2 AUGUSTUS 2019. - Besluit van de gedelegeerd bestuurder van het Vlaams agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid tot delegatie van sommige bevoegdheden aan de afdelingshoofden, teamhoofden en projectverantwoordelijken van het Vlaams agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid
HOOFDSTUK I. Algemene bepalingen
Art. 1-6
HOOFDSTUK II. Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 7
HOOFDSTUK III. Regeling bij vervanging
Art. 8
HOOFDSTUK IV. Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 9-12
HOOFDSTUK V. Delegatie aan alle afdelingshoofden
Afdeling I. Delegatie inzake interne organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art. 13-15
Afdeling II. Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art. 16
Afdeling III. Delegatie inzake het voeren van de begroting
Art. 17-19
Afdeling IV. Delegatie betreffende het gunnen en de uitvoering van overheidsopdrachten en het doen van andere uitgaven
Art. 20
HOOFDSTUK VI. Delegatie aan de specifieke afdelingshoofden
Art. 21-28
HOOFDSTUK VII. Slotbepalingen
Art. 29
HOOFDSTUK I. Algemene bepalingen
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° afdelingshoofd: het personeelslid, houder van een managementfunctie van het N-1 niveau, belast met de leiding over de afdeling "Algemene diensten", "Audit, beheer en toezicht" of "FONS."
2° teamhoofd: de persoon die binnen een afdeling de leiding heeft over een als dusdanig gedefinieerde eenheid in het organogram;
3° projectverantwoordelijke: de persoon die de leiding heeft over een geheel van activiteiten dat door het directieteam als project benoemd wordt.
Art.2. Dit besluit is van toepassing op het agentschap VUTG. De delegatieregeling geldt voor alle afdelingshoofden, teamhoofden en projectverantwoordelijken ten aanzien van de personeelsleden waar ze dagelijkse leiding aan geven.
Projectverantwoordelijken worden geacht overleg te plegen met de hiërarchische verantwoordelijken voor de personeelsleden die deelnemen aan het project maar die niet onder hun hiërarchische verantwoordelijkheid vallen.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen van de Raad van Bestuur en van het directieteam, alsook van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden, teamhoofden en projectverantwoordelijken gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de betrokken afdeling en van de kredieten en middelen die onder het beheer van betrokken afdeling ressorteren.
§ 3. Het is een goede praktijk binnen het VUTG om overleg te plegen en af te toetsen met de gedelegeerd bestuurder en de betrokken afdelingshoofden, teamhoofden en projectverantwoordelijken alvorens de delegatie te gebruiken.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten genomen worden in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikte of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.5. Ingeval het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het gunnen van een overheidsopdracht, gelden de bepalingen van artikel 20.
Art.6. (19/02/2019 - ...)
De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK II. Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.7. De afdelingshoofden kunnen een deel van de aan hen gedelegeerde bevoegdheden verder subdelegeren aan de teamhoofden, projectverantwoordelijken en de ambtenaren van het agentschap die onder hun hiërarchisch gezag staan tot op het meest functionele niveau.
Deze subdelegaties worden vastgelegd in een gedateerd en ondertekend besluit van het afdelingshoofd. Een afschrift wordt bezorgd aan de gedelegeerd bestuurder.
HOOFDSTUK III. Regeling bij vervanging
Art.8. § 1. Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de gedelegeerd bestuurder worden zijn bevoegdheden, voor zover ze niet expliciet gedelegeerd zijn in dit besluit, uitgeoefend door de afdelingshoofden. Het afdelingshoofd aangeduid door de gedelegeerd bestuurder, coördineert.
§ 2. De bij dit besluit verleende delegaties aan de afdelingshoofden die opgenomen zijn onder "Hoofdstuk V Delegatie aan alle afdelingshoofden" worden uitgeoefend door de gedelegeerd bestuurder zolang er geen afdelingshoofd is aangesteld of bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd.
§ 3. De bij dit besluit verleende delegaties aan de afdelingshoofden die opgenomen zijn onder "Hoofdstuk VI Delegatie aan de specifieke afdelingshoofden" worden uitgeoefend door de hiervoor aangeduide adviseurs en directeurs met minstens graad A2 of de door de gedelegeerd bestuurder aangeduide persoon zolang er geen afdelingshoofd is aangesteld of bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd.
§ 4. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn naam, functie en handtekening al naar gelang het geval, de formule "voor de gedelegeerd bestuurder, afwezig" of "voor het afdelingshoofd, afwezig".
HOOFDSTUK IV. Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.9. § 1. De afdelingshoofden, de teamhoofden, de projectverantwoordelijken alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. De gedelegeerd bestuurder kan het gebruik van de verleende delegaties nader regelen door een eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van dienstorder of nota.
§ 3. De afdelingshoofden zijn ten aanzien van de gedelegeerd bestuurder verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.10. De afdelingshoofden organiseren het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.11. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt op vraag van de gedelegeerd bestuurder verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de afdelingshoofden wordt voorgelegd aan de gedelegeerd bestuurder.
Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen, met inbegrip van informatie over de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door de afdelingshoofden werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
De gedelegeerd bestuurder kan bij eenvoudige beslissing nadere instructies geven betreffende de informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport moet worden verstrekt en een verplicht te volgen schema voor de rapportering vastleggen.
De gedelegeerd bestuurder kan, buiten de verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan de afdelingshoofden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.12. § 1. De gedelegeerd bestuurder heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
§ 2. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de gedelegeerd bestuurder.
HOOFDSTUK V. Delegatie aan alle afdelingshoofden
Afdeling I. Delegatie inzake interne organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art.13. De afdelingshoofden hebben delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van hun afdeling.
Art.14. Inzake personeelsmanagement hebben de afdelingshoofden delegatie om de beslissingen te nemen in verband met:
1° de aanwerving en de ontslagregeling van contractuele personeelsleden, na kennisgeving aan de gedelegeerd bestuurder;
2° het contractbeheer;
3° het ondertekenen van de benoemingsbesluiten A1, B1, C1 en D1 en de bevorderingsbesluiten;
4° het ontslag geven aan en het aanvaarden van het vrijwillig ontslag van ambtenaren, na kennisgeving aan de gedelegeerd bestuurder;
5° het nemen van de besluiten over de vaststelling van het salaris beperkt tot 3 jaar privé-anciënniteit en de toekenning van vergoedingen en toelagen, die het Vlaams Personeelstatuut vaststelt;
6° het vaststellen en wijzigen van de standplaats;
7° het toestaan van cumul;
8° het aanvragen van een geneeskundig onderzoek;
9° het ondertekenen van het besluit tot toelating tot de proeftijd en tot de aanstelling van de begeleider van de ambtenaar op proef;
10° het toewijzen van de functie aan de personeelsleden van de eigen afdeling;
11° het afnemen van de eed van de ambtenaren op proef;
12° het organiseren van het onthaal van het personeel binnen zijn afdeling en het vastleggen van de inhoud en de nadere bepalingen ervan;
13° het goedkeuren en het vaststellen van het vormingsprogramma voor de ambtenaren op proef;
14° het toestaan van de verloven en de dienstvrijstellingen zoals voorzien in de reglementaire bepalingen zoals het Vlaams Ambtenarenstatuut, de Wet op de Arbeidsovereenkomsten, het arbeidsreglement en het Agentschapspecifiek besluit;
15° het goedkeuren van de staten van verschuldigde sommen betreffende reis- en verblijfkosten en betreffende de presentiegelden voor commissies, advies-, overleg,- of beroepsorganen die onder hun afdeling vallen;
16° het desgevallend goedkeuren van de regularisatieformulieren inzake de standaard werktijdregeling;
17° het nemen van een beslissing met betrekking tot het vervoermiddel dat functioneel en financieel het meest verantwoord is voor dienstreizen;
18° het desgevallend goedkeuren van onkosten;
19° het ondertekenen van de interne potentieelinschatting van de personeelsleden van de eigen afdeling.
Art.15. Inzake facilitair management hebben de afdelingshoofden delegatie om binnen de perken van het ondernemingsplan en de afgesproken SLA's voor het agentschap aanvragen over de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen inhoudelijk goed te keuren en beslissingen te nemen met betrekking tot de werking van de eigen afdeling;
Elk afdelingshoofd heeft delegatie om de aanvragen inzake informatietechnologie voor hun afdeling inhoudelijk goed te keuren.
Afdeling II. Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art.16. § 1. De afdelingshoofden hebben delegatie voor de ondertekening van de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun afdeling met uitzondering van:
a) brieven en nota's gericht aan een minister of de controle-actoren;
b) brieven, nota's en andere documenten waarin algemene en principiële standpunten worden ingenomen die het niveau van individuele dossiers overschrijdt, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
c) briefwisseling en nota's van beleidsmatige aard, tenzij deze een louter informatief karakter hebben;
d) de antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
e) de bedank- en felicitatiebrieven aan de personeelsleden namens het agentschap.
§ 2. De afdelingshoofden hebben delegatie om:
a) uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken van hun afdeling eensluidend te verklaren en uit te reiken;
b) nota's te ondertekenen die verband houden met hun afdeling en die bestemd zijn voor de bevoegde inspecteur van financiën mits voorafgaand schriftelijk akkoord van de financieel adviseur.
Afdeling III. Delegatie inzake het voeren van de begroting
Art.17. De afdelingshoofden hebben delegatie om in het kader van de uitvoering van de begroting en met betrekking tot de hen gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, binnen de perken van de kredieten en middelen die onder het beheer van hun afdeling vallen, beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vastleggen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Art.18. De afdelingshoofden hebben met betrekking tot de niet aan de afdelingshoofden gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de Minister, de gedelegeerd bestuurder of de Raad van Bestuur berust en binnen de perken van de kredieten en middelen die onder het beheer van hun afdeling ressorteren, delegatie om de administratieve beslissingen te nemen en handelingen te stellen tot 25.000 euro, die in het kader van de ontvangsten en uitgavencyclus noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van de Vlaamse Regering, de minister, de gedelegeerd bestuurder of de Raad van Bestuur.
Art.19. De delegatie aan de afdelingshoofden verleend bij de artikelen 17 en 18, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus en onverminderd het systeem van interne controle en de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Afdeling IV. Delegatie betreffende het gunnen en de uitvoering van overheidsopdrachten en het doen van andere uitgaven
Art.20. § 1. De afdelingshoofden zijn, mits naleving van de interne procedures en afspraken, gemachtigd om in het kader van de werking van hun afdeling en binnen de grenzen van de kredieten waarvoor de afdeling bevoegd is, overheidsopdrachten te plaatsen;
§ 2. De voormelde machtiging tot gunning geldt binnen de perken van een overheidsopdracht waarvan het goed te keuren bedrag gelijk aan of lager is dan 25.000 euro;
§ 3. De afdelingshoofden hebben delegatie om beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % boven het initiële gunningsbedrag;
§ 4. De afdelingshoofden staan bovendien in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen of diensten die ter uitvoering van de taken van hun afdeling werden geplaatst door de Vlaamse Regering, de bevoegde Vlaamse minister of de gedelegeerd bestuurder. Onder eenvoudige uitvoering wordt verstaan, het treffen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken en die binnen de perken van de opdracht blijven, met uitzondering van de maatregelen en beslissingen die een machtiging van de aanbestedende overheid vereisen;
§ 5. Binnen het voorwerp en de bepalingen van een raamovereenkomst en tot een bedrag van 25.000 euro per bestelling, zijn de afdelingshoofden bevoegd om bestellingen te doen;
§ 6. Mits naleving van de interne procedures en afspraken en in overeenstemming met de geldende regelgeving overheidsopdrachten zijn de afdelingshoofden bevoegd om facturen goed te keuren voor zover ze de bestelling niet overschrijden.
HOOFDSTUK VI. Delegatie aan de specifieke afdelingshoofden
Art.21. Het afdelingshoofd Audit, kwaliteit en monitoring is gemachtigd om:
1° Binnen de grenzen van het door het Auditcomité uitgewerkt Auditprogramma alle beslissingen te nemen nodig voor het organiseren van de audit bij de 4 private betaalactoren en Fons;
2° Alle beslissingen te nemen voor het organiseren van de handhaving ten aanzien van de gezinnen, inclusief voorstellen te doen voor het opleggen van administratieve boetes, en ten aanzien van de betaalactoren
3° Alle beslissingen te nemen voor de organisatie van de klachten- en bemiddelingsdienst.
Art.22. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de dienst "Juridische functie" ressorteert, is gemachtigd om:
1° Alle beslissingen te nemen nodig om de regelgeving over de toekenning van toelagen in het kader van het gezinsbeleid te optimaliseren en concretiseren;
2° Advocaten aan te stellen en het bedrag van erelonen en vergoedbare kosten van advocaten en gerechtsdeskundigen goed te keuren;
3° Alle noodzakelijke proceshandelingen te verrichten;
4° De uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen en arresten goed te keuren;
5° Verzekeringspolissen af te sluiten.
Art.23. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de dienst "marketing, communicatie en relaties" ressorteert, is gemachtigd om alle beslissingen te nemen om een geïntegreerd communicatiebeleid te voeren om de gezinnen zo goed mogelijk te informeren over het Groeipakket en over de uitoefening van hun rechten.
Art.24. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de dienst financiën en boekhouding ressorteert, is gemachtigd om alle beslissingen te nemen ter uitvoering van de in voorkomend geval door een afdelingshoofd behoorlijk gecontroleerde en goedgekeurde uitgaven en alle briefwisseling te voeren die noodzakelijk is voor het financieel beheer van het agentschap, inclusief het doorgeven van ramingen en het opvragen van voorschotten, met uitsluiting evenwel van de jaarrekening en de briefwisseling met de controle-actoren.
Art.25. § 1. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de dienst "beheer en support IT en processen" (verder ICT genoemd) ressorteert, is gemachtigd om alle beslissingen te nemen ter voorbereiding en uitvoering van genomen beleidsbeslissingen, binnen de perken van het ondernemingsplan en de afgesproken SLA's, alsmede om beslissingen te nemen die noodzakelijk zijn voor het normale dagelijkse functioneren, rekening houdend met de bevoegdheden van de andere afdelingshoofden;
§ 2. Het afdelingshoofd ICT is eveneens gemachtigd om de nodige beslissingen te nemen met betrekking tot de uitvoering van het online gebruikersbeheertoepassing voor de Vlaamse overheid.
Art.26. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de dienst "Strategisch HR en organisatieontwikkeling" ressorteert, is gemachtigd om:
1° Alle beslissingen van het strategisch HRM uit te voeren, met uitzondering van de erkenning als arbeidsongeval;
2° Alle beslissingen te nemen over de noodzakelijke uitgaven en aangiftes die inherent zijn aan het personeelsbeheer;
3° Alle beslissingen te nemen inzake rekrutering en selectie.
Art.27. Het afdelingshoofd Algemene Diensten waaronder de diensten "Staffuncties", "Administratieve ondersteuning" en "Kwaliteit en Monitoring" ressorteren, is gemachtigd om op strategisch niveau medewerking te verlenen voor de opmaak en de supervisie van het ondernemingsplan en de diverse actieplannen en in te staan voor de managementondersteuning, interne controle en kwaliteitsbewaking van het Agentschap.
Art.28. Het afdelingshoofd van de publieke uitbetalingsactor FONS. is gemachtigd om:
1° Alle beslissingen te nemen nodig om proactief het recht op toelagen te onderzoeken op basis van de gegevens die beschikbaar zijn via de elektronische gegevensstromen met het oog op de automatische rechtentoekenning en uitbetaling van toelagen in het kader van het gezinsbeleid;
2° De beslissing te nemen om de betalingen te verrichten voor de gereglementeerde toelagen in het kader van het gezinsbeleid;
3° Alle beslissingen te nemen tot terugvordering of af te zien van de terugvordering van ten onrechte uitbetaalde toelagen in het kader van het gezinsbeleid en om een voorstel te doen om Vlabel te belasten met de invordering van de ten onrechte uitbetaalde bedragen
4° Alle handelingen te stellen die nodig zijn voor de vertegenwoordiging van de publieke uitbetalingsactor bij de geschillencommissie en voor de correcte behandeling van het geschil.
HOOFDSTUK VII. Slotbepalingen
Art. 29. Dit besluit treedt in werking op 19/02/2019.
Een afschrift van het besluit wordt aan de Raad van Bestuur bezorgd.