21 MEI 2014. - Besluit van het afdelingshoofd van de entiteit Planning en Coördinatie houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden aan de personeelsleden van de afdeling
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-5
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling en het voeren van rechtsgedingen
Art. 6-8
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake personeelsmanagement en facilitair management
Art. 9-10
HOOFDSTUK IV. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 11
HOOFDSTUK V. - Regeling bij vervanging
Art. 12-14
HOOFDSTUK VI. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 15-17
HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen
Art. 18-19
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op de entiteit Planning en Coördinatie, bestaande uit de pijlers:
- Tactische en Operationele planning;
- Communicatie;
- Investeringen en exploitatie;
- HRM-AWV;
- ICT, Kennis- en Datamanagement;
- Kwaliteitsmanagement;
- Ondersteunende diensten.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het afdelingshoofd: het personeelslid, houder van een managementfunctie van N-1 niveau, die belast is met de leiding van de entiteit Planning en Coördinatie binnen het Agentschap Wegen en Verkeer;
2° de verantwoordelijke van de pijler: het personeelslid belast met de verantwoordelijkheid en de coördinatie van de vakgebieden binnen een pijler binnen de Afdeling Planning en Coördinatie;
3° personeelslid: de ambtenaar of de contractueel in dienst bij de entiteit Planning en Coördinatie;
4° dagelijkse briefwisseling: de briefwisseling van gewone of elektronische aard, die verband houdt met de opdracht van de ambtenaar, die de afdeling niet bindt en die geen beleidsimplicaties heeft.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot:
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.5. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling en het voeren van rechtsgedingen
Art.6. § 1. De verantwoordelijken van de pijlers en de personeelsleden van tenminste rang A1 hebben delegatie voor de ondertekening van de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun opdracht.
§ 2. De volgende categorieën van briefwisseling worden evenwel steeds ter ondertekening aan het afdelingshoofd voorgelegd:
- Briefwisseling gericht aan de minister;
- Antwoorden op kabinetsnota's;
- Antwoorden op parlementaire vragen, vragen om uitleg, actuele vragen en interpellaties van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
- Briefwisseling die een standpunt van de afdeling vertolkt;
- Briefwisseling die huidige of toekomstige financiële of juridische verbintenis inhouden;
- Antwoorden op brieven van het Rekenhof;
- Briefwisseling gericht aan de administrateur-generaal.
Voor wat betreft elektronische briefwisseling, zijn de personen vermeld in § 1 gemachtigd om rechtstreeks te communiceren met de administrateur-generaal, voor zover het afdelingshoofd hiervan een kopie ontvangt.
§ 3. Alle personeelsleden zijn ertoe gemachtigd de gewone en aangetekende zendingen, bestemd voor de afdeling in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen betekend aan het Vlaams Gewest.
Zij zijn er ook toe gemachtigd aangetekende zendingen te versturen;
§ 4. De personeelsleden van tenminste niveau C zijn ertoe gemachtigd uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de hen toevertrouwde taken eensluidend te verklaren en af te leveren.
Art.7. Het afdelingshoofd kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
- bijkomende categorieën van briefwisseling aan zijn ondertekening te onderwerpen;
- briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn ondertekening te onderwerpen;
- de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
Art.8. Veerle Vanempten heeft delegatie te voeren van rechtsgedingen als verweerder voor de Raad van State betreffende de decreten van 19 december 1998 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1999, inzonderheid hoofdstuk XIV en van 13 juni 2013 betreffende de bescherming van de verkeersinfrastructuur in geval van bijzonder wegtransport.
Het hoofd van de pijler kwaliteitsmanagement heeft delegatie om in voorkomend geval de overtreder, de onderneming of de raadsman op de hoogte te brengen van de kennelijke onontvankelijkheid van het beroep en om de overtreder, de onderneming of de raadsman te horen in het kader van het beroep.
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake personeelsmanagement en facilitair management
Art.9. De verantwoordelijken van de pijlers en alle andere personeelsleden van ten minste rang A1 die als eerste evaluator fungeren, zijn gemachtigd om het jaarlijks verlof en dienstvrijstellingen, van personeelsleden voor wie hij als eerste evaluator fungeert, goed te keuren.
De verantwoordelijke van de pijler ondersteunende diensten is gemachtigd om het jaarlijks verlof en de dienstvrijstellingen van de andere verantwoordelijken van de pijlers goed te keuren. De goedkeuring van alle andere verloven is slechts mogelijk na overleg met het afdelingshoofd.
Art.10. § 1 De verantwoordelijke van de pijler Ondersteunende Diensten is gemachtigd om binnen het afgesproken plan, bestellingen en aankopen van materiaal goed te keuren, voor zover het bedrag ervan niet hoger is dan 500 euro en binnen de perken van de toegekende kredieten blijft.
§ 2. De verantwoordelijke van de pijler Communicatie is gemachtigd om bestellingen en aankopen van diensten en leveringen goed te keuren, voor zover het bedrag ervan niet hoger is dan 500 euro en binnen de perken van de toegekende kredieten blijft.
HOOFDSTUK IV. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.11. Het personeelslid aangeduid als leidend ambtenaar van het project, staat in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen of diensten die ter uitvoering van voormelde taken werden gegund.
Onder de eenvoudige uitvoering dient te worden verstaan het treffen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken en die binnen de perken van de aanneming blijven, met uitzondering van de maatregelen en beslissingen die een beoordeling vanwege de gunnende overheid vereisen.
HOOFDSTUK V. - Regeling bij vervanging
Art.12. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie belast is of de functiehouder vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "voor de [graad van de titularis], afwezig".
Art.13. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt hij vervangen door volgende personeelsleden met minstens 2 jaar ervaring:
1° de verantwoordelijke van de pijler Investeringen en Exploitatie;
2° de verantwoordelijke van de pijler ICT, Kennis- en Datamanagement;
3° de verantwoordelijke van de pijler Tactische en Operationele Planning;
4° het personeelslid van de afdeling van ten minste rang A1 dat op het ogenblik van de afwezigheid het langst deel uitmaakt van de Agentschap Wegen en Verkeer.
Art.14. De in dit besluit vermelde delegaties mogen niet verder gedelegeerd worden.
HOOFDSTUK VI. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.15. § 1. De personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden werden gedelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van een dienstnota.
Art.16. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt driemaandelijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door het personeelslid aan het afdelingshoofd wordt voorgelegd. Het rapport wordt door het personeelslid aan het afdelingshoofd voorgelegd, uiterlijk de tiende werkdag na het verstrijken van de periode waarop het rapport betrekking heeft.
Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen.
De in het rapport verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. Ze is op een degelijke wijze gestructureerd en wordt op een toegankelijke wijze voorgesteld.
Het afdelingshoofd kan bij eenvoudige beslissing nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
Het afdelingshoofd kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan het personeelslid verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.17. § 1. Het afdelingshoofd heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen of individuele dossiers naar zich toe te trekken.
§ 2. In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen
Art.18. Het besluit van het afdelingshoofd van de entiteit Planning en Coördinatie van 28 november 2013 houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden aan de personeelsleden van de afdeling wordt opgeheven.
Art. 19. Dit besluit treedt in werking op 2 juni 2014.