Artikels:
TITEL 1. - Algemene bepalingen en toepassingsgebied
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° departement: het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, vermeld in artikel 20, § 1, van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie;
2° vertegenwoordiger: het uitgezonden personeelslid van het departement dat de Vlaamse Regering in het buitenland of bij de permanente vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie vertegenwoordigt.
3° adjunct-vertegenwoordiger: het uitgezonden personeelslid van het departement dat functioneert onder het gezag en de leiding van de vertegenwoordiger;
4° gezin: de partner en een of meer kinderen ten laste;
5° hoofdbestuur: de diensten van het departement in Brussel;
6° humane redenen:
a) palliatieve zorgen verstrekken;
b) bijstand aan of verzorging van een zwaar ziek gezins- of familielid;
c) ouderschapsverlof;
7° kind ten laste: het kind voor wie gezinsbijslag als vermeld in artikel VII 109septies en octies van het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006, wordt toegekend;
8° partner: de persoon die met de vertegenwoordiger of adjunct-vertegenwoordiger op de post samenwoont en die onder een van de volgende categorieën ressorteert:
a) de echtgenoot of echtgenote;
b) de samenwonende conform artikel 1475 tot en met 1479 van het Burgerlijk Wetboek met wie er geen huwelijksbeletsel is conform artikel 143 tot en met 164 van het Burgerlijk Wetboek;
c) de samenwonende in een land waar het samenlevingsverband wettelijk geregeld is en met wie er geen huwelijksbeletsel is conform artikel 143 tot en met 164 van het Burgerlijk Wetboek;
d) de samenwonende in een land waar het samenlevingsverband niet wettelijk geregeld is, maar met wie de vertegenwoordiger of adjunct-vertegenwoordiger een samenlevingscontract heeft gesloten en met wie er geen huwelijksbeletsel conform artikel 143 tot en met 164 van het Burgerlijk Wetboek;
9° post: de diplomatieke of consulaire zending of permanente vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie, zowel in België als in het buitenland, waaraan de vertegenwoordiger of adjunct-vertegenwoordiger is toegevoegd;
10° rotatie: periodieke mutatie tussen twee posten en van en naar het hoofdbestuur;
11° standplaats: de vaste plaats van tewerkstelling.
Art.2. De bedragen, vermeld in dit besluit, tegen 100%, volgen de evolutie van het gezondheidsindexcijfer conform artikel VII 9 van het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006.
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Afdeling 1. - Algemeen
Art.3. Dit besluit is van toepassing op de statutaire en contractuele vertegenwoordigers en de statutaire en contractuele adjunct-vertegenwoordigers.
De bepalingen die krachtens dit besluit van toepassing zijn op de vertegenwoordigers zijn ook van toepassing op de adjunct-vertegenwoordigers, tenzij het anders bepaald is.
Afdeling 2. - Specifieke categorieën
Art.4. De vertegenwoordiger met standplaats bij het hoofdbestuur heeft geen recht op de vergoedingen en de toelagen, vermeld in artikel 11, 13, 14, 16, 17, tweede lid, 1° tot en met 5°, artikel 19, 20, 26 tot en met 52.
Art.5. De vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering bij de permanente vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie heeft geen recht op de vergoedingen en toelagen, vermeld in artikel 11, 13, 14, 16, 17, tweede lid, 1° tot en met 5°, artikel 19, 20, 26 tot en met 52.
TITEL 2. - Vergoedingen, toelagen en voordelen
HOOFDSTUK 1. - De postvergoeding
Afdeling 1. - Definitie
Art.6. Er wordt een postvergoeding toegekend aan de vertegenwoordigers op een post om de kosten te vergoeden als die niet vergoed worden door een andere vergoeding die beantwoordt aan een specifieke doelstelling, die verbonden zijn aan:
1° de uitoefening van de functie van vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering en meer bepaald het representatieve karakter van die functie;
2° specifieke functies die de vertegenwoordiger in zijn loopbaan gedurende regelmatige intervallen moet uitoefenen, zowel in België als in het buitenland;
3° de regelmatige verplichte rotatie van de ene post naar de andere.
Afdeling 2. - Bestanddelen
Art.7. De postvergoeding is samengesteld uit de volgende forfaitaire elementen:
1° mobiliteit;
2° standplaats;
3° passieve representatie;
4° verwijdering;
5° hardship.
De bijlage bij dit besluit is gevoegd bevat een niet-limitatieve lijst van kosten die vergoed worden door de postvergoeding.
Afdeling 3. - Basisbedragen
Art.8. Als basisbedragen gelden de bedragen zoals die periodiek vastgesteld zijn door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor de diplomatieke medewerkers die de enige diplomatieke medewerkers zijn van het posthoofd, zijnde categorie DM3 voor de vertegenwoordigers en categorie DM4 voor de adjunct-vertegenwoordigers.
De basisbedragen worden aangevuld met verschillende toeslagen naargelang de gezinssamenstelling van de vertegenwoordiger.
Er is een verhoging door de gezinssamenstelling als vermeld in het tweede lid, als aan volgende voorwaarden is voldaan:
1° de vertegenwoordiger is getrouwd is of woont wettelijk samen, op voorwaarde dat de partner minstens acht maanden per kalenderjaar of gedurende een evenredig berekende periode als de vertegenwoordiger niet voor een volledig jaar is aangesteld, bij hem op de post verblijft. De vertegenwoordiger van wie de partner zelf een postvergoeding van het departement krijgt, komt niet in aanmerking voor die toeslag;
2° de vertegenwoordiger heeft kinderen voor wie hij ambtshalve gezinsbijslag ontvangt.
Aanpassingen van de basisbedragen, de rangen van verwijdering en hardship en levensduurtecoëfficiënten worden toegepast met ingang van de datum, zoals vastgesteld door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
Aanpassingen van postvergoedingen gaan in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de gezinssituatie van de vertegenwoordiger wijzigt of op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de administratieve akte die de administratieve positie van de vertegenwoordiger wijzigt, wordt ondertekend.
In het vijfde lid wordt verstaan onder wijziging:
1° wijzigingen in de aanwezigheid van de partner op de post;
2° wijziging van het aantal kinderen ten laste.
Afdeling 4. - Levensduurtecoëfficiënt
Art.9. De levensduurtecoëfficiënt is de mathematische weergave van de vergelijking van de levensduurte voor uitgezonden personeel in de plaats waar een buitenlandse post gelokaliseerd is, met de levensduurte in België, zoals periodiek vastgesteld door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. De coëfficiënt houdt rekening met wisselkoersschommelingen.
Afdeling 5. - Berekening van de postvergoeding
Onderafdeling 1. - Mobiliteit
Art.10. Er wordt een mobiliteitsvergoeding toegekend aan alle vertegenwoordigers op een post die in het kader van een diplomatieke loopbaan verplicht zijn te roteren.
De mobiliteitsvergoeding wordt vermenigvuldigd met de levensduurtecoëfficiënt die geldt voor de post.
De mobiliteitsvergoeding wordt verhoogd met 25% voor vertegenwoordigers die op de post vergezeld zijn van hun partner.
Onderafdeling 2. - Standplaats
Art.11. Er wordt een standplaatsvergoeding toegekend aan alle vertegenwoordigers op een post in het buitenland omdat ze daar hun functies moeten uitoefenen.
De standplaatsvergoeding wordt vermenigvuldigd met de levensduurtecoëfficiënt die geldt voor de post.
De standplaatsvergoeding wordt verhoogd met 25% voor vertegenwoordigers die op de post vergezeld zijn van hun partner.
Onderafdeling 3. - Passieve representatie
Art.12. Er wordt een passieve representatievergoeding toegekend aan alle vertegenwoordigers op een post om hen toe te laten het representatieve aspect van hun functie te vervullen.
De passieve representatievergoeding wordt vermenigvuldigd met de levensduurtecoëfficiënt die geldt voor de post.
De passieve representatievergoeding wordt verhoogd met 25% voor vertegenwoordigers die op de post vergezeld zijn van hun partner.
Onderafdeling 4. - Verwijdering
Art.13. De vergoeding voor verwijdering dekt de kosten van verwijdering die niet of niet volledig gedekt worden door de andere forfaitaire vergoedingen. De voormelde kostendekking wordt berekend in verhouding tot de afstand, bereikbaarheid, reisduur, mogelijkheden tot verplaatsingen en kostprijs van verplaatsingen.
Voor vertegenwoordigers die op de post vergezeld zijn van hun partner, wordt de vergoeding voor verwijdering vermeerderd met 100%. Per kind ten laste is er een vermeerdering van 50% van het basisbedrag. Voor alleenstaande vertegenwoordigers met kinderen ten laste bedraagt de toeslag 100% voor het eerste kind en 50% voor elk volgend kind.
Als beide partners geëxpatrieerde vertegenwoordigers zijn en ze allebei op een post zijn, wordt de toeslag voor kinderen ten laste toegekend aan de vertegenwoordiger die zijn functie uitoefent in de post met de hoogste rang van verwijdering. Als de vertegenwoordigers geaffecteerd zijn in dezelfde post of in verschillende posten met dezelfde rang van verwijdering, wordt de toeslag voor kinderen ten laste toegekend aan de vertegenwoordiger die de gezinsbijslag ontvangt, tenzij de betrokken vertegenwoordigers de wens voor een andere regeling hebben uitgedrukt.
Onderafdeling 5. - Hardship
Art.14. De hardshipindeling heeft tot doel de vertegenwoordigers een financiële tegemoetkoming te verschaffen die rekening houdt met het leefcomfort dat verbonden is aan de lokalisatie van hun post. De posten worden naargelang de graad van hardship ondergebracht in een klassement dat verschillende rangen omvat.
De posten worden volgens hun graad van hardship ingedeeld in rangen.
Voor vertegenwoordigers die op de post vergezeld zijn van hun partner, wordt de vergoeding voor hardship vermeerderd met 100%. Voor elk kind ten laste is er een vermeerdering van 25% van het basisbedrag. Voor alleenstaande vertegenwoordigers met kinderen ten laste bedraagt de toeslag 50% voor het eerste kind en 25% voor elk volgend kind.
Als beide partners geëxpatrieerde vertegenwoordigers zijn en ze allebei op een post zijn, wordt de toeslag voor kinderen ten laste toegekend aan de vertegenwoordiger die zijn functie uitoefent in de post met de hoogste rang van hardship. Als de vertegenwoordigers geaffecteerd zijn in dezelfde post of in verschillende posten met dezelfde rang van hardship, wordt de toeslag voor kinderen ten laste toegekend aan de vertegenwoordiger die de gezinsbijslag ontvangt, tenzij de betrokken vertegenwoordigers de wens voor een andere regeling hebben uitgedrukt.
Afdeling 6. - Betaling van de postvergoeding bij afwezigheid
Art.15. Gedurende de periode van voltijdse loopbaanonderbreking/zorgkrediet en onbetaald verlof van meer dan twintig dagen heeft de vertegenwoordiger geen recht op de postvergoeding.
Bij deeltijds werken of deeltijdse loopbaanonderbreking/zorgkrediet wordt de postvergoeding voor de vertegenwoordiger pro rata berekend.
Bij ziekte van meer dan dertig dagen en in geval van moederschapsrust ontvangt de vertegenwoordiger vanaf de 31ste dag 75% van de postvergoeding.
HOOFDSTUK 2. - De terugkeertoelage
Art.16. Er wordt een maandelijkse terugkeertoelage toegekend aan de vertegenwoordigers die, nadat ze gedurende minstens één jaar de functie in het buitenland hebben bekleed, op basis van een formele dienstaanwijzing door het hoofd van het departement tijdelijk aan het hoofdbestuur worden toegevoegd.
De toelage wordt toegekend ter compensatie van de extra-kosten die met een terugkeer naar België gepaard gaan.
De toelage wordt toegekend voor een periode van maximaal drie jaar vanaf de datum waarop de vertegenwoordiger naar het hoofdbestuur terugkeert.
De terugkeertoelage bedraagt 15% van de geïndexeerde bruto maandwedde van de vertegenwoordiger.
HOOFDSTUK 3. - De vergoeding voor dienstreizen
Art.17. De kosten van dienstreizen van de vertegenwoordiger op een post worden vergoed volgens de algemene regeling voor buitenlandse dienstreizen die geldt voor de personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid.
In afwijking van het eerste lid gelden de volgende bepalingen voor de vertegenwoordiger:
1° de vertegenwoordiger heeft geen recht op voorschotten voor dienstreizen op een post;
2° voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal waarvan de afwezigheid minstens tien uur bedraagt, wordt een volledige forfaitaire dagvergoeding uitbetaald;
3° dienstreizen binnen hetzelfde etmaal waarvan de afwezigheid minder dan tien uur bedraagt, worden terugbetaald op basis van de reële kosten op voorwaarde dat bewijsstukken worden voorgelegd, en met de volgende maxima:
a) ontbijt: 15% van de forfaitaire dagvergoeding;
b) middagmaal: 35% van de forfaitaire dagvergoeding;
c) avondmaal: 45% van de forfaitaire dagvergoeding;
d) kleine uitgaven: 5% van de forfaitaire dagvergoeding;
4° voor dienstreizen vanuit Nederland en Frankrijk naar België en omgekeerd, en binnen Frankrijk en Nederland hoeft geen voorafgaande toestemming gevraagd te worden op voorwaarde dat de dienstreis geen overnachting omvat. Er wordt geen forfaitaire dagvergoeding toegekend voor dergelijke eendaagse dienstreizen;
5° de vertegenwoordiger die een dienstreis naar België maakt, die minstens één overnachting omvat, heeft recht op een specifieke dagvergoeding van 10 euro, tegen 100%, en een vergoeding voor hotelkosten;
6° de vertegenwoordiger die een verkennende dienstreis maakt in het kader van een indiensttreding of een rotatie naar een andere post, heeft recht op de terugbetaling van de vervoers- en hotelkosten van de partner die hem vergezelt. Als de partner de vertegenwoordiger op die dienstreis vergezelt, wordt het maximale hoteltarief dat van toepassing is voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid, vermenigvuldigd met 1,5. Voor het overige wordt de verkennende reis beschouwd als een dienstreis.
Art.18. De hotelkosten worden terugbetaald op basis van categorie 2 in de tabel ter zake van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. De forfaitaire dagvergoeding wordt ook toegekend op basis van categorie 2.
In uitzonderlijke gevallen en op voorwaarde dat een degelijke motivatie voorafgaandelijk ter goedkeuring aan het hoofdbestuur wordt voorgelegd, kan een afwijking binnen redelijke perken van het in het eerste lid vermelde bedrag met betrekking tot de hotelkosten door het departement worden toegestaan.
Bij een niet-goedgekeurde overschrijding van de maximumrichtprijs voor hotels komt het verschil ten laste van de postvergoeding of van de persoonlijke middelen van de vertegenwoordiger.
Voor verplaatsingen in risicogebieden binnen een straal van 60 kilometer van de standplaats, zowel binnen als buiten de agglomeratie, kunnen de personeelsleden gebruik maken van een shuttledienst.
Art.19. Schade bij verlies of diefstal van bagage of geld wordt vergoed als geen aanspraak kan worden gemaakt op een andere verzekering. Dat geldt alleen voor de bagage die voor eigen gebruik wordt meegenomen.
Als de schade is veroorzaakt door eigen fout of onvoorzichtigheid, wordt er geen vergoeding uitbetaald.
HOOFDSTUK 4. - De vergoeding voor een verlofreis naar België
Art.20. De vertegenwoordiger op een post in het buitenland kan, eventueel samen met zijn partner en kinderen ten laste die met de vertegenwoordiger op de post verblijven, na een verblijf van minimaal zes maanden op de post, gebruikmaken van het recht op terugbetaling van de kosten van maximaal één verlofreis per kalenderjaar naar België en van de terugreis naar de post. Tijdens een jaar van rotatie tussen twee posten is de verblijfsduur van minimaal zes maanden niet van kracht op de nieuwe post.
Een andere bestemming dan België is alleen in de volgende gevallen toegelaten:
1° de familie van de eerste graad van het personeelslid of van de partner van het personeelslid woont daar. In dat geval worden aan het departement vooraf documenten voorgelegd die uitgereikt zijn door het gemeentebestuur;
2° de kinderen van het personeelslid verblijven daar. In dat geval wordt aan het departement een attest voorgelegd dat uitgereikt is door de onderwijsinstelling of de gemeente.
In de gevallen, vermeld in het tweede lid, bedragen de kosten die het departement ten laste neemt, maximaal de reiskosten van de post naar België.
In de volgende gevallen worden de volgende kosten in aanmerking genomen:
1° voor een vliegtuigreis: het goedkoopste ticket in economy-class;
2° voor een treinreis: een kaartje eerste klasse;
3° voor een reis met de eigen wagen: de verplaatsing van de post naar Brussel. De verplaatsingskosten worden vergoed volgens de vigerende kilometervergoeding, ongeacht het aantal inzittenden.
Voor de volgende posten geldt het volgende aantal reisdagen:
| post | aantal reisdagen |
| Berlijn | 1 |
| Den Haag | 1 |
| Kopenhagen | 1 |
| Lilongwe | 3 |
| Londen | 1 |
| Maputo | 3 |
| Madrid | 1 |
| Parijs | 1 |
| Pretoria | 3 |
| New York | 2 |
| Rome | 1 |
| Warschau | 1 |
| Wenen | 1 |
De reisdagen worden van tevoren aangevraagd. Reisdagen in het weekend geven geen recht op compensatie. Als de aankomst van de verlofreis plaats vindt vóór 9 uur 's ochtends, is er geen recht op compensatie voor die dag.
HOOFDSTUK 5. - De vergoeding voor verhuiskosten
Afdeling 1. - Begunstigden
Art.21. Een vertegenwoordiger die op een post vertrekt of roteert, heeft recht op de terugbetaling van de verhuiskosten.
Ook bij pensionering heeft de vertegenwoordiger recht op de terugbetaling van de verhuiskosten naar België of naar een andere bestemming op voorwaarde dat die kosten niet meer bedragen dan de kosten voor een verhuizing naar België.
Als de vertegenwoordiger gedwongen wordt te verhuizen door externe omstandigheden en onafhankelijk van zijn wil, zijn de verhuiskosten ook ten laste van het departement.
Als de vertegenwoordiger een beargumenteerde aanvraag tot vrijwillige verhuizing binnen de post indient en het departement die aanvraag aanvaardt, zijn de verhuiskosten ten laste van het departement.
Het departement betaalt de verhuiskosten van de leden van het gezin van een vertegenwoordiger die overlijdt tijdens de ambtsperiode op post.
Het departement neemt maar één verhuizing ten laste. Bij de verhuizing vanuit een post in het buitenland naar een andere post in het buitenland wordt geen bijkomende verhuizing vanuit België toegestaan op kosten van het departement, met uitzondering van de verhuizing van goederen waarvoor meubelbewaring is toegestaan.
Afdeling 2. -Tegemoetkoming van het departement
Onderafdeling 1. - Verhuizing van personen
Art.22. De reiskosten van de vertegenwoordiger, de partner en kinderen ten laste worden terugbetaald door het departement.
Onderafdeling 2. - Verhuizing van goederen
Art.23. De vertegenwoordiger heeft voor het verhuisvolume recht op de volgende maxima:
1° 40 m3;
2° 60 m3 voor vertegenwoordigers voor wie de partner inwoont op de post;
3° 4 m3 extra per kind ten laste.
Als de vertegenwoordiger die maxima overschrijdt, zijn de extra kosten die daaruit voortkomen, voor zijn persoonlijke rekening.
Onderafdeling 3. - Verzekering
Art.24. Het bedrag voor de inboedel dat maximaal door het departement verzekerd kan worden, wordt volgens de volgende normen vastgesteld:
1° één tiende van het toegelaten volume inboedel aan een bedrag van 5364 euro, tegen 100%, per kubieke meter;
2° het resterende volume ongeacht de grootte ervan, tegen een bedrag van 537 euro, tegen 100%, per kubieke meter.
Het personeelslid bezorgt een verzekeringsinventaris met waardebepaling van de te verhuizen goederen aan het departement. Als het te verzekeren kapitaal het vastgestelde plafond overschrijdt, betaalt de vertegenwoordiger de kosten die eruit voortvloeien.
Afdeling 3. - Meubelbewaring
Art.25. Als de vertegenwoordiger naar België terugkeert of van post verandert en niet onmiddellijk een nieuwe woning vindt, neemt het departement de kosten van maximaal drie maanden meubelbewaring in een meubelbewaarplaats ten laste.
Het volume dat in meubelbewaring kan worden geplaatst, overschrijdt in geen geval het verschil tussen het toegelaten maximumvolume en het werkelijke volume van de goederen die de vertegenwoordiger naar het buitenland heeft vervoerd.
Daarbij gelden de volgende voorwaarden:
1° het personeelslid neemt de verzekering van de goederen ten laste.
2° de kosten van meubelbewaring staan altijd in redelijke verhouding tot de waarde van de opgeslagen goederen.
HOOFDSTUK 6. - De vergoeding voor de huur van een woning in het buitenland
Afdeling 1. - Voorlopige huisvestingskosten
Art.26. De vergoeding door het departement van de kosten die de vertegenwoordiger voor een voorlopig verblijf maakt, bij de aankomst op de post of bij het definitieve vertrek uit de post, wordt vastgesteld op 65% voor een hotel en op 85% voor de huur van een gemeubeld verblijf, op voorwaarde dat de huurprijs van het gemeubelde verblijf in kwestie lager is dan de prijs van de overnachtingen in een hotel.
De voorlopige huisvestingskosten overschrijden de maximumbedragen voor logies niet die van toepassing zijn voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid. Als de partner of de kinderen van de vertegenwoordiger ook van de voorlopige huisvesting moeten gebruikmaken, worden de maximumbedragen op de volgende wijze aangepast:
1° vertegenwoordiger + partner tot en met twee kinderen = maximumbedrag x 1,5;
2° vertegenwoordiger + partner en meer dan twee kinderen = maximumbedrag x 2.
De kosten van de voorlopige huisvesting worden bij een rotatie of terugkeer naar België beperkt tot een termijn van twee maanden.
De vergoeding voor voorlopige huisvesting wordt in de volgende gevallen aan een vertegenwoordiger toegestaan:
1° bij aankomst op de nieuwe post in het kader van een rotatie, in afwachting dat hij de nieuwe huurwoning kan betrekken;
2° bij het vertrek uit een oude post, in afwachting van het definitieve vertrek.
Als verbleven wordt in een hotel, wordt alleen de prijs van de overnachting ten laste genomen.
Afdeling 2. - Kosten van definitieve huisvesting
Art.27. De kosten van de definitieve huisvesting worden volledig ten laste genomen door het departement.
Voor dezelfde periode wordt ofwel tegemoetgekomen in de kosten van het voorlopige verblijf ofwel in de kosten van de definitieve huisvesting.
Er wordt alleen een tegemoetkoming verstrekt als de huisvesting een niet gemeubelde woning is.
Er wordt geen tegemoetkoming door de werkgever verstrekt als de vertegenwoordiger een huis bewoont dat zijn eigendom is of eigendom van zijn partner is.
De tegemoetkoming van het departement is beperkt tot de huurkosten in de strikte zin. Kosten voor verwarming, water-, gas-, elektriciteitsverbruik, huisbewaarder, telefoon en veiligheid, en gemeenschappelijke kosten, huurheffingen en huurrecht vallen niet onder de huurkosten in de strikte zin.
De vergoeding voor stoffering en apparatuur wordt ten laste genomen door het departement.
De som van de huurkosten in de strikte zin en de vergoeding voor stoffering en apparatuur mag niet meer bedragen dan het huurmaximum dat het departement heeft opgelegd.
Als het personeelslid goedkeuring krijgt om onbetaald verlof of loopbaanonderbreking/zorgkrediet te nemen om humane redenen, blijft de tegemoetkoming van het departement voor de huur van de woning gedurende maximaal zes maanden lopen.
Art.28. Het departement stort op verzoek van de vertegenwoordiger renteloos en bij wijze van voorschot, op de rekening van de vertegenwoordiger, het bedrag van de huurwaarborg dat verschuldigd is aan de verhuurder van de woning in het land van de aanstelling, zoals blijkt uit de huurovereenkomst tussen de vertegenwoordiger en de verhuurder in kwestie.
Voor de terugbetaling van dat voorschot wordt gedurende maximaal vierentwintig maanden een vierentwintigste van het bedrag van de huurwaarborg afgehouden van de toegekende postvergoeding.
Art.29. Als de vertegenwoordiger een beroep doet op een makelaar om een woning te vinden, komt het departement eenmalig tegemoet voor 50% van de kosten van het commissieloon van de makelaar.
Het bedrag waarop de bijdrage van het departement wordt berekend, bedraagt maximaal drie maanden huishuur.
Als het commissieloon van de makelaar meer dan 1442 euro, tegen 100%, bedraagt, vraagt de vertegenwoordiger een voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het departement. In dat geval is de persoonlijke bijdrage van de vertegenwoordiger een forfaitair bedrag van 721 euro, tegen 100%.
Als de vertegenwoordiger geen voorafgaande schriftelijke toestemming gevraagd heeft aan het departement en het commissieloon hoger dan 1442 euro, tegen 100%, is, blijft de tegemoetkoming van het departement beperkt tot 721 euro, tegen 100%.
Art.30. Gedurende de periode van voltijdse loopbaanonderbreking/zorgkrediet en onbetaalde vakantie van meer dan twintig dagen om humane redenen blijft de tegemoetkoming van het departement in de huur gedurende maximaal zes maanden lopen.
HOOFDSTUK 7. - De vergoeding voor schoolkosten
Afdeling 1. - Kinderen die in aanmerking komen
Art.31. De schoolkosten van kinderen ten laste die een leeftijd hebben tussen 2,5 jaar en 25 jaar worden vergoed door het departement.
De bijdrage van het departement wordt berekend vanaf het begin van het schooljaar in België van het jaar waarin het kind de leeftijd van 2,5 jaar bereikt.
De kosten worden in aanmerking genomen tot en met het trimester waarin de 25ste verjaardag valt.
Afdeling 2. - Studies die in aanmerking komen
Art.32. Onderwijskosten voor kleuter-, -lager, -secundair en hoger onderwijs komen in aanmerking voor terugbetaling. Kosten voor opvang en kinderdagverblijven worden niet in aanmerking genomen.
De vertegenwoordiger die zijn kind in een derde land wil laten studeren, vraagt een voorafgaande schriftelijke toestemming van het departement om aanspraak te kunnen maken op de vergoeding.
Alleen studies met een voltijds leerplan die tijdens de normale schooluren plaatsvinden en de regelmatige aanwezigheid van de leerling in de klas vereisen, komen in aanmerking voor de vergoeding.
Afdeling 3. - Kosten die in aanmerking komen
Onderafdeling 1. - Soorten kosten
Art.33. De volgende kosten komen in aanmerking voor de vergoeding van de schoolkosten:
1° strikte schoolkosten;
2° huisvestingskosten;
3° kosten voor reizen naar familie.
Onderafdeling 2. - Strikte schoolkosten
Art.34. De volgende kosten zijn strikte schoolkosten:
1° voor alle kinderen:
a) de inschrijvingskosten voor lessen en examens;
b) de verplichte bijdragen aan het bouw- en ontwikkelingsfonds die niet kunnen worden teruggevorderd;
c) de kosten in verband met de verdediging voor het baccalaureaatsexamen in een derde land: inschrijvingsgeld, reis- en verblijfskosten.
2° alleen voor kinderen in het lager en secundair onderwijs en in het laatste jaar van het kleuteronderwijs: de aanvullende kosten voor lessen in een van de landstalen met het oog op de latere terugkeer van het kind naar België. Onder voormelde lessen worden alleen de lessen die ter plaatse worden gegeven en de lessen van het afstandsonderwijs verstaan;
3° alleen voor kinderen in het lager en secundair onderwijs, en ook voor kinderen in het hoger onderwijs in België: de kosten voor de inhaallessen die nodig zijn om de overgang van het kind naar een ander schoolsysteem te vergemakkelijken.
De volgende kosten worden niet als strikte schoolkosten beschouwd:
1° boeken en schoolmateriaal;
2° uniformen;
3° vervoer van en naar de school;
4° schooluitstapjes en schoolreizen;
5° muziek- en danslessen;
6° sportactiviteiten;
7° schoolmaaltijden;
8° opvang.
Onderafdeling 3. - Huisvestingskosten
Art.35. In de gevallen waarin het studerende kind de vertegenwoordiger niet vergezelt op de post, worden de daadwerkelijke uitgaven voor de huisvesting terugbetaald. Als het kind in een woning verblijft die eigendom is van de vertegenwoordiger, kan de tegenwaarde van de huurprijs of het inkomensverlies niet in aanmerking genomen worden.
Voor de huisvestingskosten is er een maximale jaarbijdrage van 1442 euro, tegen 100% per kind.
Onderafdeling 4. - Kosten voor reizen naar familie
Art.36. De reiskosten die het kind van een vertegenwoordiger moet maken om bij de vertegenwoordiger op bezoek te gaan, of die een van de ouders moet maken om bij het kind op bezoek te gaan, worden terugbetaald als het kind tijdens de studies niet bij de vertegenwoordiger woont en in België of een derde land studeert.
Per kind kan maar één reis per schooljaar worden terugbetaald.
De kosten worden volledig terugbetaald, zonder franchise, op basis van de meest voordelige tariefformules op de markt.
Afdeling 4. - Terugbetalingsvoorwaarden
Onderafdeling 1. - Principieel plafond
Art.37. Voor de terugbetaling van de schoolkosten die in aanmerking komen, geldt een principieel plafond van 3717 euro, tegen 100%, per kind per schooljaar, franchise inbegrepen.
De bijdrage voor de aanvullende lessen in een van de landstalen die het kind volgt met het oog op de latere terugkeer naar België, is beperkt tot 673 euro, tegen 100%, per kind per schooljaar.
De bijdrage voor inhaallessen die de overgang van het kind naar een ander schoolsysteem moeten vergemakkelijken, is beperkt tot 1346 euro, tegen 100%, per kind voor de volledige duur van het verblijf van de vertegenwoordiger op de post.
Onderafdeling 2. - Franchise
Art.38. Per kind is een eerste schijf van schoolkosten ten laste van de vertegenwoordiger. Die franchise geldt niet voor de reiskosten voor familiebezoek.
Afdeling 3. - Aanvullende tegemoetkoming in de strikte schoolkosten
Art.39. In de gevallen waarbij de strikte schoolkosten hoger liggen dan het principiële maximum van 3717 euro per schooljaar, tegen 100%, verleent het departement, onder de voorwaarden van artikel 40, een aanvullende tegemoetkoming boven het principiële plafond, vermeld in artikel 37.
Art.40. De aanvullende tegemoetkoming wordt toegekend als aan al de volgende voorwaarden is voldaan:
1° het kind volgt kleuteronderwijs of onderwijs in de lagere of middelbare cyclus;
2° het kind vergezelt de vertegenwoordiger op de post en gaat in dezelfde stad of agglomeratie naar school.
Art.41. Het bedrag van de aanvullende tegemoetkoming wordt berekend op basis van de daadwerkelijke schoolkosten die het personeelslid betaalt rekening houdend met de lokale situatie op het vlak van onderwijskosten.
Art.42. De aanvullende tegemoetkoming wordt conform de volgende tabel uitbetaald:
| Bedrag per schooljaar per kind | Tegemoetkoming departement per schijf |
| tot 3717 euro (100%) (principieel plafond) | 100 % |
| van 3717 euro tot 9218 euro (100%) | 100 % |
| van 9218 euro tot 13.827 euro (100%) | 75 % |
| van 13.827 euro tot 18.428 euro (100%) | 50 % |
De aanvullende tegemoetkoming wordt met één franchise per schooljaar en per kind verminderd conform de volgende tabel:
| Bedrag per schooljaar per kind | Franchise per schooljaar per kind |
tot 3717 euro (100%)
principieel plafond | 239 euro (100%) |
| boven 3717 euro (100%) | 479 euro (100%) |
HOOFDSTUK 8. - Verzekering voor medische kosten en repatriëring
Art.43. Het departement sluit voor de vertegenwoordiger en zijn gezin een aanvullende verzekering af voor geneeskundige verzorging en repatriëring.
Personeelsleden die uitgezonden worden naar partnerlanden voor ontwikkelingssamenwerking en hun gezinsleden hebben bij het eerste vertrek recht op de terugbetaling van de uitgaven voor de noodzakelijke vaccinaties - na de tegemoetkoming van het ziekenfonds/Overzeese Sociale Zekerheid of de medische verzekering.
HOOFDSTUK 9. - De inrichtingsvergoeding
Afdeling 1. - Toekenningsvoorwaarden
Art.44. In de volgende gevallen wordt een inrichtingsvergoeding toegekend bij de verhuizing van een vertegenwoordiger naar een huurwoning:
1° in het kader van een rotatie;
2° bij een ambtshalve terugkeer naar België, behalve in geval van pensionering of ontslag;
3° bij een goedgekeurde verhuizing op dezelfde post.
Een inrichtingsvergoeding wordt niet uitgekeerd als de vertegenwoordiger een eigen woning betrekt, bij pensionering, bij ontslag of ontslagname of bij terugkeer naar België wegens humane redenen.
Art.45. De kosten die normaal gezien ten laste van de eigenaar zijn of die een meerwaarde aan het pand in kwestie verschaffen, worden niet in aanmerking genomen voor de inrichtingsvergoeding. Dit geldt ook voor de volgende uitgaven en werken:
1° de gewone verbruiksuitgaven, namelijk water, gas, elektriciteitsverbruik en verwarming;
2° de uitgaven om de woning te reinigen en voor ongediertebestrijding;
3° timmerwerk;
4° loodgieterswerk;
5° werken aan de elektriciteit;
6° betaling van abonnementen.
Voor de inrichtingsvergoeding komen alleen uitgaven in aanmerking waarvan het voorwerp achteraf, namelijk bij het verlaten van de woning, niet meer gebruikt kan worden.
Het gaat om uitgaven voor:
1° de reiniging, de aankoop en de plaatsing van gordijnen, overgordijnen en stores;
2° de aankoop en plaatsing van kamerbreed tapijt of van een laminaatvloer. De aankoop en het leggen van een tegelvloer, parket of plankenvloer komen niet in aanmerking;
3° het afwassen, behangen of schilderen van de muren en wandbekledingen, inclusief de materialen;
4° het opschuren van een parketvloer;
5° monteren en de plaatsing van installaties van badkamer, keuken, koelkasten, verlichtings- en verwarmingsapparaten of ander meubilair, met uitzondering van de aankoop van de apparaten of het meubilair zelf;
6° de aansluiting van telefoon en internet met uitzondering van de apparaten.
Als de vertegenwoordiger de post verlaat, kunnen kosten om de woning te reinigen of te herstellen in de staat waarin de woning is gehuurd, in aanmerking komen als inrichtingsvergoeding. Het gaat om kosten die de vertegenwoordiger niet gemaakt heeft toen hij de woning betrok omdat de woning zich in goede staat bevond. Die kosten kunnen alleen toegestaan worden als het maximale bedrag voor de volledige duur van het verblijf van de vertegenwoordiger, vermeld in artikel 46, niet overschreden wordt.
Afdeling 2. - Plafond
Art.46. De inrichtingsvergoeding wordt geplafonneerd tot een maximum van 3785 euro, tegen 100%, te verhogen met:
1° 10%, als de vertegenwoordiger wordt vergezeld door zijn partner;
2° 5% per kind ten laste.
HOOFDSTUK 10. - De vergoeding voor beveiliging van een woning en inwonenden bij aanstelling in een risicopost
Art.47. De kosten voor de beveiliging van de woning van de vertegenwoordiger worden terugbetaald tot maximaal 6730 euro, tegen 100%, voor de volledige duur van zijn aanstelling bij de risicopost.
De kosten, vermeld in het eerste lid, zijn de volgende kosten, die de eigenaar niet op zich neemt:
1° kosten voor sloten en hangsloten;
2° kosten voor een alarmsysteem, bewakingscamera's, veiligheidsverlichting, anti-glasversplinteringsfolie, traliewerk voor de ramen;
3° kosten voor andere middelen dan de middelen vermeld in punt 1° en 2°, om de toegang via deuren en ramen te beveiligen en voor de omheining van de eigendom.
Art.48. De kosten voor de beveiliging van de vertegenwoordiger en zijn inwonende gezinsleden bij aanstelling in een risicopost worden terugbetaald tot maximaal 4374 euro, tegen 100%, per jaar.
De kosten vermeld in het eerste lid, zijn de volgende kosten:
1° de kosten die voortvloeien uit overeenkomsten met bewakingsfirma's die zorgen voor de persoonlijke veiligheid van de vertegenwoordiger en de gezinsleden die hem vergezellen;
2° de betaling van de diensten van een chauffeur om de verplaatsingen van de vertegenwoordiger of van de gezinsleden die hem vergezellen, in de grootst mogelijke veiligheid te laten verlopen;
3° de aanvullende premies voor bijzondere verzekeringsovereenkomsten die de vertegenwoordiger voor personen en goederen afsluit omdat hij in een risicoland werkt.
Art.49. De lijst met risico-posten is de lijst die gehanteerd wordt door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. De lijst wordt jaarlijks herzien.
Als een vertegenwoordiger uitgezonden wordt naar een post die niet voorkomt op de lijst vermeld in het eerste lid, omdat de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking er geen post heeft, kan het hoofd van het departement beslissen om die post ook te beschouwen als risicopost, op voorwaarde dat de risico's op de post in kwestie vergelijkbaar zijn met een gelijkaardige risicopost.
HOOFDSTUK 11. - Verzekering gewaarborgd inkomen bij ziekte of ongeval
Art.50. Het departement sluit voor de contractuele vertegenwoordigers een verzekering af en betaalt de premie van een verzekering gewaarborgd inkomen bij ziekte of ongeval. De speciale voorwaarden zijn vermeld in de polis terzake.
HOOFDSTUK 12. - Maatregelen bij luchtverontreiniging
Art.51. Vertegenwoordigers die op post zijn in een stad met een bijzonder hoog niveau van luchtvervuiling, hebben recht op een jaarlijkse verluchtingsreis en/of een tegemoetkoming in de aankoop van luchtzuiveringsmachines en van filters voor die machines.
Het departement past de toekenningsmodaliteiten met betrekking tot de posten met zeer zware vervuiling (categorie 1 en 2) en zware vervuiling (categorie 3) en de lijst met posten in die categorieën toe zoals deze vastgesteld zijn door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
HOOFDSTUK 13. - Dienstvoertuigen voor posten in Afrika
Art.52. Vertegenwoordigers op een post in Afrika krijgen een dienstwagen ter beschikking.
De toepassingsmodaliteiten voor het gebruik van de dienstwagen zijn bepaald in het wagenreglement van het departement Buitenlandse Zaken van 4 september 2014 dat kan geraadpleegd worden op het hoofdbestuur.
HOOFDSTUK 14. - Tegemoetkoming in de kosten voor kinderopvang
Afdeling 1. - Kinderen die in aanmerking komen
Art.53. De kosten voor kinderopvang van kinderen ten laste die een leeftijd hebben tussen 0 en 3 jaar oud en die de vertegenwoordiger op post in het buitenland vergezellen, worden vergoed door het departement.
De tussenkomst begint te lopen vanaf de geboorte en eindigt zodra het kind de leeftijd van 3 jaar bereikt of naar de kleuterklas gaat.
Afdeling 2. - Kosten die in aanmerking komen
Art.54. . Enkel kinderopvangkosten buiten de woning van de vertegenwoordiger komen in aanmerking.
Er is geen tussenkomst voorzien voor vervoer tussen kinderopvang en de woonplaats en voor buiten het basispakket van de kinderopvang aangerekende benodigdheden, kleding, excursies, muzieklessen, danslessen, sportactiviteiten of eten.
Afdeling 3. - Terugbetalingsvoorwaarden
Onderafdeling 1. - Principiële tussenkomst
Art.55. De principiële tussenkomst in de kosten voor kinderopvang die in aanmerking komen, bedraagt maximaal 718 euro per kind, aan 100%, per periode van 12 maanden.
Voor het jaar waarin het kind geboren is, wordt de tussenkomst van het departement pro rata volgens het aantal maanden berekend.
Onderafdeling 2. - Aanvullende tussenkomst
Art.56. Het departement verleent, naast de principiële tussenkomst, een aanvullende tussenkomst voor kinderopvangkosten die de drempel van 3.762 euro per kind per periode van 12 maanden, aan 100%, overschrijden.
Een vertegenwoordiger die een dergelijke, aanvullende tussenkomst wenst, moet vooraf de toestemming van het departement vragen.
Om de aanvullende tussenkomst te bepalen, zal het departement rekening houden met lokale omstandigheden voor kinderopvangkosten. Deze interventie wordt beperkt tot een bedrag dat redelijk en gematigd wordt geacht volgens lokale criteria.
Art.57. De aanvullende tussenkomst wordt conform de volgende tabel uitbetaald:
| Kost kinderopvang per periode van 12 maanden per kind | Tussenkomst departement per schijf |
| Van 3.762 euro tot 5.744 euro (100%) | 100% |
| Van 5.744 euro tot 8.616 euro (100%) | 95% |
| van 8.616 euro tot 11.488 euro (100%) | 90% |
| vanaf 11.488 euro (100%) | 85% |
TITEL 3. - Slotbepalingen
Art.58. Worden opgeheven:
1° het ministerieel besluit van 19 september 2013 houdende vaststelling van het bedrag en de toekenningsvoorwaarden van de vergoedingen, toelagen en voordelen van de personeelsleden van het Departement Internationaal Vlaanderen die de Vlaamse Regering in het buitenland vertegenwoordigen;
2° de omzendbrief VAIS/2008/02 van 24 september 2008;
3° de omzendbrief BZ/IV 2013/1 van 19 september 2013.
Art.59. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de tweede maand die volgt op de maand van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.
BIJLAGE.
Art. N. Bijlage: Illustratieve lijst van kosten die vergoed worden door de postvergoeding (niet-limitatieve lijst)
1° kosten die het departement niet terugbetaalt of ten laste neemt, zoals schoolkosten, medische kosten, installatiekosten, verhuiskosten, kosten van tijdelijke huisvesting bij aankomst en vertrek op de post, huurkosten, kosten bij dienstreizen, transportkosten van bagage;
2° investering in uitrusting (meubilair, huisraad) voor representatieve doeleinden;
3° snellere depreciatie en veelvuldigere vervanging van meubilair, huisraad, kledij, sier en kunstvoorwerpen wegens frequente verhuizingen en klimatologische omstandigheden;
4° hogere kosten voor wagen: frequente vervanging, aanpassing aan lokale omstandigheden, verzekeringen, noodzaak voor koppels om over twee auto's te beschikken;
5° hogere kosten voor elektrische apparaten (huishoud-, video- en audiotoestellen, computer, enzovoort) wegens technische karakteristieken van elektrische stroom, stopcontacten, veiligheidsvoorschriften en lokale specificaties;
6° hogere kosten van kledij voor representatieve doeleinden;
7° hogere kosten van kledij wegens klimatologische omstandigheden;
8° hogere kosten van gewoon levensonderhoud gedurende de eerste maanden op de post;
9° hogere kosten van bevoorrading op posten waar goederen ingevoerd moeten worden omdat de lokale markt ontoereikend is;
10° beveiligingsmaatregelen en bijzondere verzekeringen voor personen en goederen in landen met verhoogd veiligheidsrisico die het departement niet ten laste neemt;
11° makelaarslonen en huurwaarborgen die het departement niet dekt;
12° bijkomende inkomens- en pensioenverzekeringen voor echtgenoten of partners zonder eigen inkomsten;
13° reiskosten voor verplaatsingen naar België buiten de verlofreizen en dienstreizen die het departement betaalt;
14° kosten van logement en transport gedurende vakanties in België;
15° duurdere bijstands- en levensverzekeringen;
16° kosten om contact te houden (via telefoon, briefwisseling, e-mail, internet... ) met familie en kennissen in België en eventueel ook in het land van herkomst (meer bepaald van toepassing op personen die buitenlandse echtgenoten of partners hebben);
17° internet-abonnementskosten in de privé-woning;
18° abonnementen op kranten en tijdschriften, en op gespecialiseerde publicaties, die het departement niet terugbetaalt;
19° taalonderricht voor de partner en de minderjarige kinderen;
20° lidmaatschappen van verenigingen om professionele of representatieve redenen (bijvoorbeeld voor vertegenwoordigers in het buitenland: De Warande) die het departement niet betaalt;
21° re-integratiekosten van terugkeer naar België bij toevoeging aan hoofdbestuur of bij pensionering.