10 NOVEMBER 2021. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 10 november 2021 tot bepaling van het huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie voor de mandaathouders van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel en van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 03-01-2022 en tekstbijwerking tot 24-02-2025)
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE EVALUATIECOMMISSIE
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-2
HOOFDSTUK II. - Evaluatiecommissies en het secretariaat
Art. 3-4
HOOFDSTUK III. - Aanhangigmaking van de evaluatiecommissie en oproeping van de leden
Art. 5-8
HOOFDSTUK IV. - Oproeping van de mandaathouders
Art. 9-10
HOOFDSTUK V. - Zitting en stemming
Art. 11-13
HOOFDSTUK V. - Opheffingsbepalingen
Art. 14
HOOFDSTUK VI. - Eindbepalingen
Art. 15
BIJLAGE.
Art. N
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE EVALUATIECOMMISSIE
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° Het statuut van de overheidsdiensten: het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel;
2° Het statuut van de instellingen van openbaar nut: het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
3° Het DBDMH-statuut: het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 24 augustus 2017 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van het operationeel personeel van de Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp;
4° Het secretariaat: het secretariaat van de evaluatiecommissie.
Art.2. De termijnen bestaan uit alle weekdagen, met inbegrip van zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen, zoals beoogd in artikelen 193, § 1 van het statuut van de overheidsdiensten en, 186, § 1 van het statuut van de instellingen van openbaar nut. Onder `werkdag' verstaat men elke andere dag dan zaterdag, zondag en de wettelijke feestdagen.
Elke termijn wordt berekend vanaf de dag volgend op de afgifte van het stuk of vanaf de derde werkdag volgend op de aangetekende verzending ervan, waarbij de postdatum als bewijs geldt.
HOOFDSTUK II. - Evaluatiecommissies en het secretariaat
Art.3.De evaluatiecommissie opgericht bij artikel 463 van het statuut van de overheidsdiensten, bij artikel 456 van het statuut van de instellingen van openbaar nut en artikel 403 van het DBDMH-statuut zetelt in de kantoren van Brussel Openbaar Ambt (talent.brussels) gelegen op de [1 Sint-Lazarusplein 2, 1035 Brussel]1.
----------
(1)<BESL 2025-02-06/03, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 06-03-2025>
Art.4.Het secretariaat vergewist zich ervan dat elke kandidaat die geselecteerd wordt om deel uit te maken van de commissie de bij dit huishoudelijke reglement gevoegde deontologische code ondertekent.
Het secretariaat waakt over het correcte verloop van de evaluatieprocedures en hun overeenstemming met de geldende besluiten. Het secretariaat kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor beslissingen van de evaluatiecommissie die indruisen tegen de geldende besluiten.
[1 § 2 Indien het secretariaat kennis neemt van omstandigheden waardoor een lid van de evaluatiecommissie zijn of haar onafhankelijkheid of onpartijdigheid niet kan garanderen of die aanleiding kunnen geven tot of kunnen worden opgevat als aanleiding gevend tot een belangenconflict, zoals bepaald in artikel 10 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel, en indien het lid van de evaluatiecommissie zelf geen initiatief heeft genomen om dit te signaleren aan het secretariaat zoals voorzien in artikel 11 vierde lid, stelt het secretariaat het betrokken jurylid en de minister van Openbaar Ambt daarvan onmiddellijk in kennis.
Het lid van de evaluatiecommissie wiens onafhankelijkheid of onpartijdigheid in het gedrang kan komen of voor wie een belangenconflict dreigt te ontstaan, onthoudt zich van deelname aan de betrokken evaluatieprocedure. Indien het lid van oordeel is dat hij of zij zich in de gegeven omstandigheden niet moet terugtrekken, stelt deze het secretariaat hiervan in kennis per mail met een motivering van de weigering tot terugtrekking. Het secretariaat stelt vervolgens de minister van Openbaar Ambt hiervan in kennis, die een gemotiveerde beslissing tot uitsluiting van het lid van de evaluatiecommissie voor de betrokken evaluatieprocedure ter goedkeuring kan voorleggen aan de Regering van het Brussels Hoofdstedelijke Gewest.
§ 3 Naast de bepalingen in paragraaf 2 met betrekking tot onafhankelijk, onpartijdigheid en belangenconflict, kan het secretariaat op grond van de bepalingen 1 tot 6 van de deontologische code, gevoegd als bijlage bij dit besluit, de in paragraaf 2 vermelde procedure aanvatten.]1
----------
(1)<BESL 2025-02-06/03, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 06-03-2025>
HOOFDSTUK III. - Aanhangigmaking van de evaluatiecommissie en oproeping van de leden
Art.5. Na afloop van elke evaluatieperiode nodigt het secretariaat, in naam van de voorzitter, de mandaathouders per mail op hun professioneel mailadres uit voor een gesprek met de evaluatiecommissie.
Het secretariaat wint het advies of de adviezen in zoals bepaald in artikel 467 van het statuut van de overheidsdiensten, artikel 460 van het statuut van de instellingen van openbaar nut en artikel 409 van het DBDMH-statuut. Het secretariaat draagt deze over aan de leden van de commissie per mail ten laatste 5 dagen voor het evaluatiegesprek.
Art.6. De evaluatiecommissie wordt door het secretariaat bijeengeroepen per mail.
De oproepingsmail wordt minstens 5 dagen voor de zitting naar de effectieve leden gestuurd.
Art.7. In geval van verhindering brengen de effectieve leden de voorzitter en het secretariaat hiervan op de hoogte zodat voor vervanging gezorgd kan worden en dit, behoudens uitzonderlijke en met redenen omklede omstandigheden, minstens vijf dagen voor het plaatsvinden van de zitting.
Art.8. De documentatie betreffende elk dossier wordt als bijlage toegevoegd aan de oproepingsmail van de leden.
HOOFDSTUK IV. - Oproeping van de mandaathouders
Art.9. Het secretariaat, in naam van de voorzitter van de evaluatiecommissie, roept de mandaathouder op voor een evaluatiegesprek. Dit gebeurt minstens 10 dagen voor het gesprek via mail. Bij de oproeping voegt hij het advies of de adviezen, zoals bepaald in artikel 468 van het statuut van de overheidsdiensten, artikel 461 van het statuut van de instellingen van openbaar nut en artikel 410 van het DBDMH-statuut.
De oproepingsmail bevat de ledenlijst van de evaluatiecommissie.
Art.10. De leden van de evaluatiecommissie moeten voordat het evaluatiegesprek plaatsvindt, beschikken over het activiteitenverslag, bedoeld in artikel 465 van het statuut van de openbare diensten, artikel 458 van het statuut van de instellingen van openbaar nut en artikel 406 van het statuut DBDMH, dat de mandataris per mail naar het secretariaat moet versturen.
Daartoe bevestigt het secretariaat ontvangst van dit verslag en stuurt het zo snel mogelijk per mail door naar de leden van de evaluatiecommissie ten laatste tien dagen voor het evaluatiegesprek.
HOOFDSTUK V. - Zitting en stemming
Art.11. De voorzitter opent en sluit de zittingen.
Hij leidt de debatten en waakt over het goede verloop van de zitting.
Hij gaat na of de samenstelling van de evaluatiecommissie in overeenstemming is met artikel 463 van het statuut van de overheidsdiensten, artikel 456 van het statuut van de instellingen van openbaar nut en, artikel 403 van het DBDMH-statuut.
Geen lid van de evaluatiecommissie mag zetelen wanneer hij zich in een situatie bevindt die ertoe kan leiden dat zijn onpartijdigheid in gevaar wordt gebracht.
Bij afwezigheid van de (vice)voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste lid.
Art.12. § 1. De evaluatiecommissie vergadert pas geldig indien minstens de meerderheid van de leden aanwezig zijn.
§ 2. De leden van de evaluatiecommissie zijn gebonden tot geheimhouding omtrent de beraadslagingen en besluiten alsmede aangaande alle informatie waarvan zij kennis zouden hebben gekregen bij het uitvoeren van hun opdracht.
Elk lid van de evaluatiecommissie, met inbegrip van de voorzitter, is stemgerechtigd.
De evaluatievermelding wordt met meerderheid van stemmen toegekend. In geval van ex aequo heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. Bij afwezigheid van de voorzitter heeft de ondervoorzitter de doorslaggevende stem.
De secretarissen stellen het proces-verbaal van de zitting op, houden een aanwezigheidslijst bij en laten de deontologische code in bijlage van dit besluit tekenen door de leden van de evaluatiecommissie voorafgaand aan de eerste zitting.
Het door de evaluatiecommissie goedgekeurde evaluatieverslag wordt in het proces-verbaal opgenomen en digitaal ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Het evaluatieverslag wordt via mail met ontvangstbevestiging aan de geëvalueerde mandaathouder meegedeeld en voor iedere geëvalueerde mandaathouder aan de betrokken HR-dienst en aan de Minister bevoegd voor Openbaar Ambt overgemaakt. Voor de operationele mandaathouders die onder het DBDMH-statuut vallen dient het evaluatieverslag te worden overgemaakt aan de Minister die bevoegd is voor brandbestrijding en dringende medische hulp.
Art.13. De evaluatieprocedure van mandaathouders mag op digitale wijze georganiseerd worden. Hiertoe ontvangt de mandataris bij zijn oproep een link naar het online platform.
Het maken van opnames op welke wijze dan ook is verboden.
HOOFDSTUK V. - Opheffingsbepalingen
Art.14. Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 2 april 2015 tot bepaling van het huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie voor de mandaathouders van het ministerie en van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt opgeheven.
HOOFDSTUK VI. - Eindbepalingen
Art.15. De ministers bevoegd voor Openbaar Ambt, Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp, Economie en Vuilnisophaling en -verwerking, worden belast met de uitvoering van dit besluit.
Voor wat betreft de evaluatie van de operationele mandaathouders vallend het toepassingsgebied van het DBDMH-statuut wordt de minister bevoegd voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGE.
Art. N.[1 Deontologische code evaluatiecommissie
De leden van de commissie verbinden zich ertoe:
1. te handelen met loyaliteit, waardigheid, eerlijkheid, integriteit, onafhankelijkheid, ijver en competentie;
2. zowel de procedure als de mandaathouders te respecteren, alsook de waarden van de gewestelijke overheidsdiensten en instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
3. hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid te garanderen, die onlosmakelijk verbonden is aan het uitoefenen van hun functie;
4. vanaf zij ervan kennis hebben genomen elke omstandigheid te communiceren die van invloed kan zijn op hun onafhankelijkheid of een belangenconflict kan veroorzaken, of die als dusdanig beschouwd zou kunnen worden;
5. vertrouwelijk te handelen, in het bijzonder wat betreft de geheimhouding van bekomen informatie en deliberaties;
6. objectiviteit en neutraliteit te tonen, en een eerlijke behandeling te garanderen voor alle mandaathouders, zonder enige vorm van partijdigheid of discriminatie.
Indien een lid van de evaluatiecommissie afwijkt van deze deontologische code, kan hij/zij niet langer zetelen.
Datum:
Naam en handtekening:
----------
(1)<BESL 2025-02-06/03, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 06-03-2025>