13 MEI 2019. - Besluit van de administrateur-generaal van het agentschap Opgroeien regie tot delegatie van sommige bevoegdheden aan de algemeen directeur en de afdelingshoofden van het agentschap Opgroeien regie
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-6
HOOFDSTUK 2. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 7
HOOFDSTUK 3. - Regeling bij vervanging
Art. 8
HOOFDSTUK 4. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 9-12
HOOFDSTUK 5. - Delegaties van algemene aard
Afdeling 1. - Delegatie inzake interne organisatie
Art. 13
Afdeling 2. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art. 14
Afdeling 3. - Delegatie inzake het voeren van de begroting
Art. 15-17
HOOFDSTUK 6. - Specifieke delegaties
Afdeling 1. - Delegaties betreffende voorzieningen-, risico- en crisismanagement
Art. 18
Afdeling 2. - Delegaties betreffende juridische aangelegenheden
Art. 19
Afdeling 3. - Delegaties betreffende het Vlaams Centrum voor Adoptie
Art. 20
Afdeling 4. - Delegaties betreffende het financieel management, IT en facility en coördinatie beleids- en beheerscyclus
Onderafdeling 1. - Delegaties betreffende het financieel management
Art. 21
Onderafdeling 2. - Delegaties betreffende IT
Art. 22
Onderafdeling 3. - Delegaties betreffende het facilitair management
Art. 23
Onderafdeling 4. - Delegaties betreffende de beleids- en beheerscyclus
Art. 24
Afdeling 5. - Delegaties betreffende marketing- en communicatiemanagement en HR-management
Art. 25
Afdeling 6. - Delegaties betreffende het Groeipakket.
Art. 26
Afdeling 7. - Delegaties betreffende het strategisch en kwaliteitsmanagement
Art. 27
HOOFDSTUK 7. - Slotbepalingen
Art. 28-29
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het agentschap Opgroeien regie. De delegatieregeling geldt voor de algemeen directeur en de afdelingshoofden van dit agentschap.
Art.2. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° de administrateur-generaal: het personeelslid dat belast is met de leiding van het agentschap Opgroeien regie;
2° de algemeen directeur en de afdelingshoofden: de personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening en processen betreffende een van de hierna vermelde thema's, zijnde:
a) het personeelslid, verantwoordelijk voor het Vlaams Centrum voor Adoptie;
b) de personeelsleden, verantwoordelijk voor het thema strategie en kwaliteitsmanagement;
c) het personeelslid of de personeelsleden, verantwoordelijk voor het thema juridische aangelegenheden;
d) de personeelsleden, verantwoordelijk voor het thema voorzieningen-, risico- en crisismanagement;
e) de personeelsleden, verantwoordelijk voor het thema financieel management, IT, Facility en coördinatie beleids-en beheersyclus;
f) de personeelsleden, verantwoordelijk voor het thema marketing en communicatiemanagement en HR-management;
g) het personeelslid, verantwoordelijk voor het thema Groeipakket;
3° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de bijstand aan personen.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, en van het desbetreffende ondernemingsplan.
§ 2. De bij dit besluit aan de algemeen directeur en de afdelingshoofden gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden waarvoor zij bevoegdheid gekregen hebben en binnen de voorziene kredieten en middelen.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten genomen worden in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikte of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.5. Als het gebruik van de bij dit besluit verleende delegaties gepaard gaat met het plaatsen van een overheidsopdracht, wordt de overheidsopdracht gevoerd door de afdelingshoofden, bevoegd voor het financieel management.
Art.6. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.7. De algemeen directeur en de afdelingshoofden kunnen een deel van de aan hen gedelegeerde bevoegdheden verder subdelegeren tot op het meest functionele niveau. Deze subdelegatie kan betrekking hebben op delegatie van beslissingsbevoegdheden of delegatie van handtekening.
Deze subdelegaties worden vastgelegd in een gedateerd en ondertekend besluit van het afdelingshoofd. Een afschrift wordt bezorgd aan de administrateur-generaal. De administrateur generaal bezorgt een afschrift aan de minister.
HOOFDSTUK 3. - Regeling bij vervanging
Art.8. § 1. Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de administrateur-generaal worden zijn bevoegdheden, voor zover ze niet expliciet gedelegeerd zijn in dit besluit, uitgeoefend door de algemeen directeur.
Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de algemeen directeur worden de bevoegdheden, vermeld in het eerste lid, uitgeoefend door het afdelingshoofd dat door de administrateur-generaal als zijn vervanger wordt aangeduid.
§ 2. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie van afdelingshoofd belast is of het afdelingshoofd vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering.
§ 3. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn naam, functie en handtekening al naar gelang het geval, de formule "voor de administrateur-generaal, afwezig" of "voor het afdelingshoofd, afwezig".
HOOFDSTUK 4. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.9. § 1. De algemeen directeur en de afdelingshoofden evenals de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. De administrateur-generaal kan het gebruik van de verleende delegaties nader regelen door een eenvoudige beslissing, die wordt verspreid onder de vorm van een dienstorder of nota.
§ 3. De algemeen directeur en de afdelingshoofden zijn ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.10. De algemeen directeur en de afdelingshoofden organiseren het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.11. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt, op vraag van de administrateur-generaal, verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de algemeen directeur en de afdelingshoofden wordt voorgelegd aan de administrateur-generaal.
Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen, met inbegrip van informatie over de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door de algemeen directeur en de afdelingshoofden werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
De administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, nadere instructies geven betreffende de informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport moet worden verstrekt en een verplicht te volgen schema voor de rapportering vastleggen.
De administrateur-generaal kan, buiten de verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan de algemeen directeur en de afdelingshoofden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.12. § 1. De administrateur-generaal heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
§ 2. In voorkomend geval worden de beslissingen over de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
HOOFDSTUK 5. - Delegaties van algemene aard
Afdeling 1. - Delegatie inzake interne organisatie
Art.13. De algemeen directeur en de afdelingshoofden hebben delegatie om de beslissingen te nemen met het oog op het realiseren van de beleids- en organisatiedoelstellingen en met het oog op het goed functioneren en het management van de aan hen toegewezen processen en projecten.
Afdeling 2. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art.14. § 1. De algemeen directeur en de afdelingshoofden hebben delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling die verband houdt met de opdrachten betreffende de thema's waarvoor ze verantwoordelijkheid hebben gekregen, met uitzondering van:
1° brieven en nota's gericht aan een minister, het Rekenhof of het agentschap Audit Vlaanderen;
2° brieven, nota's en andere documenten waarin algemene en principiële standpunten worden ingenomen die het niveau van individuele dossiers overschrijden, tenzij deze een louter informatief karakter hebben;
3° briefwisseling en nota's van beleidsmatige aard, tenzij deze een louter informatief karakter hebben;
4° de antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers.
§ 2. De algemeen directeur en de afdelingshoofden hebben delegatie om:
1° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken, verbonden aan de thema's waarvoor ze verantwoordelijkheid hebben gekregen, eensluidend te verklaren en uit te reiken;
2° nota's te ondertekenen die verband houden met de opdrachten betreffende de thema's waarvoor ze verantwoordelijkheid hebben gekregen en die bestemd zijn voor de bevoegde inspecteur van financiën, mits voorafgaand schriftelijk akkoord van de financieel adviseur;
3° het in ontvangst nemen van gewone en aangetekende zendingen, met uitzondering van dagvaardingen.
Afdeling 3. - Delegatie inzake het voeren van de begroting
Art.15. De algemeen directeur en de afdelingshoofden hebben delegatie om in het kader van de uitvoering van de begroting en met betrekking tot de hen gedelegeerde beslissingsbevoegdheden, binnen de perken van de kredieten en middelen die verbonden zijn aan de aan hen toegewezen thema's, beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, met inbegrip van de vastleggings- en ordonnanceringsdocumenten, het vastleggen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Art.16. De algemeen directeur en de afdelingshoofden hebben, wat betreft de niet aan hen gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan berust en binnen de perken van de kredieten en middelen die onder het beheer van de hen toegewezen thema's ressorteren, delegatie om de administratieve beslissingen te nemen en handelingen te stellen, die in het kader van de ontvangsten en uitgavencyclus noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan.
Art.17. De delegatie aan de algemeen directeur en de afdelingshoofden verleend bij de artikelen 15 en 16 geldt, onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus en onverminderd het systeem van interne controle en de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 6. - Specifieke delegaties
Afdeling 1. - Delegaties betreffende voorzieningen-, risico- en crisismanagement
Art.18. § 1. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor voorzieningen-, risico- en crisismanagement, zijn gemachtigd, wat betreft een erkende, vergunde of gesubsidieerde voorziening of voorzieningen met een attest van toezicht, tot:
1° het nemen van beslissingen met betrekking tot de ontvankelijkheid van de aanvragen met betrekking tot een subsidiebelofte, subsidie, attest van toezicht, erkenning of vergunning;
2° het nemen van beslissingen in uitvoering van een toegekende subsidiebelofte, subsidie, attest van toezicht, erkenning of vergunning met inbegrip van de verlenging van een reeds toegekende subsidiebelofte, subsidie, attest van toezicht, erkenning of vergunning. De verlengingsbeslissing is niet verder delegeerbaar;
3° het nemen van beslissingen met betrekking tot het toezicht op en de handhaving van de voorwaarden tot subsidie, erkenning, attest van toezicht en vergunning met uitzondering van de schorsing en opheffing van een erkenning of vergunning, het opleggen van een bestuurlijke geldboete en de schorsing of stopzetting van een subsidie;
4° wat betreft VIPA, het geven van functioneel advies ter voorbereiding van een subsidiebelofte;
5° wat betreft de goedgekeurde projecten, experimenten en partnerschappen, uitvoerende beslissingen te nemen over de ter zake aangegane overeenkomst of genomen beleidsbeslissing.
§ 2. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor voorzieningen-, risico- en crisismanagement, zijn gemachtigd tot het nemen van beslissingen over de invordering van schuldvorderingen van gesubsidieerde voorzieningen.
Zij zijn gemachtigd om in dit kader aangiftes te doen van schuldvorderingen in het kader van faillissementen en collectieve schulden.
Afdeling 2. - Delegaties betreffende juridische aangelegenheden
Art.19. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor juridische aangelegenheden, zijn gemachtigd tot:
1° het aanstellen van advocaten en het goedkeuren en betalen van het bedrag van erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten;
2° het verrichten van alle nodige proceshandelingen voor de rechtsgedingen, als eiser, verweerder of tussenkomende partij, voor de hoven en rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Rekenhof, met uitzondering van de rechtsgedingen voor het Grondwettelijk hof;
3° het goedkeuren en betalen van de uitgaven die verbonden zijn aan de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageovereenkomsten;
4° het voeren van briefwisseling in verband met de verzekeringscontracten en schadedossiers.
Afdeling 3. - Delegaties betreffende het Vlaams Centrum voor Adoptie
Art.20. Het afdelingshoofd, verantwoordelijk voor het Vlaams Centrum voor Adoptie, is gemachtigd tot het nemen van beslissingen ter uitvoering van de taken vermeld in artikel 20, § 2, van het decreet van 20 januari 2012 houdende de regeling van de interlandelijke adoptie van kinderen, rekening houdend met de nadere regelingen voor de werking van het Vlaams Centrum van Adoptie zoals bepaald door de Vlaamse Regering.
Afdeling 4. - Delegaties betreffende het financieel management, IT en facility en coördinatie beleids- en beheerscyclus
Onderafdeling 1. - Delegaties betreffende het financieel management
Art.21. § 1. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor financieel management, zijn gemachtigd tot het nemen van beslissingen ter uitvoering van de, in voorkomend geval, door een afdelingshoofd behoorlijk gecontroleerde en goedgekeurde uitgaven.
Zij zijn tevens bevoegd alle briefwisseling te voeren die noodzakelijk is voor het financieel beheer van het agentschap, met uitsluiting evenwel van de jaarrekening, de zesmaandelijkse afsluiting en de briefwisseling met het Rekenhof.
§ 2. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor financieel management, zijn, gemachtigd, binnen de grenzen van de voorziene kredieten, overheidsopdrachten te plaatsen.
De voormelde machtiging tot plaatsing geldt binnen de perken van een overheidsopdracht, waarvan het geraamde bedrag gelijk aan of lager is dan 30.000 euro.
§ 3. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor het financieel management, hebben delegatie om beslissingen te nemen wat betreft de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag, geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
§ 4. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor het financieel management, staan bovendien in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen of diensten die ter uitvoering van de taken van hun afdeling werden geplaatst door de Vlaamse Regering, de bevoegde Vlaamse minister of de administrateur-generaal.
In het eerste lid wordt onder eenvoudige uitvoering wordt verstaan: het treffen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken en die binnen de perken van de opdracht blijven, met uitzondering van de maatregelen en beslissingen die een machtiging van de aanbestedende overheid vereisen.
§ 5. Binnen het voorwerp en de bepalingen van een raamovereenkomst en tot een bedrag van 30.000 euro per bestelling, zijn de afdelingshoofden, verantwoordelijk voor het financieel management, bevoegd om bestellingen te doen.
Onderafdeling 2. - Delegaties betreffende IT
Art.22. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor IT, zijn gemachtigd tot:
1° het nemen van beslissingen over de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen;
2° de ondertekening van de licentie- en onderhoudsovereenkomsten voor software;
3° het nemen van beslissingen wat betreft de uitvoering van het online gebruikersbeheertoepassing voor de Vlaamse overheid.
Onderafdeling 3. - Delegaties betreffende het facilitair management
Art.23. De afdelingshoofden verantwoordelijk voor facilitair management zijn gemachtigd tot:
1° het nemen van beslissingen wat betreft het beheer, de exploitatie en het onderhoud van onroerende goederen en infrastructuur;
2° het sluiten van contracten wat betreft de aansluiting van telefoon, water en energievoorziening;
3° het sluiten van contracten wat betreft de veiligheids- en beveiligingsinstallaties;
4° de ondertekening van de leasingcontacten voor dienstvoertuigen en briefwisseling inzake het beheer en de aangifte van schadegevallen.
Onderafdeling 4. - Delegaties betreffende de beleids- en beheerscyclus
Art.24. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor de beleids- en beheerscyclus, zijn gemachtigd tot het nemen van beslissingen ter voorbereiding, uitvoering en opvolging van genomen beleidsbeslissingen.
Afdeling 5. - Delegaties betreffende marketing- en communicatiemanagement en HR-management
Art.25. De algemeen directeur en het afdelingshoofd, verantwoordelijk voor het HR-management, zijn gemachtigd tot het nemen van beslissingen betreffende personeelsaangelegenheden, met uitzondering van de aangelegenheden waarvoor een wettelijk verbod op subdelegatie bestaat op grond van het Vlaams personeelsstatuut.
Afdeling 6. - Delegaties betreffende het Groeipakket.
Art.26. Het afdelingshoofd, verantwoordelijk voor het Groeipakket, is gemachtigd tot:
1° het nemen van beslissingen voor de aanvragen tot afwijking, in uitvoering van de kinderbijslagreglementering;
2° het aanstellen van advocaten, het betalen van de erelonen van advocaten en van de uitgaven verbonden aan de uitvoering van vonnissen en arresten en het verrichten van alle nodige proceshandelingen wat betreft de betwistingen in rechte, vermeld in artikel 115 van het decreet van 27 april 2018;
3° het toekennen van voorschotten en andere beslissingen wat betreft het beheer en de toekenning van de beleidskredieten aan de private uitbetalingsactoren, voor de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid;
4° het nemen van voorbereidende beslissingen met het oog op de ontwikkeling, de uitbouw en het beheer van het gegevensnetwerk in het kader van de toelagen in het gezinsbeleid, dat de uitwisseling van alle noodzakelijke gegevens met Vlaamse en federale authentieke gegevensbronnen en de uitbetalingsactoren mogelijk maakt;
5° het nemen van beslissingen met het oog op de terugvordering van de onverschuldigd betaalde toelagen in het kader van het gezinsbeleid, overeenkomstig artikel 103 van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid en met het oog op de samenwerking met de Vlaamse Belastingdienst;
6° het nemen van beslissingen wat betreft het toezicht op en de handhaving van de voorwaarden tot vergunning van de uitbetalingsactoren, met uitzondering van het opleggen van een bestuurlijke maatregel of een bestuurlijke geldboete en met uitzondering van de vermindering of stopzetting van de subsidies toegekend voor de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, overeenkomstig de bepalingen van het voormelde decreet van 7 juli 2017.
In het eerste lid, 1°, wordt verstaan onder kinderbijslagreglementering: de kinderbijslagreglementering, vermeld in artikel 3, § 1, 26°, van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid.
Afdeling 7. - Delegaties betreffende het strategisch en kwaliteitsmanagement
Art.27. De afdelingshoofden, verantwoordelijk voor het strategisch en kwaliteitsmanagement, zijn bevoegd tot het nemen van beslissingen wat betreft het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met de lokale en provinciale partners.
HOOFDSTUK 7. - Slotbepalingen
Art.28. Het besluit van de administrateur-generaal van Kind en Gezin van 17 juli 2014 tot delegatie van sommige bevoegdheden aan de algemeen directeur en de afdelingshoofden van Kind en Gezin, gewijzigd bij het besluit van de administrateur-generaal van 25 januari 2019, wordt opgeheven.
Art. 29. Dit besluit treedt in werking op 15 mei 2019.