23 MEI 2022. - Besluit van de administrateur-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de buitenlanddirecteuren en regiomanagers van Toerisme Vlaanderen
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art. 8-9
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 10-11
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Art. 12-13
HOOFDSTUK 5. - Bestuurlijke delegatie
Art. 14-16
HOOFDSTUK 6. - Regeling bij vervanging
Art. 17-18
HOOFDSTUK 7. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 19-22
HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen
Art. 23
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op Toerisme Vlaanderen, een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, hierna het agentschap te noemen.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° administrateur-generaal: het hoofd van het agentschap;
agentschap en houder van een mandaatgraad van afdelingshoofd;
2° organisatiemanager: het personeelslid belast met de leiding over de hubs binnen het agentschap en houder van een mandaatgraad van afdelingshoofd;
3° buitenlanddirecteur: het personeelslid belast met het dagelijks beheer van een buitenlandkantoor van het agentschap;
4° regiomanager: leidinggevend personeelslid van meerdere buitenlandkantoren van het agentschap;
5° binnen- en buitenlandse dienstreis: een dienstreis zoals nader omschreven in het toepasselijke dienstorder van het agentschap; en
6° buitenlandkantoor: een kantoor van het agentschap gevestigd in het buitenland.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met in achtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, kunnen alleen uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de buitenlandkantoren.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken; en
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.6. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht of het afsluiten van een overeenkomst die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd, gelden de bepalingen van artikel 12 en 13 van dit besluit.
Art.7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art.8. § 1. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten voor die opdrachten hem toevertrouwd.
§ 2. De delegatie, vermeld in paragraaf 1, is beperkt tot 8.500 euro.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de buitenlanddirecteur en regiomanager gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de organisatiemanager of een ander orgaan berust, heeft de delegatie, vermeld in paragraaf 1, betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, de organisatiemanager of het andere orgaan.
Art.9. De delegatie aan de buitenlanddirecteur en regiomanager geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie voor interne organisatie en personeelsmanagement
Art.10. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om beslissingen te nemen over de dagelijkse organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn buitenlandkantoor binnen het afsprakenkader van de missie en visie en de governance van het agentschap.
Art.11. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben ten aanzien van de personeelsleden van het buitenlandkantoor waarover ze de leiding hebben delegatie om:
1° de inhoud van functiebeschrijvingen en evaluatiecriteria van de proeftijd te bepalen, rekening houdend met de ter zake door het directieteam gemaakte afspraken;
2° het toestaan van jaarlijks verlof, omstandigheidsverlof en dienstvrijstelling binnen de grenzen van het arbeidsreglement en de ter zake door de administrateur-generaal gemaakte afspraken;
3° de werktijdregeling, telewerken en ziektecontrole;
4° het goedkeuren van vormingsactiviteiten tot 8.500 euro;
5° het goedkeuren van aanvragen voor binnen- en buitenlandse dienstreizen;
6° het toestaan van en goedkeuren van declaraties van binnen- en buitenlandse dienstreizen tot 8.500 euro;
7° het aanduiden van het functioneel en financieel meest verantwoord voertuig bij binnen- en buitenlandse dienstreizen;
8° de goedkeuring van toelagen en vergoedingen die in het arbeidscontract van betrokken personeelsleden voorzien zijn, rekening houdend met de regeling ter zaken van het agentschap, tot 8.500 euro;
9° het openen en het beheren van een bankrekening in het land waar het buitenlandkantoor gevestigd is op naam van het buitenlandkantoor, dan wel op eigen naam als de lokale wetgeving de eerste optie uitsluit, en met een gedeeld mandaat mede op naam van de administrateur-generaal;
10° het toekennen en intrekken van betaalkaarten aan personeelsleden van het betrokken buitenlandkantoor met een maximum limiet van 2.500 euro;
11° het toestaan en goedkeuren van een tijdelijke of definitieve limietverhoging van betaalkaarten;
12° het goedkeuren van structurele uitgaven en facturen die betrekking hebben op personeelskosten (lonen, vergoedingen, terugbetalingen, ...) en op werkingskosten (huur kantoor, huur kantooruitrusting, ...) van het buitenlandkantoor, binnen de perken van een goedgekeurd jaarbudgetplan en rekening houdende met de regelgeving ter zake van het agentschap;
13° de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van het buitenlandkantoor, met inbegrip van het procesmanagement en van het communicatiemanagement naar derden binnen de geografische entiteit die onder hen ressorteert;
14° de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen van het betrokken buitenlandkantoor tot 8.500 euro, waarbij een maximale compatibiliteit met de systemen van het agentschap wordt nagestreefd en rekening houdend met de Belgische wetgeving inzake overheidsopdrachten, het samenwerkingsprotocol tussen de entiteiten van het Beleidsdomein internationaal Vlaanderen en de regelgeving ter zake van het agentschap; en
15° de organisatie van de werkzaamheden en met het oog op het goed functioneren van het buitenlandkantoor, conform het huishoudelijk reglement; voor niet-gebruikelijke beslissingen raadpleegt de buitenlanddirecteur eerst de organisatiemanager.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Art.12. § 1. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om overheidsopdrachten te plaatsen tot een bedrag van 8.500 euro.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft de delegatie betrekking op:
1° alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot opstart van de opdracht, de keuze van de plaatsingsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten;
2° de beslissing tot niet-plaatsing;
3° het goed te keuren offerte- of opdrachtbedrag voor de gunning.
§ 2. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro, opdrachten (bestellingen) te plaatsen in het kader van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan.
§ 3. Als de buitenlanddirecteur en regiomanager voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst delegatie hebben om de gunningsbeslissing te nemen, heeft die ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, ongeacht de financiële weerslag ervan.
Art.13. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om tot een bedrag dat lager is dan 8.500 euro overeenkomsten te sluiten die niet als een overheidsopdracht worden gekwalificeerd.
HOOFDSTUK 5. - Bestuurlijke delegatie
Art.14. § 1. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling over het buitenlandkantoor, met uitzondering van de briefwisseling vermeld in paragraaf 2 hieronder.
§ 2. De buitenlanddirecteur en regiomanager heeft geen delegatie voor de ondertekening van de volgende categorieën van briefwisseling:
1° briefwisseling van beleidsmatige aard;
2° andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt;
3° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van volksvertegenwoordigers;
4° briefwisseling of nota's gericht aan burgemeesters, schepenen, provinciegouverneurs of gedeputeerden van een provincie;
5° antwoorden op brieven van het Rekenhof;
6° briefwisseling of nota's gericht aan de Inspectie van Financiën;
7° briefwisseling of nota's gericht aan een Vlaams minister of aan N-functies bij de Vlaamse overheid.
Art.15. De administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
1° bijkomende categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen; en
3° de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
Art.16. De buitenlanddirecteur en regiomanager hebben delegatie om gewone en aangetekende zendingen in ontvangst te nemen die bestemd zijn voor het buitenlandkantoor, alsook om uittreksels en afschriften van documenten die betrekking hebben op het buitenlandkantoor eensluidend te verklaren en af te leveren. Zij kunnen deze delegatie subdelegeren aan personeelsleden van het buitenlandkantoor.
HOOFDSTUK 6. - Regeling bij vervanging
Art.17. § 1. De bij dit besluit verleende delegaties aan de buitenlanddirecteur en regiomanager worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie van buitenlanddirecteur of regiomanager is belast, of de buitenlanddirecteur of regiomanager bij tijdelijke afwezigheid of verhindering vervangt.
§ 2. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het personeelslid, boven of in zijn handtekening, de formule "Voor de buitenlanddirecteur/regiomanager, afwezig".
Art.18. Elke vervangingsregeling wordt vastgesteld in een besluit van de buitenlanddirecteur of regiomanager. Een afschrift van het besluit wordt aan de organisatiemanager bezorgd.
HOOFDSTUK 7. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.19. De buitenlanddirecteur en regiomanager neemt de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.20. De buitenlanddirecteur en regiomanager is ten aanzien van organisatiemanager verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door hen verder is gedelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.21. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties legt de buitenlanddirecteur en regiomanager periodiek verantwoording af aan de organisatiemanager.
§ 2. De verantwoording gebeurt aan de hand van rapportering die de nodige informatie bevat over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de periode in kwestie zijn genomen.
§ 3. De verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. De rapportering is niet overmatig, op een degelijke wijze gestructureerd en op een toegankelijke wijze voorgesteld.
§ 4. Voor alle aangelegenheden wordt informatie op geaggregeerd niveau verstrekt. Daarnaast wordt, voor de aangelegenheden waarvoor dat relevant en aangewezen is, ook informatie op het niveau van afzonderlijke en individuele onderwerpen en dossiers opgenomen.
§ 5. De organisatiemanager stelt, in overleg met de buitenlanddirecteur en regiomanager, vast met welke periodiciteit de rapportering gebeurt.
§ 6. De organisatiemanager kan nadere instructies geven over de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in de rapportering verstrekt moet worden, een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen en de vorm waarin de rapportering moet gebeuren.
Art.22. § 1. De organisatiemanager kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de buitenlanddirecteur en regiomanager verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. De administrateur-generaal heeft het recht om de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie is opgeheven, genomen door de organisatiemanager.
HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen
Art. 23. Dit besluit treedt in werking op 1 juni 2022 na de ondertekening ervan.