1 JUNI 2016. - Besluit van de administrateur-generaal houdende delegatie van sommige bevoegdheden aan ambtenaren van het agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK II. - Uitvoering van begroting
Art. 5-9
HOOFDSTUK III. - Overheidsopdrachten
Art. 10-12
HOOFDSTUK IV. - Personeelsmanagement
Art. 13
HOOFDSTUK V. - Briefwisseling
Art. 14-16
HOOFDSTUK VI. - Onderwijs
Art. 17-21
HOOFDSTUK VII. - Delegatie bij afwezigheid
Art. 22
HOOFDSTUK VIII. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art. 23-25
HOOFDSTUK IX. - Inwerkingtreding
Art. 26
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het intern verzelfstandigd agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen, hierna genoemd het agentschap, en regelt de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de afdelingshoofden en hun personeelsleden.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen;
2° het hoofd van het agentschap: het personeelslid dat belast is met de algemene leiding, de werking en de vertegenwoordiging van het agentschap;
3° de afdelingshoofden: de personeelsleden, houder van een managementfunctie van N-1 niveau binnen het agentschap, zijnde:
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs;
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling School- en Studietoelagen.
- Het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Naric & Examencommissie
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Kwalificaties en Curriculum
4° de personeelsleden van de afdelingshoofden: de personeelsleden die deel uitmaken van de afdeling waarover het afdelingshoofd de leiding heeft.
5° de coördinator van de financiële dienst: het personeelslid dat belast is met de organisatie en opvolging van de begroting en boekhouding binnen het agentschap.
6° NARIC: het National Academic Recognition and Information Centre binnen het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de betrokken afdeling en van de kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken afdeling ressorteren.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
HOOFDSTUK II. - Uitvoering van begroting
Art.5. De afdelingshoofden hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgelegde kredieten en middelen die onder het beheer van hun entiteit ressorteren, de beslissingen te nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Art.6. Met betrekking tot de niet aan het afdelingshoofd gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, het hoofd van het agentschap of een ander orgaan berust, heeft de in artikel 5 verleende delegatie aan het afdelingshoofd betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen, die in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, het hoofd van het agentschap of een ander orgaan.
Art.7. Overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 5 en 6, treden de afdelingshoofden, in het kader van de ontvangsten - en uitgavencyclus en van het systeem van interne controle, op als budgethouder voor hun afdeling.
Art.8. De delegatie aan het afdelingshoofd, verleend bij de artikelen 5, 6 en 7, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus en het systeem van interne controle.
Art.9. In het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus wordt aan de coördinator van de financiële dienst van het agentschap, delegatie verleend om op te treden als budgethouder voor het agentschap en de afdelingen die er onder ressorteren.
HOOFDSTUK III. - Overheidsopdrachten
Art.10. De afdelingshoofden hebben delegatie om overheidsopdrachten te gunnen in een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking tot een bedrag van 8.500 euro.
Art.11. De afdelingshoofden hebben delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van de overheidsopdrachten welke ze overeenkomstig artikel 10 kunnen gunnen.
Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15% boven het initiële gunningsbedrag.
Art.12. De in deze afdeling vermelde bedragen zijn exclusief de belasting op de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK IV. - Personeelsmanagement
Art.13. Inzake personeelsmanagement hebben de afdelingshoofden delegatie om ten aanzien van de personeelsleden van hun afdeling de beslissingen te nemen in verband met:
1° met uitzondering van de personeelsleden van niveau A, het bepalen van de inhoud van het programma en de evaluatiecriteria van de proeftijd, rekening houdend met de afspraken ter zake in het managementcomité Onderwijs en Vorming;
2° het toestaan van jaarlijks verlof, omstandigheidsverlof, vormingsverlof en dienstvrijstelling.
HOOFDSTUK V. - Briefwisseling
Art.14. § 1. De afdelingshoofden hebben delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling van hun afdeling met de minister, met andere diensten van de Vlaamse overheid, en met derden.
§ 2. Onverminderd het bepaalde in § 1, worden volgende categorieën van briefwisseling, alvorens aan de bestemmeling te worden verzonden, aan het visum van het hoofd van het agentschap voorgelegd:
- briefwisseling van beleidsmatige aard, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
- andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
- antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
- antwoorden op brieven van het Rekenhof.
§ 3. Het hoofd van het agentschap kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
- bijkomende categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
- briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
- de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
Art.15. Alle personeelsleden zijn gemachtigd om de gewone en aangetekende zendingen, bestemd voor het agentschap, in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen aan de Vlaamse Gemeenschap.
Art.16. De afdelingshoofden en de ambtenaren met ten minste rang B1 en C1 van het agentschap zijn gemachtigd om uittreksels en afschriften die betrekking hebben op hun afdeling eensluidend te verklaren en af te leveren.
HOOFDSTUK VI. - Onderwijs
Art.17. § 1. Het afdelingshoofd van de afdeling Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs is gemachtigd om elke beslissing te nemen met betrekking tot:
1° de vaststelling en de toekenning van de werkingsuitkeringen aan de hogescholen en aan de universiteiten;
2° de vaststelling en de toekenning van de toelage aan het Instituut voor Joodse Studies;
3° de vaststelling en de toekenning van de toelage aan het Instituut voor Europese Studies;
4° de vaststelling en de toekenning van de toelage aan het Instituut voor Ontwikkelingsbeleid en -beheer;
5° de vaststelling en de toekenning van de toelage aan de Faculteit der Protestantse Godgeleerdheid in Brussel;
6° de vaststelling en de toekenning van de middelen ten behoeve van de Evangelische Theologische Faculteit Leuven;
7° de vaststelling en de toekenning van de investeringsmiddelen en het eigenaarsonderhoud en van de werkingsmiddelen ten bate van de Vlaamse autonome Hogere Zeevaartschool;
8° de vaststelling en de toekenning van de middelen aan het Instituut voor Tropische Geneeskunde;
9° de vaststelling en de toekenning van de middelen voor de financiering van de onroerende investeringen ten bate van de universiteiten en van het instituut voor Tropische Geneeskunde;
10° de vaststelling en de toekenning van de middelen ten behoeve van het Open Hoger Onderwijs;
11° de vaststelling en de toekenning van de middelen voor de financiering van de geïntegreerde lerarenopleiding en van de specifieke lerarenopleiding;
12° de vaststelling en de toekenning van de middelen ten behoeve van het aanmoedigingsfonds;
13° de vaststelling en de toekenning van de subsidies aan de door de Vlaamse Regering gesubsidieerde studentenkoepelverenigingen;
14° de vaststelling en de toekenning van de toelagen ten behoeve van de sociale voorzieningen in het hogescholenonderwijs en de Hogere Zeevaartschool;
15° de vaststelling en de toekenning van de toelagen ten behoeve van de sociale voorzieningen in het universitair onderwijs;
16° de vaststelling en de toekenning van de toelagen ten behoeve van de associaties binnen het hoger onderwijs;
17° de vaststelling van de middelen ten behoeve van de salarissen van de personeelsleden van het meesters-, vak- en dienstpersoneel en de salarissen en wachtgelden van het personeel van de hogescholen en universiteiten;
18° de vaststelling van de middelen ten behoeve van de terbeschikkinggestelden binnen het hoger onderwijs, voorafgaand aan het rustpensioen;
19° de toekenning van de terugvorderingen op de werkingsenveloppes binnen het hoger onderwijs;
20° de toekenning van de middelen ter compensatie van de loonkosten van personeelsleden die belast zijn met een vakbondsopdracht;
21° de vaststelling en de toekenning van de wettelijke en conventionele werkgeversbijdragen aan de universiteiten;
22° de vaststelling en de toekenning van de middelen ter versterking van de onderzoeksbetrokkenheid van de academische opleidingen aan de hogescholen;
23° de vaststelling en de toekenning van middelen ten behoeve van het praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek;
24° de vaststelling en de toekenning van de aanvullende middelen ten behoeve van het hoger onderwijs in Brussel;
25° de vaststelling en de toekenning van middelen ten behoeve van het sectoraal vormingsfonds binnen het hoger onderwijs;
26° de vaststelling en de toekenning van de toelage voor de onroerende investeringen aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
27° de toekenning van de toelage voor de terbeschikkingstelling van gebouwen aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
28° de toekenning van de middelen ten behoeve van de wetenschappelijke en technische uitrusting en installatie van zware medische apparatuur aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
29° de toekenning van de middelen ter compensatie van loonlasten voortvloeiend uit akkoorden met de Vlaamse Regering aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
30° de toekenning van de middelen ter compensatie van het extra vakantiegeld aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
31° de toekenning van de middelen ter compensatie van de eindejaarstoelage aan het Universitair Ziekenhuis Gent;
32° de aanwijzing van de secretaris van de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen;
33° de afwijking op de vakantieregeling in het volwassenenonderwijs;
34° de goedkeuring van de aanvragen gecombineerd onderwijs in het volwassenenonderwijs;
35° de goedkeuring van het maatwerk door een Centrum voor Basiseducatie;
36° de vastlegging en toekenning van de toelage voor ICT- coördinatie aan de centra van het volwassenenonderwijs;
37° de toekenning van de werkingstoelage voor de centra basiseducatie en de centra voor volwassenenonderwijs;
38° de vaststelling en de toekenning van de nascholingskredieten voor de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie;
39° de toekenning van de subsidie aan de consortia;
40° de toekenning van de subsidie aan het Vlaams Ondersteuningscentrum voor het Volwassenenonderwijs;
41° de toekenning van de subsidie voor de vzw Samenwerkingsverband Netgebonden Pedagogische Begeleidingsdiensten voor extra ondersteuning in het volwassenenonderwijs;
42° de vaststelling en toekenning van de VTE en puntenenveloppe voor de centra voor basiseducatie;
43° de vaststelling en de toekenning van de leraarsuren en puntenenveloppe voor de centra voor volwassenenonderwijs;
44° de goedkeuring en de toekenning van de subsidie van opleidingen van het studiegebied Nederlands Tweede Taal in de maanden juli en augustus;
45° de aanwijzing van het centrum voor volwassenenonderwijs dat examencommissies mag organiseren;
46° de vaststelling en verwerking van de afrekening van het Fonds Inschrijvingsgelden van de centra voor Volwassenenonderwijs;
47° de vaststelling en toekenning van een premie aan cursisten die een diploma secundair onderwijs behalen;
48° de vaststelling en toekenning van de aanvullende middelen Nederlands Tweede Taal in uitvoering van het integratie- en inburgeringsbeleid;
49° de behandeling van de bezwaarschriften individuele concordantie in het secundair volwassenenonderwijs.
§ 2. De ambtenaren met ten minste rang A1 van de entiteit Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs zijn gemachtigd om elke beslissing te nemen met betrekking tot:
1° de individuele aanvragen tot het bekomen van terugbetalingsfaciliteiten bij terugvorderingen van wedde of weddentoelagen;
2° de bekrachtiging van de leden van het college van beroep inzake tucht.
3° de vrijstellingen van de voorwaarden inzake nationaliteit en het bezit van burgerlijke en politieke rechten om als tijdelijk personeelslid te kunnen worden aangesteld of gesubsidieerd;
4° de toekenning van de vrijstelling van nationaliteiten burgerlijke en politieke rechten voor het personeel van de centra voor basiseducatie;
5° de taalafwijking voor het personeel van de centra voor basiseducatie;
6° de tijdelijke afwijking op de vereiste taalbekwaamheid van het personeel van de centra voor volwassenenonderwijs;
7° de erkenning van de nuttige ervaring voor de bepaling van het bekwaamheidsbewijs en van de geldelijke anciënniteit;
8° de verhaalprocedure tegen de aanwerving van een personeelslid dat slechts houder is van een bekwaamheidsbewijs dat ingedeeld is als een "ander bekwaamheidsbewijs";
9° het verhaal tegen de toewijzing van een betrekking in een centrum voor volwassenenonderwijs aan een personeelslid met verlof of afwezigheid voor verminderde prestaties of terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden dat opnieuw in actieve dienst treedt of tegen de toewijzing van een betrekking in een centrum voor volwassenenonderwijs aan een personeelslid dat als gepensioneerde in het onderwijs in dienst treedt;
10° het verhaal tegen een aanstelling in bijbetrekking;
11° de bepaling van de vorm voor de mededeling van iedere toelating tot de proeftijd of vaste benoeming;
12° de wijziging en het voortijdig einde van de loopbaanonderbreking;
13° de toelating aan het personeelslid van een centrum voor basiseducatie om zijn functie opnieuw op te nemen vooraleer de periode van het verlof voor onderbreking of vermindering van de arbeidsprestaties is verstreken;
14° de afwijkingen in geval van laattijdige aanvragen van terbeschikkingstelling en de beëindiging van reaffectatie en wedertewerkstelling;
15° de beslissing om de vergoeding wegens begrafeniskosten niet uit te keren of ze aan één of meer gerechtigden uit te keren wegens het gedrag van de gerechtigde ten opzichte van de overledene;
16° de individuele aanvragen tot het bekomen van terugbetalingsfaciliteiten bij terugvorderingen van wedde of weddentoelagen.
Art.18. Het afdelingshoofd van de afdeling Naric & Examencommissie en de personeelsleden van ten minste rang A1, of ten minste C3 op C-niveau die tot de cel NARIC behoren zijn gemachtigd om, binnen de taken die hen werden toegewezen, een beslissing te nemen met betrekking tot:
1° het afleveren van het conformiteitsattest, zoals bepaald in artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 april 2009 betreffende de omzetting van de Europese Richtlijn 2005/36 voor wervingsambten in het onderwijs en voor sommige functies in de basiseducatie.
2° de gelijkwaardigheden zoals bedoeld in artikel 9 van het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de voorwaarden en de procedure tot de erkenning van buitenlandse studiebewijzen uitgereikt in het hoger onderwijs van 14 juni 2013.
3° de gelijkwaardigheden zoals bedoeld in artikel 6 van het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de voorwaarden en procedure tot de erkenning van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het basisonderwijs en secundair onderwijs, en sommige Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het volwassenenonderwijs van 14 juni 2013.
4° de gelijkwaardigheden zoals bedoeld in artikel 5 van het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de voorwaarden en procedure tot de erkenning van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen met Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het basisonderwijs en secundair onderwijs, en sommige Vlaamse studiebewijzen uitgereikt in het volwassenenonderwijs van 14 juni 2013.
Art.19. Het afdelingshoofd van de afdeling Naric & Examencommissie is gemachtigd om een beslissing te nemen met betrekking tot:
1° de samenstelling van en de leiding over de examencommissie van de Vlaamse Gemeenschap voor het secundair onderwijs, zoals bedoeld in art. 256/1 van de Codex Secundair Onderwijs.
Art.20. § 1. Het afdelingshoofd van de afdeling Studietoelagen is gemachtigd om elke beslissing te nemen met betrekking tot:
1° de toekenning, afwijzing en terugvordering van school- en studietoelagen;
2° de opvolging van leningen en de uitbetaling van de rentelasten van de leningen die de vzw "De Gezinsbond" onder waarborg van de Gemeenschap uitgeeft voor haar studiefonds;
3° de betalingen aan de Infolijn, rekening houdend met de bepalingen opgenomen in het decreet houdende de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap.
Art.21. De coördinator en medewerkers van de financiële dienst van het agentschap zijn gemachtigd om elke beslissing te nemen met betrekking tot:
- 1° Het toekennen van betalingsfaciliteiten zoals afbetalingsplannen en uitstel, met uitzondering van de schorsing van betalingstermijn ingevolgde ingediende bezwaren;
HOOFDSTUK VII. - Delegatie bij afwezigheid
Art.22. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de in de in dit besluit beschreven functie belast is of vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "voor [functie], afwezig".
HOOFDSTUK VIII. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art.23. § 1. De afdelingshoofden, alsook hun personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden werden gedelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de in dit besluit verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het hoofd van het agentschap nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van een dienstorder of nota.
Art.24. De afdelingshoofden zijn ten aanzien van het hoofd van het agentschap verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.25. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt jaarlijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door het afdelingshoofd aan het hoofd van het agentschap wordt voorgelegd.
§ 2. Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen.
§ 3. Het hoofd van het agentschap kan bij eenvoudige beslissing nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
§ 4. Het hoofd van het agentschap kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan de afdelingshoofden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 5. Het hoofd van het agentschap heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
HOOFDSTUK IX. - Inwerkingtreding
Art. 26. Dit besluit treedt in werking op 1 juni 2016.