12 DECEMBER 2013. - Besluit van het afdelingshoofd van de entiteit Elektromechanica en Telematica houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden aan de personeelsleden van de afdeling
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-5
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art. 6-7
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 8
HOOFDSTUK IV. - Delegaties inzake diverse aangelegenheden
Art. 9-10
HOOFDSTUK V. - Regeling bij vervanging
Art. 11-13
HOOFDSTUK VI. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 14-16
HOOFDSTUK VII. - Inwerkingtredingsbepaling
Art. 17
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Elektromechanica en Telematica.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° het afdelingshoofd : het personeelslid, houder van een managementfunctie van N-1 niveau, die belast is met de leiding van de afdeling Elektromechanica en Telematica binnen het Agentschap Wegen en Verkeer;
2° personeelslid : de ambtenaar of de contractueel in dienst bij de afdeling Elektromechanica en Telematica;
3° dagelijkse briefwisseling : de briefwisseling van gewone of elektronische aard, die verband houdt met de opdracht van het personeelslid, die de afdeling niet bindt en die geen beleidsimplicaties heeft;
Art.3. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst, inzonderheid het besluit van 9 februari 2011 van het hoofd van het Agentschap Wegen en Verkeer van het Vlaamse ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan personeelsleden van het agentschap, gewijzigd bij het besluit van 16 augustus 2012.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van aanvullende aard die van ondergeschikt belang zijn en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.5. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake het ondertekenen van briefwisseling
Art.6. § 1. De personeelsleden van rang A2, A1 en B2 en de celhoofden van de sectie Administratieve Ondersteuning hebben delegatie voor de ondertekening van de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun opdracht, uitgezonderd de briefwisseling gericht aan de minister, de administrateur-generaal en andere entiteiten.
De dagdagelijkse briefwisseling aan andere entiteiten met betrekking tot specifieke lopende projecten mag door de personeelsleden van rang A2 en A1 ondertekend worden.
§ 2. De personeelsleden belast met de taak planaanvragen te beantwoorden in het kader van het decreet van 14 maart 2008 houdende de ontsluiting en de uitwisseling van de informatie over ondergrondse kabels en leidingen, hebben delegatie voor de ondertekening van de briefwisseling die verband houdt met het beantwoorden van planaanvragen.
§ 3. De personeelsleden van de cel afdelingssecretariaat en van de cel logistiek zijn ertoe gemachtigd de gewone en aangetekende zendingen, bestemd voor de afdeling in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen en deurwaardersexploten betekend aan het Vlaams Gewest.
Zij zijn er ook toe gemachtigd aangetekende zendingen te versturen.
§ 4. Alle personeelsleden zijn ertoe gemachtigd uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de hen toevertrouwde taken eensluidend te verklaren en af te leveren.
Art.7. Het afdelingshoofd kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken :
1° bijkomende categorieën van briefwisseling aan zijn ondertekening te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn ondertekening te onderwerpen;
3° de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.8. § 1. Het personeelslid van rang A2 is gemachtigd om de gunningswijze te bepalen en de opdrachtdocumenten voor werken, leveringen of diensten goed te keuren, tenzij de documenten door het personeelslid van rang A2 zelf zijn opgesteld.
§ 2. Het personeelslid van rang A2 is gemachtigd om overeenkomsten af te sluiten in het kader van een raamovereenkomst met de veiligheids- en gezondheidscoördinatoren.
§ 3. Het personeelslid van rang A2 heeft delegatie om beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor beslissingen met een financiële weerslag gelden de volgende beperkingen :
1° voor verrekeningen
- het saldo van de verrekening bedraagt maximaal 65.000 euro;
- het totaal van de prestaties in meer in de verrekening bedraagt maximaal 130.000 euro;
- het gecumuleerde saldo van alle eerder ingediende verrekeningen (incl. de voorliggende) bedraagt maximaal 130.000 euro.
2° voor alle beslissingen : enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 10 % boven het initiële gunningsbedrag en voor zover deze afwijking ten opzichte van het gunningsbedrag niet meer bedraagt dan 130.000 euro.
§ 4. Het personeelslid, aangeduid als leidend ambtenaar van het project, staat in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen of diensten die ter uitvoering van voormelde taken werden gegund.
Onder de eenvoudige uitvoering dient te worden verstaan het treffen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken en die binnen de perken van de aanneming blijven. De delegatie omvat niet de maatregelen en beslissingen die een beoordeling vanwege de gunnende of hogere instantie vereisen.
De leidend ambtenaar is gemachtigd om dienstbevelen te ondertekenen in het kader van de uitvoering van raamovereenkomsten en bestelopdrachten.
§ 5. Het personeelslid, aangeduid als leidend ambtenaar van het project, is gemachtigd technische plannen goed te keuren.
HOOFDSTUK IV. - Delegaties inzake diverse aangelegenheden
Art.9. De personeelsleden van niveau A en B - met functie van directeur, directeur-ingenieur, projectingenieur, werkhuisverantwoordelijke, verantwoordelijke Vlaams Tunnel- en Controlecentrum of celhoofd logistiek- en de personeelsleden van niveau C en D - met de functie van administratief medewerker verkeershandhavingssystemen belast met de opdracht 'energie' of met de functie van chauffeur belast met de opdracht van 'wagenparkbeheerder' - zijn gemachtigd om offertes, schuldvorderingen en facturen via vereffenaar kort tot het maximumbedrag bepaald in de begroting, goed te keuren.
Art.10. § 1. Het personeelslid, dat optreedt als directeur van de sectie Administratieve Ondersteuning, wordt aangeduid als inhoudelijke ordonnateur. De inhoudelijke ordonnateur is gemachtigd om :
1° bijkomende vastleggingen aan te vragen;
2° de certificaten van betaling te ondertekenen;
3° de borderellen van de betalingsdossiers te ondertekenen;
4° de betalingsdossiers over te maken ter betaling aan de entiteiten belast met de vereffeningen.
§ 2. De administratief-financieel medewerker van de cel boekhouding en budgetbeheer is gemachtigd om facturen op te vragen aan de opdrachtnemer.
§ 3. Het personeelslid dat optreedt als celhoofd personeelsadministratie heeft delegatie voor het goedkeuren van toelagen en vergoedingen die het Raamstatuut voorziet, behoudens de beslissingen die in het Raamstatuut worden voorbehouden voor een ander orgaan.
HOOFDSTUK V. - Regeling bij vervanging
Art.11. Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid door één van de directeurs vervangen. Het betrokken personeelslid plaatst, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "voor het afdelingshoofd, afwezig".
Art.12. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de taken van de functiehouder belast is of de functiehouder vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "voor de [graad van de titularis], afwezig".
Art.13. De in dit besluit vermelde delegaties mogen niet verder gedelegeerd worden.
HOOFDSTUK VI. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.14. § 1. De personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden werden gedelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van een dienstorder of nota.
Art.15. Het afdelingshoofd kan steeds een rapport over het gebruik van de verleende delegaties bij het personeelslid opvragen.
Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen.
De in het rapport verstrekte informatie is exact, toereikend en ter zake dienend. Ze is op een degelijke wijze gestructureerd en wordt op een toegankelijke wijze voorgesteld.
Het afdelingshoofd kan bij eenvoudige beslissing nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
Het afdelingshoofd kan, buiten de verplichte periodieke rapportering, op ieder ogenblik aan het personeelslid verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.16. Het afdelingshoofd heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen of individuele dossiers naar zich toe te trekken.
HOOFDSTUK VII. - Inwerkingtredingsbepaling
Art. 17. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2014.
Antwerpen, 12 december 2013.
Het afdelingshoofd van de entiteit Elektromechanica en Telematica,
ir G. De Rycke