Vergelijking NL / FR

Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
  1° "Notariële Aktebank": de elektronische databank die is voorzien door artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en waarin een gedematerialiseerd afschrift van alle op papier verleden notariële akten wordt neergelegd en opgenomen, in afkorting genoemd NABAN;
  2° "Beheerder van de Notariële Aktebank": de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat die krachtens artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt is belast met het beheer van de Notariële Aktebank;
  3° "NABAN-nummer": het uniek referentienummer, bedoeld in artikel 4 van dit besluit, dat wordt toegekend aan alle akten en afschriften van akten bij hun opname in de Notariële Aktebank;
  4° "Toegangsverificatie": de procedure waarmee de toegangsgerechtigden toegang krijgen tot de gegevens die opgenomen zijn in de Notariële Aktebank en waarvan de technische vereisten worden bepaald door dit besluit en door de beheerder van de Notariële Aktebank;
  5° "Identificatienummer": het identificatienummer toegekend in uitvoering van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen of bij gebreke hiervan het identificatienummer toegekend in uitvoering van artikel 4 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een kruispuntbank van de sociale zekerheid of, voor rechtspersonen, het ondernemingsnummer en, voor notarissen, het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt.
  6° "Gedematerialiseerd afschrift": het eensluidend verklaard afschrift van de minuut van de akte die werd verleden op papier zonder de aan de akte gehechte stukken, dat met een kopie van de aan de akte gehechte stukken in elektronische vorm wordt neergelegd in de Notariële Aktebank.
  7° "Verordening (EU) 2016/679": Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

Art. 2. In uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt wordt een Notariële Aktebank opgericht.
  De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de Notariële Aktebank, gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de beheerder van de Notariële Aktebank, die, krachtens artikel 119, § 1 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, als verwerkingsverantwoordelijke wordt beschouwd in de zin van de Verordening (EU) 2016/679.
  De beheerder van de Notariële Aktebank stelt een functionaris van gegevensbescherming aan, die zijn functie en zijn taken vervult, overeenkomstig artikelen 38 en 39 van de Verordening (EU) 2016/79 van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het beheer van de Notariële Aktebank.

Art. 3. Deze databank en de daarmee gepaard gaande invoering van het NABAN-nummer hebben tot doel het opnemen, het bewaren en het beheren van de authentieke akten teneinde de wettelijke opdrachten van de notarissen en het operationeel beheer van hun dossiers te vereenvoudigen en de raadpleging van een gedematerialiseerd afschrift van deze akten via elektronische weg toe te laten voor de personen en overheidsinstanties die deze met toepassing van de wet mogen raadplegen.
  Met het oog op de verwezenlijking van dit doel en de raadpleging van de databank zullen ook metagegevens bewaard worden zoals bepaald in hoofdstuk 4.
  Binnen de grenzen toegelaten door de Verordening (EU) 2016/679 is de beheerder van de Notariële Aktebank tevens gemachtigd om over te gaan tot de verwerking van de in de Notariële Aktebank bewaarde gedematerialiseerde afschriften en gegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden of teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren. Deze finaliteiten vormen opdrachten van algemeen belang.

Art. 4. De personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank moeten zich schriftelijk verbinden tot het naleven van het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens.

Art. 5. Bij de opname van hun gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank krijgen alle notariële akten een uniek referentienummer, dat NABAN-nummer wordt genoemd.
  De testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte, die enkel worden ingeschreven zonder dat een gedematerialiseerd afschrift wordt neergelegd, krijgen het in het eerste lid bedoelde nummer ten laatste bij hun inschrijving in het centraal register van testamenten bedoeld in de wet van 13 januari 1977 houdende goedkeuring van de overeenkomst inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten, opgemaakt te Bazel op 16 mei 1972 en tot invoering van een centraal huwelijksovereenkomstenregister.

Art. 6. Het NABAN-nummer wordt medegedeeld aan de notaris die is overgegaan tot de neerlegging van het gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank.
  De structuur van het NABAN-nummer wordt vastgelegd door de beheerder van de Notariële Aktebank en mag geen gegevens bevatten die kunnen worden gekoppeld aan een persoon.

Art. 7. De termijn voor het bewaren van de gedematerialiseerde afschriften van de notariële akten door de Notariële Aktebank, stemt overeen met de bewaringstermijn van de akten zelf, zoals bepaald in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt. Eens die termijn verlopen is, wordt de bewaring verzekerd door het Rijksarchief.

Art. 8. Met het oog op de opzoeking en de raadpleging van de gedematerialiseerde afschriften en in het kader van het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank worden de volgende metagegevens verzameld op het ogenblik van de neerlegging in de Notariële Aktebank, of, ingeval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, op het ogenblik van de inschrijving van de akte in de Notariële Aktebank:
  1° Voor elk van de natuurlijke personen die partij of bij naam genoemde onmiddellijk belanghebbende persoon zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte en voor de erflater indien het een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament betreft:
  - de naam en voorna(a)m(en);
  - het identificatienummer;
  2° Voor elk van de rechtspersonen die partij zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte:
  - de naam;
  - de wettelijke vorm;
  - het identificatienummer;
  3° De datum en het repertoriumnummer van de akte;
  4° De aard van de akte;
  5° Voor de instrumenterende notaris en elke notaris die in de uitoefening van zijn ambt in de akte is opgetreden:;
  - de naam en voorna(a)m(en);
  - de standplaats;
  - het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt;
  - het ondernemingsnummer en de referentie waaronder zijn kantoor op datum van de akte gekend is bij de beheerder van de Notariële Aktebank;
  - de hoedanigheid waarin de notaris is opgetreden als instrumenterende penhouder of tussenkomende notaris in brede zin.
  6° Voor de onroerende goederen die het voorwerp uitmaken van de akte:
  - de adresgegevens;
  - de NIS code van de kadastrale afdeling;
  - de kadastrale sectie;
  - het nummer van het kadastraal perceel.

Art. 9. De in dit hoofdstuk opgesomde gegevens worden bewaard gedurende de volledige bewaringsduur van het gedematerialiseerd afschrift van de akte waarop zij betrekking hebben.

Art. 10. Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, hebben de personen die, krachtens artikel 14, § 1 en § 3 van dit besluit gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de gedematerialiseerde afschriften van notariële akten, eveneens een beveiligde toegang tot de in artikel 9 opgesomde gegevens voor deze zelfde akten.
  De personen die belast zijn met het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank, hebben, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, een beveiligde toegang tot de in dit hoofdstuk opgesomde gegevens voor de uitvoering van hun professionele taken.

Art. 11. Elke verrichting die wordt uitgevoerd op het gedematerialiseerde afschrift van een akte wordt getraceerd. Deze sporen worden eveneens bewaard in de Notariële Aktebank gedurende een periode die gelijk is aan de bewaring van het gedematerialiseerd afschrift van de akte.

Art. 12. De beheerder van de Notariële Aktebank stelt de daar berustende gedematerialiseerde afschriften van akten, en de daarmee verbonden metagegevens aan de gemachtigde verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de door of krachtens de wet en dit besluit aan de toegang gestelde beperkingen.

Art. 13. § 1. De notarissen die houder of bewaarder zijn van de minuut van een akte en de notarissen die in hetzelfde kantoor hun ambt uitoefenen, hebben steeds toegang tot het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte en tot de aan de akte verbonden metagegevens.
  Deze toegang omvat het recht op consultatie en het recht om gegevens en stukken neer te leggen, aan te vullen of te verbeteren, binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.
  Binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten staat het recht tot consultatie ook open voor notarissen die hun ambt uitoefenen in het kantoor van de andere notarissen die naar aanleiding van de uitoefening van hun ambt in de akte zijn opgetreden. Het recht tot consultatie omvat zowel de rechtstreekse raadpleging van het gedematerialiseerd afschrift en de gegevens als het recht er een eenvoudige kopie van te bewaren.
  Wanneer een toegangsgerechtigde notaris tijdelijk verhinderd is zijn ambt uit te oefenen of wanneer zijn standplaats vacant is, wordt zijn toegang tot de Notariële Aktebank opgeheven en overgedragen aan de notaris-plaatsvervanger die werd aangeduid overeenkomstig artikel 64 of 111 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en dit voor de duur van diens mandaat.
  § 2. De in de vorige paragraaf bepaalde toegangen worden beveiligd en beheerd volgens de modaliteiten bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.
  § 3. De beheerder van de Notariële Aktebank bepaalt de wijze waarop en de duur waarvoor de notaris één of meer personeelsleden machtigt die in zijn naam toegang hebben tot de Notariële Aktebank voor een bepaalde duur.
  Deze toegang wordt geactiveerd door de beheerder van de Notariële Aktebank en wordt automatisch herroepen wanneer het personeelslid niet langer in dienst is.

Art. 14. § 1. De partijen bij een rechtshandeling in een authentieke akte en de bij naam in de akte genoemde onmiddellijk belanghebbende personen bij een rechtshandeling in een authentieke akte hebben het recht tot consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, hetzij rechtstreeks mits toegangsverificatie, hetzij via de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte.
  De andere personen die recht hebben op mededeling van de akte krachtens artikel 23 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, hebben op dezelfde manier het recht tot rechtstreekse consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, op voorwaarde dat hun hoedanigheid kan worden vastgesteld op geautomatiseerde wijze via een authentieke bron, onverminderd hun recht om zich te wenden tot de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte wanneer geen geautomatiseerde vaststelling mogelijk is van hun hoedanigheid.
  Het recht tot consultatie omvat zowel de rechtstreekse raadpleging van het gedematerialiseerd afschrift als het recht er een eenvoudige kopie van te bewaren.
  Vóór het overlijden van de erflater is de inschrijving van testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte niet zichtbaar en niet toegankelijk voor de personen die recht hebben op mededeling van de akte.
  § 2. De natuurlijke personen hebben een beveiligde toegang aan de hand van een elektronische identiteitskaart zoals bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.
  § 3. De rechtspersonen krijgen toegang via de individuele leden van hun bestuursorganen waarvan de hoedanigheid kan worden gecontroleerd aan de hand van een authentieke bron en die zich identificeren aan de hand van een elektronische identiteitskaart zoals bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authenticatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.
  De beheerder van de Notariële Aktebank kan ook een procedure uitwerken om één of meer gebruikers aan te duiden die in naam van de rechtspersoon toegang hebben tot de Notariële Aktebank, na controle van de toegangsrechten.
  Deze rechtspersonen zijn verantwoordelijk voor het beheer van de toegangsrechten die zij intern toekennen aan de gebruikers die zij aanduiden in het kader van de door hen uitgevoerde raadpleging. Zij dienen tevens de nodige veiligheids- en vertrouwelijkheidsmaatregelen te treffen.
  De toegang wordt geactiveerd door de beheerder van de Notariële Aktebank en geldt voor de duurtijd vastgelegd aan het einde van de toekenningsprocedure, waarna deze moet worden vernieuwd.

Art. 15. In het kader van de principes vervat in artikel 2 van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, kan het recht tot consultatie van het gedematerialiseerd afschrift van een akte en van alle of bepaalde gegevens die ermee verband houden worden opengesteld tot die overheidsinstanties die door of krachtens de wet het recht hebben om kennis te nemen van deze gegevens en/of om deze te verwerken.
  Er wordt een protocol afgesloten tussen de beheerder van de Notariële Aktebank en de overheidsinstantie om de maatregelen te preciseren die in dit kader genomen worden om de gegevens te beschermen.
  De beheerder van de Notariële Aktebank werkt in overleg met de betrokken overheidsinstantie een procedure uit om één of meer gebruikers, natuurlijke personen, aan te duiden die in naam van deze overheidsinstantie toegang hebben tot de Notariële Aktebank, na controle van hun toegangsrechten.
  De in het vorige lid bedoelde natuurlijke personen gaan over tot toegangsverificatie aan de hand van een elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.
  De overheidsinstanties die in het kader van hun opdracht gebruikmaken van hun toegang tot de Notariële Aktebank, zijn niet gehouden tot de betaling van een vergoeding.

Art. 16. De personen die belast zijn met het technisch beheer van de Notariële Aktebank en die handelen in het kader van hun functie hebben ten uitzonderlijke titel toegang tot de gedematerialiseerde afschriften van de akten en de daarmee verbonden gegevens, wanneer de vereisten van hun opdracht deze toegang onontbeerlijk maken.

Art. 17. Het gedematerialiseerd afschrift dat krachtens artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt moet worden neergelegd en opgenomen in de Notariële Aktebank, omvat:
  - een uitgifte in gedematerialiseerde vorm zoals bedoeld in artikel 25, derde lid van de voormelde wet, beperkt tot het eensluidend verklaard afschrift van de minuut van de akte, doch zonder de aan de akte gehechte stukken;
  - een kopie van de aan de akte gehechte stukken.

Art. 18. Het gedematerialiseerd afschrift wordt opgemaakt middels een door de beheerder van de Notariële Aktebank bepaald systeem van verwerking en gegevensuitwisseling dat beantwoordt aan algemeen aanvaarde en erkende technologieën en die de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring ervan waarborgen.

Art. 19. De ondertekening van het gedematerialiseerd afschrift gebeurt door de notaris met de elektronische identiteitskaart bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumentenof met een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12. van verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG.
  De ondertekening met de in het vorige lid bedoelde elektronische identiteitskaart of gekwalificeerde elektronische handtekening wordt in deze context gelijkgesteld met de manuele handtekening en de afdruk van het zegel van de notaris.

Art. 20. Overeenkomstig artikel 18ter, eerste lid, 4° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt maken kant- en voetmeldingen en andere bijvoegingen op of bij de authentieke akte integraal deel uit van deze akte en dienen zij eveneens te worden neergelegd en bewaard in de Notariële Aktebank.

Art. 21. Het gedematerialiseerd afschrift moet binnen de termijn bepaald in artikel 18 en 18bis van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, neergelegd worden door de notaris en opgenomen in de Notariële Aktebank.
  De notaris waakt erover dat bij de neerlegging, of in het geval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, bij de inschrijving, alle noodzakelijke gegevens die zijn opgelegd krachtens dit besluit worden verschaft.

Art. 22. § 1. Het gedematerialiseerd afschrift en haar bijlagen moeten worden bewaard op een wijze die voldoet aan de vereisten van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en van artikel 32 van de Verordening (EU) 2016/679, onder omstandigheden die de integriteit, de authenticiteit, de confidentialiteit, de leesbaarheid, de toegankelijkheid en de traceerbaarheid ervan verzekeren en dit gedurende de volledige levenscyclus van de informatie.
  § 2. Met het oog op de in de vorige paragraaf vermelde doeleinden, moet de beheerder van de Notariële Aktebank:
  1° minstens twee locaties voorzien waar de Notariële Aktebank zich fysiek bevindt en waarin alle gedematerialiseerde afschriften van akten die worden neergelegd in de Notariële Aktebank bewaard worden, zodat op elk moment het voortbestaan en de voortdurende bewaring en beschikbaarheid van de gedematerialiseerde afschriften kan gegarandeerd worden;
  2° alle noodzakelijke middelen aanwenden om elke wijziging van de bewaarde gegevens te verhinderen bij de bewaring, de consultatie of de overdracht, met uitzondering van de wijzigingen met betrekking tot hun drager of tot hun elektronisch formaat;
  3° alles in het werk stellen om de veiligheid van de aan de Notariële Aktebank overgemaakte gegevens te garanderen, en in het bijzonder verhinderen dat zij toegankelijk zijn voor derden die niet gerechtigd zijn;
  4° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de op de bewaarde gegevens uitgevoerde verrichtingen van vernietiging of wijziging te detecteren, zowel de normale als de bedrieglijke, en ervoor zorgen de auteurs van deze verrichtingen te identificeren, ze te dateren, de registratie van de informatie met betrekking tot deze verrichtingen te bewaren gedurende de volledige bewaringsduur van de gegevens, met name om aan de beheerder van de Notariële Aktebank toe te laten de verplichting bepaald in de bepaling onder 3° na te leven, om samen te werken met de bevoegde instanties in het kader van gerechtelijke of administratieve onderzoeken of met het oog op de opsporing van eventuele anomalieën.
  5° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de ongeoorloofde raadplegingen te detecteren en om te antwoorden op de verzoeken van de betrokken persoon door de identificatiegegevens van de persoon die de Notariële Aktebank heeft geraadpleegd, de identificatiegegevens van de persoon voor wie een raadpleging werd gedaan, het ogenblik van de raadpleging en de reden van de raadpleging te bewaren. De gegevens worden tot 10 jaar na de raadpleging bewaard. In geval van betwisting, wordt deze termijn geschorst tot alle beroepsmogelijkheden zijn uitgeput.
  6° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de bewaarde gegevens te beschermen tegen elke opzettelijke of onopzettelijke aantasting of beschadiging, vervalsing of diefstal;
  7° alle noodzakelijke middelen aanwenden om elke ongeoorloofde toegang tot de apparatuur, de communicatiesystemen en de dragers die de bewaarde gegevens bevatten, te verhinderen;
  8° procedures voorzien om te kunnen reageren op incidenten en hun gevolgen te kunnen beperken;
  9° een systeem voorzien om de door een gebruiker gevraagde bewaarde gegevens in een leesbare vorm te kunnen meedelen;
  10° alle nodige middelen aanwenden om op permanente wijze de gegevens te vernietigen die - om welke reden dan ook - niet meer bewaard mogen worden in de Notariële Aktebank en dit op zulke wijze dat deze gegevens noch geheel, noch gedeeltelijk kunnen worden wedersamengesteld;
  11° een procedure voorzien om de overdracht van de gedematerialiseerde afschriften en gegevens naar het Rijksarchief te regelen.
  12° ervoor zorgen voldoende financiële middelen ter beschikking te hebben en/of een toereikende aansprakelijkheidsverzekering afsluiten;
  13° een geactualiseerd beëindigingsplan hebben om de continuïteit van de dienst te verzekeren.

Art. 23. De elektronische gegevens en documenten van de Notariële Aktebank worden geacht bewaard te zijn via een elektronische archiveringsdienst die gelijkgesteld wordt met een erkende gekwalificeerde archiveringsdienst in de zin van artikel I. 18, 18° van het Wetboek economisch recht.

Art. 24. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 25. De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.