16 OKTOBER 2018. - Ministerieel besluit houdende interne organisatie, overdracht van bevoegdheid en machtigingen tot handtekening in de Veiligheid van de Staat inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten en inzake diverse uitgaven
HOOFDSTUK I. - Definities
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Overdracht van bevoegdheid inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten
Afdeling 1. - Gewone overdracht van bevoegdheid
Art. 2-4
Afdeling 2. - Bijzondere overdracht van bevoegdheid
Art. 5-6
HOOFDSTUK III. - Machtigingen tot handtekening van de boekhoudkundige stukken inzake overheidsopdrachten
Art. 7-8
HOOFDSTUK IV. - Maatregelen bij verhindering of afwezigheid van de gemachtigde functiehouder inzake overheidsopdrachten
Art. 9
HOOFDSTUK V. - Machtigingen tot handtekening van de boekhoudkundige stukken inzake diverse uitgaven
Art. 10
HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen
Art. 11-13
BIJLAGE.
Art. N
HOOFDSTUK I. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° "de Minister": de Minister van Justitie;
2° "de wet overheidsopdrachten": de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
3° "de wet defensie en veiligheid": de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied;
4° "de algemene uitvoeringsregels": het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
5° "de boekhoudkundige stukken": de schuldvorderingen, de facturen, de bevelen tot betaling en de voorschotten, in voorkomend geval in elektronische vorm;
6° "diverse uitgaven": de uitgaven die niet onder de definitie van overheidsopdrachten vallen in de zin van artikel 2, 17°, van de wet overheidsopdrachten of van artikel 3, 1°, van de wet defensie en veiligheid;
7° "verbruiksprogramma" : detail van de administratieve begroting van de Veiligheid van de Staat, ingedeeld naargelang van de aanwending van de kredieten;
8° "e-Procurement": het elektronische laten verlopen van de processen en de transacties in verband met overheidsopdrachten via de toepassingen ter beschikking gesteld door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA);
9° "handtekening": fysieke of elektronische handtekening of elk ander middel dat de uitvoerder van een elektronische handeling op eenduidige wijze authentificeert.
HOOFDSTUK II. - Overdracht van bevoegdheid inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten
Afdeling 1. - Gewone overdracht van bevoegdheid
Art.2. De bevoegdheden bepaald in artikel 4 worden overgedragen aan de houders van de in bijlage 1 aan dit besluit vermelde functies, binnen de perken van de voorwaarden en bedragen vastgesteld in deze bijlage.
De bevoegdheden worden overgedragen aan de functiehouders, binnen de beperkingen van hun bevoegdheden in verband met de doelstelling van de entiteit. Een voorafgaande toestemming van de Minister is niet vereist maar het voorwerp van de overheidsopdracht moet zijn opgenomen in het verbruiksprogramma dat is goedgekeurd door de Minister tijdens de initiële begroting en de uitgave moet de beperking van de beschikbare kredieten respecteren.
Voor de bepaling van de overdracht wordt het bedrag van de overheidsopdrachten geraamd overeenkomstig de regels bedoeld in artikel 7 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017 of in de artikels 25 tot 28 van het koninklijk besluit van 23 januari 2012 plaatsing overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied, naargelang het geval.
Indien de plaatsingsprocedure tot doel heeft een raamovereenkomst te sluiten, waarin instellingen participeren, die niet onder het gezag staan van de Minister van Justitie, dan wordt voor het bepalen van de bevoegde functiehouder, uitsluitend het aandeel ten laste van de begroting van het ministerie van Justitie in beschouwing genomen.
Geen enkele overheidsopdracht mag worden gesplitst teneinde de toepassing van dit besluit mogelijk te maken.
Art.3. Onverminderd de tijdelijke maatregelen bedoeld in artikel 9, mogen de overgedragen bevoegdheden niet verder worden overgedragen.
Voor zover de overgedragen bevoegdheid van dezelfde aard is, kan iedere gemachtigde functiehouder de overdracht van bevoegdheid verleend aan de gemachtigde functiehouder die hiërarchisch en/of functioneel aan hem ondergeschikt is, beperken en/of uitoefenen.
Art.4. Onverminderd de bijzondere overdracht van bevoegdheid bepaald in artikels 5 en 6, omvat de overdracht aan de functiehouders vermeld in de linker kolom van de tabel in bijlage 1 de bevoegdheid om:
1° de plaatsingsprocedure te kiezen;
2° de opdrachtdocumenten vast te stellen en goed te keuren;
3° de plaatsingsprocedure in te zetten;
4° in voorkomend geval de kandidaten of de inschrijvers te selecteren;
5° de offertes te evalueren en in voorkomend geval de als onregelmatig beschouwde offertes uit te sluiten;
6° de opdracht te gunnen en te sluiten. In de gevallen bedoeld in artikel 42, § 1, 2° en 4°, b, van de wet overheidsopdrachten of in artikel 25, 3°, a, en 4°, van de wet defensie en veiligheid bepaalt de som van de bedragen van de nieuwe opdracht en de oorspronkelijke opdracht de gemachtigde functiehouder;
7° in voorkomend geval de bestelling(en) goed te keuren. Dit geldt eveneens, binnen de perken van de voorwaarden en bedragen die zijn vastgesteld in bijlage 1, voor de voor hogere bedragen gegunde overheidsopdrachten, indien de opdrachtdocumenten voorzien in één of meerdere gedeeltelijke bestellingen, en voor de bestellingen op basis van raamovereenkomsten die door een opdrachtencentrale gegund zijn;
8° in voorkomend geval ervan af te zien de opdracht te gunnen of de procedure te herbeginnen;
9° in voorkomend geval, al dan niet via een bijakte, de opdracht te wijzigen in toepassing van de artikels 37 tot 38/17 van de algemene uitvoeringsregels. De gemachtigde functiehouder die een bijakte afsluit, moet gemachtigd zijn voor het nieuwe totaalbedrag van de opdracht;
10° in voorkomend geval de vertragingsboetes en de straffen terug te geven.
Afdeling 2. - Bijzondere overdracht van bevoegdheid
Art.5. § 1. Het hoofd van de dienst vanwaar de aankoopaanvraag uitging, is gemachtigd de dienst of de leidend ambtenaar aan te wijzen, die belast is met de leiding en het toezicht van de uitvoering van de opdracht, die de gebruikelijke vaststellingen doet om na te gaan of de uitvoering volgens de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht en overeenkomstig de regels van de kunst is gebeurd en die het proces-verbaal van oplevering goedkeurt.
§ 2. Indien het om organisatorische redenen niet wenselijk is dat de leidend ambtenaar deel uitmaakt van de aanvragende dienst bedoeld in paragraaf 1, is de Stafdirecteur gemachtigd een ambtenaar van de Stafdiensten aan te wijzen als leidend ambtenaar, zover deze geen functie waarneemt die vermeld is in bijlage 1.
Art.6. Aan de Stafdirecteur wordt de bevoegdheid overgedragen:
1° de Veiligheid van de Staat als passieve deelnemer aan te sluiten bij een gemeenschappelijke overeenkomst als bedoeld in artikel 1, 1°, van het koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid;
2° de Veiligheid van de Staat met andere instellingen te laten samenwerken met het oog op het plaatsen van gezamenlijke overheidsopdrachten of het deelnemen in elkaars raamovereenkomsten;
3° om de werkmethode te standaardiseren en de inhoud van de standaarddocumenten betreffende de gunning en de uitvoering van de overheidsopdracht die voor rekening van de Veiligheid van de Staat moet worden gerealiseerd, te definiëren;
4° om het gebruik te coördineren van alle modules van e-Procurement;
5° om de Veiligheid van de Staat te vertegenwoordigen in de overlegorganen met betrekking tot het opstellen en het uitvoeren van de begroting.
HOOFDSTUK III. - Machtigingen tot handtekening van de boekhoudkundige stukken inzake overheidsopdrachten
Art.7. Machtiging tot handtekening ter goedkeuring van de boekhoudkundige stukken wordt verleend aan de houders van de in de rechter kolom van de tabel in bijlage 1 vermelde functies, binnen de perken van de voorwaarden en bedragen die zijn vastgesteld in deze tabel.
Art.8. Onverminderd de tijdelijke maatregelen bedoeld in artikel 9, mogen de overgedragen bevoegdheden niet verder worden overgedragen.
Voor zover de overgedragen bevoegdheid van dezelfde aard is, kan iedere gemachtigde functiehouder de overdracht van bevoegdheid verleend aan de gemachtigde functiehouder die hiërarchisch en/of functioneel aan hem ondergeschikt is, beperken en/of uitoefenen.
HOOFDSTUK IV. - Maatregelen bij verhindering of afwezigheid van de gemachtigde functiehouder inzake overheidsopdrachten
Art.9. § 1. Bij gebreke van een functiehouder, wordt de overdracht van bevoegdheid die inherent is aan de functie, toegekend aan de ambtenaar die de functie daadwerkelijk uitoefent en die individueel wordt geïdentificeerd door de Minister, de Administrateur-generaal, de Adjunct-administrateur-generaal of de Stafdirecteur, naargelang van het geval.
§ 2. Ingeval een gemachtigde functiehouder afwezig of verhinderd is, wordt de overgedragen bevoegdheid uitgeoefend door een gemachtigde functiehouder vermeld in dezelfde kolom van de tabel in bijlage 1, die hiërarchisch en/of functioneel zijn meerdere is.
§ 3. Ingeval een gemachtigde functiehouder voor lange tijd afwezig is, wordt zijn overgedragen bevoegdheid uitgeoefend door de ambtenaar die de functie tijdelijk uitoefent en individueel wordt geïdentificeerd door de Minister, de Administrateurgeneraal, de Adjunct-administrateur-generaal of de Stafdirecteur, naargelang van het geval.
§ 4. Indien de eigen functie van de ambtenaar die de functie van de gemachtigde functiehouder tijdelijk uitoefent, zou vermeld staan in de andere kolom van de tabel in bijlage 1, dan zal de overgedragen bevoegdheid tijdelijk worden overgedragen aan een ambtenaar van wie de permanent uitgeoefende bevoegdheden niet onverenigbaar zijn met de overgedragen bevoegdheden.
HOOFDSTUK V. - Machtigingen tot handtekening van de boekhoudkundige stukken inzake diverse uitgaven
Art.10. Machtiging tot handtekening ter goedkeuring van de boekhoudkundige stukken inzake diverse uitgaven wordt verleend aan de Stafdirecteur, zonder beperking van het bedrag.
Bij gebreke aan een functiehouder of bij langdurige afwezigheid, zijn de bepalingen van artikel 9, eerste en derde paragraaf, van dit besluit eveneens van toepassing.
HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen
Art.11. Artikel 17/1 van het ministerieel besluit van 11 juni 2018 besluit betreffende de overdracht van bevoegdheid van de minister van Justitie aan bepaalde autoriteiten inzake de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake toelagen en diverse uitgaven, ingevoegd bij het ministerieel besluit van 10 juli 2018 tot wijziging, wat betreft de Veiligheid van de Staat, van het ministerieel besluit van 11 juni 2018 besluit betreffende de overdracht van bevoegdheid van de minister van Justitie aan bepaalde autoriteiten inzake de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake toelagen en diverse uitgaven wordt opgeheven.
Art.12. Bijlage 1 bij hetzelfde ministerieel besluit, eveneens ingevoegd bij het ministerieel besluit van 10 juli 2018 tot wijziging, wat betreft de Veiligheid van de Staat, van het ministerieel besluit van 11 juni 2018 besluit betreffende de overdracht van bevoegdheid van de minister van Justitie aan bepaalde autoriteiten inzake de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake toelagen en diverse uitgaven wordt opgeheven.
Art.13. Dit besluit treedt in werking de dag volgend op de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.
BIJLAGE.
Art. N. Overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, alle procedures samen genomen.
Machtigingen tot handtekening van de boekhoudkundige stukken inzake overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, alle procedures samen genomen
| Functie | Overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (1) | Machtiging tot handtekening van de boekhoudkundige stukken (1) |
| Administrateur-généraal | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 350.000 euro | |
| Adjunct-administrateur-generaal | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 350.000 euro | |
| Stafdirecteur | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 221.000 euro | |
| Adviseur-generaal (stafdienst begroting) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 221.000 euro | |
| Adviseur-generaal (stafdienst logistiek) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 144.000 euro | |
| Adviseur (stafdienst begroting) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 144.000 euro | |
| Adviseur (stafdienst logistiek) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 30.000 euro | |
| Attaché (stafdienst begroting) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 30.000 euro | |
| Attaché (stafdienst logistiek) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 8.500 euro | |
| Financiel deskundige (stafdienst begroting) | voor een bedrag lager dan of gelijk aan 8.500 euro |