18 DECEMBER 2020. - Besluit van de administrateur-generaal houdende de werking van het Agentschap Innoveren en Ondernemen en de delegatie van sommige bevoegdheden(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 21-05-2021 en tekstbijwerking tot 18-06-2024)
HOOFDSTUK 1. - Algemeen
Art. 1-7
HOOFDSTUK 2. - Organisatiestructuur van het agentschap en daarmee verband houdende delegaties
Afdeling 1. - Het directiecomité
Art. 8-13
Afdeling 2. - Bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Onderafdeling 1. - Algemeen
Art. 14
Onderafdeling 2. - Algemene bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Art. 15-19, 19/1
Onderafdeling 3. - Specifieke bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Art. 20-21
HOOFDSTUK 3. - Diverse aanvullende of bijzondere regels
Afdeling 1. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 22
Afdeling 2. - Opheffing delegaties en subdelegaties
Art. 23
Afdeling 3. - Specifieke en aanvullende delegaties
Art. 24
Afdeling 4. - Ondertekeningsformule
Art. 25
Afdeling 5. - Ondertekening bij verhindering
Art. 26
HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen
Art. 27-28
HOOFDSTUK 1. - Algemeen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Agentschap Innoveren en Ondernemen.
Art.2. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° administrateur-generaal: de ambtenaar die belast is met de leiding van het agentschap;
2° afdelingshoofd: een ambtenaar die belast is met de leiding van een afdeling van het agentschap;
3° agentschap: het bij besluit van de Vlaamse Regering van 7 oktober 2005 aangaande het Agentschap Innoveren en Ondernemen opgerichte intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid;
4° directiecomité: het comité, samengesteld uit de afdelingshoofden, projectverantwoordelijken en de administrateur-generaal, dat instaat voor de aansturing van de organisatie en door de beleidsraad EWI is aangeduid om te oordelen over personeelsaangelegenheden conform het Vlaams Personeelsstatuut;
5° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de economie en het innovatiebeleid;
6° projectverantwoordelijke: een ambtenaar die de leiding heeft over een project dat formeel erkend is als een project van niveau N-1.
Art.3. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden en bepalingen die zijn vastgelegd in relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementering, richtlijnen en beslissingen, alsook binnen de context van het ondernemingsplan.
De bij dit besluit aan de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken gedelegeerde bevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor aangelegenheden die tot de specifieke opdrachten van de afdeling of het project, vermeld in het dienstorder EWI/VLAIO/2019/1 of de specifieke projectopdracht, behoren.
Art.4. De gedelegeerde bevoegdheden aan de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken gelden onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de organisatie van de processen van de financiële afhandeling van de dossiers.
Art.5. Als in dit besluit de bevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden uitdrukkelijk gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° het nemen van de beslissingen in het kader van de voorbereiding en in de uitvoering ervan;
2° het nemen van de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of die er inherent deel van uitmaken.
Art.6. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.7. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief btw.
HOOFDSTUK 2. - Organisatiestructuur van het agentschap en daarmee verband houdende delegaties
Afdeling 1. - Het directiecomité
Art.8. Binnen het agentschap fungeert, naast de administrateur-generaal, ook het directiecomité als orgaan met beslissingsbevoegdheid.
Art.9. De administrateur-generaal is de voorzitter van het directiecomité.
Art.10. Het directiecomité is samengesteld uit de administrateur-generaal en de aangestelde afdelingshoofden en projectverantwoordelijken.
Al naargelang de behoefte daartoe kunnen andere personen worden uitgenodigd, maar zij wonen de vergadering van het directiecomité dan bij zonder deel uit te maken van het directiecomité.
Art.11. Het directiecomité heeft de volgende algemene taken:
1° inzake organisatiebeheersing:
a) het bepalen van de prioritaire organisatiedoelstellingen;
b) de voorbereiding, goedkeuring, opvolging en evaluatie van de projectwerking voor het bereiken van deze doelstellingen;
c) het verzekeren dat synergiën tussen de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken worden bereikt die te verenigen zijn met de prioritaire organisatiedoelstellingen van het agentschap;
d) het goedkeuren van de te nemen verbintenissen en te stellen rechtshandelingen met een lange termijn impact;
e) het oplossen van knelpunten, het verzoenen van standpunten en het arbitreren van meningsverschillen;
f) het goedkeuren en communiceren naar het personeel van de afspraken gemaakt binnen het directiecomité.
2° inzake personeelsbeleid: in dit kader fungeert het directiecomité ook als statutair orgaan als vermeld in artikel I.8. van het Vlaams Personeelsstatuut. Dit geldt niet voor de bevoegdheden die behoren tot het managementcomité van het beleidsdomein EWI.
Art.12. Het directiecomité heeft de volgende specifieke taken inzake organisatiebeheersing:
1° het formuleren van de doelstellingen van het agentschap en het proces- en risicomanagement;
2° het management van belanghebbenden;
3° de monitoring en de rapportering;
4° het waken over de organisatiestructuur;
5° het beleid inzake personeel en human resources;
6° het beleid inzake de organisatiecultuur;
7° het beleid inzake informatie en communicatie;
8° het financieel management;
9° het facility management;
10° het management van de informatie- en communicatietechnologie.
Art.13. § 1. Het directiecomité komt minstens één keer per maand samen op basis van een door de voorzitter vastgelegde kalender.
§ 2. In bijzondere omstandigheden en bij hoogdringendheid kan op beslissing van de voorzitter voorzien worden in bijkomende vergaderingen.
§ 3. De voorzitter stelt de agenda van elke vergadering van het directiecomité vast, in voorkomend geval, mede op aangeven of verzoek van een lid van het directiecomité.
§ 4. De vergaderingen worden bij verhindering van de voorzitter voorgezeten door de door hem aangewezen persoon.
§ 5. De agenda van een vergadering wordt uiterlijk drie werkdagen voor de vergadering vastgesteld. De voorbereidende documenten worden ten laatste 48 uur voor de start van de vergadering ter beschikking gesteld aan de leden. Documenten kunnen uitzonderlijk ter zitting worden ter beschikking gesteld.
§ 6. De beslissingen van het directiecomité worden bij consensus genomen. In geval geen consensus kan worden bereikt, beslist de voorzitter.
§ 7. In afwijking van de bepalingen, vermeld in paragraaf 6, worden de beslissingen inzake personeelsaangelegenheden genomen bij gewone meerderheid van stemmen en onthoudingen worden daarbij niet als een stem beschouwd. In geval van staking van stemmen beslist de voorzitter.
Het verslag van de vergadering vermeldt het resultaat van die stemming.
Afdeling 2. - Bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Onderafdeling 1. - Algemeen
Art.14. Binnen het agentschap fungeren, naast de administrateur-generaal en het directiecomité de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken als organen met beslissingsbevoegdheid.
Onderafdeling 2. - Algemene bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Art.15. De afdelingshoofden en de projectverantwoordelijken zijn voor zaken van algemene aard bevoegd om:
1° de dagelijkse briefwisseling af te handelen;
2° gewone en aangetekende zendingen die bestemd zijn voor hun afdeling, rechtstreeks gerelateerd aan de hen toegewezen opdrachten, in ontvangst te nemen;
3° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de hun toegewezen opdrachten eensluidend te verklaren en uit te reiken.
Art.16. De afdelingshoofden en de projectverantwoordelijken zijn bevoegd om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen over het vastleggen, het uitbetalen, terugbetalen en terugvorderen van de uitgaven die voortvloeien uit hun bevoegdheden, vermeld in dit besluit.
Art.17.Het diensthoofd facility, het diensthoofd communicatie en het afdelingshoofd [1 data en interne innovatie]1 hebben, binnen de specifieke voorziene kredieten, respectievelijk beslissingsbevoegdheid voor de uitvoering van de overheidsopdrachten inzake facility-, communicatie- en informatica-uitgaven kleiner dan 10.000 euro. Dat bedrag wordt verhoogd tot 99.999 euro als de uitgave is opgenomen in een door directiecomité goedgekeurd jaaractieplan.
----------
(1)<BVR 2023-02-14/06, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 01-09-2022>
Art.18. De afdelingshoofden en projectverantwoordelijken zijn bevoegd om beslissingen te nemen over de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van hun organisatiedeel, met inbegrip van het procesmanagement, mits respect voor de afspraken gemaakt binnen het directiecomité.
Inzake personeelsmanagement zijn de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken bevoegd om de beslissingen te nemen in verband met:
1° het eerste onthaal van nieuwe medewerkers;
2° de toewijzing van taken aan de personeelsleden;
3° de voortgangscontrole, coaching en functioneringsgesprekken;
4° de evaluatie en planning;
5° de beslechting van interpersoonlijke geschillen;
6° de deelname aan seminaries en vormingsactiviteiten als de kosten niet hoger zijn dan 2500 euro, met dien verstande dat buitenlandse zendingen, behalve deze die kaderen in een Europese comitologie of project waaraan het agentschap deelneemt na beslissing volgens de geëigende procedures, aan de administrateur-generaal worden voorgelegd. Deze vermelde uitzondering geldt niet wanneer met verschillende personen aan hetzelfde event vanuit het agentschap deelgenomen wordt;
7° de goedkeuring van staten van verschuldigde sommen betreffende de reis- en verblijfskosten, voor zover ze betrekking hebben op personeel, of verband houden met de werking van comités, commissies, advies-, overleg- of beroepsorganen die aan de afdeling of het project verbonden zijn, en voor zover ze niet meer dan 2500 euro bedragen;
8° het goedkeuren van verlof, regularisaties en andere verloven waarvan het verkrijgen als een recht wordt beschouwd.
Art.19. De afdelingshoofden en projectverantwoordelijken zijn inzake rechtsgedingen bevoegd om:
1° advocaten aan te stellen;
2° alle noodzakelijke proceshandelingen te verrichten;
3° het volgende goed te keuren en uit te betalen:
a) de erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten;
b) de uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen.
Art.19/1. [1 Na afloop van het project clusterbeleid heeft mevrouw Annie Renders algemene beslissingsbevoegdheid over het clusterbeleid conform de algemene beslissingsbevoegdheid van een projectverantwoordelijke, vermeld in artikel 15 tot en met 19.]1
----------
(1)<Ingevoegd bij BVR 2023-02-14/06, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 01-09-2022>
Onderafdeling 3. - Specifieke bevoegdheden van de afdelingshoofden en projectverantwoordelijken
Art.20.De afdelingshoofden hebben beslissingsbevoegdheid inzake de specifieke opdrachten van de afdeling, vermeld in de dienstorder EWI/VLAIO/2019/1, met uitzondering van de beslissingsbevoegdheid over de onontvankelijkheid van de steunaanvraag, de steuntoekenning en de ingestelde [1 administratieve beroepen]1.
[1 In afwijking van het eerste lid heeft het afdelingshoofd steun ondernemingen beslissingsbevoegdheid over de onontvankelijkheid van de steunaanvraag en de steuntoekenning over de hinderpremie, de kmo-portefeuille en de ecologiepremie plus en over de ingestelde administratieve beroepen tegen de beslissingen ter uitvoering van de corona- en energiesteunmaatregelen.
In het tweede lid wordt verstaan onder:
1° hinderpremie: de steun toegekend op basis van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 mei 2017 tot uitvoering van het decreet van 15 juli 2016 houdende toekenning van een hinderpremie aan kleine ondernemingen die ernstige hinder ondervinden van openbare werken in het Vlaamse Gewest of de opvolger ervan;
2° coronasteunmaatregelen: de steunmaatregelen van het agentschap die werden uitgevaardigd omwille van de coronacrisis en gekend als de corona hinderpremie, de corona ondersteuningspremie, de corona compensatiepremie, de Vlaamse beschermingsmechanismes en de corona globalisatiemechanismes;
3° [2 ecologiepremie plus: de steun toegekend op basis van artikel 30 en 31 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 april 2024 tot toekenning van steun aan ondernemingen voor ecologie-uitgaven.]2;
4° energiesteunmaatregelen: de steun toegekend op basis van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2022 tot toekenning van steun aan ondernemingen die worden geconfronteerd met stijgende energie-uitgaven ten gevolge van de Russische agressie tegen Oekraïne, wat betreft het vierde kwartaal van 2022, en tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering met betrekking tot de coronasteunmaatregelen, wat betreft de administratiekost en het besluit van de Vlaamse Regering van 21 april 2023 tot toekenning van steun aan ondernemingen die worden geconfronteerd met stijgende energie-uitgaven ten gevolge van de Russische agressie tegen Oekraïne, wat betreft het eerste kwartaal van 2023;
5° kmo-portefeuille: de steun toegekend op basis van het besluit van de Vlaamse Regering van 26 februari 2016 tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten en kmo-groeitrajecten of de opvolger ervan.]1.
----------
(1)<BVR 2024-05-29/15, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 01-05-2020>
(2)<BVR 2024-05-29/15, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-07-2024>
Art.21.[1 De projectverantwoordelijken hebben beslissingsbevoegdheid over het aan hen toegewezen project, met uitzondering van de beslissingsbevoegdheid over de onontvankelijkheid van de steunaanvraag, de steuntoekenning en de ingestelde beroepen. In de projectopdracht kan de gedelegeerde beslissingsbevoegdheid beperkt of uitgebreid worden.
Na afloop van het project clusterbeleid heeft mevrouw Annie Renders beslissingsbevoegdheid over het clusterbeleid als vermeld in het eerste lid.]1
----------
(1)<BVR 2023-02-14/06, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 01-09-2022>
HOOFDSTUK 3. - Diverse aanvullende of bijzondere regels
Afdeling 1. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.22. De afdelingshoofden en de projectverantwoordelijken kunnen de hiervoor in aanmerking komende bevoegdheden aan de personeelsleden van hun afdeling subdelegeren, tot op het meest functionele niveau.
Deze subdelegaties worden vastgesteld in een besluit van het afdelingshoofd.
De besluiten worden meegedeeld aan de administrateur-generaal.
Afdeling 2. - Opheffing delegaties en subdelegaties
Art.23. De administrateur-generaal heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties en subdelegaties geheel of gedeeltelijk op te heffen. In dat geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie of subdelegatie werd opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
Afdeling 3. - Specifieke en aanvullende delegaties
Art.24. De administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, elk personeelslid van het agentschap volgende delegaties verlenen:
1° specifieke delegaties om beslissingen te nemen over bepaalde andere aangelegenheden dan de aangelegenheden, vermeld in dit besluit;
2° aanvullende delegaties om beslissingen te nemen over aangelegenheden, vermeld in dit besluit.
Afdeling 4. - Ondertekeningsformule
Art.25. Bij gebruik van de in dit besluit verleende delegaties plaatst de delegatiehouder, boven de vermelding van zijn functie en zijn handtekening de formule "namens de administrateur-generaal, bij delegatie".
Afdeling 5. - Ondertekening bij verhindering
Art.26. In geval een personeelslid van het agentschap, de administrateur-generaal inbegrepen, verhinderd is, kan een ander, door het verhinderd personeelslid aangeduid, personeelslid voor rekening van dit personeelslid ondertekenen.
In dat geval plaatst dit personeelslid, boven de vermelding van zijn functie en zijn handtekening de formule "namens [de functie van het verhinderd personeelslid], afwezig.
HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen
Art.27. Het besluit van de administrateur-generaal van het Agentschap Innoveren en Ondernemen van 24 december 2019 houdende de werking van het Agentschap Innoveren en Ondernemen en de delegatie van sommige bevoegdheden wordt opgeheven.
Art. 28. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2021.