25 MAART 2022. - Besluit van de administrateur-generaal houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake de algemene werking van het Agentschap Justitie en Handhaving
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art. 5-7
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake interne organisatie
Art. 8-11
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 12-13
HOOFDSTUK 5. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 14
HOOFDSTUK 6. - Specifieke delegaties gelinkt aan bepaalde rollen of functies
Art. 15-18
HOOFDSTUK 7. - Regeling bij vervanging
Art. 19-20
HOOFDSTUK 8. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 21-25
HOOFDSTUK 9. - Slotbepaling
Art. 26
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° administrateur-generaal: het hoofd van het agentschap;
2° afdeling: een subentiteit als vermeld in artikel 2 van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram;
3° agentschap: het Agentschap Justitie en Handhaving, dat is opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 3 september 2021 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Agentschap Justitie en Handhaving";
4° directiecomité: het directiecomité, vermeld in artikel 13 van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram;
5° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering bevoegd voor het beleidsveld Justitie en Handhaving;
6° personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit: een personeelslid dat belast is met de leiding van een van de subentiteiten en organisatorische entiteiten, vermeld in artikel 2 van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram.
Art.2. Dit besluit is van toepassing op het agentschap.
Art.3. De beslissingsbevoegdheden die bij dit besluit worden gedelegeerd, worden uitgeoefend binnen de grenzen en met naleving van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het ondernemingsplan.
De beslissingsbevoegdheden die bij dit besluit worden gedelegeerd, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van de betrokken subentiteit behoren en binnen de beschikbare kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken subentiteit ressorteren.
Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, is de delegatie ook van toepassing op:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten, met uitzondering van de ondertekening van arbeidsovereenkomsten.
De delegaties die bij dit besluit worden verleend, hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten. Alle bedragen die in dit besluit opgenomen zijn betreffen bedragen exclusief de belasting op toegevoegde waarde.
Als het gebruik van de delegaties die bij dit besluit worden verleend, gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht, is artikel 12 van toepassing.
Art.4. Dit besluit doet geen afbreuk aan de bevoegdheden die de N-projectleider van het N-project Coördinatie Vlaams Handhavingsbeleid rechtstreeks ontleent aan die hoedanigheid.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie voor de uitvoering van de begroting
Art.5. De personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, beslissen in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de grenzen van de in de begroting vastgestelde kredieten en middelen die onder het beheer van het agentschap ressorteren, over:
1° het aangaan van verbintenissen en de daaraan verbonden vastleggingen;
2° het goedkeuren van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven;
3° betalingen;
4° het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
De delegatie, vermeld in het eerste lid, geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daaraan verbonden zijn.
Art.6. De delegatie, vermeld in artikel 5, geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Art.7. Met betrekking tot de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal van het agentschap of een ander orgaan berust, hebben alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, voor de aangelegenheden die betrekking hebben op hun afdeling, de delegatie voor de administratieve beslissingen en handelingen die in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van die beslissing.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake interne organisatie
Art.8. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, kunnen beslissingen nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van hun afdeling in overeenstemming met de beslissingen van het directiecomité.
Art.9. Met behoud van de toepassing van het tweede lid hebben alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, delegatie om in naam van het agentschap te communiceren en e-mails, brieven of nota's aan andere afdelingen of entiteiten van de Vlaamse overheid of aan derden te ondertekenen die verband houden met de materie van hun afdeling.
De e-mails, brieven of nota's, vermeld in het eerste lid, worden voor validatie aan de administrateur-generaal voorgelegd als ze aan een van de volgende voorwaarden voldoen:
1° ze hebben een beleidsmatig karakter, tenzij louter informatief;
2° ze bevatten een antwoord op vragen om uitleg, actuele vragen of schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
3° ze bevatten een antwoord op kabinetsnota's.
De e-mails, brieven of nota's, vermeld in het eerste lid, worden voor ondertekening aan de administrateur-generaal voorgelegd als ze aan een van de volgende voorwaarden voldoen:
1° ze hebben betrekking op het inwinnen van het advies van de Inspectie van Financiën als het dossiers betreft die een goedkeuring van de Vlaamse Regering vereisen ;
2° ze betreffen een officiële nota ter attentie van het kabinet, de minister, het Rekenhof en Audit Vlaanderen.
Art.10. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, duiden bij tijdelijke afwezigheid of verhindering het personeelslid aan dat hen vervangt en delen dat vooraf mee aan de administrateur-generaal en het directiecomité.
Art.11. Behoudens andersluidende bepalingen, hebben alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, delegatie om, voor alle personeelsleden die onder hun hiërarchische leiding vallen:
1° bij de aanvang van de proeftijd, de inhoud van het programma en de evaluatiecriteria van de proeftijd te bepalen;
2° de verloven en dienstvrijstellingen, vermeld in deel X van het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006, toe te staan en toe te kennen, voor zover ze een recht vormen;
3° andere dienstvrijstellingen dan de dienstvrijstellingen, vermeld in deel X van het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006, waartoe in het directiecomité is beslist, toe te staan en toe te kennen;
4° hybride werk toe te staan conform de afspraken die het directiecomité goedkeurt;
5° verloven met en zonder financiële impact goed te keuren;
6° de prestatiegebonden toelagen goed te keuren;
7° declaraties goed te keuren.
De goedkeuring van cumulatieaanvragen voor nevenactiviteiten zijn niet begrepen onder de delegaties, vermeld in het eerste lid.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.12. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, hebben delegatie om tot een bedrag van maximaal 30.000 euro, en binnen de perken van de kredieten die hun door het directiecomité zijn verleend:
1° overheidsopdrachten, prijsvragen en raamovereenkomsten te plaatsen;
2° bestellingen te plaatsen op basis van een gegunde raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen ervan;
3° beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft het grensbedrag van 30.000 euro betrekking op:
1° de geraamde waarde van de opdracht voor:
a) alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht, de keuze van de gunningsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten en de selectiebeslissing;
b) de beslissing tot niet-plaatsing;
2° het goed te keuren offertebedrag voor de gunningsbeslissing.
Art.13. Als het personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit, geen delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft die toch delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van de overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst, geplaatst door de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt die delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15% boven het initiële opdrachtbedrag.
Behoudens de bepalingen uit het eerste lid, wordt de maximale financiële weerslag bovenop het initiële opdrachtbedrag begrensd tot maximaal 100.000 euro.
HOOFDSTUK 5. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.14. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, kunnen bij besluit een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van de afdeling die onder hun hiërarchisch gezag staan, na de voorafgaande mededeling aan het directiecomité. Het besluit wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.
HOOFDSTUK 6. - Specifieke delegaties gelinkt aan bepaalde rollen of functies
Art.15. § 1. Het personeelslid dat belast is met de leiding van de subentiteit afdeling Staf & Coördinatie, vermeld in artikel 2, 7°, van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram, heeft delegatie om recurrente verbintenissen als vermeld in artikel 2, 28° van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019, aan te gaan en goed te keuren, binnen de perken van de kredieten die door het directiecomité aan dat personeelslid zijn verleend.
§ 2. Voor IT en informatiebeheer heeft het personeelslid dat belast is met de leiding van de subentiteit Afdeling Staf & Coördinatie', vermeld in paragraaf 1, delegatie:
1° voor de basisuitrusting ICT, om de bestellingen, vastleggingen en betalingen van de producten en de diensten te doen die besteld worden via het interne bestelsysteem van de externe dienstverleners;
2° voor de dataopslagcapaciteit, om de bestellingen, vastleggingen en betalingen te doen om de bedrijfszekerheid van de toepassingen te garanderen;
3° voor de ontwikkelingsprojecten, na goedkeuring van de projecten, om de nodige bestellingen, vastleggingen en betalingen te doen.
De delegatie, vermeld in het eerste lid, geldt voor de bestellingsopdrachten tot een bedrag van maximum 500.000 euro voor diensten en 900.000 euro voor leveringen.
Het directiecomité krijgt minstens 3-maandelijks een overzicht met betrekking tot status van geplaatste bestellingen ten opzichte van geraamde budget.
Art.16. Alle personeelsleden die belast zijn met de directie van een justitiehuis, hebben delegatie om voor de personeelsleden die onder hun hiërarchische leiding vallen:
1° declaraties goed te keuren;
2° verloven met en zonder financiële impact goed te keuren.
§ 2. Alle personeelsleden die belast zijn met de functie van teamverantwoordelijke binnen een justitiehuis, hebben delegatie om voor de personeelsleden die onder hun hiërarchische leiding vallen:
1° verloven zonder financiële impact goed te keuren.
Art.17. Alle personeelsleden die belast zijn met de functie van teamverantwoordelijke of de graad vanaf adjunct van de directeur bij de afdeling VCET, vermeld in artikel 2, 2°, van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram, hebben delegatie voor de personeelsleden die onder hun hiërarchische leiding vallen:
1° voor het goedkeuren van verloven zonder financiële impact;
2° voor het goedkeuren van regularisaties met al dan niet financiële impact na geleverde arbeidsprestaties.
Art.18. Alle personeelsleden met minimum de graad vanaf adjunct van de directeur bij de afdeling VCET, vermeld in artikel 2, 2°, van het besluit van de administrateur-generaal van 25 maart 2022 tot indeling van het Agentschap Justitie en Handhaving in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram, hebben delegatie:
1° voor het nemen van beslissingen inzake de ingebrekestelling van de justitiabele naar aanleiding van schade en verlies van de uitrustingen voor het elektronisch toezicht;
2° voor het nemen van directiebeslissingen met betrekking tot de uitvoering van het elektronisch toezicht.
HOOFDSTUK 7. - Regeling bij vervanging
Art.19. Behoudens andere reglementaire bepalingen en de bepalingen van dit besluit heeft het personeelslid dat door de administrateur-generaal is aangeduid als vervanger, de delegatie om de bevoegdheden van de administrateur-generaal uit te oefenen.
Art.20. De delegaties die bij dit besluit worden verleend, worden ook verleend aan het personeelslid dat op waarnemende wijze belast is met de leiding van een subentiteit of die een personeelslid belast met de leiding van een subentiteit vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatsen de betrokken personeelsleden, boven de vermelding van hun graad en handtekening, de formule "voor ... [hoedanigheid of graad en naam van het personeelslid belast met de leiding van de subentiteit], afwezig".
HOOFDSTUK 8. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.21. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit en de titularissen van de delegaties, alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden worden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Het gebruik van de verleende delegaties kan door de administrateur-generaal nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing.
Art.22. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, organiseren het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.23. Alle personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, zijn ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit, wordt gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.24. § 1. De administrateur-generaal kan, na overleg met de personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, nadere instructies geven over de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid moet worden verstrekt.
De administrateur-generaal kan op ieder ogenblik aan personeelsleden die belast zijn met de leiding van een subentiteit, verantwoording vragen over het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt periodiek verantwoording afgelegd met een rapport dat voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 26, tweede tot en met vierde lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen.
De administrateur-generaal stelt na overleg in het directiecomité vast met welke periodiciteit het rapport, vermeld in het eerste lid, wordt voorgelegd.
Art.25. De administrateur-generaal kan beslissen om de delegaties die conform dit besluit zijn verleend, tijdelijk, volledig of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk is opgeheven, door de administrateur-generaal genomen.
HOOFDSTUK 9. - Slotbepaling
Art. 26. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 10 januari 2022.