18 DECEMBER 2013. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie
HOOFDSTUK 1. - Kwaliteitshandboek
Afdeling 1. - Onderdelen van het kwaliteitshandboek
Art. 1
Afdeling 2. - Kwaliteitsbeleid
Art. 2
Afdeling 3. - Kwaliteitsmanagementsysteem
Art. 3-6
Afdeling 4. - Zelfevaluatie
Art. 7
HOOFDSTUK 2. - Slotbepalingen
Art. 8-10
HOOFDSTUK 1. - Kwaliteitshandboek
Afdeling 1. - Onderdelen van het kwaliteitshandboek
Artikel 1. Elke adoptiedienst stelt een kwaliteitshandboek op dat bestaat uit de volgende drie onderdelen :
1° kwaliteitsbeleid;
2° kwaliteitsmanagementsysteem;
3° zelfevaluatie.
Afdeling 2. - Kwaliteitsbeleid
Art.2. Het onderdeel kwaliteitsbeleid, vermeld in artikel 1, 1°, bevat de verklaring van het management over de missie, de visie en de doelstellingen en strategieën met betrekking tot de dienstverlening die bestaat uit informeren, bemiddelen en de eerste nazorg verstrekken als vermeld in artikel 15 van het decreet van de Vlaamse Regering van 20 januari 2012 houdende regeling van de interlandelijke adoptie van kinderen.
Afdeling 3. - Kwaliteitsmanagementsysteem
Art.3. Het onderdeel kwaliteitsmanagementsysteem, vermeld in artikel 1, 2°, behandelt de organisatorische structuur, de bevoegdheden, de verantwoordelijkheden, en de procedures en processen om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten en om het dienstverleningsproces te beheersen.
Art.4. Elke adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden om de middelen efficiënt en kwaliteitsgericht in te zetten. Daarvoor beschrijft de adoptiedienst ten minste :
1° hoe de dienst zijn personele middelen inzet. Dat wordt ten minste geconcretiseerd in de manier waarop de adoptiedienst zijn teamleden en medewerkers evalueert en ondersteunt;
2° het systeem waarbij de documenten die relevant zijn voor de werking, op een overzichtelijke wijze worden beheerd. Daarvoor zal de adoptiedienst :
a) de bepalingen vastleggen volgens welke persoonsgebonden documenten worden bijgehouden in overeenstemming met de geldende wetgeving over beroepsgeheim en privacy;
b) beschrijven hoe de documenten die uitgegeven worden door instanties, extern aan de voorziening, en die van rechtstreeks belang zijn voor het functioneren van de adoptiedienst, in een overzichtelijk te raadplegen systeem bewaard worden;
c) beschrijven hoe de gebruikte standaarddocumenten bewaard worden. Het doel waarvoor de documenten gebruikt worden, is daarbij duidelijk aangegeven.
Art.5. Elke adoptiedienst beschrijft :
1° hoe de gebruikers geïnformeerd worden over het beleid en de algemene werking van de voorziening;
2° hoe de gebruikers worden onthaald;
3° hoe afspraken gemaakt worden met de gebruikers over de dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienstverlening worden opgevolgd;
4° hoe de individuele gebruikersdossiers worden opgevolgd;
5° hoe de afronding van de dienstverlening wordt geregeld in overleg met de gebruiker en hoe een eventuele doorverwijzing of overgang naar een andere hulp- of dienstverleningsvorm verloopt, als die noodzakelijk blijkt;
6° hoe de klachtenprocedure aan de gebruiker bekendgemaakt wordt;
7° hoe aan preventie van grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers wordt gedaan, hoe dat grensoverschrijdende gedrag gedetecteerd wordt en hoe er gepast op gereageerd wordt, met inbegrip van de registratie door de voorziening en de melding aan Kind en Gezin;
8° hoe de voorziening zorgt voor een verstaanbare communicatie tussen haar medewerkers en de gebruikers aan wie ze zorg en hulp verleent. De voorziening verduidelijkt welke ondersteuning en stimulansen geboden worden aan anderstalige medewerkers die zorg en hulp verlenen aan Nederlandstalige gebruikers, bij het verwerven van de kennis van het Nederlands.
In het eerste lid, 7°, wordt verstaan onder :
1° grensoverschrijdend gedrag : elk misbruik dat de fysieke of psychische integriteit van een cliënt schendt in de relatie cliënt-cliënt of voorziening-cliënt;
2° Kind en Gezin : het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin.
Art.6. De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van het dienstverleningsproces. Daarvoor beschrijft de adoptiedienst ten minste :
1° hoe bij de bemiddeling voor buitenlandse kinderen :
a) de juridische en sociaal-psychologische adopteerbaarheid van het kind wordt nagegaan;
b) het kind gemotiveerd aan een bepaalde kandidaat-adoptant wordt toegewezen;
c) de kandidaat-adoptant op de komst van het kind wordt voorbereid;
d) de voortgang van de individuele adoptiedossiers begeleid wordt;
e) een adoptiesamenwerking aangegaan wordt met buitenlandse kanalen die goedgekeurd zijn door het Vlaams Centrum voor Adoptie;
f) de adoptie opgevolgd wordt op de wijze die in de voorschriften en wettelijke bepalingen van de staat van herkomst is opgenomen;
g) de aankomst van het kind in België bij het Vlaams Centrum voor Adoptie gemeld wordt;
h) in de voorbereidingsfase voor gestructureerde verkenningssessies voor de kandidaat-adoptanten gezorgd wordt en op vraag van de kandidaat-adoptanten een schriftelijk verslag van die sessies aan het Vlaams Centrum voor Adoptie bezorgd wordt;
i) voorstellen voor mogelijke adoptiesamenwerking bij het Vlaams Centrum voor Adoptie aangebracht worden;
j) de adoptiewerking periodiek geëvalueerd wordt en daarover aan het Vlaams Centrum voor Adoptie gerapporteerd wordt;
2° hoe gedurende de informatiesessie en in samenspraak met het Steunpunt Adoptie de kandidaat-adoptanten geïnformeerd worden over de herkomstlanden waarmee een lopende adoptiesamenwerking bestaat;
3° hoe binnen het verstrekken van eerste nazorg de adoptant en het geadopteerde kind worden bijgestaan na aankomst van de geadopteerde in het gezin, hun nazorg wordt verleend gedurende de eerste fase van hechting en integratie, en de adoptant van de bestaande nazorg voor adopties op de hoogte wordt gebracht;
4° hoe een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld met elke kandidaat-adoptant;
5° hoe van ieder adoptiedossier een kopie aan de Vlaamse adoptieambtenaar bezorgd wordt.
Afdeling 4. - Zelfevaluatie
Art.7. In het onderdeel zelfevaluatie, vermeld in artikel 1, 3°, worden minstens de volgende aspecten opgenomen :
1° hoe de voorziening op systematische wijze gegevens verzamelt en registreert over de kwaliteit van de dienstverlening en over de gebruikerstevredenheid. Daarbij gaat de adoptiedienst minstens na of de beschreven dienstverleningsprocessen zijn verlopen zoals werd vooropgesteld;
2° hoe de voorziening de gegevens, vermeld in punt 1°, aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren;
3° welk stappenplan met tijdspad de voorziening vooropstelt om de doelstellingen, vermeld in punt 2°, te bereiken;
4° hoe en met welke frequentie de voorziening evalueert of de doelstellingen, vermeld in punt 2°, bereikt zijn;
5° welke stappen de voorziening onderneemt als die doelstellingen niet bereikt zijn.
HOOFDSTUK 2. - Slotbepalingen
Art.8. De voorziening voldoet aan alle bepalingen van dit besluit binnen zes maanden na de inwerkingtreding van dit besluit.
Art.9. Het ministerieel besluit van 10 juni 2002 betreffende de kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor buitenlandse kinderen wordt opgeheven.
Art. 10. De volgende regelgevende teksten treden in werking op de eerste dag van de maand die volgt op het verstrijken van een termijn van tien dagen, die ingaat op de dag na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad :
1° het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, wat betreft de adoptiediensten voor interlandelijke adoptie;
2° dit besluit.