19 DECEMBER 2018. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de persoonsgegevens die voorkomen op de elektronische lijst van de kandidaat-notarissen, notarissen-titularis, geassocieerde notarissen en plaatsvervangers bedoeld in artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, en tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de artikelen 189, v) tot vii), 195 en 196 van de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie
HOOFDSTUK I. - Definities
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Gegevens die in de lijst voorkomen
Afdeling 1. - Identificatiegegevens van de natuurlijke persoon
Art. 2-4
Afdeling 2. - Gegevens over de beroepshoedanigheid van de natuurlijke persoon
Art. 5-7
Afdeling 3. - Gegevens over het notariskantoor en contactgegevens
Art. 8-9
Afdeling 4. - Gegevens voorafgaand aan de totstandkoming van de lijst
Art. 10
HOOFDSTUK III. - Maatregelen ter bescherming van de gegevens
Art. 11-12
HOOFDSTUK IV. - Toegang tot de gegevens
Art. 13-14
HOOFDSTUK V. - Inwerkingtreding en uitvoeringsbepaling
Art. 15-16
HOOFDSTUK I. - Definities
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder :
1° de wet: de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, zoals laatstelijk gewijzigd op 25 december 2017;
2° de Nationale Kamer: de Nationale Kamer van notarissen bedoeld in artikel 90 en volgende van de wet;
3° de kamer van notarissen: de kamer van notarissen bedoeld in artikel 76 en volgende van de wet;
4° de notaris : de natuurlijke persoon die de functie van notaris uitoefent als titularis, geassocieerd notaris of plaatsvervanger;
5° de lijst : de authentieke bron van de kandidaat-notarissen, notarissen-titularis, geassocieerde notarissen en plaatsvervangers bedoeld in artikel 91, eerste lid, 12° van de wet ;
6° het identificatienummer: het identificatienummer toegekend in toepassing van artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen of, bij gebreke daarvan, in toepassing van artikel 4 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid;
7° het interne identificatienummer: het nummer toegekend aan de notarissen en kandidaat-notarissen dat gebruikt wordt als identificatiecode binnen het beroep;
8° het openbaar gegeven: het gegeven van de lijst dat voor iedereen beschikbaar is;
9° het niet-openbaar gegeven: het gegeven van de lijst dat beschikbaar is voor de instanties gemachtigd krachtens de artikelen 6, § 3, 7, § 2, 11, § 1 en 14;
10° het bewijsstuk : het stuk dat nodig is om de beroepshoedanigheid te verifiëren van de persoon die op de lijst voorkomt en onder andere: het koninklijk besluit van ontslag bedoeld in artikel 2 van de wet; het koninklijk besluit tot benoeming van de kandidaat-notarissen bedoeld in artikel 35, § 1 van de wet; het stagecertificaat bedoeld in artikel 36, § 4 van de wet; het koninklijk besluit van benoeming bedoeld in artikel 45 van de wet; de eedaflegging bedoeld in artikel 47 van de wet; het ministerieel besluit van goedkeuring en het ministerieel besluit van aanstelling bedoeld in artikel 52, § 2 van de wet; de bekendmakingen van de vorming of van de uitbreiding van een associatie tussen notarissen-titularis en de bekendmakingen van het einde van de aanstelling en het einde van de associatie bedoeld in artikel 52, § 4 van de wet; de beschikking van aanstelling bedoeld in artikel 64, §§ 2 en 3 van de wet; de beslissing tot een straf van schorsing, afzetting, schrapping of verlies van de eretitel bedoeld in artikel 97 van de wet en de beslissing tot preventieve schorsing bedoeld in artikel 112, §§ 1 en 2 van de wet; het koninklijk besluit houdende toekenning van de titel van erenotaris bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 27 april 1908 tot instelling van het honorariaat voor de notarissen;
11° de log: het elektronische spoor dat de geschiedenis van de toegangen tot de lijst weergeeft.
HOOFDSTUK II. - Gegevens die in de lijst voorkomen
Afdeling 1. - Identificatiegegevens van de natuurlijke persoon
Art.2. De volgende gegevens zijn openbaar :
1° de naam van de notaris;
2° de eerste twee voornamen van de notaris;
3° het geslacht van de notaris.
De gegevens bedoeld in het eerste lid zijn rechtstreeks toegankelijk.
Art.3. § 1. De volgende gegevens over de personen die in de lijst voorkomen zijn niet openbaar :
1° de andere voornamen van de notaris;
2° de geboortedatum- en plaats;
3° de datum van overlijden;
4° het identificatienummer;
5° het interne identificatienummer;
6° de taalrol van de notaris;
7° de naam en voornamen, de taalrol en het geslacht van de kandidaat-notaris.
§ 2. De gegevens bedoeld in § 1 zijn noodzakelijk om de juiste identiteit te verzekeren van de notarissen en kandidaat-notarissen die op de lijst voorkomen.
Art.4. De kwaliteit van de gegevens bedoeld in artikel 2, 1° en 2° en in artikel 3, § 1, 1°, 2°, 3°, 4° en 7° voor de naam en voornamen van de kandidaat-notarissen wordt verzekerd door de raadpleging van het rijksregister van de natuurlijke personen of, bij gebrek daarvan, van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, overeenkomstig artikel 91, § 1, tweede lid van de wet.
Afdeling 2. - Gegevens over de beroepshoedanigheid van de natuurlijke persoon
Art.5. De volgende gegevens zijn openbaar:
1° het statuut van de notaris;
2° de begin- en einddata van het notarieel ambt;
3° de begin- en einddata van een onderbrekingsperiode van het notarieel ambt;
4° de chronologische lijst van de notarissen die de minuten houden van een of meer notarissen;
5° het statuut van erenotaris;
6° de datum van het koninklijk besluit van ontslag bedoeld in artikel 2 van de wet en de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad;
7° de datum van het koninklijk besluit van benoeming bedoeld in artikel 45 van de wet, de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad en de standplaats van de notaris;
8° de datum van het ministerieel besluit van goedkeuring en van het ministerieel besluit van aanstelling bedoeld in artikel 52, § 2 van de wet en de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad;
9° de datum van de bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad van het einde van de aanstelling en van het einde van associatie bedoeld in artikel 52, § 4 van de wet;
10° de datum van het koninklijk besluit houdende toekenning van de titel van erenotaris bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 27 april 1908 tot instelling van het honorariaat voor de notarissen en datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad.
De gegevens bedoeld in het eerste lid, 1°, 2°, 3°, 4° en 5° zijn rechtstreeks toegankelijk.
Art.6. § 1. De volgende gegevens zijn niet openbaar:
1° het statuut van kandidaat-notaris;
2° de datum van het koninklijk besluit tot benoeming van de kandidaat-notarissen bedoeld in artikel 35, § 1 van de wet en datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad;
3° de datum waarop het stagecertificaat behaald werd, zoals bedoeld in artikel 36, § 4 van de wet;
4° de datum van eedaflegging bedoeld in artikel 47 van de wet;
5° de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van de vorming of de uitbreiding van een associatie tussen notarissen-titularis bedoeld in artikel 52, § 4 van de wet;
6° de datum van de beschikking van aanwijzing bedoeld in artikel 64, §§ 2 en 3 van de wet;
7° de datum van de beslissing tot een straf van schorsing, afzetting, schrapping of verlies van de eretitel bedoeld in artikel 97 van de wet en de datum van de beslissing tot preventieve schorsing bedoeld in artikel 112, §§ 1 en 2 van de wet;
8° de begin- en einddata van de functies bedoeld in het reglement van de Federale Overheidsdienst Justitie inzake de eretekens voor notarissen.
§ 2. De gegevens onder paragraaf 1 zijn noodzakelijk om de beroepshoedanigheid te verzekeren van de notarissen en van de kandidaat-notarissen die in de lijst voorkomen.
§ 3. De Federale Overheidsdienst Justitie beschikt over een leesrecht op de gegevens onder paragraaf 1, 8°, om haar in de mogelijkheid te stellen de eretekens voor notarissen toe te kennen.
Art.7. § 1. De gegevens van de artikelen 5 en 6 komen uit de bekendmakingen van het Belgisch Staatsblad en uit de bewijsstukken meegedeeld aan de Nationale Kamer door de Federale Overheidsdienst Justitie in het kader van haar opdrachten die voortvloeien uit de wet van 10 november 1795 waarbij het notariaat tot de bevoegdheid van het ministerie van justitie wordt gerekend en door de kamer van notarissen krachtens artikel 77 van de wet.
De bewijsstukken zijn niet openbaar en worden elektronisch bewaard in de lijst met de gegevens van de natuurlijke personen waarop ze betrekking hebben, met als uitsluitend doel:
1° de verificatie van de juistheid van de gegevens van de authentieke bron mogelijk te maken door de Nationale Kamer;
2° de specifieke wettelijke opdrachten van de Nationale Kamer te vervullen.
§ 2. De kamer van notarissen beschikt over een leesrecht op de gegevens van de leden en van de vroegere leden van hun genootschap bedoeld in artikel 68 van de wet.
Afdeling 3. - Gegevens over het notariskantoor en contactgegevens
Art.8. De volgende gegevens zijn openbaar :
1° het adres van het notariskantoor;
2° de contactgegevens van het kantoor;
3° het nummer van de notaris of van de vennootschappen bedoeld in artikel 50 van de wet dat voorkomt in de Kruispuntbank van de ondernemingen;
4° de identificatienummers toegekend aan de notariskantoren, andere dan het in 3° bedoeld nummer, die worden verzameld omwille van intern beheer.
De gegevens bedoeld in het eerste lid, 1°, 2° en 3° zijn rechtstreeks toegankelijk.
Art.9. § 1. De volgende gegevens zijn niet openbaar: de persoonlijke contactgegevens van de kandidaat-notaris die verzameld zijn opdat de kandidaat-notarissen gecontacteerd kunnen worden naar aanleiding van de aanvragen tot associatie zoals bedoeld in artikel 50, § 2 van de wet en in het kader van het ministerieel besluit van 30 juli 2001 betreffende de mededeling van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor.
§ 2. De gegevens bedoeld in paragraaf 1, worden vernietigd zodra de natuurlijke persoon notaris wordt of zijn statuut van kandidaat-notaris verliest.
Afdeling 4. - Gegevens voorafgaand aan de totstandkoming van de lijst
Art.10. De volgende gegevens, voorafgaand aan de totstandkoming van de lijst, worden erin opgenomen :
1° de gegevens meegedeeld aan de Nationale Kamer op basis van artikel 77 van de wet;
2° de gegevens opgenomen in de koninklijke besluiten van benoeming, de ministeriële besluiten van aanstelling, de beschikkingen van aanstelling en van eedaflegging, bedoeld in de artikelen 45, 52, § 2, 64, §§ 2 en 3, en 47 van de wet, meegedeeld aan de Nationale Kamer door de Federale Overheidsdienst Justitie die het notariaat onder haar bevoegdheden heeft krachtens het enige artikel van de wet van 10 november 1795.
HOOFDSTUK III. - Maatregelen ter bescherming van de gegevens
Art.11. § 1. Niettegenstaande de specifieke en beperkte toegangsrechten tot de niet-openbare gegevens die verleend worden aan andere instanties en voor andere doeleinden krachtens de artikelen 6, § 3, 7, § 2 en 14, zijn de niet-openbare gegevens alleen toegankelijk door de Nationale Kamer:
1° in lezing en schrijven om de lijst te beheren, of
2° in lezing om de kwaliteit van de gegevens die er in voorkomen te verifiëren, of
3° in lezing om de specifieke wettelijke opdrachten van de Nationale Kamer te vervullen, of
4° in lezing om het Notarieel Fonds, bedoeld in artikel 117 van de wet, te informeren over het al dan niet conventioneel karakter van een plaatsvervanging, teneinde de bijdrage vast te stellen die overeenkomstig artikel 8, § 4 van het Huishoudelijk reglement van het Notarieel Fonds van 11 april 2000 verschuldigd is.
§ 2. De instanties gemachtigd krachtens de artikelen 6, § 3, 7, § 2, 11, § 1 en 14 wijzen bij naam hun personeelsleden aan die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de niet-openbare gegevens krachtens paragraaf 1. Deze verbinden zich er schriftelijk toe het vertrouwelijk karakter van de niet-openbare gegevens na te leven.
Art.12. § 1. De raadplegingen in lezing van de niet-openbare gegevens en van de niet rechtstreeks toegankelijk openbare gegevens door de instanties gemachtigd krachtens de artikelen 6, § 3, 7, § 2, 11, § 1 en 14 worden gelogd.
§ 2. De logs bevatten de identificatiegegevens van de persoon die de gegevens raadpleegt, de identificatiegegevens van de persoon over wie de raadpleging gevraagd werd, het tijdstip van de raadpleging en de finaliteit ervan.
§ 3. De logs worden bewaard gedurende tien jaar.
Deze termijn wordt geschorst in geval van rechtsvordering of administratieve vordering totdat de rechtsmiddelen uitgeput zijn.
HOOFDSTUK IV. - Toegang tot de gegevens
Art.13. De toegang tot de gegevens kan gebeuren :
1° op basis van de naam van de notaris en/of van het kantoor en/of op basis van de gemeente van het kantoor, of
2° voor de e-government-applicaties, ingeval de verzoeker gemachtigd is om het te gebruiken overeenkomstig de bepalingen van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en voor zover het beschikbaar is, op basis van het identificatienummer, of
3° voor de e-government-applicaties, ingeval de verzoeker deel uitmaakt van het notariaat en met de toestemming van de Nationale Kamer, op basis van het interne identificatienummer.
Art.14. In het kader van de vervulling van zijn wettelijke opdrachten en opdrachten van algemeen belang, beschikt de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat over een leesrecht op de niet-openbare gegevens bedoeld in artikel 3, § 1, 1° tot 3°, 5° en 7° en artikel 6, § 1, 1° tot 6° en 8°.
Te dien einde heeft de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat toegang op basis van het interne identificatienummer.
HOOFDSTUK V. - Inwerkingtreding en uitvoeringsbepaling
Art.15. Op de tiende dag na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad treden in werking:
1° artikel 189, v) tot vii), artikel 195 en artikel 196 van de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie;
2° dit besluit.
Art. 16. De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.