23 APRIL 2015. - Besluit van de Regering tot regeling van de terugbetaling van onkosten in sommige instellingen van de Duitstalige Gemeenschap(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 16-06-2015 en tekstbijwerking tot 21-12-2023)
HOOFDSTUK 1. - ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Art. 1-5
HOOFDSTUK 2. - BIJZONDERE VOORWAARDEN VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Afdeling 1. - Terugbetaling van de kosten voor dienstreizen
Onderafdeling 1. - Algemene bepalingen
Art. 6-7
Onderafdeling 2. - Openbaar vervoer
Art. 8
Onderafdeling 3. - Dienstvoertuigen van de instellingen
Art. 9-10
Onderafdeling 4. - Privévoertuigen van de personeelsleden
Art. 11-15
Afdeling 2. - Terugbetaling van de kosten bij verblijven met overnachting
Art. 16-17
Afdeling 3. - Terugbetaling van de representatiekosten
Art. 18-19
Afdeling 4. - Terugbetaling van diverse kosten
Art. 20-21
HOOFDSTUK 3. - PROCEDURE VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Art. 22-23
HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen
Art. 24-27
2015204399 2015204400 2018206221 2022206217 2022206963 2023205623 2023206558 2023206560
HOOFDSTUK 1. - ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Artikel 1 - Toepassingsgebied
§ 1 - Dit besluit is van toepassing op de personeelsleden van de instellingen vermeld in artikel 2, 2°, van het decreet van 25 mei 2009 houdende het financieel reglement van de Duitstalige Gemeenschap.
§ 2 - In afwijking van paragraaf 1 is dit besluit niet van toepassing op:
1° de diensten met afzonderlijk beheer van het gemeenschapsonderwijs, met uitzondering van de dienst met afzonderlijk beheer "Service en Logistiek in het Gemeenschapsonderwijs";
2° de autonome hogeschool in de Duitstalige Gemeenschap;
3° het centrum voor de gezonde ontwikkeling van kinderen en jongeren.
In afwijking van paragraaf 1 is dit besluit niet van toepassing op:
1° de vervoerkosten van de personeelsleden in de zin van het besluit van de Regering van 30 november 2000 betreffende de regeling van de tegemoetkoming van de Duitstalige Gemeenschap en van sommige instellingen van openbaar nut in de vervoerkosten van de personeelsleden;
2° de kilometervergoeding voor het gebruik van de fiets op de weg van en naar het werk in de zin van het besluit van de Regering van 20 december 2000 houdende toekenning van een kilometervergoeding voor het gebruik van de fiets op de weg van en naar het werk aan de personeelsleden van het Ministerie en van sommige instellingen van openbaar nut van de Duitstalige Gemeenschap;
3° het presentiegeld en de reisvergoedingen in sommige instellingen en raden van beheer in de zin van het besluit van de Regering van 12 juli 2001 tot harmonisatie van het presentiegeld en van de reisvergoedingen in instellingen en raden van beheer van de Duitstalige Gemeenschap [1 , behoudens andersluidende bepalingen]1.
----------
(1)<BDG 2015-09-03/18, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2015>
Art.2. - Definities
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° instelling: alle instellingen in de zin van artikel 1;
2° onkosten : alle uitgaven die de personeelsleden in het belang of in opdracht van de instelling doen en die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van een dienstopdracht;
3° gewoonlijke werkplek: de plaats waar de personeelsleden van de instellingen gewoonlijk werken en die voor de diensten van het hoofdbestuur en de diensten met afzonderlijk beheer wordt vastgelegd door de directieraad van het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap en die voor de instellingen van openbaar nut wordt vastgelegd door de betrokken afgevaardigd directeur;
4° Minister : de minister bevoegd voor Financiën.
Art.3. - Beginsel van de terugbetaling van de onkosten
Onkosten kunnen alleen terugbetaald worden in de gevallen die in dit besluit geregeld worden.
De Minister kan de gevallen bepalen waarin dit besluit op grond van specifieke onkostenregelingen niet van toepassing is.
Art.4. - Bewijsbaarheid van de onkosten
§ 1 - Onkosten worden alleen terugbetaald op vertoon van het origineel van een gekwiteerd boekhoudkundig document.
Als origineel van een gekwiteerd boekhoudkundig document geldt in het bijzonder :
1° een gekwiteerde factuur;
2° een factuur met betalingsbewijs, in het bijzonder met een rekeninguittreksel;
3° een afgestempeld vervoerbewijs van het openbaar vervoer;
4° een kwitantie voor levering of diensten die op zijn minst de volgende gegevens bevat:
a) de naam en het adres van de leverancier of de dienstverrichter;
b) het nummer van de kwitantie;
c) de datum van de levering of de dienst;
d) het voorwerp van de levering of de dienst;
e) het bedrag, btw inbegrepen;
5° een btw-kwitantie.
Betalingsbewijzen op zich gelden niet als origineel van een gekwiteerd boekhoudkundig document.
§ 2 - In afwijking van paragraaf 1 kunnen de onkosten forfaitair terugbetaald worden overeenkomstig de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 2.
Art.5. - Verantwoording van de onkosten door dienstredenen
§ 1 - Alleen onkosten die voortvloeien uit de uitvoering van een dienstopdracht en aldus verantwoord worden, worden terugbetaald.
Indien het personeelslid bij de uitvoering van een dienstopdracht uitgaven doet die rechtstreeks door derden als onkosten terugbetaald worden of voordelen in natura krijgt die niet aangerekend worden, opent dit alleen een recht op terugbetaling van de onkosten in het kader van dit besluit voor het gedeelte van het bedrag dat nog niet door derden terugbetaald of overgenomen werd.
§ 2 - De hiërarchische meerdere kan bepalen dat de onkostenafrekening van een personeelslid alleen in aanmerking wordt genomen indien hij daartoe vooraf zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. In dat geval stelt de hiërarchische meerdere het personeelslid daarvan vooraf in kennis.
In afwijking van het eerste lid is de voorafgaande toestemming van de hiërarchische meerdere altijd vereist voor onkosten die voortvloeien uit een verblijf in het buitenland met overnachting of voor kosten die voortvloeien uit bijdragen voor het lidmaatschap van federaties.
De hiërarchische meerdere weigert de terugbetaling van de onkosten geheel of gedeeltelijk indien de hem voorgelegde onkostenafrekening niet of niet voldoende verantwoord wordt door dienstredenen.
HOOFDSTUK 2. - BIJZONDERE VOORWAARDEN VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Afdeling 1. - Terugbetaling van de kosten voor dienstreizen
Onderafdeling 1. - Algemene bepalingen
Art.6. - Terugbetaling van de kosten voor dienstreizen
De kosten die voortvloeien uit dienstreizen worden terugbetaald volgens de regels bepaald in deze afdeling.
Art.7. - Geschikt vervoersmiddel
§ 1 - Elke dienstreis wordt gemaakt met het vervoersmiddel dat op grond van de reiskosten en de reisduur het meest geschikt is.
Zonder afbreuk te doen aan paragraaf 3 worden dienstreizen principieel met het openbaar vervoer of met dienstvoertuigen van de instelling gemaakt.
§ 2 - Van paragraaf 1 kan worden afgeweken indien enerzijds geen dienstvoertuig beschikbaar is of de reistijd door het gebruik van een dienstvoertuig aanzienlijk langer wordt en anderzijds het openbaar vervoer geen redelijk alternatief biedt of indien het belang van de dienst het vereist.
§ 3 - De leden van de directieraad van het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap en de afgevaardigde directeurs van de instellingen van openbaar nut krijgen een ambtswagen ter beschikking gesteld voor dienstgebruik en persoonlijk gebruik. Het persoonlijk gebruik wordt fiscaal als een geldelijk voordeel beschouwd.
De Minister kan :
1° de nadere regels voor de aanschaffing en het gebruik van de ambtswagens bepalen;
2° de gevallen bepalen waarin, in afwijking van het eerste lid, ook andere personeelsleden een ambtswagen ter beschikking gesteld krijgen.
Onderafdeling 2. - Openbaar vervoer
Art.8. - Gebruik van het openbaar vervoer
Reizen met het openbaar vervoer worden alleen terugbetaald ten belope van de werkelijke onkosten en uitsluitend op basis van de officiële tarieven.
De Minister kan voorschrijven dat bepaalde tariefformules moeten worden gebruikt.
Onderafdeling 3. - Dienstvoertuigen van de instellingen
Art.9. - Gebruik van dienstvoertuigen van de instellingen of ambtswagens
Reizen met een dienstvoertuig van een instelling of met een ambtswagen geven geen recht op een kilometervergoeding overeenkomstig artikel 12.
Art.10. - Rittenboek
Voor elk dienstvoertuig van een instelling wordt een rittenboek bijgehouden.
Onderafdeling 4. - Privévoertuigen van de personeelsleden
Art.11. - Gebruik van privévoertuigen van de personeelsleden
Dienstreizen met het privévoertuig van een personeelslid geven recht op een kilometervergoeding overeenkomstig artikel 12, voor zover de voorwaarden vermeld in artikel 7, § 2, worden nageleefd.
Indien de voorwaarden vermeld in artikel 7, § 2, niet worden nageleefd, worden de onkosten terugbetaald op basis van de officiële tarieven van het openbaar vervoer.
Wie een ambtswagen ter beschikking gesteld krijgt, heeft geen recht op kilometervergoeding overeenkomstig artikel 12 voor dienstreizen met een privévoertuig.
Art.12.- Kilometervergoeding
[2 De onkosten voor dienstreizen met het privévoertuig van de personeelsleden worden terugbetaald in de vorm van een forfaitaire kilometervergoeding, die overeenstemt met de vergoeding die geldt voor de ambtenaren van de federale overheidsdiensten. In afwijking van artikel 4, § 1, worden de onkosten terugbetaald zonder vertoon van het origineel van een gekwiteerd boekhoudkundig document]2.
De kilometervergoeding dekt alle kosten die door het gebruik van het voertuig ontstaan, met uitzondering van tol- en parkeergeld en de omniumverzekering voor de dienstreizen vermeld in artikel 13.
[1 Het bedrag van de kilometervergoeding wordt [2 ...]2 aangepast volgens de nadere regels die gelden voor de reiskosten van de ambtenaren van de federale overheidsdiensten.]1
----------
(1)<BDG 2015-09-03/18, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2015>
(2)<BDG 2023-06-15/30, art. 1, 005; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
Art.13. - Omniumverzekering
Om de risico's te dekken van de personeelsleden die hun privévoertuig voor dienstreizen gebruiken, nemen de instellingen de kosten van een omniumverzekering over in verhouding tot het gebruik van het privévoertuig voor dienstdoeleinden.
De nadere regels omtrent de verzekering en de berekeningswijze worden door de Minister bepaald.
Art.14. - Minimum aantal kilometers
Er is slechts een kilometervergoeding overeenkomstig artikel 12 vanaf een totale afstand van 5 kilometer per dienstreis.
In afwijking van het eerste lid kan de Minister de minimumafstand voor bepaalde personeelsleden opheffen.
Art.15.- Berekening van het traject
Het traject wordt berekend op basis van de afstand van de snelste route tussen het centrum van de plaats van vertrek en het centrum van de plaats van bestemming, uitgedrukt in kilometers.
In afwijking van het eerste lid kan de Minister een forfaitaire kilometervergoeding voor bepaalde trajecten bepalen.
[1 ...]1
In afwijking van het derde lid en onder voorbehoud van de toepassing van specifieke arbeidstijdregelingen die op sommige personeelsleden van toepassing zijn, begint en eindigt een dienstreis in het weekend, op een wettelijke feestdag of op een daarmee gelijkgestelde dag op de werkelijke woonplaats van het personeelslid.
----------
(1)<BDG 2022-09-15/12, art. 41, 004; Inwerkingtreding : 01-10-2022>
Afdeling 2. - Terugbetaling van de kosten bij verblijven met overnachting
Art.16. - Meerdaagse verblijven met overnachting
De verblijfkosten die ontstaan doordat het personeelslid verscheidene dagen voor de dienst buiten de gewoonlijke werkplek verblijft en overnacht, worden terugbetaald volgens de regels bepaald in deze afdeling.
De terugbetaling van de onkosten geschiedt in de vorm van een terugbetaling van de bewijsbare uitgaven.
Art.17. - Minimumafstand
Een terugbetaling van de onkosten overeenkomstig artikel 16 geschiedt uitsluitend voor verblijven op een opstand van minstens 25 kilometer van de gewoonlijke werkplek van het personeelslid.
Afdeling 3. - Terugbetaling van de representatiekosten
Art.18. - Terugbetaling van de representatiekosten
De representatiekosten die voortvloeien uit werklunches of werkdiners in het kader van de dienst worden terugbetaald volgens de regels bepaald in deze afdeling.
Art.19. - Terugbetaling van restaurantkosten
De terugbetaling van werklunches of werkdiners in het kader van de dienst geschiedt in de vorm van een terugbetaling van de bewijsbare uitgaven.
Bij de afrekening van de onkosten van het personeelslid worden, naast de originele bewijsstukken, de volgende gegevens gevoegd :
1° naam en plaats van het restaurant;
2° datum van de werklunch of het werkdiner;
3° aantal aanwezigen;
4° verantwoording.
Afdeling 4. - Terugbetaling van diverse kosten
Art.20. - Terugbetaling van telefoon- en andere communicatiekosten
§ 1 - De om dienstredenen gemaakte kosten voor telefonie of andere communicatiemiddelen worden terugbetaald volgens de regels bepaald in dit artikel.
De terugbetaling van de onkosten geschiedt in de vorm van een terugbetaling van de bewijsbare uitgaven.
§ 2 - In afwijking van paragraaf 1 hebben personeelsleden die voor rekening van de instelling een forfaitair abonnement voor vaste of mobiele telefonie hebben, in de regel geen recht op een afzonderlijke terugbetaling van telefoon- en andere communicatiekosten.
Voor uitzonderingen op het eerste lid is de voorafgaande toestemming van de hiërarchische meerdere van het personeelslid vereist.
Art.21. - Terugbetaling van bijdragen voor het lidmaatschap van federaties
De kosten die voortvloeien uit het lidmaatschap van een federatie of een beroepsorganisatie worden terugbetaald volgens de regels bepaald in dit artikel.
De bijdragen voor het lidmaatschap kunnen alleen overgenomen worden als aangetoond wordt dat de instelling belang heeft bij het lidmaatschap van het personeelslid.
HOOFDSTUK 3. - PROCEDURE VOOR DE TERUGBETALING VAN DE ONKOSTEN
Art.22. - Indienen van de onkostenafrekening
De afrekeningsperiode is ofwel de kalendermaand ofwel het kwartaal.
In elk geval wordt de onkostenafrekening ingediend in de maand die volgt op de afrekeningsperiode waarop de onkostenafrekening betrekking heeft.
In afwijking van het tweede lid kan de termijn voor het indienen van onkostenafrekeningen in geval van overmacht verlengd worden : voor de diensten van het hoofdbestuur en voor de diensten met afzonderlijk beheer kan dit door de secretaris-generaal van het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap en voor de instellingen van openbaar nut kan dit door de betrokken afgevaardigd directeur.
Indien de onkosten voor een bepaalde periode werden terugbetaald, wordt die periode als afgesloten beschouwd voor het personeelslid. Laattijdige onkostenafrekeningen die betrekking hebben op de afgesloten periode of op een vroegere periode worden niet in aanmerking genomen.
Art.23. - Formulieren
De formulieren voor de onkostenafrekening van de personeelsleden worden in de instellingen als volgt vastgelegd :
1° voor de diensten van het hoofdbestuur en de diensten met afzonderlijk beheer door de secretaris-generaal van het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap;
2° voor de instellingen van openbaar nut door de betrokken afgevaardigd directeur.
HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen
Art.24. - Opheffingsbepaling
Volgende regelingen worden opgeheven :
1° het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten;
2° het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten;
3° het koninklijk besluit van 26 maart 1965 houdende de algemene regeling van de vergoedingen, toelagen en premies van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten;
4° het besluit van de Regering van 16 maart 2001 houdende algemene reglementering inzake reiskosten voor het personeel van het Ministerie van de Duitstalige Gemeenschap alsmede voor het personeel van instellingen van openbaar nut van de Duitstalige Gemeenschap.
Art.25. - Overgangsbepaling
Onkosten die voor de inwerkingtreding van dit besluit ontstaan zijn, kunnen - gedurende een periode van drie maanden die ingaat bij de inwerkingtreding van dit besluit - terugbetaald worden volgens de regels die voor de inwerkingtreding van dit besluit golden.
De onkosten die voor de inwerkingtreding van dit besluit ontstaan zijn, maar waarvoor de aanvraag om terugbetaling ingediend is na de periode vermeld in het eerste lid, worden niet in aanmerking genomen.
Art.26. - Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2015.
Art. 27. - Uitvoeringsbepaling
De minister bevoegd voor Financiën is belast met de uitvoering van dit besluit.