26 SEPTEMBER 2011. - Besluit van het afdelingshoofd houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake de algemene werking van de afdeling Studie en Advies
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement
Art. 7
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 8-9
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 10-13
HOOFDSTUK 6. - Opheffings- en inwerkingtredingsbepalingen
Art. 14-15
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. § 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Studie en Advies van het "Agentschap voor Facilitair Management".
§ 2. De in § 1 vermelde afdeling Studie en Advies bestaat uit de volgende teams :
1° Contractbeheer.
2° Studie en Coördinatie Bouwprojecten.
3° Vastgoedbeheer.
4° Technieken.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° minister : het lid van de Vlaamse Regering dat bevoegd is voor het beleidsdomein Bestuurszaken waartoe het "Agentschap voor Facilitair Management" behoort;
2° administrateur-generaal : de administrateur-generaal van het "Agentschap voor Facilitair Management";
3° afdelingshoofd : het afdelingshoofd van de afdeling Studie en Advies;
4° teamhoofd : het personeelslid dat door het afdelingshoofd belast is met de leiding van een team.
5° gemachtigde personeelsleden : de in artikel 5, § 2, van dit besluit genoemde personeelsleden en, bij hun tijdelijke afwezigheid of verhindering, de eveneens in artikel 5, § 2, van dit besluit genoemde personeelsleden van de afdeling Studie en Advies.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van het team in kwestie behoren.
§ 3. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de aangelegenheden vermeld in § 2;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. De inhoudelijke ordonnateurs, vermeld in § 2, hebben delegatie om in het kader van de uitvoering van de begroting van de afdeling Studie en Advies en binnen de grenzen van de in deze begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen over het aangaan van verbintenissen en de daaraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
De delegatie vermeld in het eerste lid is beperkt tot 5.500 euro voor zover het aangaan van verbintenissen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen buiten de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten vallen.
De delegatie geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daarmee verbonden zijn.
§ 2. De volgende personen worden aangesteld in de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur :
1° het teamhoofd Contractbeheer;
2° het teamhoofd Studie en Coördinatie Bouwprojecten;
3° het teamhoofd Vastgoedbeheer;
4° het teamhoofd Technieken;
5° het celhoofd energie.
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de gemachtigde personeelsleden gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan berust, hebben deze inhoudelijke ordonnateurs delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan de gemachtigde personeelsleden, zoals vermeld in artikel 5, geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement
Art.7. Onverminderd andersluidende bepalingen, hebben de gemachtigde personeelsleden, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om de verloven en dienstvrijstellingen aan de personeelsleden van de afdeling Studie en Advies toe te staan en toe te kennen en de regularisatieformulieren met betrekking tot de standaardwerktijdregeling te ondertekenen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.8. § 1. De teamhoofden van de afdeling Studie en Advies hebben bij afwezigheid van het afdelingshoofd delegatie tot het gunnen van een opdracht bij onderhandelingsprocedure in gevallen van dringende noodzakelijkheid, bedoeld in artikel 17, § 2, 1°, c, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
§ 2. De teamhoofden hebben bij afwezigheid van het afdelingshoofd delegatie, ieder wat hem of haar betreft, om voor de afdeling Studie en Advies bestellingen te doen op grond van een bestellingsopdracht, binnen het voorwerp en de bepalingen van de bestellingsopdracht, als de bestelling de volgende bedragen niet overschrijdt :
1° 500.000 euro voor werken;
2° 300.000 euro voor leveringen;
3° 100.000 euro voor diensten.
Art.9. De gemachtigde personeelsleden hebben, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van de in artikel 8 vermelde overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie enkel binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15 % boven het initiële gunningsbedrag.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.10. § 1. De gemachtigde personeelsleden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld.
Art.11. De gemachtigde personeelsleden zijn ten aanzien van het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.12. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt driemaandelijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de gemachtigde personeelsleden aan het afdelingshoofd wordt voorgelegd. Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen. Het afdelingshoofd kan, buiten deze verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan de gemachtigde personeelsleden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Het periodieke rapport wordt opgemaakt op de wijze bepaald door het afdelingshoofd.
Het afdelingshoofd kan nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en kan een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
Art.13. Het afdelingshoofd heeft het recht om, bij haar beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
HOOFDSTUK 6. - Opheffings- en inwerkingtredingsbepalingen
Art.14. Het besluit van het afdelingshoofd van de afdeling Studie en Advies houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van de afdeling Studie en Advies van 1 juli 2011 wordt opgeheven.
Art. 15. Dit besluit treedt in werking op 26 september 2011.
Brussel, 26 september 2011.
Het waarnemend afdelingshoofd van de afdeling Studie en Advies,
P. BOCKSTAELE