Artikel M. A. BEGROTINGSREKENING
A.1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen
De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari 2015 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2014. Dit geldt eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst Financiën; de bedragen van de vastgestelde rechten dienen overeen te stemmen met deze vermeld op regel 6 (opbrengst toegekend aan de gemeente) van het document 173X.
De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen van artikel 46 van het A.R.G.C.
Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2014.
Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is.
Ik herinner eraan dat in artikel 57 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook altijd voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.
Ik moedig u aan om de inspanning van de "schoonmaak" in de niet-geïnde schuldvorderingen voort te zetten, vooreerst door deze als dubieuze vorderingen in de boeken op te nemen en vervolgens door de juiste onwaarden te boeken.
Hoewel er al een grote inspanning werd vastgesteld, komen er bij controles in de balansen nog steeds erg oude schuldvorderingen aan het licht.
Ik herinner u daarnaast aan de artikelen 45 en 46 van het A.R.G.C. Zo moeten de invorderingsrechten onmiddellijk in de boekhouding worden geboekt en niet pas bij de invordering. Bij de controles ter plaatse werd een slechte opvolging van de ontvangsten opgemerkt, in het bijzonder wat de subsidies betreft. Naast het feit dat het resultaat van de rekening bezwaard wordt, dreigt het niet boeken van een invorderingsrecht ertoe te leiden dat het vergeten wordt.
Ik wens het belang van deze verrichtingen te beklemtonen, aangezien het begrotingsresultaat van de rekening gebaseerd is op de netto vastgestelde rechten en de vastleggingen. Onnodig overgedragen vastleggingen beïnvloeden het resultaat immers negatief, terwijl vastgestelde rechten die naar alle verwachtingen niet meer geïnd kunnen worden, een fictieve positieve invloed hebben, en dit niet enkel op de resultaten van de begrotingsboekhouding (begrotingsresultaat en boekhoudkundig resultaat) maar ook op de resultaten van de algemene boekhouding (lopend resultaat en resultaat van het dienstjaar in de resultatenrekening).
Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt.
A.2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T :
Krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier T3 moeten het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad. Interne overboekingen die tijdens het dienstjaar verricht werden tussen begrotingsartikelen die tot dezelfde functie en economische groep behoren (art. 10 ARGC), moeten niet langer in deze wijzigingen opgenomen worden. Deze wijzigingen worden van kracht op 31 december 2014 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de begrotingsrekening 2014 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.
Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 16 en 73 van het A.R.G.C.
Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.
Ter herinnering : kredietaanpassingen binnen de perken van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit zijn geen begrotingswijzigingen die voorgelegd dienen te worden aan de toezichthoudende overheid en worden bijgevolg niet opgenomen in het afsluitingsdocument. Ik dring erop aan dat deze instructie nageleefd zou worden.
Deze interne aanpassingen hebben enkel betrekking op de gewone dienst.
Overboekingen van het overschot naar de reservefondsen die tijdens het jaar aangelegd worden, dienen eveneens aangerekend te worden. De overboeking als uitgave leidt immers tot een daling van het gecumuleerde resultaat; het is dan ook logisch dat het reservefonds voor het overeenstemmende bedrag gecrediteerd wordt. Het is echter zo dat enkel een aanrekening in de algemene boekhouding tot uiting komt. Daarom is het van essentieel belang dat de overboeking volledig aangerekend wordt, zodat de balans de werkelijke reserves weergeeft.
Eventuele begrotingswijzigingen in de buitengewone dienst gelden steeds als uitzonderingen en moeten behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 van het A.R.G.C.
Wijzigingen van ontvangsten komen niet aan bod in dit document.
A.3. Resultaat van de dienstjaren
Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2014.
De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is voorgeschreven door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt vastgelegd.
In de kolom met betrekking tot de begrotingskredieten moeten de kredieten vermeld worden als aangepast door de wijzigingen, met inbegrip van de aanpassingen verricht in het kader van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titel
21 JANUARI 2015. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2014
Titre
21 JANVIER 2015. - Circulaire relative à la clôture des comptes communaux de l'exercice 2014
Documentinformatie
Numac: 2015031043
Datum: 2015-01-21
Info du document
Numac: 2015031043
Date: 2015-01-21
Tekst (3)
Texte (3)
Article M. A. COMPTE BUDGETAIRE
A. 1. Droits constatés, engagements et imputations :
La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2015 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2014. Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le Service Public Fédéral des Finances ; les montants des droits constatés seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la commune) du document 173X.
Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de l'article 46 du R.G.C.C.
Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C., tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2014.
Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.
Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.
Je vous encourage à poursuivre l'effort de " nettoyage " des créances non recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs adéquates.
Bien qu'un effort notable ait été constaté, lors des contrôles des créances fort anciennes apparaissent encore dans les bilans.
Je vous rappelle, en outre, les articles 45 et 46 du RGCC. Ainsi, les droits à recette doivent être enregistrés directement dans la comptabilité et non lors de la perception. Un mauvais suivi des recettes a été remarqué lors des contrôles sur place, en particulier pour les subsides. Outre le fait de grever le résultat du compte, la non- inscription d'un droit à recette risque d'entraîner son oubli.
J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive les résultats de la comptabilité budgétaire (résultat budgétaire et résultat comptable) mais également ceux de la comptabilité générale (résultat courant et résultat d'exercice au compte de résultats).
En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense.
A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T :
Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 RGCC) ; elles prendront valeur au 31 décembre 2014 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2014 dès leur vote par le conseil communal.
Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et 73 du R.G.C.C.
Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.
Pour rappel, les adaptations de crédits dans les limites de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale, ne constituent pas des modifications budgétaires devant être transmises à l'autorité de Tutelle et ne feront dès lors pas partie du document de clôture. J'insiste pour que cette instruction soit respectée.
Ces adaptations internes ne concernent que le service ordinaire.
Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves.
Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C.
Ce document ne reprendra pas de modification de recettes.
A. 3. Le résultat des exercices
Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2014.
Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la Région de Bruxelles-Capitale.
La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les crédits tels que modifiés par les modifications y compris les ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale.
A. 1. Droits constatés, engagements et imputations :
La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2015 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2014. Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le Service Public Fédéral des Finances ; les montants des droits constatés seront identiques à ceux repris à la ligne 6 (produits attribués à la commune) du document 173X.
Les droits à recette seront constatés conformément aux dispositions de l'article 46 du R.G.C.C.
Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C., tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2014.
Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.
Je vous rappelle que l'article 57 du Règlement général de la Comptabilité communale précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures ou travaux non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.
Je vous encourage à poursuivre l'effort de " nettoyage " des créances non recouvrées, d'abord en les reprenant en tant que créances douteuses dans les livres comptables, puis en actant les non-valeurs adéquates.
Bien qu'un effort notable ait été constaté, lors des contrôles des créances fort anciennes apparaissent encore dans les bilans.
Je vous rappelle, en outre, les articles 45 et 46 du RGCC. Ainsi, les droits à recette doivent être enregistrés directement dans la comptabilité et non lors de la perception. Un mauvais suivi des recettes a été remarqué lors des contrôles sur place, en particulier pour les subsides. Outre le fait de grever le résultat du compte, la non- inscription d'un droit à recette risque d'entraîner son oubli.
J'insiste sur l'importance de ces opérations car le résultat budgétaire du compte est basé sur les droits constatés nets et les engagements. Des reports d'engagements inutiles auront une incidence négative sur le résultat. A contrario, des droits constatés pour lesquels plus aucune perception n'est à espérer, influencent favorablement mais de manière fictive les résultats de la comptabilité budgétaire (résultat budgétaire et résultat comptable) mais également ceux de la comptabilité générale (résultat courant et résultat d'exercice au compte de résultats).
En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annualité de cette dépense.
A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T :
Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications ne reprendront plus les glissements internes opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires de la même fonction et de même groupe économique (art 10 RGCC) ; elles prendront valeur au 31 décembre 2014 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2014 dès leur vote par le conseil communal.
Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 16 et 73 du R.G.C.C.
Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.
Pour rappel, les adaptations de crédits dans les limites de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale, ne constituent pas des modifications budgétaires devant être transmises à l'autorité de Tutelle et ne feront dès lors pas partie du document de clôture. J'insiste pour que cette instruction soit respectée.
Ces adaptations internes ne concernent que le service ordinaire.
Les prélèvements sur le boni vers les fonds de réserves engagés au cours de l'année devront également être imputés. En effet, le prélèvement en dépense diminue le résultat cumulé; il est donc logique que le fonds de réserve soit crédité à due concurrence. Or seule une imputation aura cet effet sur la comptabilité générale. Il est donc essentiel que le prélèvement soit imputé, dans sa totalité, pour que le bilan reflète la réalité des réserves.
Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C.
Ce document ne reprendra pas de modification de recettes.
A. 3. Le résultat des exercices
Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable arrêté au 31 décembre 2014.
Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 20 octobre 2005 fixant la présentation du budget des communes de la Région de Bruxelles-Capitale.
La colonne relative aux crédits budgétaires devra reprendre les crédits tels que modifiés par les modifications y compris les ajustements réalisés dans le cadre de l'article 10 du Règlement général de la Comptabilité communale.
B. BALANS, RESULTATENREKENING EN BIJLAGE
B.1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 744-index van de maand mei 2014
B.2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zou voor hun herwaardering op de rekening 2014 uitgegaan moeten worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde een indexering van 1,11 %, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2014 (1,70) en de coëfficiënt 2013 (1,6813) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 januari 2014 en 22 januari 2013.
B.3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de boekhoudkundige documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.
B.4. Werken in uitvoering
Er moet op toegezien worden dat de rekeningen "werken in uitvoering" en "aankopen in uitvoering" met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen "werken in uitvoering" elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden. Dit leidt tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening en geeft een vertekend beeld van de balans.
In Bijlage 1 vindt u een tabel waarin de op 31 december in uitvoering zijnde werken moeten ingevuld worden, gerangschikt per categorie.
B.5. Regularisatie- en wachtrekeningen
Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren.
Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.
B. 6. Situatie van de gemeenteschuld
Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.
Daarnaast vindt u als bijlage 2 een in te vullen tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014.
De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen.
Ik herinner u eraan dat overeenkomstig artikel 1 van het A.R.G.C. een invorderingsrecht vastgesteld moet worden voor elke lening wanneer het college deze bestelt. Bovendien bepaalt artikel 47 dat de algemene rekeningen tegelijkertijd bijgehouden worden en dat de vaststelling van het recht gepaard moet gaan met een debitering van de rekening 41300 alsook met een creditering van de rekening 17 voor het bestelde bedrag.
Ik herinner u eraan dat overeenkomstig de omzendbrief van 7 januari 2013 betreffende de gemeentelijke leningen, de tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014, die bij de rekening gevoegd moet worden, tevens elektronisch doorgestuurd moet worden, uiterlijk tegen 31 maart 2015.
B.7. Subsidies aan VZW's
In Bijlage 3 vindt u een model van tabel, waarin alle subsidies aan vzw's vermeld moeten worden. Vermeld voor elke subsidie het begrote en het werkelijk toegekende bedrag, alsook het begrotingsartikel waarop de uitgave is aangerekend.
B.8. Pensioenfondsen
Bijlage 4 (a, b of c) moet ingevuld worden naargelang de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw gemeente heeft gekozen.
B.9. Nog te innen schuldvorderingen
Gelieve de lijst met nog te innen schuldvorderingen langs elektronische weg op te sturen.
U vindt een modeltabel als bijlage 5.
B.10 Toegekende waarborgen
In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese instanties dient u elk jaar een lijst te bezorgen van de schulden van de entiteiten die de waarborg van de plaatselijke besturen genieten, en dit uiterlijk tegen 30 juni.
De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd.
B.1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 744-index van de maand mei 2014
B.2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zou voor hun herwaardering op de rekening 2014 uitgegaan moeten worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde een indexering van 1,11 %, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2014 (1,70) en de coëfficiënt 2013 (1,6813) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 januari 2014 en 22 januari 2013.
B.3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de boekhoudkundige documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.
B.4. Werken in uitvoering
Er moet op toegezien worden dat de rekeningen "werken in uitvoering" en "aankopen in uitvoering" met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen "werken in uitvoering" elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden. Dit leidt tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening en geeft een vertekend beeld van de balans.
In Bijlage 1 vindt u een tabel waarin de op 31 december in uitvoering zijnde werken moeten ingevuld worden, gerangschikt per categorie.
B.5. Regularisatie- en wachtrekeningen
Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren.
Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.
B. 6. Situatie van de gemeenteschuld
Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.
Daarnaast vindt u als bijlage 2 een in te vullen tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014.
De vereiste gegevens worden u meegedeeld door de bankinstellingen.
Ik herinner u eraan dat overeenkomstig artikel 1 van het A.R.G.C. een invorderingsrecht vastgesteld moet worden voor elke lening wanneer het college deze bestelt. Bovendien bepaalt artikel 47 dat de algemene rekeningen tegelijkertijd bijgehouden worden en dat de vaststelling van het recht gepaard moet gaan met een debitering van de rekening 41300 alsook met een creditering van de rekening 17 voor het bestelde bedrag.
Ik herinner u eraan dat overeenkomstig de omzendbrief van 7 januari 2013 betreffende de gemeentelijke leningen, de tabel over de stand van uw leningen op 31 december 2014, die bij de rekening gevoegd moet worden, tevens elektronisch doorgestuurd moet worden, uiterlijk tegen 31 maart 2015.
B.7. Subsidies aan VZW's
In Bijlage 3 vindt u een model van tabel, waarin alle subsidies aan vzw's vermeld moeten worden. Vermeld voor elke subsidie het begrote en het werkelijk toegekende bedrag, alsook het begrotingsartikel waarop de uitgave is aangerekend.
B.8. Pensioenfondsen
Bijlage 4 (a, b of c) moet ingevuld worden naargelang de beheerswijze van de pensioenen waarvoor uw gemeente heeft gekozen.
B.9. Nog te innen schuldvorderingen
Gelieve de lijst met nog te innen schuldvorderingen langs elektronische weg op te sturen.
U vindt een modeltabel als bijlage 5.
B.10 Toegekende waarborgen
In het kader van de controle die uitgeoefend wordt door de Europese instanties dient u elk jaar een lijst te bezorgen van de schulden van de entiteiten die de waarborg van de plaatselijke besturen genieten, en dit uiterlijk tegen 30 juni.
De modeltabel wordt u op verzoek toegestuurd.
B. BILAN, COMPTE DE RESULTATS ET ANNEXE
B.1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2014.
B.2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2014 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit une indexation de 1,11 % obtenue par le rapport du coefficient 2014 (1,70) sur le coefficient 2013 (1,6813) tels que publiés au Moniteur belge des 20 janvier 2014 et 22 janvier 2013.
B.3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991).
B.4. Travaux en cours.
Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes " travaux en cours " et " achats en cours " relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes " travaux en cours " augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le compte de résultats et fausse la lecture du bilan.
Vous trouverez en Annexe 1 un tableau à compléter avec les travaux en cours au 31 décembre, regroupés par catégorie.
B.5. Comptes de régularisation et d'attente
A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place.
En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.
B. 6. Situation de la dette communale.
Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers.
En outre, vous trouverez en annexe 2, un tableau à compléter concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2014.
Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.
Conformément à l'article 1er du RGCC, un droit à recette doit être constaté pour chaque emprunt lorsque le collège passe commande de celui-ci. En outre, l'article 47 stipule que les comptes généraux doivent être tenus à jour simultanément et que la constatation du droit doit être accompagnée d'un débit du compte 41300 ainsi que du crédit du compte 17 pour le montant commandé.
Je vous rappelle, que conformément à la circulaire du 7 janvier 2013 relative aux emprunts communaux, le tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2014 devant être joint au compte devra en plus être transmis électroniquement pour le 31 mars 2015 au plus tard.
B.7. Subsides aux ASBL
Vous trouverez en Annexe 3, un modèle de tableau à compléter reprenant pour chaque subside à une Asbl le montant prévu et réellement octroyé, ainsi que l'article budgétaire auquel est imputée cette dépense.
B.8. Fonds de pensions
L'annexe 4 (a, b ou c) sera complétée en fonction du mode de gestion de ses pensions pour lequel votre commune a opté.
B.9. Créances à recouvrer
Vous veillerez à transmettre de manière électronique la liste des créances à recouvrer,
Un modèle de tableau vous est présenté en annexe 5.
B.10 Garanties octroyées.
Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, vous êtes appelés à fournir, chaque année, la liste des dettes des entités bénéficiant de la garantie des pouvoirs locaux et ce pour le 30 juin au plus tard.
Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande.
B.1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2014.
B.2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2014 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit une indexation de 1,11 % obtenue par le rapport du coefficient 2014 (1,70) sur le coefficient 2013 (1,6813) tels que publiés au Moniteur belge des 20 janvier 2014 et 22 janvier 2013.
B.3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991).
B.4. Travaux en cours.
Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les comptes " travaux en cours " et " achats en cours " relatifs aux chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes " travaux en cours " augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le compte de résultats et fausse la lecture du bilan.
Vous trouverez en Annexe 1 un tableau à compléter avec les travaux en cours au 31 décembre, regroupés par catégorie.
B.5. Comptes de régularisation et d'attente
A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place.
En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.
B. 6. Situation de la dette communale.
Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes financiers.
En outre, vous trouverez en annexe 2, un tableau à compléter concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2014.
Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires.
Conformément à l'article 1er du RGCC, un droit à recette doit être constaté pour chaque emprunt lorsque le collège passe commande de celui-ci. En outre, l'article 47 stipule que les comptes généraux doivent être tenus à jour simultanément et que la constatation du droit doit être accompagnée d'un débit du compte 41300 ainsi que du crédit du compte 17 pour le montant commandé.
Je vous rappelle, que conformément à la circulaire du 7 janvier 2013 relative aux emprunts communaux, le tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2014 devant être joint au compte devra en plus être transmis électroniquement pour le 31 mars 2015 au plus tard.
B.7. Subsides aux ASBL
Vous trouverez en Annexe 3, un modèle de tableau à compléter reprenant pour chaque subside à une Asbl le montant prévu et réellement octroyé, ainsi que l'article budgétaire auquel est imputée cette dépense.
B.8. Fonds de pensions
L'annexe 4 (a, b ou c) sera complétée en fonction du mode de gestion de ses pensions pour lequel votre commune a opté.
B.9. Créances à recouvrer
Vous veillerez à transmettre de manière électronique la liste des créances à recouvrer,
Un modèle de tableau vous est présenté en annexe 5.
B.10 Garanties octroyées.
Dans le cadre du contrôle exercé par les instances européennes, vous êtes appelés à fournir, chaque année, la liste des dettes des entités bénéficiant de la garantie des pouvoirs locaux et ce pour le 30 juin au plus tard.
Le modèle de tableau vous sera envoyé sur demande.
C. NAZICHT VAN DE REKENINGEN
Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, "Publicount", ter beschikking van de gemeenten.
Dit programma kan gedownload worden op de website van de Federatie van de Ontvangers : www.ro19.be. In geval van problemen kan u mevr. Meulemans contacteren op het nummer 02-774.60.72.
Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, "Publicount", ter beschikking van de gemeenten.
Dit programma kan gedownload worden op de website van de Federatie van de Ontvangers : www.ro19.be. In geval van problemen kan u mevr. Meulemans contacteren op het nummer 02-774.60.72.
C. VERIFICATION DES COMPTES
Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels " Publicount " à disposition des communes.
Le progiciel est disponible en téléchargement sur le site internet de la Fédération des Receveurs : www.ro19.be. En cas de difficulté, vous pouvez contacter Mme Meulemans au 02-774.60.72.
Un contrôle de la logique comptable est indispensable lors de la clôture des comptes. La Région met, à cette fin, le progiciel d'élaboration des comptes annuels " Publicount " à disposition des communes.
Le progiciel est disponible en téléchargement sur le site internet de la Fédération des Receveurs : www.ro19.be. En cas de difficulté, vous pouvez contacter Mme Meulemans au 02-774.60.72.
D. OVERZENDING EN INFORMATIEDRAGER
De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in haar authentieke vorm, in vijf tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, blijft altijd verplicht.
De wettelijke bijlage en de in punten B3 tot B10 vermelde documenten moeten bijgevoegd worden in één exemplaar.
De bijlagen 1 tot 5 moeten elektronisch overgezonden worden voorafgaand aan de indiening van de papieren versie.
Elektronische overzending
Het besluit van 20 maart 2008 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot bepaling van het informaticaformaat van de begrotingen en rekeningen van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is van toepassing op de rekeningen 2014.
Daarom verwijs ik u naar de omzendbrief van 4 december 2008 met betrekking tot de Gegevensbank van de gemeentelijke financiën - Gegevensoverdracht. De informaticus van het CIBG, Guy Fremal (02-204.27.47) of Antoine Marc (02-204.28.45), zal een antwoord kunnen geven op uw technische vragen.
Uw contactpersonen op het nummer 02.800 : M. Léonard 32.78 - C. Delattre 32.70 - W. Marcoen 32.82 - G. Courtois 32.75 - A. Willems 33.01 - Q. de Launois 32.98
U dient absoluut het boekhoudplan na te leven. Ik verzoek u daarom rekening te houden met de opmerkingen die u werden bezorgd over het gebruik van foutieve functionele of economische codes en de nodige verbeteringen aan te brengen. Tevens zijn negatieve kredieten (vastgestelde rechten, vastleggingen of aanrekeningen) niet toegelaten. Gelieve ook daar rekening mee te houden.
Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.
Met de meeste hoogachting,
De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in haar authentieke vorm, in vijf tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, blijft altijd verplicht.
De wettelijke bijlage en de in punten B3 tot B10 vermelde documenten moeten bijgevoegd worden in één exemplaar.
De bijlagen 1 tot 5 moeten elektronisch overgezonden worden voorafgaand aan de indiening van de papieren versie.
Elektronische overzending
Het besluit van 20 maart 2008 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot bepaling van het informaticaformaat van de begrotingen en rekeningen van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is van toepassing op de rekeningen 2014.
Daarom verwijs ik u naar de omzendbrief van 4 december 2008 met betrekking tot de Gegevensbank van de gemeentelijke financiën - Gegevensoverdracht. De informaticus van het CIBG, Guy Fremal (02-204.27.47) of Antoine Marc (02-204.28.45), zal een antwoord kunnen geven op uw technische vragen.
Uw contactpersonen op het nummer 02.800 : M. Léonard 32.78 - C. Delattre 32.70 - W. Marcoen 32.82 - G. Courtois 32.75 - A. Willems 33.01 - Q. de Launois 32.98
U dient absoluut het boekhoudplan na te leven. Ik verzoek u daarom rekening te houden met de opmerkingen die u werden bezorgd over het gebruik van foutieve functionele of economische codes en de nodige verbeteringen aan te brengen. Tevens zijn negatieve kredieten (vastgestelde rechten, vastleggingen of aanrekeningen) niet toegelaten. Gelieve ook daar rekening mee te houden.
Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.
Met de meeste hoogachting,
D. TRANSMISSION ET SUPPORT
La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en quatre exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire.
L'annexe légale, et les documents repris aux points B3 à B10 seront joints en un exemplaire.
Les annexes 1 à 5 seront transmises de manière électronique préalablement au dépôt de la version papier.
Transmission électronique
L'arrêté du 20 mars 2008 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale fixant le format informatique des budgets et des comptes des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est d'application pour les comptes 2014.
A cet égard, je vous renvoie à la circulaire du 4 décembre 2008 relative à la Base de données des finances communales - Transfert des données. Les informaticiens du CIRB, Guy Fremal (02-204.27.47) ou Antoine Marc (02-204.28.45) pourront répondre à vos questions techniques.
Vos interlocteurs au 02.800 : M. Léonard 32.78 - C. Delattre 32.70 - W. Marcoen 32.82 - G. Courtois 32.75 - A. Willems 33.01 - Q. de Launois 32.98
Il est primordial que vous respectiez le plan comptable. Je vous invite dès lors à tenir compte des remarques qui vous ont été adressées concernant l'utilisation de codes fonctionnels ou économiques erronés et de procéder aux corrections qui s'imposent. De même, les crédits négatifs (droits constatés, engagements ou imputations) ne sont pas admissibles. Veuillez également en tenir compte.
Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.
Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée.
La transmission des comptes (compte budgétaire, bilan, compte de résultats) dans sa forme authentique, en quatre exemplaires bilingues et signés par les autorités communales compétentes, reste toujours obligatoire.
L'annexe légale, et les documents repris aux points B3 à B10 seront joints en un exemplaire.
Les annexes 1 à 5 seront transmises de manière électronique préalablement au dépôt de la version papier.
Transmission électronique
L'arrêté du 20 mars 2008 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale fixant le format informatique des budgets et des comptes des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est d'application pour les comptes 2014.
A cet égard, je vous renvoie à la circulaire du 4 décembre 2008 relative à la Base de données des finances communales - Transfert des données. Les informaticiens du CIRB, Guy Fremal (02-204.27.47) ou Antoine Marc (02-204.28.45) pourront répondre à vos questions techniques.
Vos interlocteurs au 02.800 : M. Léonard 32.78 - C. Delattre 32.70 - W. Marcoen 32.82 - G. Courtois 32.75 - A. Willems 33.01 - Q. de Launois 32.98
Il est primordial que vous respectiez le plan comptable. Je vous invite dès lors à tenir compte des remarques qui vous ont été adressées concernant l'utilisation de codes fonctionnels ou économiques erronés et de procéder aux corrections qui s'imposent. De même, les crédits négatifs (droits constatés, engagements ou imputations) ne sont pas admissibles. Veuillez également en tenir compte.
Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.
Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée.
BIJLAGEN.
ANNEXES.
Art. N. Bijlagen 1 tot en met 5.
(Bijlagen niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 29-01-2015, p. 8092-8111)
(Bijlagen niet opgenomen om technische redenen, zie B.St. van 29-01-2015, p. 8092-8111)
Art. N. Annexes 1 à 5.
(Annexes non reprises pour des raisons techniques, voir M.B. du 29-01-2015, p. 8092-8101)
(Annexes non reprises pour des raisons techniques, voir M.B. du 29-01-2015, p. 8092-8101)