16 JUNI 2016. - Koninklijk besluit houdende de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 22-06-2016 en tekstbijwerking tot 01-10-2021)
HOOFDSTUK 1. - Informaticasystemen van Justitie
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Regels van de informaticasystemen, vertrouwelijkheid en effectiviteit van de communicatie
Afdeling 1. - Het e-Box netwerk
Art. 2-5
Afdeling 2. - Het e-Deposit systeem
Art. 6-9
HOOFDSTUK 3. - Toepassing en uitvoering
Art. 10-11
HOOFDSTUK 1. - Informaticasystemen van Justitie
Artikel 1.Voor de hierna vermelde communicatie op elektronische wijze worden de volgende informaticasystemen van Justitie, bedoeld in artikel 32ter, eerste lid van het Gerechtelijk Wetboek aangewezen :
1° voor de kennisgevingen of mededelingen en de neerleggingen, het e-box netwerk, zoals beschreven in de artikelen 2 tot 5, met uitzondering van wat in 2° wordt bepaald.
2° voor [1 de neerlegging van [2 verzoekschriften op tegenspraak, gezamenlijke verzoekschriften, verzoekschriften tot hoger beroep, eenzijdige verzoekschriften en proceshandelingen gericht aan de rechter in de loop van de procedure]2 conclusies, memories en stukken, alsmede de begeleidende brieven bij de conclusies, memories en stukken]1 in de zin van artikel 736 en volgende Gerechtelijk Wetboek, in burgerlijke en strafzaken, het e-Deposit systeem, zoals beschreven in de artikelen 6 tot 9.
----------
(1)<KB 2018-10-09/03, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 16-10-2018>
(2)<KB 2021-09-29/01, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 01-10-2021>
HOOFDSTUK 2. - Regels van de informaticasystemen, vertrouwelijkheid en effectiviteit van de communicatie
Afdeling 1. - Het e-Box netwerk
Art.2. Alle communicatie op elektronische wijze tussen de afzender en de bestemmeling zoals bepaald in artikel 1, 1° kan geschieden via het netwerk van beveiligde e-Boxen, die door de Federale Overheidsdienst Justitie ter beschikking worden gesteld.
De FOD Justitie wordt met betrekking tot het e-Box netwerk beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 1, § 4, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens.
Art.3. De verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot het e-Box netwerk maakt gebruik van informaticatechnieken die :
- de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de zending verzekeren door middel van aangepaste beveiligingstechnieken;
- de vertrouwelijkheid van de inhoud van de zending waarborgen;
- toelaten dat de afzender en de bestemmeling ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd en geauthentiseerd en dat het tijdstip van de verzending en ontvangst ondubbelzinnig kan worden vastgesteld;
- een bewijs van verzending en ontvangst van de zending registreren of loggen in het systeem en op verzoek van de afzender dit bewijs aan hem afleveren;
- de volgende gegevens registreren of loggen in het systeem : de identiteit van de afzender en bestemmeling, de statussen, het tijdstip van de verzending, de ontvangst en de opening en het uniek nummer toegekend aan de zending;
- systeemfouten melden en de tijdstippen registreren waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen, en deze periodes systematisch beschikbaar maken voor de belanghebbenden.
De bewaartermijn van de geregistreerde gegevens bedraagt dertig jaar. De bewaartermijn wordt zo nodig verlengd tot alle rechtsmiddelen van elk hangend geding waarop de gegevens betrekking hebben, uitgeput zijn.
Het e-Box netwerk voorziet in een strikt en adequaat gebruikers- en toegangsbeheer dat toelaat gebruikers te identificeren, te authentiseren en hun relevante kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en beheren.
Art.4. Bij e-Box kunnen zich de volgende statussen voordoen : "verzonden" en "ontvangen". Deze statussen worden gemeld aan de afzender.
De melding van de status "verzonden" geldt als verzendbewijs in hoofde van de afzender.
De meldingen van de status "ontvangen" geldt als ontvangstbewijs in hoofde van de afzender en bestemmeling.
De datum van de communicatie op elektronische wijze bepaald in artikel 1, 1° is gelijk aan de datum van het tijdstip van verzending vastgesteld door het e-Box netwerk.
De datum van ontvangst is de datum van het tijdstip van ontvangst vastgesteld door het e-Box netwerk.
Art.5. In geval van een disfunctioneren van het e-Box netwerk wordt een systeemfout gemeld aan de afzender.
De registratie van de tijdstippen waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen, geldt als bewijs daarvan en kan worden ingeroepen als bewijs van overmacht.
Afdeling 2. - Het e-Deposit systeem
Art.6.[2 Alle communicatie zoals bepaald in artikel 1, 2°, kan geschieden via het beveiligde e-Deposit systeem, dat door de Federale Overheidsdienst Justitie ter beschikking wordt gesteld.]2
De Federale Overheidsdienst Justitie wordt met betrekking tot het e-Deposit systeem beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 1, § 4, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
----------
(1)<KB 2018-10-09/03, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 16-10-2018>
(2)<KB 2021-09-29/01, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-10-2021>
Art.7. De verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot het e-Deposit systeem maakt gebruik van informaticatechnieken die :
- de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de zending verzekeren door middel van aangepaste beveiligingstechnieken;
- de vertrouwelijkheid van de inhoud van de zending waarborgen;
- toelaten dat de afzender en de bestemmeling ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd en geauthentiseerd en dat het tijdstip van de verzending en ontvangst ondubbelzinnig kan worden vastgesteld;
- een bewijs van neerlegging en ontvangst van de neerlegging registreren of loggen in het systeem en op verzoek van de afzender dit bewijs aan hem afleveren;
- de volgende gegevens registreren of loggen in het systeem : de identiteit van de persoon die de neerlegging verricht of van de persoon voor wie de neerlegging verricht wordt; in voorkomend geval de identiteit van de gemachtigde door wie de neerlegging verricht wordt; het stuk of de stukken of de conclusie die neergelegd worden, het tijdstip van de neerlegging; het rolnummer van de zaak waarin de neerlegging verricht wordt; de rechtbank waarbij de zaak aanhangig is; het uniek nummer dat toegekend is aan het neergelegde stuk of de neergelegde stukken of aan de neergelegde conclusie; en het uniek nummer toegekend aan de zending;
- systeemfouten melden en de tijdstippen registreren waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen, en deze tijdstippen systematisch beschikbaar maken voor de belanghebbenden.
De bewaartermijn van de geregistreerde gegevens bedraagt dertig jaar. De bewaartermijn wordt zo nodig verlengd tot alle rechtsmiddelen van elk hangend geding waarop de gegevens betrekking hebben, uitgeput zijn.
Het e-Deposit systeem voorziet in een strikt en adequaat gebruikers- en toegangsbeheer dat toelaat gebruikers te identificeren, te authentiseren en hun relevante kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en beheren.
Art.8. Bij e-Deposit kan zich de volgende status voordoen : "neergelegd". Deze status wordt gemeld aan de afzender.
De melding van de status "neergelegd" geldt als bewijs van neerlegging in hoofde van de afzender.
De datum van de neerlegging bepaald in artikel 1, 2° is gelijk aan de datum van het tijdstip van neerlegging vastgesteld door het e-Deposit systeem.
De datum van ontvangst is de datum van het tijdstip van ontvangst vastgesteld door het e-Deposit systeem.
Art.9.[1 § 1.]1 In geval van een disfunctioneren van het e-Deposit systeem wordt een systeemfout gemeld aan de afzender.
De registratie van de tijdstippen waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen, geldt als bewijs daarvan en kan worden ingeroepen als bewijs van overmacht.
[1 § 2. In geval van het ontbreken of het disfunctioneren van het e-Deposit systeem, kan het e-Box systeem worden gebruikt voor de communicatie bedoeld in artikel 6.]1
----------
(1)<KB 2018-10-09/03, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 16-10-2018>
HOOFDSTUK 3. - Toepassing en uitvoering
Art.10.[1 § 1.]1 De Minister van Justitie kan bepalen tegenover welke gebruikers en vanaf welk ogenblik de in artikel 1 bepaalde informaticasystemen in werking zullen worden gesteld, naargelang de ter beschikking stelling van de nodige technische middelen. [1 § 2. Om de in de artikelen 3, derde lid en 7, derde lid beoogde doelstellingen, en in het bijzonder de controle van de hoedanigheid, te bereiken, kan de Minister van Justitie opleggen dat de toegang tot de in artikel 1 voorziene informaticasystemen, voor alle communicatie van en naar de in de eerste paragraaf van artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde personen geschiedt via de informaticasystemen die door de beroepsorganisaties of de door hen aangestelden beheerd worden.]1 ----------
(1)<KB 2018-10-09/03, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 16-10-2018> NOTA : Bij arrest nr. 246.387 van 12 december 2019 (in de zaak met rolnummer: A. 226.852/V-1980) van de Raad van State werd het wijzigende artikel 4 vernietigd, zie B.St. van 10-01-2020, p. 448.)
Art. 11. De Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.