10 JUNI 2015. - Besluit van de hoofddirecteur-hoofdconservator houdende delegatie van sommige bevoegdheden aan personeelsleden van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen
Art. 1-21
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen binnen het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Art.2. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante verordeningen, wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de dienst en van de kredieten en middelen die onder het beheer van de dienst ressorteren.
§ 3. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend overeenkomstig het binnen het departement geldend reglementair kader en budget.
Art.3. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de vermelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of die er inherent deel van uitmaken;
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.4. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
Art.5. De directeurs van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen hebben delegatie om:
1° de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun opdracht, te ondertekenen, met behoud van de toepassing van de bijzondere regeling die geldt voor de antwoorden op brieven aan het Rekenhof over de door het Rekenhof geformuleerde opmerkingen, en exclusief de nota's en de brieven aan de provinciegouverneurs, aan de Inspectie van Financiën, aan de leden van de verschillende regeringen van het land, de Permanente Vertegenwoordiger bij de Europese Commissie, ambassadeurs en leidend ambtenaren. Onder dagelijkse briefwisseling wordt verstaan de schriftelijke of elektronische communicatie ter uitvoering van beslissingen, genomen door het bevoegde bestuursorgaan of zijn gedelegeerde;
2° gewone en aangetekende zendingen die bestemd zijn voor de eigen dienst, in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Gemeenschap;
3° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken van de dienst, eensluidend te verklaren en af te leveren;
4° staten van verschuldigde sommen betreffende presentiegelden, reis- en verblijfkosten, maaltijdvergoedingen en andere voorgeschoten bedragen goed te keuren als ze betrekking hebben op het personeel van de eigen dienst; of als ze verband houden met de werking van de advies- en overlegorganen die verbonden zijn aan de dienst;
5° verlof toe te staan aan het personeel van de eigen dienst, behoudens de verloven waarvoor het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat ze door de minister worden toegestaan. Voor langdurige verloven die geen recht zijn, is het voorafgaande akkoord van de secretaris-generaal vereist;
6° regularisatieformulieren goed te keuren over de werktijdregeling van het personeel van de dienst;
7° structureel en/of occasioneel thuiswerken goed te keuren voor het personeel van de eigen dienst. De overeenkomst tussen werknemer en werkgever wordt ondertekend door de secretaris-generaal.
Art.6. De teamverantwoordelijken van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen hebben delegatie om:
1° verlof toe te staan aan het personeel van het eigen team, behoudens de verloven waarvoor het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat ze door de minister worden toegestaan. Voor langdurige verloven die geen recht zijn, is het voorafgaande akkoord van de secretaris-generaal vereist;
2° regularisatieformulieren goed te keuren over de werktijdregeling van het personeel van de dienst.
Art.7. De directeurs hebben delegatie om overheidsopdrachten te gunnen voor hun dienst voor een bedrag van ten hoogste 8.500 euro. De directeurs hebben delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie alleen binnen het voorwerp van de opdracht en voor een gezamenlijk bedrag dat niet hoger mag zijn dan het initiële gunningsbedrag.
Art.8. § 1. De directeurs hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten voor hun dienst, binnen het voor het departement geldend reglementair kader en budget, vermeld in artikel 2, § 3, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
§ 2. De directeurs moeten een marge van 20 % op de basisallocaties die onder het exclusief beheer van hun dienst vallen reserveren die niet mag worden vastgelegd voor de definitieve schriftelijke toestemming van de secretaris-generaal.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de secretaris-generaal gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister of een ander orgaan berust, heeft de in § 1 vermelde delegatie aan de directeurs betrekking op de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister of het ander orgaan.
Art.9. In het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus treden de directeurs op als budgethouder voor hun dienst.
Art.10. De verantwoordelijke van de financiële dienst heeft delegatie om in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus op te treden als budgethouder voor het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen.
Art.11. De delegatie aan de directeurs, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Art.12. De directeur bedrijfsvoering is beheerder en gedelegeerd ordonnateur van de dienst met afzonderlijk beheer "Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen".
Art.13. De Wetenschappelijk directeur Collecties wordt gemachtigd om de bewaargeving en de bruiklening van kunstwerken toe te staan.
Art.14. De bij dit besluit verleende delegaties worden ook verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van het ambt van directeur /teamverantwoordelijke/verantwoordelijke financiële dienst is belast, of dat de directeur /teamverantwoordelijke/verantwoordelijke financiële dienst vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering, of dat tijdelijk belast is met de leiding van een afdeling of dienst. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en zijn handtekening, de formule "Voor de directeur /teamverantwoordelijke/verantwoordelijke financiële dienst, afwezig".
Art.15. De directeurs/teamverantwoordelijken/verantwoordelijke financiële dienst kunnen de bevoegdheden die daarvoor in aanmerking komen, subdelegeren aan de personeelsleden die onder hun bevoegdheid vallen, tot op het meest functionele niveau. Elke subdelegatie wordt meegedeeld aan de hoofddirecteur-hoofdconservator.
Art.16. § 1. De directeurs /teamverantwoordelijken/verantwoordelijke financiële dienst, alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden zijn gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door de hoofddirecteur-hoofdconservator nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid in de vorm van een dienstorder of nota.
Art.17. De directeurs/teamverantwoordelijken/verantwoordelijke financiële dienst organiseren het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een adequate wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.18. De directeurs /teamverantwoordelijken/verantwoordelijke financiële dienst zijn ten aanzien van de hoofddirecteur-hoofdconservator verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Die verantwoordelijkheid betreft ook de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid is gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.19. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt op regelmatige tijdstippen verantwoording afgelegd aan de hoofddirecteur-hoofdconservator op basis van een gestandaardiseerde rapportering en volgens de algemeen geldende afspraken voor het departement.
Art.20. Dit besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Art. 21. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 april 2015.