25 APRIL 2014. - Koninklijk besluit betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst
HOOFDSTUK I. - Definities
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Documenten
Art. 2
HOOFDSTUK III. - Controle van de gescheiden boekhouding
Afdeling 1. - Voorwerp
Art. 3
Afdeling 2. - Referentieperiode
Art. 4
Afdeling 3. - Kenmerken van het kostentoerekeningssysteem
Art. 5-6
Afdeling 4. - Kwaliteit van de informatie
Art. 7
Afdeling 5. - Verzoening van de analytische boekhouding met de algemene boekhouding
Art. 8
Afdeling 6. - Het causale verband tussen de cost drivers en de activiteiten
Art. 9-11
Afdeling 7. - Verificatie via peiling van de juistheid van de statistische gegevens die worden ingevoerd in het costing-model van de universeledienstaanbieder
Art. 12
Afdeling 8. - Verificatie van de juistheid van de indeling van de producten en diensten in universele, openbare of commerciële producten of diensten
Art. 13-15
Afdeling 9. - Verificatie van de procedures inzake wijziging en invoering van de basisgegevens in de analytische boekhouding
Art. 16-17
HOOFDSTUK III. - Verslag van de auditeur
Art. 18
HOOFDSTUK IV. - De verklaring van het Instituut
Art. 19
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen
Art. 20
BIJLAGE.
Art. N
HOOFDSTUK I. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° wet : de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven;
2° auditeur : de bevoegde en onafhankelijke instantie belast met de verificatie van de rekeningen bedoeld in art. 144quinquies van de wet;
3° cost driver : variabele aan de hand waarvan het verband tussen een activiteit en een kost kan worden gemodelleerd;
4° activiteiten : acties die nodig zijn om producten of diensten te leveren;
5° "global sustaining" : kosten die niet rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan de producten of diensten van de universeledienstaanbieder, meer bepaald zijn algemene kosten;
6° referentielijst : lijst van de cost drivers van het referentiejaar;
7° diensten en producten van de universele dienst : het geheel van de diensten en producten die onder de universele dienst vallen zoals bepaald in artikel 142 van de wet;
8° diensten en producten van de openbare dienst, buiten die welke bedoeld zijn in de bepaling onder 7° van dit artikel : het geheel van de diensten aangeboden in het belang van de gemeenschap door een aanbieder van postdiensten op basis van een met de Staat gesloten contract van openbare dienst, of beheerscontract;
9° commerciële producten en diensten : het geheel van de producten en diensten die niet universeel of openbaar zijn.
HOOFDSTUK II. - Documenten
Art.2. § 1. De universeledienstaanbieder houdt de verzameling bij van de vertrouwelijke inlichtingen bedoeld in de bijlage bij dit besluit. Elk jaar wordt deze verzameling ter beschikking gehouden van de auditeur binnen 60 dagen na de afsluiting van de algemene boekhouding van de universeledienstaanbieder, via elektronische weg en via de post. De universeledienstaanbieder zendt, op aanvraag, deze verzameling aan het Instituut en de Europese Commissie via elektronische weg en per post.
§ 2. De universeledienstaanbieder levert op eigen initiatief, via elektronische weg of per post, ter goedkeuring van het Instituut voor de publicatie bedoeld in het tweede lid, een versie van het in § 1 bedoelde document, waaruit alle vertrouwelijke boekhoudkundige informatie werd verwijderd.
De universeledienstaanbieder publiceert jaarlijks op zijn website een beschrijvend document van zijn analytische boekhouding.
Dat document is een niet-vertrouwelijke versie van de verzameling bedoeld in § 1 van dit artikel.
Dat beschrijvend document omvat ten minste :
- de reikwijdte van de analytische boekhouding;
- een beschrijving van de structuur van de werkwijze voor toewijzing via de activiteiten;
- de toerekeningsmethodes voor de directe, indirecte en algemene kosten;
- de manieren voor toewijzing van de middelen, de lijsten met de cost drivers per hoofdactiviteit;
- de rechtvaardiging van elke wijziging van een van de voormelde elementen ten opzichte van het voorgaande jaar.
HOOFDSTUK III. - Controle van de gescheiden boekhouding
Afdeling 1. - Voorwerp
Art.3. De volgende elementen maken deel uit van de controle van de analytische boekhouding beoogd in de artikelen 144quinquies, 144sexies en 144septies, van de wet :
- de afstemming van de gescheiden boekhouding op de bedrijfsboekhouding;
- de nauwkeurigheid van de cijfers, met inbegrip van de operationele gegevens zoals de volumes;
- de interne facturering tussen de verschillende diensten van de universeledienstaanbieder;
- de verbanden tussen de kosten en de volumes;
- de identificatie van de impliciete toerekeningsregels die een beduidende impact hebben op het algemene niveau van de kosten;
- de frequentie van de update van de cost drivers gebruikt voor de kostentoerekening.
Afdeling 2. - Referentieperiode
Art.4. De gescheiden boekhouding wordt jaarlijks gecontroleerd, ten laatste zes maanden na de afsluiting van de bedrijfsboekhouding.
Afdeling 3. - Kenmerken van het kostentoerekeningssysteem
Art.5. Het systeem voor kostentoerekening en gescheiden boekhouding gebruikt door de universeledienstaanbieder verstrekt voldoende duidelijke en gedetailleerde financiële gegevens. Aan de hand van deze informatie kan de inachtneming van de regels vermeld in de wet en in dit besluit worden gecontroleerd door een definitie en gepaste toewijzing van de inkomsten, de kosten en de bijbehorende volumes aan de diverse activiteiten die de universeledienstaanbieder beoefent.
Art.6. Het kostentoerekeningssysteem van de universeledienstaanbieder neemt de volgende principes in acht :
1° causaliteitsbeginsel : de kosten worden direct of indirect toegeschreven aan de diensten die de kosten hebben veroorzaakt. De auditeur verifieert de relevantie van elke kostenpost, identificeert en kwantificeert de cost driver en gebruikt deze voor de toewijzing van de overeenstemmende kosten. Methodes van het type Activity-Based Costing (ABC) worden gebruikt;
2° objectiviteitsbeginsel : de toewijzing van de kosten moet objectief zijn;
3° consistentiebeginsel : de verdelingsregels zijn in de mate van het mogelijke vergelijkbaar van jaar tot jaar. Wanneer veranderingen in de methode, structuur, interne organisatie of werking een aanzienlijke impact hebben, worden de aard en de rechtvaardiging van die veranderingen duidelijk uiteengezet;
4° transparantiebeginsel : het systeem van kostentoerekening wordt voldoende gedetailleerd en volledig gedocumenteerd.
Afdeling 4. - Kwaliteit van de informatie
Art.7. § 1. De informatie gebruikt door het kostentoerekeningssysteem en de informatie die eruit wordt verkregen zijn :
1° relevant. Ze worden gebruikt voor het besluitvormingsproces en zijn te gelegener tijd beschikbaar;
2° betrouwbaar. Ze zijn volledig, vrij van materiële fouten en systematische fouten, waardoor een waarheidsgetrouw beeld wordt weergegeven. Wanneer steekproeven gebruikt worden om de toewijzing van de kosten af te leiden, moeten de steekproefmethodes steunen op erkende statistische technieken;
3° vergelijkbaar. Ze brengen de ontwikkelingen en verschillen in de tijd tot uiting;
4° materieel. De weglating of een onjuiste weergave ervan heeft redelijkerwijze een invloed op de interpretatie van de resultaten of de besluiten die op basis van het kostentoerekeningssysteem moeten worden genomen;
5° verifieerbaar. De gegevens kunnen worden gevolgd en op elkaar worden afgestemd aan de hand van de toewijzingsprocedure, vanaf de brongegevens tot het eindresultaat.
§ 2. De universeledienstaanbieder bewaart gedurende tien jaar de nodige gegevens om de controle van het kostentoerekeningssysteem mogelijk te maken.
Afdeling 5. - Verzoening van de analytische boekhouding met de algemene boekhouding
Art.8. § 1. De universeledienstaanbieder brengt de bedragen van de kosten en de inkomsten in zijn analytische boekhouding in overeenstemming met deze vermeld in zijn algemene boekhouding.
§ 2. Binnen 30 dagen na de goedkeuring van de algemene boekhouding door de algemene vergadering verstrekt de universeledienstaanbieder aan de auditeur en aan het Instituut de resultatenrekening van het overeenstemmende jaar.
§ 3. Die verzoening neemt concreet de vorm aan van een tabel waarin de volgende informatie staat :
1° het totale bedrag van de bedrijfskosten en -opbrengsten die in de algemene boekhouding opgenomen zijn;
2° het totale bedrag van de bedrijfskosten en -opbrengsten die in de analytische boekhouding opgenomen zijn;
3° de elementen van kosten of opbrengsten die eventuele verschillen rechtvaardigen, samen met de bijbehorende bewijsstukken.
§ 4. Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van zijn algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut een lijst van zijn producten en diensten met hun respectieve bedrijfskosten en -opbrengsten die voortkomen uit de analytische boekhouding. Het totaal van de kosten en opbrengsten van die producten stemt overeen met het totaal van de kosten en opbrengsten die opgenomen zijn in de overeenstemmingstabel die verstrekt is aan de auditeur en aan het Instituut.
Afdeling 6. - Het causale verband tussen de cost drivers en de activiteiten
Art.9. Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van zijn algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut de referentielijst van de voornaamste cost drivers die een rol spelen in zijn kostenmodel.
Art.10. § 1. Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van de algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut :
1° een gemotiveerde lijst van de voornaamste veranderingen in verband met de cost drivers die een rol spelen in zijn kostenmodel ten opzichte van de referentielijst;
2° de verificatie van het causale verband tussen de bron en de bestemming alsook de inhoud en rechtvaardiging.
§ 2. Deze lijst wordt opgesteld ten opzichte van de documenten die het jaar voordien zijn verstrekt.
Art.11. Elk jaar gaat de auditeur na of de causale verbanden tussen de cost drivers en de activiteiten economisch aanvaardbaar en conform de beginselen van art. 144sexies van de wet zijn.
Afdeling 7. - Verificatie via peiling van de juistheid van de statistische gegevens die worden ingevoerd in het costing-model van de universeledienstaanbieder
Art.12. De auditeur kan het niveau van specificatie vastleggen voor de informatie die hij wenst te krijgen betreffende een product of een gamma van producten dat hij aanwijst.
De auditeur verifieert de processen voor invoering van statistische gegevens in het model.
Afdeling 8. - Verificatie van de juistheid van de indeling van de producten en diensten in universele, openbare of commerciële producten of diensten
Art.13. Jaarlijks verstrekt de universeledienstaanbieder aan het Instituut de lijst van zijn producten en diensten alsook hun indeling volgens hun aard, in universele, openbare of commerciële producten of diensten. De indeling is onderworpen aan de goedkeuring van het Instituut dat zijn goedkeuring vervolgens meedeelt aan de auditeur.
Art.14. De auditeur verifieert de inachtneming van de indeling in de analytische boekhouding.
Art.15. De auditeur gaat na of het toerekeningssysteem voor kosten en opbrengsten en de verschillen ten opzichte van het voorgaande jaar correct en voldoende zijn beschreven.
Afdeling 9. - Verificatie van de procedures inzake wijziging en invoering van de basisgegevens in de analytische boekhouding
Art.16. De universeledienstaanbieder beschrijft en rechtvaardigt nauwkeurig elke wijziging in het kostenmodel alsook de validering en de controle van de wijziging.
Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder aan de auditeur en aan het Instituut de lijst van de personen die bevoegd zijn om toegang te hebben tot zijn analytische boekhouding alsook elk element dat de auditeur in staat kan stellen om de inachtneming van de wijzigingsprocedures te verifiëren.
Art.17. De auditeur gaat na of de eventuele veranderingen werden gedocumenteerd en in chronologische volgorde werden geregistreerd.
HOOFDSTUK III. - Verslag van de auditeur
Art.18. Het jaarlijkse verslag van de auditeur bevat op zijn minst de gedocumenteerde beschrijving van de uitgevoerde verificaties, indien van toepassing de vastgestelde onregelmatigheden, zijn aanbevelingen en zijn conclusies.
Het verslag van de auditeur dient als basis voor de overeenstemmingsverklaring gepubliceerd door het Instituut.
HOOFDSTUK IV. - De verklaring van het Instituut
Art.19. Het Instituut richt elk jaar een verklaring van overeenstemming of niet-overeenstemming aan de universeledienstaanbieder op basis van het verslag bedoeld in in artikel 18 van dit besluit.
Het besluit van het Instituut met deze verklaring wordt gepubliceerd op zijn website.
HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen
Art.20. De minister die de Postdiensten onder zijn bevoegdheid heeft, is belast met de uitvoering van dit besluit.
BIJLAGE.
Art. N. De aanbieder van de universele postdienst verstrekt jaarlijks :
- een gedetailleerde beschrijving van de analytische boekhouding en zijn werking;
- de lijst van de verrichtingen van de universeledienstaanbieder met de respectieve kosten en opbrengsten ervan (afkomstig van de verdeling van de exploitatiekosten en -opbrengsten over de verschillende diensten);
- de uitvoerige resultatenrekening;
- de uitvoerige balans;
- de tabel in verband met het in overeenstemming brengen van de analytische boekhouding met de algemene boekhouding;
- een schema met daarin de volgende elementen :
* de rekeningen van het Grootboek;
* het overzicht van de rekeningen van het Grootboek;
* de middelen : kosten en inkomsten die voortvloeien uit de algemene boekhouding of uit een systeem van analytische boekhouding;
* deze middelen moeten worden verdeeld/toegewezen aan de activiteiten die al dan niet van operationele aard kunnen zijn (ondersteunende of supportfunctie);
* de activiteiten moeten vervolgens worden toegewezen aan de kostenobjecten die overeenstemmen met de producten en diensten die door de aanbieder worden verstrekt aan zijn klanten;
- de referentielijst van de cost drivers (enkel in het eerste auditjaar);
- de referentielijst van de producten met hun respectieve type dat door het Instituut is gevalideerd (enkel in het eerste auditjaar);
- de lijst van de veranderingen op het niveau van :
* het model en de structuur ervan;
* de cost drivers en de causale verbanden;
* de producten en het type ervan;
* de activiteiten;
- de samenstelling van de Global Sustaining;
- de interne procedures die door de universeledienstaanbieder zijn ingesteld voor de verwerkingen en de updates van zijn model van analytische boekhouding.