22 JUNI 2016. - Ministerieel besluit tot delegatie van bepaalde bevoegdheden inzake het Asiel, Migratie en Integratie Fonds aan de leidend ambtenaar van het Departement Werk en Sociale Economie
Art. 1-3
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° leidend ambtenaar: de persoon die aan het hoofd staat van het Departement Werk en Sociale Economie;
2° Verordening (EU) nr. 514/2014: de Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing;
3° Agentschap Binnenlands Bestuur: het Agentschap Binnenlands Bestuur van het Vlaamse Ministerie Kanselarij en Bestuur, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 28 oktober 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Agentschap Binnenlands Bestuur";
4° Monitoringcomité AMIF: Overeenkomstig artikel 12 van de verordening (EU) Nr. 514/2014 ondersteunt het Monitoringcomité AMIF de uitvoering van het Nationaal Programma.
Art.2. § 1. Aan de leidend ambtenaar wordt delegatie verleend om, overeenkomstig artikel 5 van de gedelegeerde verordening (EU) Nr. 1042/2014 van de Commissie van 25 juli 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 514/2014, de gedelegeerde taken uit te voeren die vastgesteld zullen worden in het delegatiebesluit tussen de Verantwoordelijke Autoriteit en de instantie die de gedelegeerde taken zal opnemen.
§ 2. De gedelegeerde taken omvatten:
1° met de partners te overleggen, overeenkomstig artikel 12, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014;
2° er op toe te zien dat eventuele aanpassingen aan het Nationaal Programma 2014-2020 worden overgemaakt aan de Verantwoordelijke Autoriteit;
3° te zorgen voor het secretariaat van het Monitoringcomité AMIF;
4° te zorgen voor de verdere inhoudelijke uitwerking van de oproepen zoals goedgekeurd door het Monitoringcomité AMIF in samenwerking met het Agentschap Binnenlands Bestuur;
5° de subsidiabiliteitsregels voor projecten en projectkosten te formuleren en vast te stellen voor alle activiteiten, en daarbij gelijke behandeling te waarborgen en belangenconflicten te vermijden, overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer;
6° zowel de oproepen tot inschrijving en tot het indienen van voorstellen als de daaropvolgende selectie van projecten en toekenning van financiering uit het nationale programma te organiseren en bekend te maken, overeenkomstig het toepassingsgebied en de doelstellingen van de specifieke verordeningen bedoeld in artikel 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 514/2014 en de in artikel 9 van de onderhavige verordening vervatte criteria;
7° erop toe te zien dat er systemen in gebruik zijn voor het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om de algemene en de programma-specifieke indicatoren aan de Commissie te melden, samen met de andere gegevens over de uitvoering van het programma en de projecten;
8° de betalingen van de verantwoordelijke autoriteit te ontvangen en betalingen aan de begunstigden te verrichten;
9° te zorgen voor samenhang en complementariteit tussen de medefinanciering op grond van de specifieke verordeningen en andere relevante nationale financieringsinstrumenten en financieringsinstrumenten van de Unie;
10° toezicht te houden op de projecten en zich ervan te vergewissen dat uitgaven die voor projecten worden gedeclareerd ook daadwerkelijk zijn gedaan en in overeenstemming zijn met de regels van de Unie en de lidstaat;
11° te zorgen voor een systeem voor het op geautomatiseerde wijze registreren en bewaren van boekhoudkundige gegevens voor elk project in het kader van het nationale programma en te waarborgen dat de gegevens over de uitvoering die nodig zijn voor financieel beheer, toezicht, controle en evaluatie, worden verzameld;
12° onverlet de nationale boekhoudregels te waarborgen dat de begunstigden en andere organen die betrokken zijn bij de uitvoering van uit het nationale programma gefinancierde projecten hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken voor alle transacties die op het project betrekking hebben;
13° erop toe te zien dat de in artikel 56 en artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde evaluaties binnen de betrokken uiterste termijnen worden uitgevoerd, dit kan eventueel een gemeenschappelijke evaluatie zijn waarvoor de instantie die de gedelegeerde taken zal opnemen en verantwoordelijke autoriteiten tot een akkoord komen over de uitbesteding of aanstelling van evaluator. In dit geval zullen de kosten pro rata het aan hen toegekende budget gedragen worden door alle betrokken autoriteiten;
14° ervoor te zorgen dat de onafhankelijke beoordelaars met het oog op het uitvoeren van de in artikel 56 en artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde evaluatie en het formuleren van het evaluatie-oordeel alle benodigde informatie over het beheer van het nationale programma ontvangen;
15° procedures vast te stellen om te waarborgen dat alle documenten in verband met uitgaven, beslissingen en controleactiviteiten het vereiste auditspoor hebben en overeenkomstig de op grond van artikel 27, lid 5, van Verordening (EU) nr. 514/2014 vastgestelde uitvoeringsverordeningen van de Commissie worden bewaard;
16° ervoor te zorgen dat de auditinstantie met het oog op het uitvoeren van de in artikel 29 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde audits en het formuleren van het auditoordeel alle benodigde informatie ontvangen over de beheer- en controleprocedures en de uitgaven die zijn toegepast respectievelijk gefinancierd krachtens de specifieke verordeningen;
17° de in artikel 54 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde uitvoeringsverslagen op te stellen en in te voeren in SFC2014 ;
18° voorlichtings- en communicatieacties uit te voeren en de resultaten van het programma onder de aandacht te brengen, overeenkomstig artikel 53 van Verordening (EU) nr. 514/2014, indien de instantie die de gedelegeerde taken zal opnemen dit onafhankelijk van de verantwoordelijke autoriteit organiseren dan verbinden zij zich ertoe de verantwoordelijke autoriteit steeds tijdig hierover te informeren;
19° administratieve controles en controles ter plaatse uit te voeren overeenkomstig artikel 27 van Verordening (EU) nr. 514/2014;
20° te reageren op de bevindingen van de instantie die als auditinstantie zal worden aangeduid door er ofwel aan tegemoet te komen ofwel, ingeval de bevindingen van de auditinstantie niet worden aanvaard, een gedetailleerde rechtvaardiging te verstrekken.
Deze delegatie van taken vindt plaats met inachtneming van de beginselen van goed financieel beheer en waarborgt de naleving van het beginsel van non-discriminatie en de zichtbaarheid van de Uniebijstand. De verantwoordelijke autoriteit en de instantie die de gedelegeerde taken zal opnemen zullen erover waken dat de gedelegeerde taken niet tot belangenconflicten leiden.
Art. 3. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2016.