1 JULI 2016. - Besluit van het afdelingshoofd van het Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Regionale Dienstverlening houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake de algemene werking van de Afdeling Regionale Dienstverlening
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement
Art. 7
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 8
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 9-13
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. § 1. Dit besluit is van toepassing op de Afdeling Regionale Dienstverlening van het Agentschap Facilitair Bedrijf.
§ 2. De in § 1 vermelde Afdeling Regionale Dienstverlening bestaat uit de volgende teams en groepen van gebouwen :
1° Team Product management;
2° Team Financiële en administratieve ondersteuning;
3° Team Schoonmaak kleine gebouwen;
4° Antwerpen/Hasselt;
5° Arenberg, Grasmarkt, Martelarenplein, Ferraris;
6° Boudewijn/Phoenix;
7° Brugge/Gent;
8° Conscience;
9° Ellips/Leuven.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° minister : het lid van de Vlaamse Regering dat bevoegd is voor het Agentschap Facilitair Bedrijf;
2° administrateur-generaal : de administrateur-generaal van het Agentschap Facilitair Bedrijf;
3° afdelingshoofd : het personeelslid belast door de administrateur-generaal met de leiding van de Afdeling Regionale Dienstverlening;
4° teamhoofd : het personeelslid dat door het afdelingshoofd belast is met de leiding van een team;
5° facility manager : het personeelslid dat door het afdelingshoofd belast is met de facilitaire dienstverlening van een groep van gebouwen.
6° gemachtigde personeelsleden : de in artikel 5, § 2 van dit besluit genoemde personeelsleden.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende ondernemingsplannen.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van de afdeling behoren.
§ 3. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de aangelegenheden vermeld in paragraaf 2;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. De inhoudelijke ordonnateurs hebben binnen de beperkingen bepaald in paragraaf 2, delegatie om in het kader van de uitvoering van de begroting van de Afdeling Regionale Dienstverlening en binnen de grenzen van de in deze begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en de daaraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
De in het eerste lid bedoelde delegatie geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daarmee verbonden zijn.
§ 2. De volgende personen worden aangesteld in de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur :
1° het teamhoofd Product management;
2° het teamhoofd Financiële en administratieve ondersteuning;
3° het teamhoofd Schoonmaak kleine gebouwen;
4° het adjunct teamhoofd en de hiervoor aangeduide financiële ondersteuner van het team Financiële en administratieve ondersteuning : zij hebben de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur voor facturen die beperkt zijn tot 50.000 euro;
5° de facility manager VAC Antwerpen en VAC Hasselt;
6° de facility manager Arenberg, Martelaarsplein, Grasmarkt en Ferraris;
7° de facility manager Boudewijn en Phoenix;
8° de facility manager VAC Gent en VAC Brugge;
9° de facility manager Conscience;
10° de facility manager Ellips en VAC Leuven.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de gemachtigde personeelsleden gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan berust, hebben deze inhoudelijke ordonnateurs delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan de gemachtigde personeelsleden, zoals vermeld in artikel 5 § 2, geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en met behoud van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement
Art.7. Onverminderd andersluidende bepalingen, hebben de eerste evaluatoren delegatie om de verloven en dienstvrijstellingen aan de personeelsleden van de Afdeling Regionale Dienstverlening toe te staan en toe te kennen en de regularisatieformulieren met betrekking tot de standaardwerktijdregeling te ondertekenen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.8. § 1. De teamhoofden en de facility managers van de Afdeling Regionale Dienstverlening hebben, bij afwezigheid van het afdelingshoofd, delegatie tot het gunnen van een opdracht bij onderhandelingsprocedure in gevallen van dringende noodzakelijkheid, zoals bedoeld in artikel 26, § 1, 1°, c), van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
§ 2. De teamhoofden en de facility managers hebben, bij afwezigheid van het afdelingshoofd, delegatie, ieder wat hem of haar betreft, om voor de Afdeling Regionale Dienstverlening bestellingen te doen op grond van een raamovereenkomst, binnen het voorwerp en de bepalingen van de raamovereenkomst, als de bestelling de volgende bedragen niet overschrijdt :
1° 500.000 euro voor werken;
2° 300.000 euro voor leveringen;
3° 100.000 euro voor diensten.
§ 3. De teamhoofden en de facility managers hebben delegatie, ieder wat hem of haar betreft, om voor de Afdeling Regionale Dienstverlening werken, leveringen en diensten te gunnen tot een bedrag dat beperkt is tot opdrachten voor werken, leveringen en diensten die gebaseerd zijn op een aanvaarde factuur volgens de wetgeving op de overheidsopdrachten.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.9. § 1. De gemachtigde personeelsleden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld.
Art.10. De gemachtigde personeelsleden zijn ten aanzien van het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.11. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt driemaandelijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de gemachtigde personeelsleden aan het afdelingshoofd wordt voorgelegd. Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen. Het afdelingshoofd kan, buiten deze verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan de gemachtigde personeelsleden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Het periodiek rapport wordt opgemaakt op de wijze bepaald door het afdelingshoofd.
Het afdelingshoofd kan nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en kan een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
Art.12. Het afdelingshoofd heeft het recht om, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
Art. 13. Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2016.