1 OKTOBER 2020. - Besluit van de administrateur-generaal houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van het Agentschap Overheidspersoneel(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 14-10-2020 en tekstbijwerking tot 07-10-2021)
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake interne organisatie
Art. 7-11
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 12-13
HOOFDSTUK 5. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 14-15
HOOFDSTUK 6. - Regeling bij vervanging
Art. 16
HOOFDSTUK 7. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 17-21
HOOFDSTUK 8. - Opheffings- en inwerkingtredingsbepalingen
Art. 22-23
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Agentschap Overheidspersoneel.
Art.2.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° minister: het lid of de leden van de Vlaamse Regering die bevoegd zijn voor het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur waartoe het Agentschap Overheidspersoneel behoort;
2° administrateur-generaal: het hoofd van het Agentschap Overheidspersoneel;
3° subentiteit: alle subentiteiten en de organisatorische entiteit vermeld in artikel 1, eerste lid en artikel 2 van het besluit van de administrateur-generaal van 1 oktober 2020 tot indeling van het Agentschap Overheidspersoneel in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram [1 , en de Overkoepelende en Ondersteunende diensten]1;
4° het personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit: alle personeelsleden belast met de leiding van de subentiteiten en organisatorische entiteit zoals vermeld in artikel 1, eerste lid en artikel 2 van het besluit van de administrateur-generaal van 1 oktober 2020 tot indeling van het Agentschap Overheidspersoneel in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram [1 , en de coördinator van de Overkoepelende en Ondersteunende diensten]1.
----------
(1)<BVR 2021-09-17/06, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 01-10-2021>
Art.3. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden inzake de aangelegenheden die tot de taken van de betrokken subentiteit behoren en binnen de beschikbare kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken subentiteit ressorteren.
Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten, met uitzondering van de ondertekening van arbeidsovereenkomsten.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. Het personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit wordt aangesteld in de hoedanigheid van budgethouder en heeft in het kader van de uitvoering van de begroting delegatie om :
1° binnen de beschikbare beleidskredieten en met inachtneming van de in de budgetplanner goedgekeurde uitgavenprognoses, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen of het nemen van de eraan verbonden vastleggingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen;
2° binnen de beschikbare apparaatskredieten inzake lonen, sociale en fiscale lasten en inzake gemeenschappelijke personeelsaangelegenheden voor de diensten van de Vlaamse overheid, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen of het nemen van de eraan verbonden vastleggingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen;
3° binnen de beschikbare apparaatskredieten de declaraties van onkosten van personeelsleden goed te keuren;
4° de beslissingen te nemen met betrekking tot het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
De in § 1, eerste lid, 1°, vermelde delegatie geldt niet zolang het directieteam de budgetplanner of de daarin vermelde uitgavenprognoses niet heeft goedgekeurd, behalve als de voorgenomen uitgave het bedrag van 8.500 euro niet overschrijdt of de administrateur-generaal zijn goedkeuring heeft gegeven.
De in § 1, eerste lid, 1°, vermelde budgetplanner vindt geen toepassing met betrekking tot de beleidskredieten bestemd voor het diversiteitsbeleid en de pensioenbijdragen.
§ 2. De hierna vermelde personeelsleden worden aangesteld in de hoedanigheid van budgethouder en hebben in het kader van de uitvoering van de begroting delegatie om, binnen de beschikbare apparaatskredieten, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen of het nemen van de eraan verbonden vastleggingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen :
- de strategisch financieel adviseur inzake facilitaire aankopen, HR-aangelegenheden en diverse andere uitgaven beperkt tot 20.000 euro en inzake ICT-aangelegenheden beperkt tot 40.000 euro.
§ 3. Het personeelslid belast met de leiding van de afdeling Juridisch Kenniscentrum wordt aangesteld in de hoedanigheid van budgethouder en heeft in het kader van de uitvoering van de begroting delegatie om, binnen de beschikbare apparaatskredieten, de declaraties van onkosten van de administrateur-generaal goed te keuren.
§ 4. Met betrekking tot de niet aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan berust, heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan het personeelslid, zoals voorzien in artikel 5, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake interne organisatie
Art.7. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn subentiteit, met inbegrip van het proces- en projectmanagement en het communicatiemanagement, in overeenstemming met de beslissingen van de administrateur-generaal of het directieteam.
Art.8. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om de brieven of nota's aan andere (sub)entiteiten van de Vlaamse overheid of aan derden te ondertekenen.
De brieven of nota's, behalve zij die uitgaan van de Vlaamse Diversiteitsambtenaar, worden voor ondertekening aan de administrateur-generaal voorgelegd wanneer ze :
1° een beleidsmatig karakter hebben;
2° geadresseerd zijn aan de minister of het Voorzitterscollege;
3° een (ontwerp van) antwoord inhouden op vragen om uitleg of schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
4° een (ontwerp van) antwoord inhouden op brieven van het Rekenhof.
Art.9. Het personeelslid belast met de leiding van de afdeling DCPA heeft delegatie om de volgende documenten inzake personeelsmanagement te ondertekenen :
1° de arbeidsovereenkomsten voor indiensttredingen naar aanleiding van een vacature die de administrateur-generaal heeft goedgekeurd;
2° de formulieren C4-werkloosheidsbewijs en de briefwisseling bij een ontslag dat beslist is door de administrateur-generaal.
Art.10. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit duidt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering het personeelslid aan dat hem vervangt en deelt dit mee aan de administrateur-generaal.
Art.11. Onverminderd andersluidende bepalingen, heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om
1° aan zijn personeelsleden toestemming te geven tot cumulatie van beroepsactiviteiten;
2° bij de aanvang van de proeftijd, de inhoud van het programma en de evaluatiecriteria van de proeftijd te bepalen;
3° aan zijn personeelsleden de verloven en dienstvrijstellingen toe te staan.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.12. § 1. De personeelsleden belast met de leiding van een subentiteit en de in artikel 5, § 2, vermelde personeelsleden hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting :
1° overheidsopdrachten te gunnen tot een bedrag van 40.000 euro, wat de beleidskredieten betreft, en tot een in artikel 5, § 2, vermeld bedrag, wat de apparaatskredieten betreft;
2° bestellingen te doen op grond van een bestellingsopdracht, binnen het voorwerp en de bepalingen van die bestellingsopdracht, doch wat de apparaatskredieten betreft, beperkt tot het in artikel 5, § 2, vermeld bedrag per bestelling. Als de bestelling bestaat uit continue prestaties, zoals exploitatie en recurrent onderhoud, geldt de delegatie zonder beperking van het bedrag.
§ 2. De Vlaamse Diversiteitsambtenaar heeft delegatie om, inzake de aangelegenheden die tot de taken van de DDB behoren en binnen de beschikbare beleidskredieten die onder het beheer van de betrokken dienst ressorteren :
1° overheidsopdrachten te gunnen tot een bedrag vermeld in artikel 11, eerste lid, 2°, van het KB Plaatsing;
2° bestellingen te doen op grond van een bestellingsopdracht, binnen het voorwerp en de bepalingen van die bestellingsopdracht, tot een bedrag vermeld in artikel 11, eerste lid, 2°, van het KB Plaatsing per bestelling. Als de bestelling bestaat uit continue prestaties, zoals exploitatie en recurrent onderhoud, geldt de delegatie zonder beperking van het bedrag.
Art.13. De personeelsleden belast met de leiding van een subentiteit en de in artikel 5, § 2, vermelde personeelsleden hebben delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % boven het initiële gunningsbedrag.
HOOFDSTUK 5. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.14. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van zijn subentiteit die onder zijn hiërarchisch gezag staan, tot op het meest functionele niveau.
Art.15. De subdelegaties worden vastgelegd in een besluit van het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit. Het besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
HOOFDSTUK 6. - Regeling bij vervanging
Art.16. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat de functie van het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit waarneemt of tijdelijk uitoefent of dit personeelslid vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en eventuele handtekening, de formule "voor ... [hoedanigheid of graad en naam van het hoofd van de subentiteit], afwezig".
HOOFDSTUK 7. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.17. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit, alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden worden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Het gebruik van de verleende delegaties kan door de administrateur-generaal nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing.
Art.18. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.19. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit is ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit wordt gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.20. § 1. De administrateur-generaal kan, na overleg met de personeelsleden belast met de leiding van een subentiteit, nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid moet verstrekt worden.
De administrateur-generaal kan bovendien op ieder ogenblik aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Het personeelslid dat met de coördinatie van de beheersopvolging is belast, heeft, om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, toegang tot alle informatie en documenten. Hij kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten. Ieder personeelslid is ertoe gehouden op een volledige wijze te antwoorden op de vragen en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
§ 3. Over het gebruik van de in artikel 7 en 8 verleende delegaties wordt periodiek een rapport opgemaakt op de wijze bepaald in artikel 26 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen.
Over het gebruik van de overige verleende delegaties is de basisinformatie terug te vinden in de financiële-, personeels- en beheerssystemen van het Agentschap Overheidspersoneel. De administrateur-generaal kan op elk moment deze systemen raadplegen om toezicht uit te oefenen over het gebruik van deze delegaties.
Art.21. De administrateur-generaal heeft het recht om, bij zijn beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
HOOFDSTUK 8. - Opheffings- en inwerkingtredingsbepalingen
Art.22. Het besluit van de administrateur-generaal van 15 juni 2020 houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van het Agentschap Overheidspersoneel wordt opgeheven.
Art. 23. Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2020.