15 SEPTEMBER 2014. - Besluit van de gedelegeerd bestuurder van de Vlaamse Landmaatschappij betreffende de delegatie van bevoegdheden aan de adjunct directeur-generaal, de afdelingshoofden en sommige personeelsleden
Art. 1-19
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het besluit van de raad van bestuur van 13 november 2013: het besluit van de raad van bestuur van de Vlaamse Landmaatschappij van 13 november 2013 betreffende de delegatie van bevoegdheden aan de gedelegeerd bestuurder en tot opheffing van het besluit van de raad van bestuur van de Vlaamse Landmaatschappij van 28 november 2007;
2° gedelegeerd bestuurder: het personeelslid, houder van een managementfunctie van N-niveau dat aan het hoofd staat van de Vlaamse Landmaatschappij;
3° de adjunct directeur-generaal: het personeelslid dat bij besluit van de gedelegeerd bestuurder van 27 februari 2014 belast werd met de leiding van de afdeling Informatica en GIS bij de VLM;
4° het afdelingshoofd: het personeelslid, houder van een managementfunctie van N-1 niveau, dat belast is met de leiding van een afdeling op N-1 niveau binnen de VLM;
5° het diensthoofd: het personeelslid dat belast is met de leiding van een dienst binnen een afdeling van de VLM;
6° de titularis van de staffunctie: het personeelslid dat overeenkomstig het ministerieel besluit van 18 mei 2006 houdende oprichting van het orgaan dat de bevoegdheden uitoefent inzake de rechtspositie van het personeel voor het extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Landmaatschappij, als staffunctie deel uitmaakt van de directieraad;
7° de projectleider N-1: het personeelslid, aangewezen in een managementfunctie van N-1 niveau bij de Vlaamse Landmaatschappij met als graad projectleider N-1;
8° de manager projectrealisatie: het personeelslid aangewezen in een mandaatgraad van projectleider N-1 als manager projectrealisatie of het personeelslid aangewezen in de graad van directeur-ingenieur als manager projectrealisatie bij de VLM;
9° de operationeel manager: het personeelslid aangewezen in een mandaatgraad van projectleider N-1 als operationeel manager bij de VLM;
10° een regionale afdeling: de afdeling Regio Oost en de afdeling Regio West van de Vlaamse Landmaatschappij.
Art.2. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden kunnen enkel worden uitgeoefend inzake de aangelegenheden die tot de taken van het agentschap behoren.
De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst, het jaarlijkse ondernemingsplan en het besluit van de raad van bestuur van 13 november 2013.
In de mate dat de door dit besluit verleende delegaties zijn gekoppeld aan regelgeving, blijven zij overeenkomstig van kracht indien deze regelgeving wordt gewijzigd, aangevuld of vervangen.
Alle bedragen vermeld in dit besluit zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
Art.3. Het afdelingshoofd van de afdeling Algemene Diensten is gemachtigd beslissingen te nemen over aanvragen in het kader van het decreet van 26 maart 2004 tot openbaarheid van bestuur.
Art.4. Het afdelingshoofd van de afdeling Algemene Diensten is bevoegd beslissingen te nemen over de aanvragen in het kader van het decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie.
Art.5. Het afdelingshoofd van de afdeling Algemene Diensten wordt gemachtigd om voor wat betreft de zaken van zijn/haar afdeling de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 15.000 euro per opdracht.
Het afdelingshoofd van de afdeling Algemene Diensten wordt gemachtigd om:
1° rechtsgedingen in te stellen en te voeren als eiser, verweerder of tussenkomende partij, voor de hoven en rechtbanken, de administratieve rechtscolleges, met uitzondering van de rechtsgedingen voor het Grondwettelijk Hof en het Rekenhof met inbegrip van:
a) het verrichten van alle noodzakelijke proceshandelingen;
b) het instellen van gewone en buitengewone rechtsmiddelen tegen vonnissen of arresten, of desgevallend het berusten erin;
2° advocaten en deskundigen aan te stellen en het bedrag van de erelonen en de vergoedbare kosten van de advocaten en deskundigen goed te keuren en te betalen, voor een bedrag van maximum 8.500 euro per beslissing;
3° afstand te doen van rechtsvorderingen, dadingen en minnelijke schikkingen aan te gaan, de uitgaven verbonden aan de uitvoering van vonnissen en arresten goed te keuren en over te gaan tot de betaling van de uitgaven verbonden aan voorgaande handelingen voor zover het bedrag van deze uitgaven 8.500 euro per beslissing niet overschrijdt;
4° onder voorbehoud van andersluidende bepalingen, afstand te doen van schuldvorderingen voor zover het bedrag van deze uitgaven 8.500 euro per beslissing niet overschrijdt en verklaringen van schuldvorderingen in te dienen;
5° afschriften en uittreksels af te leveren uit de verslagen van de raad van bestuur en de algemene vergadering.
Art.6. De titularis van de staffunctie en het diensthoofd van de dienst Financiën van de afdeling Algemene Diensten wordt gemachtigd om alle sommen en waarden die aan de maatschappij toekomen in ontvangst te nemen en om tevens alle interne financiële transferten goed te keuren.
Art.7. De titularis van de staffunctie wordt gemachtigd om de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 15.000 euro per opdracht en voor zover deze verband houden met zijn/haar opdrachten.
Art.8. De afdelingshoofden van de regionale afdelingen, de projectleiders N-1, de diensthoofden, de managers projectrealisatie en de operationeel manager worden gemachtigd om elk voor wat betreft de zaken van hun regionale afdeling en voor zover deze zaken behoren tot de uitoefening van hun taken:
1° alle pacht- en gebruiksovereenkomsten voor een duur van minder dan negen jaar op onroerende goederen in eigendom van de VLM af te sluiten, voor zover het bedrag van de overeenkomst 8.500 euro per jaar niet overschrijdt, alsook deze overeenkomsten te beëindigen op voorwaarde dat bij de beëindiging van deze overeenkomsten voldaan is aan de cumulatieve voorwaarden van artikel 29 van het besluit van de raad van bestuur van 13 november 2013;
2° beheersovereenkomsten te sluiten ongeacht het bedrag van de overeenkomst;
3° de beslissingen te nemen inzake beheersovereenkomsten en vergoeding natuur die door de betreffende regelgeving zijn toegewezen aan de VLM;
4° de aanvragen van stedenbouwkundige vergunningen in te dienen voor de uitvoering van werken en handelingen:
a) opgenomen in de goedgekeurde inrichtingsplannen in het kader van landinrichtingsprojecten;
b) opgenomen in de vastgestelde uitvoeringsplannen in het kader van natuurinrichtingsprojecten;
c) opgenomen in de plannen in het kader van niet instrumentgebonden projecten;
d) machtigingen aan te vragen voor deze werken;
5° beslissingen te nemen over de aanvragen in het kader van het decreet van 26 maart 2004 tot openbaarheid van bestuur.
De afdelingshoofden van de regionale afdelingen worden gemachtigd om elk voor wat betreft de zaken van hun afdeling:
1° verkoop van hout aan te gaan of goed te keuren voor een bedrag van maximum 8.500 euro per beslissing;
2° de bestekken voor werken in het kader van projectrealisatie, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 8.500 euro per opdracht;
3° in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot projectrealisatie verrekeningen goed te keuren in zoverre hieruit geen extra uitgave ten opzichte van het gunningsbedrag voortvloeit.
Art.9. Het afdelingshoofd van de afdeling Projectrealisatie wordt gemachtigd om voor wat betreft de zaken van zijn/haar afdeling:
1° de secretaris van elke coördinatiecommissie, van elk ruilverkavelingscomité en van elk ander orgaan belast met de ruilverkaveling van landeigendommen, van de landinrichting en van de natuurinrichting aan te wijzen;
2° de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 8.500 euro per opdracht.
Het afdelingshoofd van de afdeling Projectrealisatie wordt gemachtigd om voor de overheidsopdrachten in het kader van projectrealisatie verrekeningen goed te keuren in zoverre hieruit geen bijkomende uitgaven van meer dan 15 % van het gunningsbedrag voortvloeien en de financiering voor deze beslissing beschikbaar is.
Art.10. Het afdelingshoofd van de afdeling Projectrealisatie en het diensthoofd Grondzaken van de Centrale Directie worden gemachtigd om, ter uitvoering van de door de gedelegeerd bestuurder of de raad van bestuur genomen beslissingen, de aanvaardingsbrieven in het kader van dossiers van verwerving, ruil of vervreemding van onroerende goederen, of van vestiging of afstand van zakelijke rechten met betrekking tot onroerende goederen, te ondertekenen. De personeelsleden van niveau A van de dienst Grondzaken zijn eveneens gemachtigd deze aanvaardingsbrieven te ondertekenen voor zover dit kadert binnen de uitoefening van hun taken.
Art.11. Het afdelingshoofd van de afdeling Mestbank wordt gemachtigd om voor wat betreft de zaken van zijn/haar afdeling de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 8.500 euro per opdracht, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
Art.12. Het afdelingshoofd van de afdeling Platteland en Mestbeleid wordt gemachtigd om voor wat betreft de zaken van zijn/haar afdeling de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 8.500 euro per opdracht.
Art.13. De adjunct directeur-generaal wordt gemachtigd voor wat de zaken van haar afdeling betreft de bestekken voor werken, leveringen en diensten of de bescheiden die ze vervangen goed te keuren, de wijze te kiezen waarop de opdracht wordt gegund en de aannemingen van werken, leveringen en diensten te gunnen binnen de perken van de begroting en in te staan voor de uitvoering ervan, voor zover het gunningsbedrag niet hoger is dan 85.000 euro per opdracht.
Art.14. De bevoegdheden zoals opgenomen en uitgewerkt in de informaticatools AXI POM en AXI Finance en waarbij rekening wordt gehouden met het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van de dossiers, worden uitgeoefend door de personeelsleden die met naam worden aangewezen door de directieraad.
Art.15. Het afdelingshoofd van de afdeling Platteland en Mestbeleid en het afdelingshoofd van de afdeling Mestbank worden gemachtigd om, voor wat betreft de zaken van zijn/haar afdeling, met uitzondering van de trekkingsrechten toegekend op grond van het decreet van 7 juni 2013 tot vaststelling van de regels inzake de verdeling van het Vlaams Plattelandsfonds, in het kader van subsidies toegekend door de Vlaamse Regering of door een Vlaamse minister, en waarbij in die subsidiebeslissing aan de Vlaamse Landmaatschappij wordt opgedragen om de ontvankelijkheid van de subsidie te onderzoeken of de aanvraag tot subsidie al dan niet goed te keuren of de subsidie uit te betalen of de verantwoording van de aanwending van die subsidie te onderzoeken, de volgende taken uit te voeren:
1° bij ontstentenis van een verantwoording van de aanwending van de subsidies, over te gaan tot een gedeeltelijke of volledige terugvordering van de subsidie en alle daden van terugvordering te stellen in verband met het niet verantwoord gedeelte van de subsidie;
2° de betalingsopdracht tot uitbetaling van de toegekende subsidie te ondertekenen;
3° alle bijkomende documenten op te vragen, onder meer in het kader van de goedkeuring of de verantwoording van de subsidie;
4° alle daden te stellen die nodig zijn voor de vaststelling van de verantwoording van de aanwending van de subsidie;
5° de vaststelling te doen van niet volledige verantwoording van de toegekende subsidie.
Art.16. Overeenkomstig artikel 22, § 1, lid 3, van de statuten worden de adjunct directeur-generaal, de afdelingshoofden, de titularis van de staffunctie en de projectleiders N-1 binnen het kader van het dagelijks bestuur, elk voor de hun toevertrouwde bevoegdheden, gemachtigd ter uitvoering van de door de raad van bestuur of de gedelegeerd bestuurder genomen beslissingen, de briefwisseling en administratieve bescheiden te ondertekenen.
Art.17. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van het ambt van de titularis is belast of dat hem vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid boven de vermelding van zijn graad, naam en handtekening de formule " Voor (graad van de titularis), afwezig ".
Onder voorbehoud van andersluidende bepalingen, wordt de vervanging van de adjunct directeur-generaal en de afdelingshoofden nader geregeld door de gedelegeerd bestuurder in een directienota.
Bij afwezigheid wordt de gedelegeerd bestuurder voor de taken, vermeld in artikel 16, § 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 9 maart 2007 tot uitvoering van het decreet van 22 december 2006 houdende de bescherming van water tegen de verontreiniging door nitraten uit agrarische bronnen, vervangen door het afdelingshoofd Algemene Diensten.
Art.18. De personeelsleden aan wie delegatie werd verleend overeenkomstig de bepalingen van dit besluit nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij de uitoefening van deze verleende delegaties en rapporteren op eenvoudig verzoek over het gebruik van de aan hen verleende delegaties aan de gedelegeerd bestuurder of aan diegene die hen delegatie heeft verleend. Deze personeelsleden zijn verantwoordelijk voor het gebruik van de aan hen verleende delegaties. De gedelegeerd bestuurder blijft verantwoordelijk voor de bevoegdheden gedelegeerd bij dit besluit.
Het gebruik van de verleende delegaties en de wijze van rapportering erover kan door de gedelegeerd bestuurder of de personeelsleden die delegatie hebben verleend nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing.
De gedelegeerd bestuurder en de personeelsleden die delegaties hebben verleend bij dit besluit kunnen ten allen tijde deze delegaties schorsen of intrekken. De gedelegeerd bestuurder en de personeelsleden die delegaties hebben verleend, kunnen ten allen tijde deze delegaties zelf uitoefenen.
Dit besluit wordt bekendgemaakt aan het personeel en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Art. 19. Het besluit van de gedelegeerd bestuurder van de Vlaamse Landmaatschappij van 28 november 2007 betreffende de delegatie van bevoegdheden aan de afdelingshoofden en sommige ambtenaren, wordt opgeheven.