19 APRIL 2014. - Koninklijk besluit betreffende het huishoudelijk reglement van de Raad van het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie
HOOFDSTUK 1. - Definities
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Werkingsregels
Afdeling 1. - Interne organisatie
Art. 2
Afdeling 2. - Voorzitterschap van de zittingen
Art. 3-4
Afdeling 3. - Vergaderingen en agenda
Art. 5-6
Afdeling 4. - Quorum
Art. 7
Afdeling 5. - Elektronische stemming
Art. 8
Afdeling 6. - Notulen en briefwisseling
Art. 9-12
HOOFDSTUK 3. - Bekendmaking van de besluiten en adviezen
Art. 13-14
HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen
Art. 15
HOOFDSTUK 1. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement dient te worden verstaan onder:
1° de wet: de wet van 17 januari 2003 met betrekking tot het statuut van de regulator van de Belgische post- en telecommunicatiesector;
2° lid: een van de vier Raadsleden van het Instituut beoogd in artikel 17 van de wet;
3° gewoon lid: een van de vier Raadsleden van het Instituut beoogd in artikel 17 van de wet, met uitzondering van de voorzitter van de Raad;
4° secretaris: de secretaris van de Raad of zijn plaatsvervanger;
5° werkdagen: elke dag, met uitzondering van zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen.
HOOFDSTUK 2. - Werkingsregels
Afdeling 1. - Interne organisatie
Art.2. De Raad verdeelt de functies voor het bestuur van de diensten onder de gewone leden en, desgevallend, de voorzitter.
In geval van afwezigheid van een lid worden zijn taken voor het bestuur van diensten uitgeoefend door een of meer daartoe door de Raad aangestelde leden.
Afdeling 2. - Voorzitterschap van de zittingen
Art.3. De voorzitter van de Raad zit de vergaderingen voor. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten.
Art.4. Bij afwezigheid van de voorzitter van de Raad wordt de zitting voorgezeten door het lid dat door de Raad wordt aangewezen of, bij gebrek daaraan, door het oudste lid.
Afdeling 3. - Vergaderingen en agenda
Art.5. § 1. De Raad komt samen ten zetel van het Instituut.
§ 2. De vergaderingen van de Raad zijn niet openbaar. De Raad kan evenwel personeelsleden of externe deskundigen toestaan om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.
§ 3. De Raad houdt ten minste één keer per maand een gewone zitting.
De secretaris roept de leden bijeen twee werkdagen vóór de zitting, vóór de middag.
§ 4. In geval van dringende noodzaak roept de secretaris de Raad bijeen in een buitengewone zitting op verzoek van een of meer leden.
De bijeenroeping vindt plaats één werkdag vóór de zitting, vóór de middag. In de bijeenroeping wordt de motivering van de dringende noodzaak vermeld.
In geval van absolute noodzaak en op verzoek van het lid of de leden dat/die een buitengewone zitting vraagt/vragen, kan de zitting door de secretaris worden vastgelegd op dezelfde dag als de bijeenroeping. In deze bijeenroeping wordt de motivering van de absolute noodzaak vermeld.
Art.6. § 1. De agenda van de vergadering wordt door de secretaris meegedeeld aan de leden samen met de bijeenroeping.
§ 2. De agenda van een gewone zitting vermeldt de punten die de leden uiterlijk daags voor de bijeenroeping vóór de middag hebben voorgesteld.
De agenda van een buitengewone zitting vermeldt het of de punten dat/die het lid of de leden dat/die een buitengewone zitting vraagt/vragen op het ogenblik van het verzoek.
§ 3. Bij elk punt voorgesteld door een lid worden alle nodige inlichtingen en stukken gevoegd zodat de Raad het kan onderzoeken.
Afdeling 4. - Quorum
Art.7. § 1. Onverminderd artikel 8 kan de Raad geldig beslissen indien ten minste drie van zijn leden aanwezig zijn.
§ 2. Wordt beschouwd als aanwezig het lid dat fysiek aanwezig is of dat in verbinding staat met de plaats waar de Raadszitting plaatsvindt dankzij een systeem van spraaktelecommunicatie dat realtime communicatie met de andere leden van de Raad mogelijk maakt.
§ 3. De aanwezige leden dienen hun stem uit te brengen.
§ 4. Een lid dat tegen een ontwerp van besluit stemt mag zijn tegenstem motiveren. Indien gewenst worden zijn redenen in de notulen vermeld.
Afdeling 5. - Elektronische stemming
Art.8. § 1. De Raad kan geldig beslissen via elektronische weg.
Daartoe wordt via elektronische weg een voorstel voor een besluit verstuurd door een lid aan de secretaris, die dit onmiddellijk via elektronische post doorstuurt aan de andere leden.
§ 2. Een voorstel voor een besluit via elektronische weg bevat alle inlichtingen en stukken die nodig zijn voor het onderzoek van het voorgestelde besluit.
In het voorstel wordt de termijn vermeld waarbinnen het besluit moet worden genomen. Deze termijn mag niet korter zijn dan 12 uur en niet langer dan 4 dagen.
§ 3. Gedurende de in paragraaf 2 bedoelde termijn mag elk lid zich verzetten tegen de procedure van elektronische stemming en vragen om het voorstel voor een besluit uit te stellen tot de volgende Raadszitting. Daartoe verwittigt het lid, via elektronische weg, de secretaris en de andere leden. Het voorstel voor een besluit wordt dan automatisch opgenomen in de agenda van die zitting.
§ 4. Het besluit kan maar geldig worden aangenomen indien ten minste drie leden aan de stemming deelnemen.
§ 5. Het overeenkomstig paragraaf 4 aangenomen besluit wordt maar definitief indien er geen verzet is van een lid tegen de procedure van elektronische stemming, uitgedrukt op basis van paragraaf 3.
Afdeling 6. - Notulen en briefwisseling
Art.9. § 1. De Raad stelt binnen het personeel van het Instituut een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan die het dagelijkse beheer van de Raad verzorgen, de vergaderingen voorbereiden en bijwonen, akte nemen van de beraadslagingen, de notulen van de vergaderingen opstellen en bewaren en erop toezien dat de adviezen en besluiten van de Raad worden bezorgd aan de bevoegde overheden.
§ 2. De Raad kan, wanneer de omstandigheden dit rechtvaardigen en voor het agendapunt of de agendapunten die hij bepaalt, beslissen tot de terugtrekking van de secretaris uit de zitting. In dat geval wordt een lid aangewezen door de Raad om voor dat deel van de vergadering te notuleren.
Art.10. § 1. De notulen van de vergaderingen worden beknopt opgesteld. Ze bevatten de naam van de aanwezigen, de agendapunten, een samenvatting van de debatten, de besluiten en, desgevallend, de uiteenlopende opinies.
De notulen worden goedgekeurd tijdens de vergadering of op de volgende Raadszitting.
De notulen vermelden uitdrukkelijk of het gaat om een voorlopige versie die moet worden goedgekeurd of om een definitieve versie die reeds werd goedgekeurd.
§ 2. Tenzij uitdrukkelijk anders beslist is door de Raad, is elk besluit van de Raad onmiddellijk uitvoerbaar, zelfs wanneer de notulen waarin het besluit is opgenomen, nog niet formeel zijn goedgekeurd.
§ 3. Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter van de vergadering en de secretaris, die elke pagina paraferen. Het origineel wordt bewaard op de zetel van het Instituut.
Art.11. Alle briefwisseling van het Instituut wordt ter beschikking gesteld van de leden.
Art.12. Alle uitgaande briefwisseling van het Instituut moet worden ondertekend door ten minste één lid, behalve in het geval van een delegatie aan een personeelslid van het Instituut zoals vastgelegd in artikel 16 van de wet.
Elk lid ondertekent de brieven opgesteld door de diensten die hij bestuurt.
Elk lid mag aan een ander lid de ondertekening van de brieven afkomstig van zijn diensten toevertrouwen voor een bepaalde periode en op voorwaarde dat hij via elektronische weg deze ondertekeningsdelegatie heeft gemeld aan de secretaris en aan de andere leden.
HOOFDSTUK 3. - Bekendmaking van de besluiten en adviezen
Art.13. De besluiten en adviezen worden binnen de twee weken met ingang vanaf de dag waarop het besluit of het advies voltrokken is, meegedeeld aan de rechtstreeks en persoonlijk betrokken personen.
Art.14. Onverminderd artikel 23, derde paragraaf, van de wet en voor zover de bekendmaking ervan van openbaar nut is, worden de adviezen en besluiten binnen 20 werkdagen te rekenen vanaf de dag waarop het besluit voltrokken is, gepubliceerd op de website van het Instituut, op het adres www.bipt.be
HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen
Art. 15. De minister bevoegd voor Telecommunicatie is belast met de uitvoering van dit besluit.