Vergelijken - 2020A20910

TITEL I. - ALGEMENE BEPALINGEN

TITRE Ier. - DISPOSITIONS GENERALES

Afdeling I. - De zetel van de Vlaamse toezichtcommissie

Section Ire. - Siège de la Commission de contrôle flamande

Artikel 1. De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens, hierna "de Toezichtcommissie" te noemen, heeft haar zetel in Brussel.

Article 1er. La Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel, à nommer ci-après " la Commission de contrôle ", a son siège à Bruxelles.

Afdeling II. - De voorzitter van de Vlaamse toezichtcommissie

Section II. - Le président de la Commission de contrôle flamande

Art. 2. De voorzitter waakt over de goede werking van de Toezichtcommissie.
In de gevallen waarin de voorzitter van de Toezichtcommissie een vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, handelt hij in overeenstemming met de beslissing die werd genomen door de Toezichtcommissie.
Indien noodzakelijk kan de Toezichtcommissie conform artikel 10/7, § 3, tweede lid, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (hierna: "e-govdecreet"), andere leden verzoeken om de voorzitter bij te staan wanneer deze de Toezichtcommissie vertegenwoordigt bij de Vlaamse Regering, het Vlaams Parlement en de rechtbanken en rechtscolleges.

Art. 2. Le président veille au bon fonctionnement de la Commission de contrôle.
Dans les cas où le président de la Commission de contrôle dispose d'un pouvoir de représentation, il agit conformément à la décision prise par la Commission de contrôle.
Si nécessaire, la Commission de contrôle peut, conformément à l'article 10/7, § 3, alinéa 2, du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives (ci-après : Décret " e-gov "), demander à d'autres membres d'assister le président lorsque celui-ci représente la Commission de contrôle auprès du Gouvernement flamand, du Parlement flamand et des tribunaux et juridictions.

Art. 3. De voorzitter roept de Toezichtcommissie samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast.
De voorzitter kan beslissen dat vergaderen en stemmen op afstand mogelijk is.
De voorzitter opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten.
De voorzitter roept ook de Toezichtcommissie samen telkens wanneer een lid daar om verzoekt.

Art. 3. Le président convoque la Commission de contrôle et fixe le lieu, le jour et l'heure des réunions.
Le président peut décider que les réunions et le vote à distance sont possibles.
Le président ouvre et clôt les réunions. Il préside les débats.
Le président convoque également la Commission de contrôle chaque fois qu'un membre en fait la demande.

Art. 4. Bij verhindering van de voorzitter worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door een ander lid van de Toezichtcommissie, namelijk het effectief lid met de grootste anciënniteit bij de Toezichtcommissie of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de oudste onder hen of, als er enkel plaatsvervangers aanwezig zijn, de plaatsvervanger met de grootste anciënniteit bij de Toezichtcommissie of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de oudste onder hen. De plaatsvervangende voorzitter heeft dezelfde bevoegdheden en verplichtingen.

Art. 4. En cas d'empêchement du président, ses compétences sont exercées par un autre membre de la Commission de contrôle, notamment le membre effectif ayant la plus grande ancienneté au sein de la Commission de contrôle, ou, à égalité d'ancienneté, par le plus âgé d'entre eux ou, s'il n'y a que des suppléants, le suppléant ayant la plus grande ancienneté au sein de la Commission de contrôle ou, à égalité d'ancienneté, par le plus âgé d'entre eux. Le président suppléant a les mêmes compétences et obligations.

Art. 5. Naast de bijzondere taken die in dit reglement aan de voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene uitvoering van de beslissingen van de Toezichtcommissie.
Om redenen van organisatorische aard en met het oog op de goede werking kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en voorbereidende taken die hem zijn toevertrouwd, opdragen aan het secretariaat dat zorgt voor de ondersteuning van de Toezichtcommissie.

Art. 5. Outre les tâches particulières que le présent règlement confie au président, il est chargé de l'exécution générale des décisions de la Commission de contrôle.
Pour des raisons d'organisation et de bon fonctionnement, le président peut confier certaines tâches d'exécution et de préparation qui lui sont confiées au secrétariat qui assure le soutien de la Commission de contrôle.

Art. 6. De Toezichtcommissie maakt jaarlijks een begroting en boekhouding conform artikel 10/3, § 6, van het e-govdecreet. De voorzitter stelt jaarlijks een ontwerp van begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan de Toezichtcommissie. De Toezichtcommissie rapporteert jaarlijks over de jaarrekening aan het Vlaams Parlement en aan het Rekenhof.

Art. 6. La Commission de contrôle établit annuellement un budget et une comptabilité conformément à l'article 10/3, § 6, du décret e-gov. Le président établit chaque année un projet de budget et le soumet à l'approbation de la Commission de contrôle. La Commission de contrôle établit annuellement un rapport sur les comptes annuels au Parlement flamand et à la Cour des comptes.

Afdeling III. - Vergaderingen van de Vlaamse toezichtcommissie

Section III. - Réunions de la Commission de contrôle flamande

Art. 7. § 1. Aan de vergaderingen die niet plenair zijn, nemen de effectieve leden en de plaatsvervangers die een effectief lid vervangen deel.
§ 2. Een effectief lid dat verhinderd is, wordt vervangen door een plaatsvervanger.
Het effectieve lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan onmiddellijk het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be). Het secretariaat brengt vervolgens onmiddellijk een plaatsvervangend lid op de hoogte. Het effectieve lid dat verhinderd is, neemt desgewenst contact op met zijn plaatsvervanger om de vergadering van de Toezichtcommissie voor te bereiden en om na de vergadering terug te koppelen naar elkaar.
§ 3. De plaatsvervangende leden kunnen met raadgevende stem de vergaderingen bijwonen die niet plenair zijn. Zij ontvangen hiervoor geen presentiegeld. Als zij evenwel optreden als plaatsvervanger van een effectief lid, of als ze door de voorzitter gevraagd worden aanwezig te zijn, ontvangen ze hiervoor een presentiegeld. Een effectief lid of plaatsvervangend lid dat een dossier krijgt toegewezen of optreedt als vertegenwoordiger van de Toezichtcommissie, ontvangt hiervoor een presentiegeld.
§ 3. Minstens vier keer per jaar nodigt de voorzitter alle effectieve en alle plaatsvervangende leden samen uit.
§ 4. De voorzitter zet minstens eenmaal per jaar op een plenaire vergadering bevindingen inzake maatschappelijke, economische en technologische ontwikkelingen die een impact hebben op de bescherming van persoonsgegevens op de agenda. Telkens wanneer er tussentijds een bijzondere evolutie wordt waargenomen door de Toezichtcommissie zal de voorzitter dit ook agenderen.
§ 5. De voorzitter kan externe deskundigen op de zittingen uitnodigen voor specifieke agendapunten.

Art. 7. § 1er. Les membres effectifs et les suppléants qui remplacent un membre effectif participent aux réunions qui ne sont pas plénières.
§ 2. Un membre effectif qui est empêché, est remplacé par un suppléant.
Le membre effectif empêché en informe immédiatement le secrétariat (contact@toezichtcommissie.be). Le secrétariat en informe immédiatement un membre suppléant.
Le membre effectif empêché prend contact, s'il le souhaite, avec son suppléant afin de préparer la réunion de la Commission de contrôle et de se regrouper après la réunion.
§ 3. Les membres suppléants peuvent assister avec voix consultative aux réunions qui ne sont pas plénières. Ils ne reçoivent pas de jetons de présence pour cela. Toutefois, lorsqu'ils agissent en tant que suppléants d'un membre effectif ou lorsqu'ils sont invités par le président à être présents, ils reçoivent un jeton de présence. Un membre effectif ou suppléant qui reçoit un dossier ou qui agit en tant que représentant de la Commission de contrôle, reçoit un jeton de présence pour cela.
Au moins quatre fois par an, le président invite tous les membres effectifs et tous les membres suppléants réunis.
§ 4. Au moins une fois par an, le président inscrit à l'ordre du jour d'une réunion plénière des conclusions sur les évolutions sociales, économiques et technologiques ayant un impact sur la protection des données à caractère personnel. Chaque fois qu'une évolution particulière est observée dans l'intervalle par la Commission de contrôle, le président l'inscrit également à l'ordre du jour.
§ 5. Le président peut inviter des experts externes aux séances pour des points spécifiques de l'ordre du jour.

Art. 8. Behalve als de voorzitter oordeelt dat het een hoogdringend geval is, worden de uitnodigingen ten minste vier kalenderdagen voor de zitting elektronisch aan de leden bezorgd. Ze bevatten de agenda van de vergadering en alle nodige documenten zijn erbij gevoegd.

Art. 8. Sauf si le président estime qu'il s'agit d'un cas d'urgence majeure, les convocations sont transmises aux membres par voie électronique au moins quatre jours calendrier avant la séance. Ils contiennent l'ordre du jour de la réunion et tous les documents nécessaires y sont joints.

Art. 9. De voorzitter stelt de agenda vast.
De agenda kan worden opgedeeld in punten A en B. De aangelegenheden onder B worden op de zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een effectief lid of een plaatsvervangend lid dat een effectief lid vervangt, de bespreking ervan heeft aangevraagd bij de voorzitter en bij het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be) uiterlijk om 10 uur op de werkdag die voorafgaat aan de zitting. De voorzitter of het secretariaat brengt de andere leden dezelfde dag per e-mail op de hoogte. De andere aangelegenheden, die gerangschikt zijn onder A, worden altijd ter bespreking voorgelegd.
Het lid dat de inschrijving van een aangelegenheid op de agenda wil zetten, dient daartoe een aanvraag in bij de voorzitter en bij het secretariaat (contact@toezichtcommissie.be), ten laatste om 10 uur op de donderdag van de week voor de zitting.
De voorzitter kan, op eigen initiatief of op vraag van een aanwezig lid, agendapunten toevoegen op de zitting, tenzij een van de aanwezige leden hiertegen een bezwaar uit.

Art. 9. Le président fixe l'ordre du jour.
L'ordre du jour peut être divisé en points A et B. Les matières sous B sont adoptées en séance sans discussion complémentaire, à moins qu'un membre effectif ou un membre suppléant qui remplace un membre effectif n'en ait demandé la discussion auprès du président et du secrétariat (contact@toezichtcommissie.be) au plus tard à 10 heures le jour ouvrable qui précède la séance. Le président ou le secrétariat informe les autres membres par courrier électronique le même jour. Les autres matières, classées sous A, sont toujours soumises à discussion.
Le membre qui souhaite inscrire une question à l'ordre du jour introduit une demande à cet effet auprès du président et du secrétariat (contact@toezichtcommissie.be), au plus tard à 10 heures le jeudi de la semaine précédant la séance.
Le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d'un membre présent, ajouter des points à l'ordre du jour de la séance, à moins qu'un des membres présents ne formule une objection.

Art. 10. § 1. De beraadslaging van de Toezichtcommissie is alleen geldig als ten minste twee leden aanwezig zijn ("aanwezig" betekent in dit reglement: hetzij door fysieke aanwezigheid, hetzij door deelname op afstand).
§ 2. Een lid, een plaatsvervangend lid of een waarnemer van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat bij een agendapunt betrokken partij is, deelt dat ten laatste bij aanvang van de vergadering mee. Het lid of de waarnemer in kwestie mag niet aan de bespreking deelnemen en verlaat de vergaderzaal. Als de voorzitter van oordeel is dat de kennis van het lid of de waarnemer vereist/nuttig is voor de beoordeling van het agendapunt, kan de voorzitter beslissen om het lid of de waarnemer te horen. Het lid en de waarnemer kunnen weigeren om gehoord te worden. Het lid onthoudt zich bij het innemen van een standpunt en bij een mogelijke stemming en verlaat daarvoor de zaal. Ook de waarnemer die betrokken partij is, verlaat de zaal bij de stemming.

Art. 10. § 1er. La délibération de la Commission de contrôle n'est valable que si deux membres au moins sont présents (" présents " signifie dans le présent règlement : soit par une présence physique, soit par une participation à distance).
§ 2. Tout membre, membre suppléant ou observateur de l'Autorité de protection des données qui est partie intéressée à un point de l'ordre du jour le notifie au plus tard au début de la réunion. Le membre ou l'observateur concerné ne peut pas participer à la discussion et quitte la salle de réunion. Si le président estime que les connaissances du membre ou de l'observateur sont nécessaires/utiles à l'évaluation du point à l'ordre du jour, le président peut décider d'entendre le membre ou l'observateur. Le membre et l'observateur peuvent refuser d'être entendus. Le membre s'abstient de prendre position et en cas de vote possible et quitte la salle à cet effet. L'observateur qui est impliqué quitte également la salle lors du vote.

Art. 11. De Toezichtcommissie vergadert met gesloten deuren, tenzij ze uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen.

Art. 11. La Commission de contrôle se réunit à huis clos, à moins qu'elle ne décide explicitement que la séance se déroule publiquement.

Afdeling IV. - Aanbevelingen, adviezen en beslissingen van de Vlaamse toezichtcommissie

Section IV. - Recommandations, avis et décisions de la Commission de contrôle flamande

Art. 12. Het secretariaat stelt een ontwerp van aanbeveling, advies of beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming, wordt aandacht geschonken aan het feitelijke en het wettelijke kader, in het bijzonder aan de toetsing aan de principes voor de verwerking van persoonsgegevens en aan de daaraan verbonden risico's voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Zo nodig worden die elementen in het ontwerp opgenomen.

Art. 12. Le secrétariat rédige un projet de recommandation, d'avis ou de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la prise de décision, il est tenu compte du cadre factuel et réglementaire, en particulier de l'examen au regard des principes du traitement des données à caractère personnel et des risques qui en découlent pour les droits et libertés des personnes concernées. Le cas échéant, ces éléments sont inclus dans le projet.

Art. 13. De Toezichtcommissie vergadert en beraadslaagt als college.
Elke bespreking van een bepaald dossier wordt ingeleid door het secretariaat, waarna elk lid vragen kan stellen en zijn specifieke standpunt over het voorstel tot aanbeveling, advies of beslissing kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan worden ingenomen.
De Toezichtcommissie beslist bij consensus. Als geen consensus wordt bereikt, wordt overgegaan tot stemming. De stemming gebeurt bij handopsteking. In voorkomend geval wordt eerst over elk aspect van een dossier afzonderlijk en vervolgens over het geheel gestemd. Bij de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of, als hij afwezig is, van de plaatsvervangende voorzitter, beslissend.
Alleen de effectieve leden en de plaatsvervangende leden die een effectief lid vervangen, kunnen aan de stemming deelnemen wat individuele dossiers betreft.
Bij algemene dossiers zoals beleidsbeslissingen en algemene richtlijnen, stemmen alle aanwezige leden.

Art. 13. La Commission de contrôle se réunit et délibère en collège.
Toute discussion d'un certain dossier est introduite par le secrétariat, après quoi chaque membre peut poser des questions et exprimer sa position spécifique sur la proposition de recommandation, d'avis ou de décision. Le président examine la position commune qui pourrait être adoptée.
La Commission de contrôle statue par consensus. En l'absence de consensus, il est procédé au vote. Le vote a lieu à main levée. Le cas échéant, le vote porte d'abord sur chaque aspect d'un dossier et ensuite sur l'ensemble du dossier. Lors du calcul des voix, les abstentions ne sont pas prises en compte. En cas de partage des voix, la voix du président ou, en son absence, du président suppléant, est prépondérante.
Seuls les membres effectifs et les membres suppléants qui remplacent un membre effectif peuvent participer au vote pour ce qui concerne les dossiers individuels.
Dans les dossiers généraux tels que les décisions politiques et les directives générales, tous les membres présents votent.

Art. 14. § 1. Als het noodzakelijk is voor de goede werking van de Toezichtcommissie of voor de naleving van de termijnen, kan de Toezichtcommissie, na overleg tussen de leden, beslissen de beraadslaging over de ontwerpen van adviezen, aanbevelingen, en beslissingen voort te zetten volgens een schriftelijke procedure.
Wanneer dit beslist werd op de zitting, of wanneer er nieuwe elementen in een dossier opduiken na de zitting maar voor de ondertekening van een beslissing, stuurt het secretariaat aangepaste ontwerpbeslissingen elektronisch naar de effectieve en plaatsvervangende leden, met een vraag naar verificatie en/of bijkomende opmerkingen. Bij deze vraag vermeldt het secretariaat tevens de termijn en de nadere bepalingen voor de eventuele reactie van de leden. De termijn kan niet korter zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. De leden reageren binnen de aangegeven termijn. Een lid kan wegens bijzondere omstandigheden uitdrukkelijk verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren.
Leden die niet reageren binnen de aangegeven termijn of binnen de verlengde termijn, waar ze uitdrukkelijk om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met ontwerp zoals het hen werd bezorgd.
Op basis van de reacties die worden ingestuurd, past het secretariaat in overleg met de voorzitter het ontwerp aan, of beslist de voorzitter tot bijkomende agendering ervan op een volgende nuttige zitting. Als het ontwerp onverkort kan worden afgewerkt zonder bijkomende zitting, krijgt het de datum van de laatste zitting waarop het werd behandeld.
§ 2. Als dat noodzakelijk is voor de goede werking van de Toezichtcommissie en bij hoogdringendheid, kan de voorzitter via een schriftelijke procedure een besluit nemen, een advies verlenen of een aanbeveling uitbrengen.
De voorzitter of het secretariaat stuurt het ontwerpdocument in kwestie elektronisch naar de effectieve en plaatsvervangende leden en bepaalt de termijn en de nadere bepalingen voor de eventuele reactie van de effectieve leden. Die termijn kan niet korter zijn dan 48 uur en bevat, tenzij bijzondere motivatie, een weekend. De effectieve leden reageren binnen de aangegeven termijn. Een effectief lid kan wegens bijzondere omstandigheden uitdrukkelijk verzoeken om tegen een later bepaald tijdstip te reageren.
Effectieve leden die niet reageren binnen de door de aangegeven termijn of binnen de verlengde termijn, waar ze uitdrukkelijk om verzocht hebben, worden verondersteld akkoord te gaan met het ontwerp zoals het hen werd bezorgd.
Op basis van de reacties die door de effectieve leden werden ingestuurd, past het secretariaat in overleg met de voorzitter het ontwerp aan of beslist de voorzitter tot de agendering ervan op een volgende nuttige zitting.
Het goedgekeurde ontwerp van de Toezichtcommissie krijgt, naargelang van het geval, de datum van de zitting waarop dit het laatst werd besproken of, als het ontwerp niet op de zitting is behandeld, de datum waarop de voorzitter de definitieve versie van het document ondertekent.

Art. 14. § 1er. Lorsque cela est nécessaire au bon fonctionnement de la Commission de contrôle ou au respect des délais, la Commission de contrôle peut, après consultation entre les membres, décider de poursuivre la délibération sur les projets d'avis, de recommandations et de décisions par procédure écrite.
Lorsque cela a été décidé en séance, ou lorsque de nouveaux éléments apparaissent dans un dossier après la séance mais avant la signature d'une décision, le secrétariat envoie des projets de décision adaptés par voie électronique aux membres effectifs et suppléants, avec une demande de vérification et/ou des remarques complémentaires. A cette demande, le secrétariat mentionne également le délai et les modalités de la réaction éventuelle des membres. Le délai ne peut être inférieur à 48 heures et comprend, sauf motivation particulière, un week-end. Les membres répondent dans le délai imparti. Un membre peut, en raison de circonstances particulières, demander expressément à répondre à une date ultérieure.
Les membres qui ne réagissent pas dans le délai indiqué ou dans le délai prolongé, qu'ils ont expressément demandé, sont supposés être d'accord avec le projet tel qu'il leur a été transmis.
Sur la base des réactions qui sont transmises, le secrétariat, en concertation avec le président, adapte le projet ou décide de l'inscrire à un ordre du jour supplémentaire lors d'une prochaine séance utile. Si le projet peut être finalisé intégralement sans séance supplémentaire, il est reporté à la date de la dernière séance à laquelle il a été examiné.
§ 2. Si cela est nécessaire au bon fonctionnement de la Commission de contrôle et en cas d'urgence, le président peut prendre une décision, émettre un avis ou émettre une recommandation par procédure écrite.
Le président ou le secrétariat envoie le projet de document en question par voie électronique aux membres effectifs et suppléants et fixe le délai et les modalités de réaction éventuelle des membres effectifs. Ce délai ne peut être inférieur à 48 heures et comprend, sauf motivation particulière, un week-end. Les membres effectifs répondent dans le délai imparti. Un membre effectif peut, en raison de circonstances particulières, demander expressément à réagir à une date ultérieure.
Les membres effectifs qui ne réagissent pas dans le délai indiqué ou dans le délai prolongé, qu'ils ont expressément demandé, sont supposés être d'accord avec le projet tel qu'il leur a été transmis.
Sur la base des réactions qui sont transmises par les membres effectifs, le secrétariat adapte, en concertation avec le président, le projet ou le président décide de l'inscrire à l'ordre du jour lors d'une prochaine séance utile.
Le projet approuvé de la Commission de contrôle reçoit, selon le cas, la date de la séance à laquelle il a été examiné en dernier lieu ou, si le projet n'a pas été examiné en séance, la date à laquelle le président signe la version définitive du document.

Art. 15. Van de vergaderingen van de Toezichtcommissie wordt een syntheseverslag opgesteld. Dat verslag wordt ondertekend door de voorzitter en een personeelslid van het secretariaat van de Toezichtcommissie. Het secretariaat is belast met de bewaring van de stukken.
Het ontwerp van verslag wordt elektronisch ter beschikking gesteld aan de effectieve en plaatsvervangende leden. De leden die op de vergadering aanwezig waren, kunnen opmerkingen geven over het ontwerp van verslag. Alle leden kunnen reageren op de inhoud van het verslag. Het verslag wordt op de eerstvolgende vergadering door de Toezichtcommissie goedgekeurd. Het goedgekeurde verslag wordt elektronisch aan de effectieve en plaatsvervangende leden bezorgd.

Art. 15. Les réunions de la Commission de contrôle font l'objet d'un rapport de synthèse. Ce rapport est signé par le président et un membre du personnel du secrétariat de la Commission de contrôle. Le secrétariat est chargé de la conservation des documents.
Le projet de rapport est mis à la disposition des membres effectifs et suppléants par voie électronique. Les membres présents à la réunion peuvent formuler des observations sur le projet de rapport. Tous les membres peuvent réagir au contenu du rapport. Le rapport est approuvé par la Commission de contrôle lors de sa prochaine réunion. Le rapport approuvé est transmis par voie électronique aux membres effectifs et suppléants.

Art. 16. Als de Toezichtcommissie een aanbeveling of advies formuleert of een beslissing neemt, wordt de neerslag daarvan door de voorzitter ondertekend. De Toezichtcommissie kan vragen dat ze binnen een redelijke termijn, die ze zelf bepaalt, op de hoogte wordt gebracht van het gevolg dat aan haar aanbeveling, advies of beslissing is gegeven.

Art. 16. Lorsque la Commission de contrôle formule une recommandation, un avis ou prend une décision, le président en signe le compte-rendu. La Commission de contrôle peut demander à être informée, dans un délai raisonnable qu'elle détermine elle-même, de la suite donnée à sa recommandation, à son avis ou à sa décision.

Art. 17. De Toezichtcommissie maakt haar aanbevelingen, adviezen en beslissingen bekend op haar website (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie).
De Toezichtcommissie kan beslissen de beslissingen, adviezen en aanbevelingen ook op een andere wijze openbaar te maken. Die bijkomende openbaarmaking vormt het voorwerp van een afzonderlijke beslissing van de Toezichtcommissie.

Art. 17. La commission de contrôle publie ses recommandations, avis et décisions sur son site web (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie).
La Commission de contrôle peut décider de rendre publiques les décisions, avis et recommandations par d'autres moyens. Cette publicité supplémentaire fait l'objet d'une décision distincte de la Commission de contrôle.

Afdeling V. - Vertrouwelijkheid

Section V. - Confidentialité

Art. 18. De effectieve en plaatsvervangende leden van de Toezichtcommissie, de personeelsleden van het secretariaat van de Toezichtcommissie en de externe deskundigen aan wie om medewerking is verzocht, zijn verplicht het vertrouwelijke karakter te bewaren van de feiten, de handelingen of de inlichtingen waarvan zij uit hoofde van hun functie op de hoogte zijn.

Art. 18. Les membres effectifs et suppléants de la Commission de contrôle, les membres du personnel du secrétariat de la Commission de contrôle et les experts externes auxquels une coopération a été demandée sont tenus de préserver la confidentialité des faits, des actes ou des informations dont ils ont connaissance en raison de leurs fonctions.

TITEL II. - BIJZONDERE BEPALINGEN

TITRE II. - DISPOSITIONS PARTICULIERES

Afdeling I. - Adviezen

Section Ire. - Avis

Art. 19. De dossiers over de adviesvragen worden voorbereid door een personeelslid van het secretariaat van de Toezichtcommissie. Voor de behandeling ervan gaat het secretariaat zo snel mogelijk na of alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het advies, aan de Toezichtcommissie zijn meegedeeld. In voorkomend geval richt het secretariaat zich tot de betrokken adviesvrager met het verzoek om de door hem te preciseren gegevens mee te delen. Als de aanvraag door het secretariaat volledig wordt geacht, beslist de Toezichtcommissie binnen dertig dagen over de adviesaanvraag. Zij kan ook beslissen dat een dossier nog niet in staat is en dat het secretariaat bijkomende informatie moet inwinnen of een hoorzitting nodig is.

Art. 19. Les dossiers relatifs aux demandes d'avis sont préparés par un membre du personnel du secrétariat de la Commission de contrôle. Pour leur traitement, le secrétariat vérifie dans les meilleurs délais si toutes les données nécessaires à l'avis ont été communiquées à la Commission de contrôle. Le cas échéant, le secrétariat s'adresse au demandeur d'avis concerné en lui demandant de communiquer les données qu'il précise. Si la demande est jugée complète par le secrétariat, la Commission de contrôle statue sur la demande d'avis dans les trente jours. Elle peut également décider qu'un dossier n'est pas encore complet et que le secrétariat doit recueillir des informations complémentaires ou qu'une audition est nécessaire.

Afdeling II. - Onderzoek, inspecties en verificaties

Section II. - Examen, inspections et vérifications

Art. 20. Bij delegatie van de Toezichtcommissie door dit reglement, kan de voorzitter of een door de voorzitter aangewezen lid of personeelslid van het secretariaat, aan een verzoekende partij, aan elke instantie, aan elke verantwoordelijke van een verwerking of, in zoverre dit kan binnen de decretaal vastgelegde bevoegdheden van de Toezichtcommissie valt, aan een derde alle inlichtingen vragen en verificaties doen die hij nodig acht. Hij kan hen, samen of afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor.
De voorzitter of een door de voorzitter aangewezen lid kan beslissen ter plaatse te gaan.

Art. 20. En cas de délégation de la Commission de contrôle par le biais du présent règlement, le président ou un membre désigné par le président ou un membre du personnel du secrétariat peut demander à une partie requérante, à toute instance, à tout responsable d'un examen ou, dans la mesure où cela peut relever des compétences de la Commission de contrôle fixées par le décret, à un tiers toute information et vérification qu'il juge nécessaires. Il peut les inviter, ensemble ou séparément, à une audition.
Le président ou un membre désigné par le président peut décider de se rendre sur place.

Art. 21. De Toezichtcommissie kan beslissen om naar aanleiding van elk dossier dat bij haar aanhangig werd gemaakt of ambtshalve een inspectie uit te voeren.
In het kader van inspectiedossiers wijst de voorzitter een effectief lid of een lid dat aangesteld is als plaatsvervanger aan om het dossier of meerdere dossiers te behandelen. Het lid wordt hierdoor gemachtigd om aan de verzoekende partij, aan elke overheid, aan elke verwerkingsverantwoordelijke of aan een derde alle inlichtingen vragen die hij nodig acht, in zoverre dit kan binnen de decretaal vastgelegde bevoegdheden van de Toezichtcommissie. Het lid kan hen, samen of afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor.
De voorzitter en het aangewezen lid kunnen zich ter plaatse laten bijstaan door andere leden, het secretariaat en externe deskundigen.
De voorzitter of het aangewezen lid maakt een verslag van zijn bevindingen en brengt mondeling verslag uit bij de Toezichtcommissie.
In afwijking van artikel 7, kan een lid dat wordt aangeduid om een inspectiedossier te behandelen, niet deelnemen aan de bespreking van de eventueel op te leggen maatregelen. In dat geval kan een plaatsvervanger deelnemen aan de bespreking en beslissen over het overeenstemmende agendapunt op de vergadering.

Art. 21. Le Comité de contrôle peut décider de procéder à une inspection sur la base de tout dossier qui lui est soumis ou de sa propre initiative.
Dans le cadre des dossiers d'inspection, le président désigne un membre effectif ou un membre désigné comme suppléant pour traiter le dossier ou plusieurs dossiers. Le membre est ainsi autorisé à demander à la partie requérante, à chaque autorité, à chaque responsable du traitement ou à un tiers toutes les informations qu'il estime nécessaires, dans la mesure où cela peut être fait dans le cadre des compétences de la Commission de contrôle fixées par le décret.
Le membre peut les inviter, ensemble ou séparément, à une audition.
Le président et le membre désigné peuvent se faire assister sur place par d'autres membres, par le secrétariat et par des experts externes.
Le président ou le membre désigné fait rapport de ses constatations et fait rapport oralement à la Commission de contrôle.
Par dérogation à l'article 7, un membre désigné pour traiter un dossier d'inspection ne peut pas participer à la discussion des mesures à imposer éventuellement. Dans ce cas, un suppléant peut participer à la discussion et décider du point correspondant de l'ordre du jour de la réunion.

Art. 22. Als de Toezichtcommissie verificaties verricht als vermeld in artikel 10/5 van het e-govdecreet, wordt de procedure gehanteerd, vermeld in artikel 20 en 21.

Art. 22. Lorsque la Commission de contrôle effectue des vérifications telles que visées à l'article 10/5 du décret e-gov, la procédure visée aux articles 20 et 21 est appliquée.

Afdeling III. - Klachtenbehandeling

Section III. - Traitement des plaintes

Art. 23. De Toezichtcommissie behandelt enkel de klachten die een betrokkene heeft ingediend met het klachtenformulier dat gepubliceerd is op haar website (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure) als klacht conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna de AVG te noemen).
Het secretariaat onderzoekt de conformiteit van de klacht met de vereisten van het e-govdecreet en van dit huishoudelijk reglement, en stuurt een ontvangstbevestiging naar de klager. Bij delegatie van de Toezichtcommissie door dit reglement licht het secretariaat de klager in als de klacht niet conform is met deze vereisten, en verwijst zo mogelijk door naar de juiste toezichthoudende autoriteit.
Bij delegatie van de Toezichtcommissie door dit reglement beslist de Voorzitter of een verzoek of klacht meteen zonder gevolg zal worden geklasseerd.
De klager wordt door het secretariaat binnen de drie maanden na de ontvangst van een conforme klacht in kennis gesteld van de voortgang van het dossier.

Art. 23. La Commission de contrôle traite uniquement les plaintes déposées par une personne concernée au moyen du formulaire de plainte publié sur son site web (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure) à titre de plainte conformément au Règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé RGPD). https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/vlaamse-toezichtcommissie/klachtenprocedure
Le secrétariat examine la conformité de la plainte aux exigences du décret e-gov et du présent règlement d'ordre intérieur et envoie un accusé de réception au plaignant. En cas de délégation de la Commission de contrôle par le présent règlement, le secrétariat informe le plaignant si la plainte n'est pas conforme à ces exigences et renvoie, si possible, à l'autorité de contrôle appropriée.
En cas de délégation de la Commission de contrôle par le présent règlement, le Président décide si une demande ou plainte sera classée sans suite.
Le secrétariat informe le plaignant de l'état d'avancement du dossier dans les trois mois suivant la réception d'une plainte conforme.

Art. 24. De Toezichtcommissie mandateert de voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen of een inspectie als vermeld in afdeling II van deze titel vereist is voor de behandeling van de klacht.
Na het onderzoek door het secretariaat of na de inspectie, vermeld in afdeling II van deze titel, agendeert de voorzitter de klacht.
De Toezichtcommissie mandateert de voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen of de klager of de instantie uitgenodigd wordt voor een verhoor op een zitting.

Art. 24. La Commission de contrôle mandate le Président par le biais du présent règlement pour décider si une inspection telle que visée à la section II du présent titre est requise pour le traitement de la plainte.
Après examen par le secrétariat ou après l'inspection visée à la section II du présent titre, le président inscrit la plainte à l'ordre du jour.
La Commission de contrôle mandate le Président par le biais du présent règlement pour décider si le plaignant ou l'instance est invité à une audience.

Art. 25. De klager wordt door het secretariaat in kennis gesteld van het resultaat van de klacht.

Art. 25. Le secrétariat informe le plaignant du résultat de la plainte.

Afdeling IV. - Corrigerende maatregelen als vermeld in artikel 58 AVG

Section IV. - Mesures correctives visées à l'article 58 du RGPD

Art. 26. De Toezichtcommissie mandateert de Voorzitter bij wege van dit reglement om te beslissen over eenvoudige dossiers naar aanleiding van meldingen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die geen collegiale bespreking vereisen, of om die te agenderen als B-dossier. In het eerste geval brengt de voorzitter twee maal per jaar verslag uit aan de leden.

Art. 26. La Commission de contrôle mandate le Président, par le biais du présent règlement, pour statuer sur des dossiers simples à l'occasion de signalements d'une violation de données à caractère personnel qui ne nécessitent pas de discussion collégiale, ou pour les inscrire à l'ordre du jour en tant que dossier B. Dans le premier cas, le président fait rapport aux membres deux fois par an.

Art. 27. Als de Toezichtcommissie van oordeel is dat er voldoende elementen zijn om corrigerende maatregelen op te leggen, dan brengt de voorzitter de betreffende instantie daarvan op de hoogte.
De voorzitter of het secretariaat nodigt de instantie uit om binnen 10 werkdagen schriftelijk haar recht van verdediging uit te oefenen.
Als de instantie niet reageert binnen deze termijn of afziet van haar recht op verdediging, wordt de beslissing definitief.
Als de Toezichtcommissie na kennisname van het tijdig bezorgde schriftelijke verweer, nog steeds van oordeel is dat de bepalingen van de AVG geschonden zijn, legt ze de gepaste corrigerende maatregelen op.
Als er een lid werd aangewezen om een inspectie te verrichten, neemt dit lid geen deel aan de bespreking op de zitting in verband met het opleggen van de maatregel die verband houdt met de inspectie.

Art. 27. Si la Commission de contrôle estime qu'il existe des éléments suffisants pour imposer des mesures correctives, le président en informe l'instance concernée.
Le président ou le secrétariat invite l'instance à exercer ses droits de la défense par écrit dans un délai de dix jours ouvrables.
Si l'instance ne réagit pas dans ce délai ou renonce à son droit de la défense, la décision devient définitive.
Si, après avoir pris connaissance de la défense écrite présentée en temps utile, la Commission de contrôle estime toujours que les dispositions du RGPD ont été violées, elle impose les mesures correctives appropriées.
Lorsqu'un membre a été désigné pour effectuer une inspection, ce membre ne participe pas à la discussion à l'audience concernant l'imposition de la mesure relative à l'inspection.

Afdeling V. - Informatie en inlichtingen

Section V. - Informations et renseignements

Art. 28. Het secretariaat beantwoordt ieder verzoek om inlichtingen of om een zienswijze dat gericht is aan de Toezichtcommissie. Het antwoord wordt gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens waarover het secretariaat voor de behandeling van het verzoek beschikt, onverminderd de bevoegdheid van de Toezichtcommissie om daarover als collegiaal orgaan een uitspraak te doen. De voorzitter kan beslissen om het verzoek formeel op de zitting van de Toezichtcommissie te brengen. Als het antwoord wordt gegeven na een beraadslaging van de Toezichtcommissie op de zitting, wordt dat uitdrukkelijk vermeld.

Art. 28. Le secrétariat répond à toute demande d'information ou de point de vue adressée à la Commission de contrôle. La réponse est donnée sur la base des informations et des données dont dispose le secrétariat pour le traitement de la demande, sans préjudice de la compétence de la Commission de contrôle pour statuer en tant qu'organe collégial. Le président peut décider d'inscrire formellement la demande à la session de la Commission de contrôle. Si la réponse est donnée après une délibération de la Commission de contrôle à la séance, il en est fait mention expressément.

Afdeling VI. - De relatie met de GBA en andere toezichthouders

Section VI. - La relation avec l'APD et les autres autorités de contrôle

Art. 29. Als de voorzitter oordeelt dat een verzoek om inlichtingen, een zienswijze, een advies of een machtiging mogelijk niet tot de bevoegdheid van de Toezichtcommissie behoort, maar tot de bevoegdheid van de federale Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of een andere toezichthouder, is de voorzitter door de Toezichtcommissie gemandateerd bij wege van dit reglement om te beslissen om het verzoek voor verder gevolg te bezorgen aan de GBA of aan een andere toezichthouder, en de verzoeker daarvan op de hoogte brengen met de motivering ervan. De voorzitter deelt halfjaarlijks een kort overzicht van deze overdrachten mee aan de effectieve en plaatsvervangende leden van de Toezichtcommissie.

Art. 29. Si le président estime qu'une demande d'information, de point de vue, d'avis ou d'autorisation ne peut pas relever de la compétence de la Commission de contrôle mais de celle de la compétence de l'Autorité fédérale de protection des données (APD) ou d'un autre contrôleur, le président est mandaté par la Commission de contrôle par le biais du présent règlement pour décider de transmettre la demande à l'APD ou à un autre contrôleur pour suite, et d'en informer le demandeur, en indiquant sa motivation. Le président communique semestriellement un bref aperçu de ces transferts aux membres effectifs et suppléants de la Commission de contrôle.

Art. 30. Als een dossier dat in behandeling is bij de Toezichtcommissie wordt voorgelegd aan GBA of een andere toezichthouder, bezorgt de voorzitter onmiddellijk alle nuttige stukken aan de GBA of een andere toezichthouder. Hij stelt een verslag op over de beraadslaging binnen de Toezichtcommissie. De voorzitter brengt de indiener van het dossier en eventueel ook de andere leden op de hoogte van de overdracht.

Art. 30. Lorsqu'un dossier en cours d'examen auprès de la Commission de contrôle est soumis à l'APD ou à un autre contrôleur, le président transmet immédiatement tous les documents utiles à l'APD ou à une autre autorité de contrôle. Il établit un rapport relatif à la délibération au sein de la Commission de contrôle. Le président informe l'auteur du dossier et éventuellement également les autres membres du transfert.

Art. 31. De Toezichtcommissie kan in elke aangelegenheid die tot haar bevoegdheid behoort, initiatieven nemen tot het opzetten van samenwerkingen, langdurig of projectmatig, met de GBA of andere toezichthouders. Daarbij worden afspraken inzake de confidentiële behandeling van de dossiers gemaakt.

Art. 31. Dans toute matière relevant de sa compétence, la Commission de contrôle peut prendre des initiatives pour mettre en place des collaborations, de longue durée ou de projet, avec l'APD ou d'autres autorités de contrôle. Dans ce cadre, des accords sont conclus concernant le traitement confidentiel des dossiers.

Afdeling VII. - Activiteitenverslag als vermeld in artikel 10/3, § 7, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer

Section VII. - Rapport d'activités tel que visé à l'article 10/3, § 7, du décret du 18 juillet relatif à l'échange électronique de données administratives

Art. 32. Overeenkomstig artikel 59 van de AVG wordt door de Vlaamse toezichtcommissie een activiteitenverslag met inbegrip van aanbevelingen voor de toepassing van de AVG opgesteld en bezorgd aan de Vlaamse Regering, de Europese Commissie, het Europees Comité voor gegevensbescherming en de federale Gegevensbeschermingsautoriteit.

Art. 32. Conformément à l'article 59 du RGPD, un rapport d'activités comprenant des recommandations pour l'application du RGPD est établi par la Commission de contrôle flamande et envoyé au Gouvernement flamand, à la Commission européenne, au Comité européen de protection des données et à l'Autorité fédérale de protection des données.

Afdeling VIII. - Lijst gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Section VIII. - Liste de traitements nécessitant une évaluation de l'impact sur la protection des données

Art. 33. Binnen het jaar na de samenstelling stelt de Toezichtcommissie een eerste ontwerplijst vast van de verwerkingen die een effectbeoordeling met betrekking tot de gegevensbescherming vereisen.
Ten laatste één maand voorafgaand legt de voorzitter daartoe een voorstel voor aan de Toezichtcommissie die aanvullingen of wijzigingen kan adviseren.
De Toezichtcommissie stelt de definitieve lijst vast en publiceert deze op haar website.

Art. 33. Dans l'année suivant sa composition, la Commission de contrôle adopte un premier projet de liste des traitements qui nécessitent une évaluation de l'impact sur la protection des données.
Au plus tard un mois avant cette date, le président soumet une proposition à cet effet à la Commission de contrôle qui peut émettre un avis sur des compléments ou des modifications.
La Commission de contrôle établit la liste définitive et la publie sur son site web.

Art. 34. De voorzitter evalueert uit eigen beweging of op verzoek van één of meerdere leden minstens halfjaarlijks of de lijst moet worden aangepast en dient, als de lijst moet worden aangepast, een voorstel voor de wijziging en aanvulling in.

Art. 34. Le président évalue, de sa propre initiative ou à la demande d'un ou de plusieurs membres, au moins tous les six mois si la liste doit être adaptée et, si c'est le cas, il soumet une proposition de modification et de complément.

TITEL III. - SLOTBEPALINGEN

TITRE III. - DISPOSITIONS FINALES

Art. 35. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag waarop het door de Toezichtcommissie wordt beslist. Het wordt na de goedkeuring door de Vlaamse Regering op de website van de Toezichtcommissie en in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt.

Art. 35. Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa décision par la Commission de contrôle. Il est publié sur le site web de la Commission de contrôle et au Moniteur belge après son approbation par le Gouvernement flamand.

Art. 36. Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks geëvalueerd en de voorzitter kan uit eigen beweging of op verzoek van ten minste twee leden een voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement aan de Toezichtcommissie voorleggen op één van de plenaire vergaderingen.

Art. 36. Le règlement d'ordre intérieur est évalué annuellement et le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d'au moins deux membres, soumettre une proposition d'adaptation du règlement d'ordre intérieur à la Commission de contrôle lors d'une des séances plénières.

Vergelijking NL / FR

Nederlands (NL)

Français (FR)