevel of onderbreking van de opdracht onder de voorwaarden van artikel 38/12 KB Uitvoering;
c) uitvoering van een voorwaardelijke gedeelte van de opdracht onder de voorwaarden zoals voorzien in de opdrachtdocumenten;
d) het lichten van opties.
3° Alle beslissingen zonder financiële weerslag, andere dan de beslissingen vermeld onder 1° en 2° van paragraaf 3.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.11. § 1. De gemachtigde personeelsleden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld.
Art.12. De gemachtigde personeelsleden zijn ten aanzien van het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.13. Het afdelingshoofd kan op ieder ogenblik aan de gemachtigde personeelsleden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.14. Het afdelingshoofd heeft het recht om, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
Art.15. Het besluit van het afdelingshoofd van het Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Facilitair Management van 1 januari 2018 houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake de algemene werking van de Afdeling Facilitair Management, wordt opgeheven.
Art. 16. Dit besluit treedt in werking op 10 mei 2022.