28 MAART 2019. - Besluit van de Waalse Regering tot vaststelling van het canvas van het jaarlijks verslag over de samenwerkingsverbanden ter uitvoering van artikel L1122-11, lid 7, van het Wetboek van de Plaatselijke Democratie en de Decentralisatie
HOOFDSTUK I. - Inhoud van het jaarlijks verslag over de samenwerkingsverbanden
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Boordtabel van de lopende en uitgevoerde samenwerkingsverbanden
Art. 2
HOOFDSTUK III. - Tabel van de jaarlijkse programmering van de overwogen samenwerkingsverbanden
Art. 3
HOOFDSTUK IV. - Samenwerkingsmatrix
Art. 4-6
HOOFDSTUK V. - Samenvattend rooster tot bepaling van een globaal bundelingsniveau
Art. 7
HOOFDSTUK VI. - Tabel van de overheidsopdrachten.
Art. 8
HOOFDSTUK VII. - Slotbepaling.
Art. 9
BIJLAGE.
Art. N
HOOFDSTUK I. - Inhoud van het jaarlijks verslag over de samenwerkingsverbanden
Artikel 1. Het jaarlijks verslag over de samenwerkingsverbanden bedoeld in artikel L1122-11, lid 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn bevat minstens volgende roosters en tabellen waarvoor het respectievelijke model in bijlage gaat:
1° een boordtabel van de lopende en uitgevoerde samenwerkingsverbanden;
2° een tabel met de jaarlijkse programmering van de overwogen samenwerkingsverbanden;
3° voor elk type ondersteunende dienstverlening, een samenwerkingsmatrix;
4° een samenvattend rooster waarin een globaal niveau van bundeling van de ondersteunende dienstverlening wordt bepaald;
5° een tabel van de overheidsopdrachten.
HOOFDSTUK II. - Boordtabel van de lopende en uitgevoerde samenwerkingsverbanden
Art.2. Voor elk duidelijk omschreven samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden wordt in de boordtabel van de lopende en uitgevoerde samenwerkingsverbanden, bedoeld in artikel 1, 1°, nader bepaald:
1° hoofddoel van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: tevredenheid van de burger, bestuurlijke performantie of middelen;
2° wijze van uitvoering van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: coöperatieve of delegatieve samenwerking;
3° sturende administratie van de samenwerking of groep van samenwerkingen: gemeentebestuur, OCMW-bestuur of beide;
4° administratieve verantwoordelijke van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: de gemeentelijke directeur-generaal, de directeur-generaal van het OCMW, de directeurs-generaal van gemeente en OCMW of de gemeenschappelijke adjunct-directeur-generaal;
5° de behaalde verwezenlijkingen van het samenwerkingsverband of van de groep van samenwerkingsverbanden die het bereiken van het einddoel zichtbaarheid verlenen;
6° het verwachte resultaat van het samenwerkingsverband of van de groep van samenwerkingsverbanden;
7° het behaalde resultaat van het samenwerkingsverband of van de groep van samenwerkingsverbanden dat de werkelijkheid van de tijdens een gegeven periode voortgebrachte prestatie zichtbaarheid verleent.
HOOFDSTUK III. - Tabel van de jaarlijkse programmering van de overwogen samenwerkingsverbanden
Art.3. Voor elk duidelijk omschreven samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden wordt in de tabel van jaarlijkse programmering, bedoeld in artikel 1, 2°, nader bepaald:
1° hoofddoel van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: tevredenheid van de burger, bestuurlijke performantie of middelen;
2° wijze van uitvoering van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: coöperatieve of delegatieve samenwerking;
3° sturende administratie van de samenwerking of groep van samenwerkingen: gemeentebestuur, OCMW-bestuur of beide;
4° administratieve verantwoordelijke van het samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden: de gemeentelijke directeur-generaal, de directeur-generaal van het OCMW, de directeurs-generaal van gemeente en OCMW of de gemeenschappelijke adjunct-directeur-generaal;
5° de menselijke inzet en de financiële en logistieke middelen, vrijgemaakt voor het samenwerkingsverband of de groep van samenwerkingsverbanden en de hoogte van de bijdrage van gemeente en OCMW;
6° het verwachte resultaat van het samenwerkingsverband of van de groep van samenwerkingsverbanden;
7° de termijn waarin het resultaat, bedoeld in 6°, verwacht wordt.
HOOFDSTUK IV. - Samenwerkingsmatrix
Art.4. Overeenkomstig artikel L1512-1/1, lid 4, van het Wetboek van de Plaatselijke Democratie en de Decentralisatie beschikken de gemeente en het OCMW hoofdzakelijk over vier types ondersteunende dienstverlening:
1° de dienst aankopen;
2° de dienst human resources;
3° de dienst onderhoudswerkzaamheden;
4° de dienst informatica.
Overeenkomstig artikel L1122-11, lid 7, 2°, van het Wetboek van de Plaatselijke Democratie en de Decentralisatie wordt elk type ondersteunende dienstverlening geanalyseerd via een samenwerkingsmatrix, bedoeld in artikel 1, 4°, waarmee voor elk register van gedragingen van de controle-omgeving, de graad van bundeling van de ondersteunende diensten van gemeente en OCMW nader wordt omschreven.
Art.5. De bundeling van de ondersteunende diensten, bedoeld in artikel 5, wordt onderverdeeld in volgende, hierna omschreven, niveaus:
1° niveau 0, "onbestaand": de ondersteunende diensten werken volledig onafhankelijk, zonder geformaliseerde verdeling van de werkmethodes en standaarden; er kunnen toevallige, spontane samenwerkingen zonder structuur of controle bestaan, evenwel zonder dat gemeente of OCMW deze wenst te bevorderen;
2° niveau 1, "initieel": de ondersteunende diensten werken afzonderlijk, maar er is wel sprake van informele uitwisselingen; er bestaat tevens een informele consensus tussen gemeente en OCMW wat gerichte samenwerkingen tussen hun ondersteunende diensten betreft, maar zonder dat werkmethodes of standaarden formeel gedeeld worden;
3° niveau 2, "operationeel": er is een aanvang van bundeling van de ondersteunende diensten; een wens tot bundeling van de ondersteunende diensten wordt door gemeente en OCMW officieel bekrachtigd, waarbij werkmethodes en standaarden gedeeld en formeel gemaakt worden, met inbegrip van processen en beheersinstrumenten, er is een mogelijkheid tot delegatie van taken tussen ondersteunende diensten, zelfs indien elke ondersteunende dienst zijn eigen besluitvorming behoudt;
4° niveau 3, "doelgericht": de ondersteunende diensten werken met dezelfde regels en maken gebruik van dezelfde werkmethodes en tools; de ondersteunende diensten maken de onderlinge delegaties van taken formeel;
5° niveau 4, "beheerst": de ondersteunende diensten worden in één enkele, via een convenant onderling beheerste structuur ondergebracht, waarbij de leiding over de ondersteunende dienstverlening ofwel geheel aan de gemeente of aan het OCMW wordt toevertrouwd, ofwel tussen gemeente en OCMW verdeeld wordt;
6° niveau 5, "geoptimaliseerd": binnen de in één enkele structuur samengebrachte ondersteunende diensten worden alle belangrijke elementen van het betrokken werkgebied - aankopen, human resources, onderhoudswerkzaamheden, informatica - geëvalueerd en geoptimaliseerd om het niveau van de meest doelgerichte en doeltreffende praktijken te bereiken.
Het niveau van bundeling dat voor elk register van gedragingen van de controle-omgeving bereikt wordt, wordt, onder hun verantwoordelijkheid, op grond van het vertrouwensbeginsel vrij vastgesteld door gemeente en OCMW.
Art6. De controle-omgeving, bedoeld in artikel 4, bestaat uit de aldus omschreven registers van gedragingen:
1° de werking: de gedragingen inzake, met name, structurering, werking en omschrijving van de processen en procedures in een ondersteunende dienst;
2° het management: de gedragingen inzake, met name, de besluitvorming, het proces van identificatie van de verantwoordelijkheden en hiërarchische organisatie in de ondersteunende dienst;
3° de competenties en de vorming van het personeel: de gedragingen inzake, met name, het beheer van de competenties in de ondersteunende dienst, met inbegrip van het neerschrijven van functieprofielen, de werving, de vorming en de evaluatie van de personeelsleden van de dienst;
4° de formalisering: de gedragingen inzake, met name, het strategisch beheer in de ondersteunende dienst, met inbegrip van het stellen van strategische en operationele doelen, het vaststellen van een actieplan, het vastleggen van indicatoren, de prioritering van de acties, de invoering van een opvolgingssysteem en het uitvoeren van evaluaties;
5° de middelen en de tools inzake budget en beheer: de gedragingen inzake, met name, het middelenbeheer en de budgetaire opvolging.
HOOFDSTUK V. - Samenvattend rooster tot bepaling van een globaal bundelingsniveau
Art7. Het bundelingsniveau dat voor elk register van de gedragingen, bedoeld in artikel 6, voor elk type ondersteunende dienst bedoeld in artikel 6, vastgesteld wordt, wordt in een tabel opgenomen met als benaming " Samenvattend rooster tot bepaling van een globaal bundelingsniveau", bedoeld in artikel 1, 4°.
De bundelingsniveaus die voor hetzelfde register van gedragingen in de ondersteunende diensten worden vastgesteld, worden tot een som samengevoegd die, op 20, het gemiddelde resultaat voor dat register van gedragingen uitdrukt.
De bundelingsniveaus die voor dezelfde ondersteunende dienst worden vastgesteld, worden tot een som samengevoegd die, op 25, het gemiddelde resultaat voor dat register van ondersteunende diensten uitdrukt.
HOOFDSTUK VI. - Tabel van de overheidsopdrachten.
Art.8. In de tabel van de overheidsopdrachten bedoeld in artikel 1, 5°, worden opgelijst:
1° de overheidsopdrachten of groepen van overheidsopdrachten, afzonderlijk toegewezen door de gemeente in de loop van het voorgaande jaar;
2° de overheidsopdrachten of groepen van overheidsopdrachten, afzonderlijk toegewezen door het OCMW in de loop van het voorgaande jaar;
3° de overheidsopdrachten of groepen van overheidsopdrachten, samen toegewezen door de gemeente en het OCMW in de loop van het voorgaande jaar;
4° de overheidsopdrachten of groepen van overheidsopdrachten, afzonderlijk toegewezen door de gemeente en het OCMW en die in de toekomst samengevoegde overheidsopdrachten kunnen vormen.
Voor elke overheidsopdracht of groep van overheidsopdrachten, als bedoeld in 1°, 2° en 3°, worden het type overheidsopdracht, de gunningswijze, het bedrag en de datum van toewijzing nader bepaald.
Voor elke overheidsopdracht of groep van overheidsopdrachten, als bedoeld in 4°, worden het type overheidsopdracht, de gunningswijze, het begroot bedrag en de datum van toewijzing nader bepaald.
HOOFDSTUK VII. - Slotbepaling.
Art.9. De Minister van de Plaatselijke Besturen is belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGE.
Art. N. TABELLEN EN ROOSTERS DIE OPGENOMEN DIENEN TE WORDEN IN HET JAARLIJKS VERSLAG OVER DE SAMENWERKINGSVERBANDEN
1. Boordtabel van de lopende en uitgevoerde samenwerkingsverbanden
| Samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden | Doelstelling (tevredenheid burger / bestuurlijke performatie / middelen) | Werkingswijze (coöperatief of delegatief) | Sturende administratie (gemeentebestuur/ bestuur OCMW/ beide) | Administratieve verantwoordelijke (DG gemeente, DG OCMW, DG gemeente + OCMW, of gemeenschappelijke adjunct-DG) | Verwezenlijking | Verwacht resultaat | Behaald resultaat |
| Samenwerkingsverband of groep van samenwerkingsverbanden | Doelstelling (tevredenheid burger / bestuurlijke performatie / middelen) | Werkingswijze (coöperatief of delegatief) | Sturende administratie (gemeentebestuur/ bestuur OCMW/ beide) | Administratieve verantwoordelijke (DG gemeente, DG OCMW, DG gemeente + OCMW, of gemeenschappelijke adjunct-DG) | Menselijke inzet en financiële en logistieke middelen die vrijgemaakt zijn + hoogte bijdrage van gemeente en OCMW | Verwacht resultaat | termijn |
| <td colspan="5" valign="top">Registers van gedragingen van de controle-omgeving | ||||||
| Werking. | Management | Competenties en vorming personeel | Formalisering | Middelen en budgetbeheer | ||
| Bundelingsniveaus | 5. Geoptimaliseerd | |||||
| 4. Beheerst | | |||||
| 3. Doelgericht | | |||||
| 2. Operationeel | | |||||
| 1. Initieel | | |||||
| 0. Onbestaand | ||||||
| Dienst aankopen | Dienst human resources | 3° de dienst onderhoudswerkzaamheden; | dienst informatica. | totaal | |
| Werking. | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Resultaat op 20] |
| Management | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Resultaat op 20] |
| Competenties en vorming personeel | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Resultaat op 20] |
| Formalisering | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Resultaat op 20] |
| Middelen en budgetbeheer | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Niveau tussen 0 en 5] | [Resultaat op 20] |
| totaal | [Resultaat op 25] | [Resultaat op 25] | [Resultaat op 25] | [Resultaat op 25] | [Resultaat op 100] |
| Overheidsopdracht of groep van overheidsopdrachten | Type (aanneming van werken, leveringen, diensten) | Gunningswijze | Bedrag | Datum van toewijzing |
| Overheidsopdracht of groep van overheidsopdrachten | Type (aanneming van werken, leveringen, diensten) | Gunningswijze | Begroot bedrag | Overwogen gunningsdatum |